働き手の人口が減少する現代では、業務効率化が欠かせない課題となっています。その有効な手段の1つが「仕事の仕組み化」です。
しかし、「仕組み化の重要性を実感できない」「具体的に何から始めればよいのかわからない」と悩む管理職の方も少なくないのではないでしょうか。
そこで今回は、仕組み化の方法とよくある失敗例を中心にご紹介します。
- 仕事の仕組み化によるメリットを理解したい
- 仕事を仕組み化して業務を効率化したい
- 仕事の仕組み化に役立つツールがあれば教えてほしい
という管理職の方は今回の記事を参考にすると、仕事の仕組み化をスムーズに進められ、業務効率を格段に上げることができます。
目次
仕事で「仕組み化」が必要な理由とは
仕事の仕組み化が求められる背景として、働き手の減少や業務の複雑化が進み、限られた人員で成果を出す必要性が高まっていることが考えられます。
属人化した業務が多いと、担当者が不在になった瞬間に仕事が止まり、組織全体の生産性が下がってしまいます。また、手順が人によって異なる状態では品質が安定せず、ミスややり直しが増えるため、現場の負担も大きくなるのです。
組織の安定と業務の効率化のためにも、誰が担当しても同じ成果を出せるように、仕事を仕組み化する必要があります。
仕組み化を進めるべき職場とは
以下では、仕組み化が必要とされる組織・職場の特徴についてご紹介します。
- 事業拡大のフェーズにある組織
- 担当業務が固定されている職場
- メンバーの入れ替わりが激しい職場
- ミスややり直しが頻発している職場
現状問題がなくても、人が増えるにつれて混乱が起きやすく、管理が難しくなります。業務の仕組み化を後回しにした結果、将来的にコストが膨れ上がる恐れがあります。
担当業務が固定されている職場では、担当者不在時に業務が止まりやすく、特定の個人に負荷が集中して属人化が進みます。その結果、担当者が退職したときに、ノウハウが消失してしまうのです。
新人教育や引継ぎに時間をかけても戦力化しきれず、費用対効果が下がってしまいます。結果、教育の質が低下したり、指導者が本来の業務に時間を避けなかったりして、組織として衰退してしまいます。
業務手順が曖昧になっている場合、仕組み化によって品質と効率を安定させることができます。反対に、仕組み化せずに放置すると「顧客満足度の低下」「取引先からの信用低下」につながる恐れがあります。
これらに当てはまる職場は、仕事を仕組み化し、将来的な不安要素を取り除くことが重要です。
仕組み化に向けた具体的な5ステップ
以下では、仕組み化に向けた具体的なステップを5つに分けてご紹介します。
- 業務を洗い出す
- 業務を分解し、手順を可視化する
- 標準化できる部分と例外を切り分ける
- 標準化した手順をマニュアル化する
- 仕組みを運用し、改善サイクルを回す
日々の業務をすべて書き出し、どんな作業が存在しているのかを正確に把握しましょう。
一つひとつの業務を細かい作業単位に分け、実際にどのように進んでいるかを明確にしましょう。
誰が担当しても同じように進められる作業と、例外対応が必要な作業を区別しましょう。
決めた手順を文書や図で整理し、誰でも参照できる形にまとめましょう。
実際に使いながら課題を見つけ、定期的に見直して仕組みを改善していきましょう。
これらのステップを繰り返すことで、それぞれの職場に最適な「仕組み」が完成します。
【要注意！】仕組み化においてよくある落とし穴とは
ここでは、仕事を仕組み化するにあたって、多くの人がやりがちな失敗例を解説します。以下に当てはまる場合は、今一度仕組み化の方法を見直しましょう。
（1）小さな業務を軽視してしまう
1つ目の落とし穴として、小さな業務を軽視してしまうことが挙げられます。
仕組み化というと、大人数が関わる大規模な業務を想像しがちです。そのため、「自社はまだ少人数だから大丈夫」「社員が増えてから考えればいい」と判断し、日々の小さな業務の仕組み化を後回しにしてしまうケースがよくあります。
しかし、このように対応を先延ばしにすると、人数が増えた段階ではすでに複雑化が進んでしまい、仕組み化に必要なコストが一気に膨らんでしまうのです。
（2）トップダウン型の構造にしてしまう
2つ目の落とし穴として、現場の視点を取り入れずに、トップダウンだけで仕組み化を進めてしまうことが挙げられます。
現場の実態を知らないまま手順を決めると、実際の業務フローと合わず、使われない仕組みが生まれやすくなります。また、現場が納得していない状態では運用が定着せず、形だけの仕組みになってしまうのです。
だからこそ、仕組み化には現場の声を反映し、実態に即した形で設計するよう心がけましょう。
（3）仕組み化＝ツール導入だと思い込む
3つ目の落とし穴として、ツールを導入しただけで仕組み化ができたと思い込んでしまうことが挙げられます。
仕事の仕組み化のために、ITツールを導入するのは有効な手段の1つといえます。しかし、自社に合わないツールを導入してしまったり、明確な運用ルールを決めずに現場任せにしてしまったりするケースがよくあります。
このような場合、ツールは形骸化してしまい、結果として導入コストや運用の手間が増えただけで、現場の混乱を招いてしまうのです。
【必見】仕組み化を成功させるコツとは
ここでは、仕組み化を成功させるコツについてご紹介します。
最初から完璧を目指さない
仕組み化を成功させるコツとして、最初から完璧を目指さないことが挙げられます。
仕事の仕組み化では、PDCAサイクルを回しながら現場に合った形に改善する必要があります。しかし、初めから完璧な仕組みを目指すと、作成から運用までに時間がかかり、結果として一度作った仕組みを長期間使い続ける状況に陥りがちです。
このような状態では仕組みがすぐに陳腐化してしまうため、何度も修正することを前提に、まずは現場が動ける最小限の仕組みをつくりましょう。
現場の声を必ず取り入れる
現場の声を取り入れることも、仕事の仕組み化において非常に重要なポイントです。
実際に仕組みを使うのは現場のメンバーであるため、仕組み化を進める時には現場の視点を必ず反映させる必要があります。現場の事情を踏まえずに作られた仕組みは浸透しにくく、かえって混乱を招く原因になってしまいます。
そのため、仕組みを作る前に現場の業務を丁寧に洗い出し、メンバーが抱えている要望や課題を聞き取ったうえで、より実態に即した仕組みを目指しましょう。
仕組みを「使いやすい形」に落とし込む
仕組み化を成功させるにあたって、仕組みを「使いやすい形」に落とし込むことも欠かせません。
作成した仕組みを紙の文書にまとめるだけでは見づらく、必要な情報を探すのに時間がかかってしまいます。そこで、チェックリストとして整理したり、ITツールで一元管理したりするなど、使いやすさを意識した工夫が効果的です。
「Stock」のような「ノート型」の情報管理ツールであれば、作成した仕組みを直感的にまとめられるうえ、過去の情報もすぐに参照できる体制を整えられます。
【これで解決】仕事をスムーズに仕組み化する方法
以下では、仕事をスムーズに仕組み化する方法をご紹介します。
仕事を仕組み化するうえで最も重要なのは、仕組みを現場に浸透させて運用することです。仕組みが現場に浸透すれば、業務の質の安定化や業務効率の改善など、多くの効果が得られます。
紙で仕組みを共有すると印刷や配布に手間がかかり、チャットツールでは情報が流れてしまうため、必要な内容を探すのに時間がかかります。こうしたムダをなくすためにも、情報をすぐに共有・確認できるITツールを導入しましょう。
したがって、仕事の仕組み化には、必要な情報にすぐにアクセスでき、誰でも使いこなせるほどシンプルな操作性のツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」ではテキストや画像、ファイルなどの情報を一カ所にまとめられるうえ、「繰り返しタスク」や「チェックリスト」を活用すれば日々の業務も自然と仕組み化しやすいです。また、高度な検索機能で必要な情報に即アクセスできるのです。
仕事の仕組み化に役立つツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで仕組み化を進めた事例｜株式会社SUPER ENGINEER
株式会社SUPER ENGINEERは、機械メンテナンス業を中心に事業を展開する企業です。
Stock導入前は、業務マニュアルが紙やExcelで散在して管理が煩雑になり、必要な情報を探すのに時間がかかっていました。さらに、業務手順が属人化しており、仕事の仕組み化が進まず、社員からの質問対応に多くの時間を取られていました。
しかし、Stockの導入によって、マニュアルや業務情報を一元管理できるようになり、仕組み化が進んで質問対応の時間も大幅に削減されたのです。
仕事を仕組み化する方法やコツまとめ
これまで、仕組み化の方法とよくある失敗例を中心に紹介しました。
仕事を仕組み化するうえでは、仕組みを現場に浸透させて運用するのが最も重要です。仕組みが現場に浸透すれば、業務の質が安定したり、効率が大幅に上昇したりして、多くの効果が期待できます。
紙で仕組みを共有すると印刷や配布に手間がかかり、チャットツールでは情報が流れてしまうため、必要な内容を探すのに時間がかかります。そこで、情報をすぐに共有・確認できるITツールを活用しましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、必要な情報にすぐにアクセスでき、誰でも使いこなせるほどシンプルな操作性のツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って仕事の仕組み化を進め、業務効率をさらに向上させましょう。
