情報管理におけるヒヤリハットは、情報漏えいなどの重大事故にもつながりかねない極めて危険な出来事です。そして、ヒヤリハットをあらかじめ防ぐには事故が起こり得る事例を把握し、適切な対処法をとらなければなりません。
しかし、「ヒヤリハットの適切な対処法が分からず、重要情報が紛失するリスクを拭えない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報管理におけるヒヤリハットの4つの事例と、有効なセキュリティ対策を中心にご紹介します。
- ヒヤリハットが起きてしまう原因を知りたい
- 具体的なヒヤリハットの事例を確認したい
- 強固なセキュリティ対策が施されている情報管理ツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、ヒヤリハットの事例から有効な対処法を得られ、情報管理における重大事故のリスクを回避できるようになります。
目次
情報管理のヒヤリハットとは
ここでは、情報管理におけるヒヤリハットの定義や情報セキュリティの課題について解説します。ヒヤリハットについての具体的なイメージが湧いていない方は必見です。
ヒヤリハットの定義
ヒヤリハットは、重大な事故に直結する一歩手前の出来事を指します。
ヒヤリハットが多くなれば重大な事故を引き起こす可能性が高くなります。また、ヒヤリハットは些細なミスから発生することも多く、業務を始めたばかりの社員からベテラン社員まで、経験値を問わず誰にでも起こりうるのです。
したがって、キャリアに関わらず情報を取り扱うときは、常にリスクが伴うことを意識しておきましょう。たとえば、定期的にヒヤリハットの事例をチームに共有するだけでも、意識づけに効果的です。
情報セキュリティの課題
近年ではヒヤリハットに留まらず、個人情報漏洩・紛失の被害が拡大しており、より厳重な情報セキュリティの確保が急務となっています。
個人情報の漏えい・紛失事故は、2012年から2024年までの13年間で1,454件起きており、漏えい・紛失した可能性のある個人情報は、累計1億8,249万人で、日本の人口の約1.5倍に達しています。
情報が紛失した原因には、不正アクセスだけではなく、個人情報を不適切に取り扱った事例も挙げられています。したがって、業界慣習やガバナンス意識の低さが問題になっており、情報リテラシー強化の課題が表面化しているのです。
＜事例4選＞情報管理のヒヤリハットが起こる原因
ここでは、情報管理のヒヤリハットが起こる原因についての事例を4つご紹介します。ヒヤリハットが起こる可能性の高いケースを把握し、自社で同様のケースが起きないように注意喚起しましょう。
（1）メールの送信
はじめに、メールにおけるヒヤリハットをご紹介します。
たとえば、「顧客情報が保存されたファイルを、間違って送信しそうになった」「過去のメールをコピペして使いまわしていたが、修正するのを忘れて先方に送信しそうになった」という事例が挙げられます。
メールは頻繁に使われる連絡手段なので、送信する前に宛先や添付ファイルを確認したり、メールを送信取り消しできる時間を設定したりしておく必要があります。
（2）重要情報の取り扱い
重要情報を取り扱うときのミスも、ヒヤリハットの原因です。
たとえば、「顧客の個人情報が含まれたメールを、誤って別の顧客に送信しそうになった」という事例があります。万が一、そのまま送信してしまった場合には「同意なく第三者に重要情報を提供した」と見なされ、多額の損害賠償を請求されかねません。
そのため、重要情報を取り扱うときは、細心の注意を払うようにしましょう。
（3）書類の管理
書類の管理が適切でない場合、ヒヤリハットは起こりやすくなります。
たとえば、紙文書を扱う企業では「書類を紛失しそうになった」「書類を誤ってシュレッダーにかけそうになった」という事例が少なくありません。仮に、顧客の個人情報や機密文書を紛失した場合、悪用されるだけでなく顧客からの信頼を失うことになります。
そのため、重要な書類は厳重に管理するか、紙文書の電子化を検討しましょう。
（4）PCのウイルス感染
最後に、「PCがウイルスに感染しそうになった」というヒヤリハットも極めて危険な事例です。
たとえば、「顧客を名乗ったスパムメールに返信をしかけた」「ウイルス対策ソフトのバージョンを更新し忘れそうになった」などが挙げられます。また、外付けのハードディスクやUSBメモリなどから感染する事例も多いです。
このように、PCがウイルスに感染すると動作が重くなったり、フリーズや強制終了が頻繁に起こったりするようになります。また、最悪の場合、データが破損したり盗まれたりする可能性もあるので注意しましょう。
ヒヤリハットのリスクを解消するおすすめのITツール
ここでは、ヒヤリハットのリスクを解消するおすすめのITツールをご紹介します。
情報管理のヒヤリハットは、情報漏洩などの重大なトラブルにもつながりかねない極めて危険な出来事です。そのため、ヒヤリハット事例は定期的に確認できる体制を整えて、社員の情報の取り扱いに対する意識を高めることが大切です。
しかし、社員の注意力や意識だけに頼るには限界があります。ファイルや情報があちこちに散在している環境では、誤共有などのリスクを完全に防ぐことはできません。そのため、誰でも迷わず、間違えずに情報を扱える仕組みを整える必要があります。
結論、情報管理のヒヤリハット対策には、社内情報をシンプルかつ安全に管理できるツール「Stock」一択です。
Stockでは、フォルダ構造とノート形式で情報を整理できるため、ヒヤリハット事例などを一元管理できます。また、アクセス権限の設定や通信の暗号化、国際基準のセキュリティ対策も施されているため、重要な情報を安心して扱えます。
強固なセキュリティで情報管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ヒヤリハットを報告する時に必要な情報
ここでは、ヒヤリハットを報告する時に必要な情報をご紹介します。ヒヤリハットの報告書に記載すべき項目を知りたい方は必見です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 報告者の氏名 | 誰がヒヤリハットに気づいて報告したのかを明確にするための情報です。 |
| ヒヤリハットの発生日時 | ヒヤリハットが起きた具体的な日時を記載し、時系列での分析に役立てます。 |
| ヒヤリハットが発生した作業内容 | ヒヤリハットが起きた時に行っていた作業内容を記載し、業務手順との関連性を把握します。 |
| ヒヤリハットが起きたときの状況 | ヒヤリハットが起きた時の設備の状態や周囲の環境、人の動きなど、発生時の状況を記載します。 |
| ヒヤリハットの原因 | 操作ミスや設備の不具合、環境要因など、ヒヤリハットが起きてしまった理由を記載します。 |
| ヒヤリハットから想定される事故とその防止策 | 発生したヒヤリハットを放置した場合に起こりえる事故や損害、それを防止するための対策などを記載します。 |
一般的には上記の7つを記載します。また、ヒヤリハットが起きた場合は時間を空けず、すぐに報告書を作成するようにしましょう。
情報管理のヒヤリハットを対処する方法とは
以下では、情報管理のヒヤリハットに対処する3つの方法をご紹介します。重大な事故につながる可能性を潰すために、必ず実践しましょう。
方法1｜ヒヤリハットの事例を共有する
はじめに、ヒヤリハットの事例をチームで共有しましょう。
ヒヤリハットの事例を共有すれば、重大な事故を予防することができるのはもちろん、情報の取り扱いに関する意識を高められます。また、ヒヤリハットが万が一起きてしまったときには、過去の事例を参照して、チーム全員で状況や原因を分析できます。
したがって、効果的な再発防止策を講じるためにも、ヒヤリハットの事例を共有する体制を整えることは重要です。
方法2｜操作ミスが起きないツールを使う
次に、操作ミスをすることがないシンプルなツールを使いましょう。
ヒヤリハットの原因には、人的ミスが多く挙げられます。つまり、多機能で複雑な情報管理ツールを運用していると、ITに不慣れな社員が誤操作してしまうリスクがあるのです。
したがって、操作ミスによるヒヤリハットを確実に防ぐためにも、誰でも簡単に情報を管理できるツールを導入しましょう。
方法3｜セキュリティの高いツールを使う
最後に、情報管理にはセキュリティの高いツールを使いましょう。
具体的には、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得していたり、社内メンバーに見せる情報をアクセス権によってコントロールできたりするツールであれば、内外部からの情報漏えいを防げます。
たとえば、上記のポイントを踏まえた「Stock」のようなセキュリティの高い情報管理ツールを導入することで、不正アクセスやウイルス感染するリスクが限りなくゼロになります。
情報管理におけるヒヤリハットが引き起こす企業リスク
ここでは、情報管理におけるヒヤリハットが引き起こす企業リスクをご紹介します。ヒヤリハットの放置により、企業にどのような損害をもたらすのか知りたい方は必見です。
（1）情報漏洩による信用の失堕
ヒヤリハットを放置すると、情報漏洩に繋がり、企業の信用を損なう可能性があります。
たとえば、社員名簿や顧客データの扱いにおける不注意が続くと、誤送信やデータの持ち出しといった事故が発生し、炎上や報道により企業イメージに大きなダメージを与えてしまいます。
そのため、小さなヒヤリハットの段階で対策を講じることで、信用の失堕リスクを未然に防げるのです。
（2）業務の生産性低下
ヒヤリハットの放置は、業務効率を低下させ、社内の生産性に影響を及ぼします。
ヒヤリハットが繰り返される環境では、作業のやり直しや確認作業が増え、本来の業務に割く時間が減ってしまいます。たとえば、情報管理の手順が曖昧の場合、ファイル検索や修正の作業が増え、業務全体の流れが滞りかねません。
そのため、ヒヤリハットを把握し、手順やルールの確認、情報管理のツールの導入を行うことで、生産性の低下を防ぎましょう。
（3）社員のコンプライアンス意識の低下
ヒヤリハットを適切に扱わない場合、社員のコンプライアンス意識が低下する可能性があります。
ヒヤリハットが起きても問題視されない環境では、「多少の違反は許されるだろう」という誤った認識が広がります。たとえば、本来は申請が必要な情報持ち出しを黙認していると、その状況が常態化し、情報事故などに繋がってしまいます。
そのため、ヒヤリハットの段階で、そのような状況を改善し、ルール遵守を組織文化として定着させていくことが重要です。
情報管理のヒヤリハット事例や対処法まとめ
これまで、情報管理のヒヤリハット事例や対処法を中心にご紹介しました。
情報管理におけるヒヤリハットは、会社の重要な情報資産が紛失する事態につながりかねません。そのため、社内でヒヤリハットの事例を共有し、いつでも確認できる体制を整えましょう。
ただし、ヒヤリハットが起こる原因には、外部からの不正アクセスも多いため、セキュリティが高いツールの導入も必須です。とくに、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得しているツールであれば、安心して社内情報を集約できます。
結論、情報管理のヒヤリハットを対策するためには、ヒヤリハットを含む社内情報をシンプルかつ安全に管理できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、情報管理におけるヒヤリハットのリスクを解消しましょう。
