社内wikiは、個人が持つ業務や会社に関する情報をひとつに集約できるため、属人化の防止や業務効率化に役立ちます。一方、目的やリスクなどを曖昧にしたまま社内wikiを運用すると、社内に浸透せず、導入に失敗するケースもあるので注意しなければなりません。
そのため、「社内wikiを導入したいが、効果的な運用方法がわからない」「社内wikiを運用しているものの、浸透せず困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内wikiの失敗例や対策におすすめのツールをご紹介します。
- 社内wikiの作成・運用方法を把握したい
- 誰でも簡単に目的の情報にアクセスできる環境を整えたい
- 社内wikiの作成・運用に役立つツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、失敗のリスクを抑えながら効果的に社内wikiを選定、運用できるようになります。
目次
社内wikiとは
社内wikiとは、組織内で情報を共有・蓄積するためのシステムです。
ウィキペディアのように、社員がもつ知識や業務ノウハウ、ナレッジを投稿して一元管理できます。社内のメンバーであれば誰でも閲覧できるため、各自のタイミングで必要な情報を参照することが可能です。
このように、社内Wikiを活用すれば、疑問を迅速に解決でき、業務効率や生産性の向上が期待できます。また、情報の属人化を防ぎ、業務の引き継ぎもスムーズに進められるのです。
社内Wikiにまとめるべき内容
ここでは、社内Wikiにまとめるべき内容として「オンボーディング集」「よくある失敗と対策」「手順書」を取り上げ、紹介します。
- オンボーディング集
- 過去の成功・失敗事例
- 手順書
オンボーディングとは、入社した新しい社員をサポートする取り組みのことを言います。社内Wikiにまとめれば、研修内容を統一できるため、社員による育成の偏りを防げます。
過去に発生したトラブルとその対策を社内Wikiとしてまとめておけば、再発防止につながるうえ、類似する問題が生じたときに対処しやすくなります。
定型業務を手順書として社内Wikiにまとめておくと、業務の属人化をなくせ、業務の質が保たれます。また、社員教育の手間を削減できるのもメリットの一つです。
上記を参考に、自社にまとめておくべき社内Wikiの内容を検討し、実行に移しましょう。
社内wikiの代表的な失敗例と対策
以下では、社内wikiの代表的な失敗例と対策を併せて解説します。スムーズに社内wikiを運用するためにも、導入後に想定されるトラブルと対策を事前に把握しておきましょう。
失敗例1｜情報がすぐに見つからない
社内wikiの代表的な失敗例1つ目は、情報がすぐに見つからないケースです。
情報がすぐに見つからないとは「社内Wikiに含まれる情報が多く、目的の情報を見つけ出すのに時間がかかる」「社内Wikiが複雑で使いこなせていない」といった状態を指します。これでは、せっかく社内Wikiを作成しても、時間や労力の無駄になってしまいます。
そこで、ITリテラシーの有無にかかわらず、社員全員が簡単に使えるツールで社内Wikiを作成すると、情報を探しやすい環境を構築するのに役立ちます。以下の対策を実践してみましょう。
対策｜社内Wiki向けのツールを変える
社内Wikiに記載されている情報をすぐに見つけ出すには、相応の機能を持ち合わせたツールを使うのが効果的です。
具体的には、「テーマに沿って適切に階層分けができる」「絞り込みもしくは複数キーワードで情報を検索できる」などの機能性を備えたツールを使用するのが大切です。
また、社員が使いこなせるように研修するのも重要で、従業員のITリテラシーが高まれば、会社全体の生産性を上げることにも貢献します。このように、社内wikiに適したツールを使用すれば、業務の効率化を達成できるのです。
失敗例2｜情報が更新・蓄積されない
社内wikiの代表的な失敗例2つ目は、最新情報が更新・蓄積されないケースです。
掲載されている情報が古いままでは、活用する機会がないため浸透していきません。また、最新情報が書き換えられないまま蓄積されていた場合、閲覧者が誤認し社内で認識のズレが生じるリスクがあります。
したがって、社内wikiを有効活用するには、常に最新情報がアップデートされている必要があるのです。そこで、誰もが簡単に情報を更新し、正確に情報を蓄積できるよう、次の3つの対策を実施しましょう。
対策1｜ 投稿テンプレートを用意する
まず、テンプレートを利用し投稿を定型化する対策があります。
最新情報の投稿が滞ってしまう背景に、「どのように書き込めばよいかわからない」という悩みがあるからです。そこで、あらかじめ複数のテンプレートを準備し、wikiの種類によって使い分ける仕組みを整えると、細かい構成を考える必要はなくなります。
また、テンプレートに沿って記載することで体裁が整えられるため、閲覧側にとっても見やすいwikiとなります。したがって、投稿テンプレートを用意して、誰もが社内wiki情報を簡単に書き込める環境をつくり、投稿へのハードルを下げましょう。
対策2｜ 情報の整理を徹底する
次に、最新情報を確実に蓄積するには、定期的な情報の整理が大切です。
社内wikiの書き込みが増えると情報が乱立したり、wikiの内容が重複したりします。その結果、「検索性が弱くなる」「情報の更新速度が追い付かなくなる」といった悪影響を及ぼしてしまうのです。
常に必要な情報のみが提供される状態にするためにも、「古い情報や活用されていないwikiは管理者に報告し削除する」などのルールを設けることで、情報を整理しやすくなります。
対策3｜ 投稿へのリアクションをする
最後に、新着の投稿に対して「いいね」や「スタンプ」などでリアクションする習慣を徹底してみましょう。
投稿への反応は社員のwiki作成のモチベーションになり、投稿した情報が見られ社内に貢献できたという良い雰囲気をつくりだせます。また、リアクションの大きさによって必要とされる情報の種類が明らかになるため、wiki作成の参考にもなります。
このような環境が構築されると、社員間で自発的に情報を共有し合うサイクルが生まれ、常に情報が更新される社内Wikiの運用が実現します。したがって、各投稿へのリアクションは欠かせません。
失敗例3｜社内wiki（ツール）が使いづらい
社内wikiの代表的な失敗例3つ目は、利用しているツールが使いづらいケースです。
操作性の悪いツールは、利用者にとってストレスとなり、wikiの作成や閲覧を妨げてしまいます。情報提供や編集作業に手間がかかるツールや、ITリテラシーの高い人向けのツールは、操作が複雑なので浸透しません。
そこで、「導入予定」または「既存の社内wikiを使いづらいと感じている」方は、以下の方法を取りましょう。
対策｜操作が簡単なツールを選ぶ
ツールを選ぶときには、「操作のしやすさ」が重要なポイントです。
操作が簡単なツールであれば誰でもすぐに使いこなせるため、社内wikiの利用も進み、教育コストの削減にもつながるのです。また、以下の機能が備わっているかも必ず確認しましょう。
- 充実した検索機能
- コメントやリアクションなど、情報を基点にしたコミュニケーション機能
- マルチデバイス対応（パソコンだけでなく、スマホやタブレットでも利用可能）
このような機能が備わっているツールを利用すると、情報の更新や補足が活発になり、wikiの活用による業務効率の向上も期待できます。たとえば、「Stock」であれば上記の機能が過不足なく備わっているうえ、簡単に使いこなせます。
【失敗しない】社内wikiを浸透させる運用するコツ3選
ここでは、失敗しない社内wikiの運用のコツを解説します。社内wikiの効果を十分に発揮させるためにも、以下のポイントを必ず押さえましょう。
（1）更新の負担を減らす
1つ目の社内Wikiの運用のコツは、更新の負担を減らすことです。
更新ルールが明確でないと「どんな内容を、いつ投稿すればよいかわからない」となり、更新が滞ってしまいます。そこで、「月1回は更新する」「業務で得た気づきを1つ共有する」など、実行しやすいルールを設けることで、心理的ハードルを下げられるのです。
また、テンプレートの活用も効果的です。構成や文体を一から考える必要がなくなり、誰でも効率よく、気軽にWikiを更新できるようになります。
（2）使うメリットを明確にする
社内Wikiの運用のコツ2つ目は、使うメリットを明確にすることです。
投稿しても反応がなかったり、蓄積されたWikiの使い方がわからなかったりすると、次第に投稿や閲覧がされなくなってしまいます。そのため、「Wikiへの反応を共有する」など、投稿や閲覧がどのように役立ったかを見える化するのが大切です。
また、投稿のモチベーションを高めるには「投稿数やWikiの活用状況を評価に反映する」といった取り組みも効果的です。このように、社内Wikiを利用するメリットが実感できる環境を整えることで、投稿・活用への意欲が高まり、社内全体での運用が促進されます。
（3）文化として根づかせる
社内Wikiの運用のコツ3つ目は、文化として根づかせることです。
社内Wikiを継続的に活用するために最も重要なのは、投稿や閲覧を「当たり前の行動」として社員の間に定着させることです。そのためにはまず、タグやカテゴリ、命名ルールを統一し、誰でも必要な情報にスムーズにたどり着ける仕組みを整えましょう。
また、「その情報はWikiに書いてあるよ」といった声かけを習慣にすれば、Wikiを“探す・使う・更新する”という流れが社内に根付いていきます。このように、社内Wikiをただの情報ツールとしてではなく、社内文化として組み込むことが大切です。
【担当者必見】社内Wikiを作る方法
ここでは、社内Wikiを作る5ステップを紹介します。
- 導入する目的を明確化させる
- ユーザー権限や管理体制を整える
- 最適なツールを選ぶ
- 情報の収集とカテゴリーに分ける
- 運用を始める
自社が抱える課題を具体的にリストアップしましょう。その上で、最終的に到達すべき目標を明確に定義します。
情報の透明性を保つために、部署ごとに閲覧権限や編集権限を誰に与えるか定めましょう。また、形骸化を防ぐために、定期的にメンテナンスをする体制を整えるのも必須です。
自社のITリテラシーや予算を考慮したうえで、最適なツールを選びましょう。はじめは、無料トライアルで社員が直感的に使えるか確かめるのが大切です。
社内に蓄積されている情報を分野ごとに分けましょう。利用する場面を想定しながら分類基準をそろえることで、誰が見ても迷わず使える構成になります。
誰でも簡単に記載できるようにテンプレートを用意するなどして、継続的に社内Wikiが使われるように、運用を始めましょう。
上記を参考に、自社に社内Wikiを取り入れ、業務を効率化させる一助としましょう。
社内Wikiを選ぶときに見るべきポイント
ここでは、社内Wikiを選ぶときに見るべきポイントとして「操作がしやすいか」「情報が見つけやすいか」「十分なセキュリティ機能が備わっているか」の三つを紹介します。
- 操作がしやすいか
- 情報が見つけやすいか
- 十分なセキュリティ機能が備わっているか
社内Wikiを選ぶときは、使いやすさを重視しましょう。ITに苦手意識のある社員でも直感的に使用できるツールを選ぶのが、社内Wikiを浸透させるのに大切です。
検索機能が高いツールではないと、社内Wikiの中から目的の情報を的確に抽出できません。特定のキーワードや複数の情報で検索結果を絞れるツールを選びましょう。
機密性の高い社内情報は、高度なセキュリティを備えたツールで保護する必要があります。とくに、「ISO27001」のようなセキュリティの国際規格を取得しているツールは、情報漏えいの防止にも大いに役立ちます。
上記を参考に、自社で導入する社内Wikiを検討しましょう。
社内wikiの作成・運用に失敗しないおすすめのツール
以下では、社内wikiの作成・運用に失敗しないおすすめのITツールをご紹介します。
社内wikiは、情報を蓄積し、活用するサイクルが適切に回ってはじめて効果を発揮します。しかし、投稿へのハードルの高さから、社内に浸透せず運用が続かなくなるケースも少なくないため、「操作が簡単で、誰でも簡単に投稿できるツール」を選びましょう。
ただし、投稿しても業務に活用されなければ意味がなく、社内にも浸透しません。そこで、「高度な検索機能」があれば、必要な情報にすぐにアクセスでき、Wikiの運用を社内文化として根づかせられるのです。
結論、社内wikiの運用に最適なのは、あらゆる情報を簡単に蓄積・共有でき、必要な情報に即アクセスできる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストや画像、ファイルも添付可能なうえ、「フォルダ」に登録された任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、「テンプレート機能」で、誰でも簡単に体裁を整えられた情報を蓄積でき、投稿のハードルも下がります。
社内wikiを最も効果的に運用できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内wikiの失敗例や対策まとめ
これまで、社内wikiの失敗例や対策、おすすめのツールをご紹介しました。
社内wikiの失敗例には「情報がすぐに見つからない」「情報が更新されない」「ツールが使いづらい」の3つが挙げられます。対策としては、wikiの作成者・閲覧者の両者が活用しやすい社内環境を整備し、全社的に社内wikiの運用を進める必要があるのです。
そのためには、「操作が簡単で、Wikiの投稿や活用がしやすいツール」の導入が欠かせません。さらに、社内Wikiを根付かせるためには「目的の情報をすぐに入手できる環境」を整えるのが重要です。
そこで、「Stock」のように、テンプレートを活用して簡単に情報を蓄積でき、検索機能が充実しているツールを導入しましょう。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して社内wikiを運用し、社内の有益な情報を活用しましょう。
