職場での会議を効率的に進めるためには、事前にアジェンダを用意する必要があります。アジェンダを使って話し合う内容をあらかじめ明確にすれば、会議当日のスムーズな進行につながるのです。
しかし、「会議アジェンダを作成したいがどのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議アジェンダの意味や書き方、無料で使えるテンプレートを中心に解説します。
- アジェンダの必要性や作り方を把握したい
- アジェンダの作成に便利なテンプレートを知りたい
- 簡単にアジェンダの作成・共有・管理ができるツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議アジェンダのテンプレートが入手できるうえ、アジェンダの作成・管理を効率化する方法も分かります。
目次
よくある質問｜会議におけるアジェンダとは
以下では、会議におけるアジェンダを詳しく解説します。アジェンダの概要やメリットも紹介しているので必見です。
アジェンダとはどういう意味か？
アジェンダとは、予定している会議の内容をまとめたものを指します。
「計画・プラン」という意味合いでよく使われており、会議の参加者全員が同じ認識で議論に臨めるよう、事前に配布される資料として活用されます。
加えて、アジェンダは事前の共有だけでなく、会議の冒頭に口頭で説明したり、会議に不参加のメンバーにメールで送ったりすることもあります。つまり、会議を円滑に進めるだけでなく、情報を関係者に周知させるためにもアジェンダはビジネスで必須なのです。
アジェンダとレジュメ・議題の違いとは？
アジェンダとレジュメ・議題は、以下のように意味が異なります。
| ＜意味＞ | |
|---|---|
| アジェンダ |
予定している会議の議事日程をまとめたもの。 |
| レジュメ |
会議で議論する内容をまとめた資料のこと。要約や概略の意味をもつ「サマリー」と同義。 |
| 議題 |
会議で議論する問題のこと。 |
つまり、アジェンダは「参加者が事前に内容を確認し、会議の進行をスムーズにするための資料」であるのに対し、レジュメはより「参加者の理解を助け、内容を整理したうえで会議に臨むための資料」という違いがあるのです。
一方、アジェンダと議題の違いは「会議の構成を示すもの」と「会議を構成する要素を示すもの」という点です。言い換えると、アジェダを構成する要素の一部に”議題”が含まれているということになるのです。
ミーティングでアジェンダを活用するメリットとは？
ミーティングでアジェンダを活用するメリットは、以下の3つがあります。
- 会議の方向性が定まる
- 会議の生産性が上がる
- 時間を有効に使える
アジェンダを共有すると、会議の目的や決定事項をメンバーが把握しながら、ゴールに向けた話し合いができます。また、会議後のタスクも明確化されるため、会議の効果も表れやすいのです。
会議の参加者が事前にアジェンダを確認すれば、議題の把握や資料の準備ができます。また、会議前に議題を検討しておけるので、会議の時間を無駄にせず、生産性の高い議論ができるのです。
会議を予定通りに終えるには、進行役だけでなく、参加メンバー全員が時間配分を把握しておくことが理想です。アジェンダに各議題に使える目安時間を記載しておけば、限られた時間を有効に使えます。
以上のことから、ビジネスでは時間を最大限活かせるような分かりやすいアジェンダが求められるため、担当者の方は「アジェンダの作り方」をマスターしておきましょう。
アジェンダに何を書けば良いのか？作り方・書くべき項目とは？
アジェンダに書くべき基本的な項目は以下の通りです。
| ＜項目＞ | ＜詳細＞ |
|---|---|
|
会議名 |
開催する会議名を記載します。一方、定例のように定期的に開催される会議では「議題」の箇所で差別化を図ります。 |
|
日時 |
開催日時を記載します。時間まで正確に記載することがポイントです。 |
|
場所 |
会議室名などの開催場所を記載します。とくに、社外メンバーと会議を実施する場合は、開催場所が誰でも判別できるように記載する必要があります。 |
|
目的 |
参加メンバーが何のために会議を実施するのかを理解できるように記載します。 |
|
議題(時間配分) |
話し合う議題と必要な時間を記載します。時間配分を記載すれば、当日のタイムマネジメントにも役立ちます。 |
|
参加者(氏名・人数など) |
会議の参加者を記載します。参加者の役割や役職をあらかじめ書いておけば、円滑な進行につながります。 |
|
配布資料 |
配布資料がある場合には、配布資料欄をつくり記載します。 |
|
備考 |
参加者が自由にメモを残せる備考欄をつくりましょう。各メンバーの発言や会議後のやるべきことを記録するのに役立ちます。 |
基本的な必要事項を用意しておけば、会議をスムーズに進められます。一方、アジェンダを一から作成するのは非効率なので、テンプレートを登録できる「Stock」のようなツールを使う企業も増えています。
【無料】会議アジェンダのテンプレート・フォーマット3選
以下では、会議アジェンダの無料テンプレート・フォーマット3選をご紹介します。テンプレートを利用して、効率的に会議アジェンダを作成しましょう。
（1）【Word】シンプルな会議アジェンダのテンプレート
こちらは、シンプルな会議アジェンダのテンプレートです。
会議の概要を紙1枚でまとめられる点が特徴です。また、参加者欄を記入することもできるほか、項目を追加することも可能です。
（2）【Word】採番付きの会議アジェンダテンプレート
こちらは、採番付きの会議アジェンダテンプレートです。
文章を改行すると自動で採番されるので、アジェンダの体裁を整えるのに役立ちます。会議の開催概要と議題をラインで分かりやすく区別できる点も特徴です。
（3）【PowerPoint】議題ごとに目安時間を書き込めるテンプレート
こちらは、PowerPointで使える、議題ごとに目安時間を書き込めるテンプレートです。
表を作成して必要項目を入力するだけでWeb会議アジェンダ用スライドが作成できます。Web会議中の画面共有や事前情報の共有に役立ちます。
パワポで作成した会議アジェンダの問題点とは
パワポで作成した会議アジェンダの問題点は、以下の2つがあります。
- 共有に手間がかかる
- 管理が面倒
パワポで作成した会議アジェンダを共有するには、メールなどの別ツールを使う必要があるため面倒です。会議アジェンダは、事前に参加者に共有されることで効果を発揮するため、共有が疎かになってしまうと会議がスムーズに進みません。
パワポで作成した会議アジェンダだと、ファイル管理が煩雑になり、社内で適切に管理するのが難しいです。また、アジェンダが増え、ファイルが膨大になると、ほかの情報と会議アジェンダが混在し、目的のアジェンダにすぐにたどり着けません。
以上のように、パワポで作成した会議アジェンダには、「共有や管理が面倒で、目的のアジェンダを見つけにくい」という問題点があります。そのため、アジェンダの共有には、「Stock」のように情報の作成から共有・管理まで完結するツールが最適です。
最も簡単に会議アジェンダを共有・管理できるツール
以下では、最も簡単に会議アジェンダを共有・管理できるツールをご紹介します。
WordやPowerPointのテンプレートを活用すれば、工数をかけずに会議アジェンダを作成できますが、共有や管理に手間がかかるため、アジェンダを作成しても正しく活用されない恐れがあります。
そこで、社内の情報を「カテゴリごとにフォルダで管理しつつ、任意のメンバーに即共有できるツール」を導入すれば、作成したアジェンダの共有・管理がスムーズです。ただし、目的のアジェンダをすぐに見つけるには、検索機能が優れたツールを選びましょう。
結論、アジェンダを効果的に運用するには、分かりやすくまとめた情報をメンバーに即共有でき、検索機能で欲しい情報にすぐにアクセスできるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストに加え、画像やファイルを使って会議に関する情報をまとめられます。また、情報の作成・更新と同時に任意のメンバーに即共有されるため、手間をかけずに会議を効率化できるのです。
会議の情報を簡単に作成・共有・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockを使った会議アジェンダの管理方法
以下は、Stockを使って作成した会議アジェンダとその管理方法です。
Stockの「ノート」は、テキストにくわえ、画像やファイルを添付・即共有できるため、たとえば会議に必要な資料の事前共有に役立ちます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているので、情報の周知や会議後のToDoのやりとりも一か所で完結するのです。
ノートは2層階のフォルダで管理可能なため、社内の情報が膨大になっても、会議アジェンダを誰でも分かりやすく管理できます。
このように、「Stock」を活用すれば、どの情報がどこにあるのかが分かる環境を作れます。そのため、会議だけでなく様々な作業における「情報を探す時間」を削減し、業務の効率化につながるのです。
＜書き方例あり＞会議アジェンダの作成方法・作り方5ステップ
会議アジェンダの書き方例・作り方の5ステップは以下の通りです。
＜書き方例＞
以下は、コピー＆ペーストして項目をテンプレートとして使えます。
月次定例経営会議アジェンダ
作成者：山田
2025年12月12日（金）送付
- 開催日時
- 開催場所
- 目的
- 新規プロジェクトにおける開発状況を報告し、現状における課題を抽出する
- 営業部の業績について周知し、改善策についてコミットする
- 議題
- 新規プロジェクトにおける開発状況の報告
- 営業部の月次活動報告
- 参加者
- 配布資料
- 備考
2025年12月9日（水）10:30～12:30
本社オフィス 4階 第1会議室
進行：開発部〇〇
予定時間：20分（報告15分 質疑5分）
進行：営業部◇◇
予定時間：25分（報告15分 質疑10分）
開発部：〇〇、△△
営業部：□□、◇◇
新規プロジェクト概要資料（A4版6枚）
月次営業報告書（A4版3枚）
なし
＜作り方の手順＞
- 開催目的を明確にする
- 会議当日に話し合う予定の議題を列挙する
- 各議題における所要時間を確認する
- 議題の緊急度や重要性を踏まえて話し合う議題の順番を決める
- 各議題における情報を整理する
会議の目的をはじめに示すことで、ゴールが明確になり、会議の質を高めることができます。
議題は抽象的な表現を避けて、明確で分かりやすいものにしましょう。
「説明10分、アイデア出し20分、まとめ5分」のように議題の中の時間配分も決めておくと、より効率良く会議を進めることができます。
議題が複数ある場合、重要度や緊急度の高い議題から先に話し合いましょう。万が一、会議が延長した場合でも、期限までに回答すべき議論が終わっていれば、ほかの議題は次に持ち越せるからです。
情報が整理できていないと、話す内容が曖昧になってしまい、相手に意図が伝わりづらくなってしまいます。具体的な数値やグラフがあると内容に説得力を持たせられるため、事前に下調べをしておくと良いです。
会議アジェンダの書き方のコツ3選
以下では、会議アジェンダの書き方のコツ3選をご紹介します。以下のポイントを押さえれば、会議をスムーズに進められるため必見です。
（1）議題を詰め込みすぎない
1つ目に、アジェンダには議題を詰め込みすぎないように注意しましょう。
会議の時間に対して議題が多すぎると、すべての議題に十分な時間が割けず、話し合いが浅くなってしまいます。結果、話し合いの時間を設けたにも関わらず「納得いかない結論」で終了してしまうのです。
そのため、「議題ごとに時間配分を決める」「議題をひとつに絞って深く話し合う」などの工夫をしましょう。
（2）議事録を見越して作る
2つ目に、議事録を見越して作ることも重要です。
会議の内容を業務に活かすには、議事録の作成が必須になります。そのため、議事録を見越して作ると、アジェンダ作成だけでなく業務全体の効率化につながるのです。
「Stock」のようにファイルを添付して情報をまとめられるツールを使って、「周辺の資料を添付しておく」「会議で話しやすい流れを意識する」などの工夫をすれば、会議がスムーズに進むだけでなく、議事録作成のときにも役立ちます。
（3）会議のゴールを明確化する
3つ目に、会議の最終的なゴールを明確化することも不可欠です。
会議におけるゴールを明らかにすると、メンバーが結論の方向性に共通認識を持てるので、会議の時間が不必要に伸びることがありません。さらに、最終的なゴールを明確化すれば、会議終了後にやるべきタスクを決めやすくなる効果も得られます。
したがって、決められた時間内で議論をスムーズに進めるには、あらかじめ会議のゴールを決めることが重要なのです。
（4）時間配分に余裕をもつ
4つ目は、時間配分に余裕を持つことです。
時間配分に無理がある会議では、参加メンバーにとっては意見が出しづらく、本来得られたはずの良い意見やアイデアが得られなくなってしまいます。また、会議の冒頭と終わりに一定の時間を設けておけば、進捗や会議の総括を共有でき、より理解が深まります。
そのため、時間内で議論が終わるか検討し、時間を短縮できる点や省略できる点があれば見直しましょう。また、質疑応答の時間を設けると、メンバーの疑問点や不安要素をその場で解決できます。
会議アジェンダの作り方やテンプレートまとめ
ここまで、会議アジェンダの作り方やテンプレートを中心に解説しました。
会議アジェンダは、「予定している会議の議事日程をまとめたもの」を指し、会議を効率良く進めるには不可欠です。また、テンプレートを使うと体裁を整えたりデザインを考えたりする手間を省くことができます。
しかし、WordやPowerPointのアジェンダは共有や管理に手間がかかるので、「アジェンダの作成から共有・管理に適したツール」で、スムーズに会議アジェンダを活用しましょう。また、検索性が高ければ、目的の情報をすぐに確認でき、業務効率が向上します。
結論、自社が導入すべきなのは、任意のメンバーにファイルを簡単に共有でき、必要な情報に即アクセス可能なツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、会議アジェンダの共有・管理をスムーズにしましょう。
