経営資源のひとつとして考慮される「ノウハウや社内情報」ですが、社内のコミュニケーションが活発でなく、円滑な情報共有が実現していないという課題は、多くの企業が抱えています。
 
さらに、新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、オフィス業務からテレワークに切り替えた企業も多く、情報共有不足の課題に拍車がかかりました。
 
情報共有不足が解決できない要因には、情報共有のメリット(不足した場合のデメリット)への理解がないことや、情報共有不足の原因が分からないことが挙げられます。
 
この2つのアプローチから情報共有の課題を解決すれば、社内業務は大幅に改善され、業務効率や生産性の向上が実現します。
 
そこで今回は、「情報共有のメリットと情報共有不足のデメリット」 「情報共有が不足する原因と対策」を中心にご紹介します。
 
  • 情報共有の課題が議題に上がるが、いつも抽象的な結論で終わってしまうので具体的な解決策が知りたい
  • 社内で発生するミスのほとんどが、情報共有不足が原因となっているので改善したい
  • ITツールを導入したが効果がなかったので、原因とおすすめの情報共有ツールを教えてほしい
という担当者の方は、この記事を参考にすると、自社の情報共有の現状を客観視して、具体的なアプローチから解決できるようになります。
 


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情報共有の大切さとは何か?

組織の規模に限らず、社内で何かを成し遂げるためには、情報共有が必要不可欠です。
 
なぜなら、情報共有は決してひとりではカバーできない知識やリソースを補完し合い、効率的な目標達成をサポートする働きをするからです。
 
例えば、会議資料やスケージュール、マニュアルなど、一部の社員のみが知っているだけでは効果を最大限に活かせない情報が、社内には多く眠っています。そのため、社内で当たり前に情報共有できる企業は、情報の伝達スピードや意思決定が早く、競合他社に大きなアドバンテージを取れます。


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円滑な情報共有がもたらすメリット

情報共有の大切さを理解しているビジネスマンは多いですが、情報共有には具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。以下では、円滑な情報共有がもたらす2つのメリットをご紹介します。

コミュニケーションが活発になる

社内の情報共有が活性化すると、他の社員に声をかけやすい環境ができ、コミュニケーションが盛んになります。
 
相手の状況が把握できなければ「今、話しかけても大丈夫か」「忙しいのではないか」と躊躇してしまいます。しかし、情報共有をすれば他の社員の業務が見え、気負いせずにコミュニケーションが取れるようになります。
 
そのため、活発な情報共有は、誰もが情報発信しやすい雰囲気を生み出し、社員自ら情報発信できるように心理的ハードルを下げるのです。
 
つまり、円滑な情報共有は、社員の積極的な共有に対する不安を取り除き、社内のコミュニケーションを活性化する可能性があります。

業務効率化が実現する

円滑な情報共有が実現すると、さまざまな面でムダが省かれて業務が効率化します。
 
例えば、適切な情報共有がされていないと「うまく内容が伝わっていなかった」「情報を伝えるのに余計な手間がかかった」などの問題が次々と発生します。しかし、効率的かつ確実な情報共有ができる環境があれば、認識齟齬を防ぎ、意思決定が素早く行えるようになります。
 
また、円滑な情報共有によって企業が抱える問題が解決すると同時に、それまでムダにしていた時間やリソースを有効利用できます。そのため、より価値を生み出す業務に集中でき、業務効率化生産性の向上が見込めます。


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関連記事: 情報共有ツールを活用して、社内コミュニケーションを活性化させよう!

情報共有が不足するデメリット

情報共有には2つのメリットがありますが、反対に情報共有をしないことでどのようなデメリットがあるでしょうか。以下は、情報共有が不足する2つのデメリットです。

ナレッジ・ノウハウが属人化する

社内の情報共有が不足すると、社員ひとりひとりが持つナレッジやノウハウが属人化します。
 
属人化とは、業務情報を特定の担当者のみが把握していて、会社や周囲の社員には共有されていない状態を指します。
 
ノウハウやナレッジが属人化すると、担当者の不在や異動、退職のタイミングで、社内全体の生産性が大きく低下します。また、新たな人材を育成するために多くの教育コストが必要です。
 
そのため、情報共有を活性化させてナレッジやノウハウの属人化を防ぐことは、社内の生産性を高めながらコスト削減にも貢献する重要な要素です。

社内の連携に問題が起こる

ひとつの業務が、最初から最後まで社員ひとりで完結するケースは多くありません。どのような業務でも、他の社員が担当する業務と関係しています。
 
そのため、情報共有がされない場合には、円滑な業務進行に必要な情報を収集できず、それぞれの領域でミスやトラブルが発生する恐れがあります。
 
例えば、「誰が何のタスクを担当し、いつまでに完了するのか」を共有しなければ、他の社員が同じタスクを担当し二度手間になったり、次の工程のスケジュールが決まらないのでプロジェクト自体が遅延したりします。
 
また、情報共有不足によるトラブルが社内で発生すると、社内のコミュニケーションが少なくなり、社員同士の信頼関係も悪化します。


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関連記事: 【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

円滑な情報共有ができない理由

多くの企業が円滑な情報共有ができない理由は以下3つあります。自社の現状と照らし合わせながらご確認ください。

情報共有できる環境が整っていない

円滑な情報共有ができていない原因のひとつは、そもそも情報共有できる環境が整っていないことが挙げられます。そのため、円滑な情報共有を実現するためには、日常業務のなかで意識せずに活発な情報共有ができる環境が必要です。
 
情報共有はあくまでも業務の一要素であり、社員はより付加価値の高い業務への集中が求められます。したがって、現環境で利用している使いづらいツールを使い続けたり、機能が豊富で使い方が複雑なツールを導入したりするのは避けましょう。
 
例えば、社内の情報共有でメールを利用している場合、情報共有のためのCCやBCCの設定は抜け漏れの可能性があります。また、機能が豊富な情報共有ツールは使い方が難しいものが多いので、本来効率的に行うべき情報共有に余計な時間と手間がかかります。
 
そのため、円滑な情報共有ができる環境を実現するためには、誰もが簡単に使いこなせるほどシンプルで社内利用が浸透するツールが必要です。
 
例えば、情報共有ツール「Stock」は、ITに詳しくない人でも簡単に使えるシンプルなツールになっています。

情報共有のルールがない

社内の情報共有を活性化するためには、情報共有のやり方や共有する場所などが明記したルールが必要です。
 
情報共有できる環境だけ整備しても、社員が情報共有をするタイミングで「どのように情報を提供すればいいのか」と悩んでしまっては意味がありません。
 
具体的な共有手順が分かるガイドラインのようなルールがあれば、共有自体にかかる工数ストレスが大きく軽減されます。

情報共有するリソースが足りない

社員が情報共有する余裕がないことも、円滑な情報共有を妨げる原因になります。なぜなら、情報共有の効果はすぐに実感できないので、多くのタスクを抱えている社員は情報共有を後回しにしてしまう傾向があるからです。
 
そのため、日々の業務で忙しい社員がストレスなく、効率的に情報共有できるようなサポートが求められます。
 
例えば、記載する項目の定まったテンプレートを用意しておけば、一から共有する情報を作成する必要がないので、効率的かつ気軽に情報提供できます。
 
また、共有した情報がメッセージで流されてしまったり、他のファイルに埋もれて見つからなかったりするのは、共有した情報を活用するまでに時間がかかります。そのため、情報共有する社員だけでなく、情報を閲覧・利用する社員にも負担となってしまいます。
 
すなわち、情報共有の環境やルールを整備するだけでなく、情報の共有や有効活用を妨げている原因を取り除ければ、社内の情報共有は活性化していきます。


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関連記事: 無料で使える社内SNSのオススメ11選!運用に失敗しないために特徴を把握しよう!

円滑な情報共有に必要なこと

これまで、円滑な情報共有ができない理由をひとつひとつ確認しました。以下では、情報共有を活性化するために必要なことをお伝えします。

情報共有のしやすい職場の環境づくり

情報共有しやすい雰囲気や文化を創っていくと、社内の情報共有は活性化します。
 
他の社員のことをまったく知らない状態では「間違った情報を発信したらどうしよう」「何かマイナスな印象を与えてしまうのではないか」と不安になります。
 
しかし、社員同士がコミュニケーションを取る機会を設ければ、互いの立場や人柄を知るきっかけになり、「どのような社員に向けて情報を発信しているのか」をイメージできます。
 
つまり、社員が抱える情報共有の不安や心配を払拭し、社内に情報発信できる雰囲気や文化を少しずつ醸成できるのです。

コミュニケーションが取れる情報共有ツール

円滑な情報共有をするためにはツールの存在は欠かせません。また、社内の情報共有をさらに活性化するためには、コミュニケーションが取れるツールが必要です。
 
例えば、クラウドストレージツールを使って情報共有をする場合、情報に関するコミュニケーションは別のチャットツールで行います。このような状況では情報が分散してしまい、管理が困難です。
 
また、チャットツールで情報共有を利用した場合、円滑なコミュニケーションは取れますが、共有した情報が他のメッセージで流れます。さらに、メッセージのやりとりが白熱すると「どの情報について話しているのか分からない状態」になり、あとから見返せなくなります。
 
そのため、社内情報を最大限に活用するためには、情報共有ツールを選ぶ際に「共有した情報」と「コミュニケーション」が紐付き、一元管理できるツールを選びましょう。


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関連記事: 社内に導入したいコラボレーションツールの選び方とは?

職場の情報共有とコミュニケーションを促すおすすめのツール

情報共有は、すべての企業に必要な要素です。なぜなら、企業が掲げる目標を効率的に達成するためには、社員ひとりではカバーできない情報を補い合う必要があるからです。
 
また、情報共有は、社内のコミュニケーションを活性化する働きもあります。社員同士の理解と信頼が深まり、さらに情報共有が盛んになる好循環が生まれます。
 
一方で、情報共有する場所とコミュニケーションを取る場所が分かれると、情報を有効活用できない状況に陥ります。情報の分散は、集中すべきことを見失わせ、非効率な作業を生み出す原因です。
 
そのため、円滑な情報共有を実現するためには、共有された情報が社内の知識として確実に蓄えられ、遠隔でもリアルタイムでコミュニケーションが取れるツールが必要です。
 
結論、情報共有の課題を解決し、情報を有効利用するところまでサポートできるツールは、社内の情報を確実に蓄積して、メッセージと紐付けて管理できるStock一択と言えるでしょう。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える、今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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情報共有でコミュニケーションを活性化 まとめ

これまで、情報共有のメリットと情報共有不足のデメリット、情報共有が不足する原因をご紹介してきました。以下は、社内の情報共有が不足する3つの原因です。
 
  1. 情報共有できる環境が整っていない
  2. 情報共有のルールがない
  3. 情報共有するリソースが足りない
情報共有できる環境とルールを整備し、社員が効率的に情報共有する工夫があれば、社内の情報共有の活性化は実現します。そして、情報共有が活性化することで、コミュニケーションが盛んになり、社員同士の信頼関係が築かれるなどの多くのメリットが得られます。
 
また、社内で交わされる情報のすべてを人の手で管理するのは非現実的なので、ITツールを活用しましょう。ただし、多機能で高性能なツールは操作が複雑で、ITリテラシーの異なる社員がいる職場には不向きです。
 
今回ご紹介したStockは、誰でも簡単に情報共有ができるほどシンプルであり、かつ大切な情報を確実に管理できるツールです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、社内の情報共有とコミュニケーションを活性化させましょう。
 
 
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