企業は日々変化する消費者のニーズに対応するために、継続的に業務プロセスの改善を図り、課題の抽出と解決をしなければなりません。しかし、アナログな手法では管理に工数がかかるので、今日では業務フローを可視化できる「bpmツール」が需要を高めています。
しかし、「bpmツールの導入を検討しているが、どれが自社に適しているかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務フローを可視化できるbpmおすすめツール6選をご紹介します。
- 業務フローを可視化して現状の課題点を見つけたい
- おすすめのbpmツールを機能・価格・口コミをもとに比較検討したい
- 業務改善のためにツールを導入したいがITスキルに不安がある
という方はこの記事を参考にしてツールを選ぶと、業務内容の可視化だけでなく簡単に情報共有ができるようになり、各々の課題に対してよりスピーディーに改善を図れます。
目次
bpmツールとは
bpmは「Business Process Management」の略で、業務の改善と最適化を図るための仕組みを指します。以下では、bpmに必要となるツールの基本的な機能や、混同されがちなワークフローシステムとの違いについて解説します。
bpmツールの3つの機能とは
bpmツールには主に3つの機能があり、それぞれ以下の役割を果たします。
- モデリング機能
- シミュレーション機能
- モニタリング機能
業務フローを図面を用いてデータ化し、わかりやすく可視化する機能です。ビジネスプロセスを可視化することで、業務一連の流れや関連性がわかり、プロセスごとに効果的な改善策を見つけやすくなります。
業務フローに変更を加えた場合、その動作や影響を分析し予測する機能です。変更パターンが複数ある場合でも、問題の有無や目標達成の可否を効率よく予測できます。
業務フローの最適化を検証し、リアルタイムで監視できる機能です。リアルタイムで目標に対する業務の稼働状況を監視するだけでなく、その場で新たな課題点や改善策を発見することにもつなげられます。
以上の機能を活用し、業務フローの可視化・分析・改善を繰り返し実施することで、業務の効率化と最適化を実現させられるのです。
bpmとワークフローシステムの違い
ワークフローシステムは、特定の業務やタスクの流れを管理し、自動化するシステムです。たとえば、出張の交通費清算における申請・承認といった手続きを電子化することで業務の効率化を目指します。
一方、bpmは企業の業務プロセス全体の流れを管理し、効率化します。たとえば、bpmツールを使うと、製品の生産から販売までといった業務プロセスを可視化でき、最適化を図ることが可能です。
このように、どちらも業務を効率化するという点で共通していますが、効率化する範囲が異なるため、自社の目的にあったツールを選ぶことが大切です。
bpmとRPAの違い
RPAの目的は、定型業務や単純作業を自動化して手動による業務量を削減し、生産性向上につなげることです。
さらに、人的コストも削減できるため、ヒューマンエラーによるミスも未然に防げるのです。また、bpmは業務プロセス全体を可視化し、改善策発見に役立てるのに対して、RPAは業務の一部を自動化するのみに機能が限定されます。
そのため、双方を導入するにあたっては、「bpmで業務プロセスの全体を把握し、自動化が必要な業務だけRPMで工数を削減する」というような使い分けがおすすめです。
bpmツールを導入する2つの目的
ここでは、bpmツールを導入する目的について解説します。bpmツールの導入目的を正しく理解して、導入のイメージを明確にしましょう。
（1）業務プロセスの可視化・改善
1つ目の目的は、業務プロセスの可視化・改善です。
bpmツールでは、統一された形式で業務プロセスの図やフローチャートを作成できます。そのため、「ムダな業務」や「作業に時間がかかっている業務」を特定して、解決策を検討できるのです。
さらに、業務に関わる全社員が業務の全体像を掴めるようになります。とくに部署間のやりとりが少ない場合、bpmツールを導入することで、業務プロセスの課題を明らかにして部署を横断した業務改善ができるようになります。
（2）属人化の解消
2つ目の目的は、属人化の解消です。
bpmツールを活用すると、メンバー個々が担っているタスクを可視化し、属人化している業務を発見できます。そこで、業務情報を瞬時に他のメンバーに共有すれば、素早く対応を促せるのです。
とくに、メンバーの入れ替わりが多い職場では、属人化を解消して社内で業務を共有しておくことが大切です。したがって、bpmツールを導入すれば、業務の属人化を防ぎつつ、メンバーの負担解消に役立つのです。
【無料あり】業務効率化に役立つbpmツール6選
ここでは、業務効率化に役立つbpmツール6選をご紹介します。
bpmツールを使えば、社内の業務フローを可視化でき、改善策の検証や分析まで実現できます。しかし、bpmツールには機能性が高いものが多く操作が複雑になりがちなので、ITリテラシーが低い人が使いこなすには、時間と教育コストをかけなければなりません。
一方、「ITに不慣れでも社内情報を一元管理できるツール」があれば、複雑なbpmツールは不要です。また、情報共有がリアルタイムでできるツールを使うと迅速な対応が可能になり、業務効率化に役立ちます。
結論、自社が導入すべきなのは、メモのように直感的に情報を書き残して共有できるうえ、簡単に業務内容を一元管理するツール「Stock」一択です。
Stockは直感的な操作性で運用が属人化せず、「ノート」に直接情報を書き込むとリアルタイムで任意のメンバーに共有できます。また、業務の締切日や担当者を設定できる「タスク」を使えば、個人・チームの進捗が可視化され、対応漏れも防げるのです。
【Stock】プロジェクトの進捗情報を簡単に共有できるツ―ル
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Progress Corticon】業務判断の自動化が可能なAI製品
＜Progress Corticonの特徴＞
- AIで認知情報に対するアクションを自動化できる
- プログラミング不要で環境構築できる
企業ごとに蓄積された業務ナレッジや順守すべきルールをCorticonにインプットすることで、契約書の内容や文書の不備を素早く探知し、判断業務の効率化を図れます。
Progress Corticonでは、プログラミングなしでAI実行環境を構築可能です。そのため、社員のITスキルに不安のある企業や、すぐに運用に乗せたい企業に向いています。
＜Progress Corticonの機能・使用感＞
- 論理チェックができる
- 設計したモデルの妥当性をテストができる
入力した業務プロセスの論理矛盾を自動検知できるので、抜け漏れなく正確なフローチャートを作成したい場面に役立ちます。
作成したルールシート（条件付き書式）の妥当性を確認したい場面は、すぐにテストを実行して、想定出力とテスト結果の差分を出力できます。
＜Progress Corticonの注意点＞
- 変化に柔軟に対応できない
- 情報共有には別ツールが必要
初期にインプットした内容に変更があった場合、再設定が必要になり、その間は作業が止まる可能性が懸念されます。
コミュニケーションツールは搭載されておらず、情報共有には別のツールが必要になる点に注意しましょう。
＜Progress Corticonの料金体系＞
- 環境によって金額が異なるため、問い合わせが必要です。
【Ranabase】業務改善やシステム設計にも活用可能なツール
＜Ranabaseの特徴＞
- 簡単操作でフローチャートを作成できる
- 管理者機能が充実している
フロー作成に使用する表記はあらかじめ統一されており、コメントを残せる付箋機能の搭載で簡単に操作ができます。すべての機能がシンプルのため、ITリテラシーが低い方でもすぐに活用できます。
フォルダごとにアクセス権限を設定できるほか、利用者のログイン情報やフローの更新情報を表示して利用状況をモニタリングすることができます。
＜Ranabaseの機能・使用感＞
- ドラッグ＆ドロップでフローチャートを作成できる
- 記号に属性を付与できる
記号をドラッグ＆ドロップで移動させ、記号同士を線でつなぐだけでフローチャートを作成できます。ドローイングツールのように簡単に操作できるので、初心者の方がマネジメントに活用したい場面に便利です。
記号ごとに「業務の所要時間」や「属人化の度合い」などの属性を入力できるので、フローチャートを業務改善に活用したい場面に適しています。
＜Ranabaseの注意点＞
- フローが複雑化したときに詳細を把握しづらい
- 動作が遅いことがある
表記や付箋を利用しているため、フローが複雑化したときに表記内容やコメントが見づらくなる可能性があるので、運用に工夫が必要です。
ユーザーの口コミでは「クリップ数が多くなると、レスポンスが落ちることがある。」という声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜Ranabaseの料金体系＞
- パーソナルプラン：¥1,200/月（編集者数は1名、閲覧者数は5名まで）
- ビジネスプラン：利用者数により料金は変動（機能制限あり）
【intra-mart】NTTデータのbpmツール
＜intra-martの特徴＞
- プログラミング知識がなくても操作できる
- NTT開発のワークフローのシステム
- 業務処理のプログラムを作成できる
- 既存システムと連携しやすい
- ITリテラシーが低いメンバーには不向きな傾向あり
- 具体的な料金は問い合わせが必要です。
- 職種ごとに対応したテンプレート
- 分析機能が豊富に備わっている
- 簡単に業務フローを設計できる
- 業務の定義から自動でグラフ化できる
- 初期導入費用から保守費用まで維持費が高い
- 具体的な料金は問い合わせが必要です。
- 業務の自動化を促進する
- オープンソースでカスタマイズ性が高い
- フォームビルダー機能
- 文書処理を自動化できる
- ツール言語が英語
- 無料プランあり
- エンタープライズプラン：要問合せ
プログラミング知識がない方でも、簡単にシステムを構築できるローコード開発機能を備えており、顧客の課題に合わせて画面の追加や修正が可能です。
最新テクノロジーを活用したNTT開発のワークフローシステムを用いることで、業務プロセスを可視化・デジタル化し、業務の効率化を図ります。
＜intra-martの機能・使用感＞
プログラミングコードを記述しなくても、ドラッグ＆ドロップで業務処理のプログラムを作成できるので、専門的な知識を使わず簡単にプログラムを作りたい場面に適しています。
AIやPRAなどのデジタル技術に加え、システム同士をつなぐコンポーネントが多数用意されているため、既存システムと掛け合わせながら、業務の効率化を図れます。
＜intra-martの注意点＞
業務フローの改善のほかにも、視覚的に確認しながらシステム開発できる多機能なツールなので、ITリテラシーが低い人には扱いづらい可能性があります。
＜intra-martの料金体系＞
【BPEC】業務構造図の作成や各種分析も可能なツール
＜BPECの特徴＞
人事・総務・営業・物流・製造など職種ごとに対応したテンプレートを選択し、業務フローを作成できます。また、他のシステムと比較して、全57種類とテンプレート数が多い点もポイントです。
スキル分析や属人分析、コスト分析など、業務の現状分析に役立つ機能が多くあります。また、各分析の結果はPDFやExcelファイルで出力・保存が可能なため、分析結果を報告しやすいのもメリットです。
＜BPECの機能・使用感＞
業務フローチャート上に表示される、業務名が定義されたボックスに、業務の定義を書き込めます。直感的なUIなので、ITに不慣れな人でも操作しやすいです。
分析レポート機能が備わっており、コスト・スキル・属人化などに分けてグラフの作成が行えます。作成後は、Power Pointに出力が可能です。
＜BPECの注意点＞
ソフトウェアの購入のため、一度にコストが集中してしまいます。また、解約するまでは使用頻度に関わらず一定の保守費用がかかることにも注意が必要です。
＜BPECの料金体系＞
【Camunda】オープンソースなワークフローツール
＜Camundaの特徴＞
ツールのAI機能により、業務プロセスの自動化・実行・管理ができるため業務効率化に役立ちます。
オープンソースなので費用を抑えつつ、高いカスタマイズ性で自社のニーズに合わせて利用できます。ただし、使える機能も多いため、導入前に必要な機能とマッチしているか確認しましょう。
＜Camundaの機能・使用感＞
フォームビルダーを使用すると、動的なフォームを迅速に構築し、ユーザーにフォームを公開する前にプレビューもできます。
生成AIを利用して文書処理を自動化・簡素化し、手作業によるエラーと運用コストを大幅に削減できます。
＜Camundaの注意点＞
ホームページやマニュアルが英語表記になっているため、必要な場合はデバイスの翻訳機能を利用しましょう。
＜Camundaの料金体系＞
ペンダー側がセットアップしてくれるプランと、自社でセットアップする2つコースが用意されています。いずれも価格は以下の通りです。
業務効率化に役立つおすすめbpmツールの比較表
以下は、業務効率化に役立つおすすめbpmツールの比較表です。ツールによって特徴や使い勝手が異なるので、それぞれを比較したうえで、自社にマッチするツールを導入しましょう。
| Stock | Progress Corticon | Ranabase | intra-mart | BPEC | Camunda | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
プロジェクトの進捗情報を簡単に共有できるツ―ル |
業務判断の自動化が可能なAI製品 |
業務改善やシステム設計にも活用可能なツール |
NTTデータのbpmツール |
業務構造図の作成や各種分析も可能なツール |
オープンソースなワークフローツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| タスク機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| PDF化 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】※他のアプリ（IM-PDFDesigner）と連携すれば可 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
変化に柔軟に対応できない |
業務が複雑化したときにフローを共有しづらい |
ITリテラシーが低いメンバーは使いこなせない可能性がある |
初期導入費用から保守費用まで維持費が高い |
ツール言語が英語 |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・要問合せ |
・無料プランなし
・有料プラン：1,200円/月～ |
・要問合せ |
・要問合せ |
・無料
・有料プラン：要問合せ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Progress Corticon」の詳細はこちら |
「Ranabase」の詳細はこちら |
「intra-mart」の詳細はこちら |
「BPEC」の詳細はこちら |
「Camunda」の詳細はこちら |
とくに、業務プロセスを管理しやすくするためには、「シンプルな機能性」と「タスク機能」が不可欠です。上記を参考に、自社の課題に合ったツールを選定しましょう。
bpmツールの選定ポイント4選
bpmツールを選ぶときは、正しい選び方を理解しておかなければなりません。効果的にbpmツールを活用できている企業は、以下のポイントで選定しています。
（1）現状の課題にマッチしているか
まず、現状の課題にマッチしたツールを選択しましょう。
繰り返し発生する作業やフローが定着している「定型業務」に対しては、bpmツールの導入が効果的だと言えます。一方で、煩雑化している管理体制の改善策や、変動的な業務に対する課題の改善策を求めている場合は、ミスマッチの可能性が高いです。
したがって、現状の課題の改善にはどのツールが最適なのか、無料トライアルやフリープランの期間を活用して確認しましょう。また、そのときに「社員が操作するにあたって懸念点はないか」も確認することで、ミスマッチなくスムーズに運用できます。
（2）情報を階層管理できるか
次に、情報を階層管理できるかを確認しましょう。
具体的には、bpmn（Business Process Model and Notation）という国際規格に準拠したビジネスプロセスの表記法で記載できるかを確認しましょう。bpmnを活用すれば、記号などを用いながら、より複雑な業務プロセスを階層的に可視化することが可能です。
しかし、bpmnには細かな表記ルールが定められているほか、記載する難易度が高いため、高度なスキルが求められます。そのため、難しいbpmnを利用せずとも、業務プロセスごとに情報を階層化できるツールで、シンプルに管理する方法もおすすめです。
（3）費用対効果が高いか
次に、費用対効果が高いかどうかを確認しましょう。
「値段が安いから」と必要な機能が不足したツールを導入したり、逆に「便利そうだから」と必要ではない機能まで搭載された高価なツールを導入してしまうと、結果的に自社の利用目的を達成できず、高い費用対効果を得られません。
したがって、bpmツールは自社の課題解決に合った機能が過不足なく搭載されているものを選びましょう。ただし、bpmツールには多機能なものが多いため、必要な機能を厳選し、導入コストが無駄にならないように注意が必要です。
（4）全社で使える操作性か
最後に、全社内で簡単に使用できる操作性かを確認しましょう。
bpmツールを選択するうえで、最も重要なポイントは操作性です。社員のITレベルに差がある場合、複雑な操作性のツールを導入すると全社員が使いこなせず、運用が属人化する恐れがあります。
したがって、ITに苦手意識を持つ社員が多い現場では、無理に複雑なbpmツールを導入するのではなく、「Stock」のようなマニュアルなしでも直感的に操作できるツールを選択しましょう。
bpmツールの選び方とおすすめツール6選まとめ
これまで、業務フローを可視化するために押さえるべきbpmツールの選び方とおすすめツールをご紹介しました。
bpmツールを選ぶときは、費用対効果だけでなく「課題との親和性」「ツールの操作性」が社員とマッチするかを検討すべきです。とくに、ITに不慣れな現場では、ツールの操作方法が難しいと社内でツールが浸透せず、結局使われなくなる恐れがあります。
そのため、「誰でも簡単に情報整理ができるツール」を導入し、業務の可視化に向けて業務内容を適切に管理しましょう。加えて、タスク管理もできるツールならば、業務を計画的に進められるので進捗管理にも有用です。
結論、業務プロセスの改善には、ITスキルがなくても社内情報や業務進捗をを簡単に一元管理できるツール「Stock」が最適です。
ぜひ、「Stock」を導入して業務プロセスやマネジメントに関わる情報をシンプルに管理・活用しましょう。
