日々変化する消費者のニーズに対応するべく、企業は、継続的に業務プロセスの改善を図り、課題の抽出と解決をしなければなりません。一方、アナログな手法では管理に工数がかかるので、今日では業務フローを可視化できる「bpmツール」が需要を高めています。
しかし、どのbpmツールを使えば業務改善が図れるのかわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務フローを可視化できるbpmおすすめツール5選をご紹介します。
- 業務フローを可視化し、課題改善にかかる時間を短縮したい
- 自社の業務改善に最適なbpmツールがわからない
- 機能性だけでなく「簡単に使える」点も重視したい
という方はこの記事を参考にすると、業務内容の可視化だけでなく簡単に情報共有を行えるため、各々の課題に対してよりスピーディーに改善を図れます。
目次
bpmツールの3つの機能とは
bpmツールとは、bpm(Business Process Management)のことで、業務の改善と最適化を図るためのツールです。主に3つの機能があり、それぞれ以下の役割を果たします。
- モデリング機能
- シミュレーション機能
- モニタリング機能
業務フローを図面を用いてデータ化し、わかりやすく可視化する機能です。業務一連の流れや関連性がわかるので、プロセスごとに効果的な改善策を見つけやすくなります。
業務フローに変更を加えた場合、目標達成の可否を予測できる機能です。シミュレーション機能の活用により、変更パターンが複数ある場合でも、効率よく予測可能です。
業務フローの最適化を検証し、リアルタイムで監視できる機能です。リアルタイムで目標に対する業務の稼働状況を監視しながら、その場で新たな課題点の発見や、改善策のひらめきにも繋げられます。
以上の機能を活用し、業務フローの可視化・分析・改善を繰り返し行うことで業務の効率化と最適化を実現させます。
bpmツールを導入するメリットとは
ここでは、bpmツールを導入するメリットについて解説します。bpmツールのメリットを正しく理解して、導入を明確にイメージしましょう。
（1）業務プロセスを可視化・改善できる
1つ目は、業務プロセスを可視化・改善できる点です。
bpmツールでは、統一された形式で、業務プロセスの図やフローチャートを作成できます。そのため、「ムダな業務」や「作業に時間がかかっている業務」を特定して、解決策を検討できるのです。
このように、bpmツールを導入すれば、業務プロセスの課題を明らかにして、改善につなげられます。
（2）属人化を解消できる
2つ目は、属人化を解消できる点です。
bpmツールを活用すると、メンバー個々が担っているタスクを可視化し、属人化している業務を発見できます。そこで、業務をほかのメンバーに引き継いだりマニュアルを作成したりすれば、特定のメンバーに偏っている状態の改善につながるのです。
したがって、業務の属人化を防ぎつつ、メンバーの負担を解消できる点も、bpmツールのメリットのひとつです。
bpmツールの選び方とは
bpmツールを選ぶときは、正しい選び方を理解しておかなければなりません。効果的にbpmツールを活用できている企業は、以下の正しい選び方を押さえられています。
（1）全社で使える操作性か
全社内で簡単に使用できる操作性か、必ず確認しましょう。
bpmツールを選択するうえで、最も重要なポイントは操作性です。万が一、社内で活用できるメンバーとできないメンバーに二極化すれば、活用できる人の負担が高くなり、結局は業務が属人化するリスクが懸念されます。
bpmツールは正しく使用できれば、効果的に業務フロー改善を図れます。しかし、ITリテラシーの低い人にとっては、複雑で使いづらい機能がストレスになるため、誰でも簡単に操作できるかが重要となるのです。
（2）導入・運用かかるコストを試算する
まず、導入・運用にかかるコストをあらかじめ試算しておきましょう。
ツールを導入したからといって、必ずしもすぐに最適な改善策を提案できるわけではありません。そのため、「導入費用」だけでなく、継続的にかかる「運用コスト」、監視・検証する「人員コスト」「教育コスト」も把握しておくことが重要です。
また、効果が見られなかった場合、運用をストップするのも賢明な判断だと言えます。そのため、ツールを導入するときは「最低〇〇か月継続」というように、契約期間に縛りがないか確認しておくことが望ましいです。
（3）現状の課題にマッチしているか
現状の課題にマッチしたbpmツールを選択しましょう。
繰り返し発生する作業やフローが定着している「定型業務」に対しては、bpmツールの導入が効果的だと言えます。一方で、乱雑している管理体制の改善策や、変動的な業務に対する課題の改善策を求めている場合は、ミスマッチの可能性が高いです。
課題の改善にはどのツールが最適なのか、社員が操作するにあたって懸念点はないか、無料トライアルやフリープランの期間を活用して確認しましょう。
【無料あり】業務効率化に役立つbpmツール5選
ここでは、業務効率化に役立つbpmツール5選をご紹介します。
bpmツールを使えば、チームの業務フローを可視化でき、改善策の検証や分析まで実現できます。とはいえ、bpmツールのように機能性が高いものは、操作が複雑になりやすく、ITリテラシーが低い人が使いこなすのは困難な点に注意しましょう。
一方、複雑なbpmツールを使わなくとも、業務内容を「情報」として可視化して、チームで管理・共有できる仕組みがあれば、業務の改善につながります。つまり、「業務内容を可視化しつつ、チームで共有できるツール」があれば、複雑なツールは不要なのです。
したがって、業務改善を図るうえで自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上のメンバーであっても、簡単に情報管理ができる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では課題ごとにあらゆる内容を記載でき、リアルタイムでチームに共有できます。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」を使うと、課題ごとに社内のメンバーとやりとりができ、双方向のコミュニケーション活性化も実現可能です。
【Stock】マネジメントに活用すべき情報を簡単に管理できる
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Progress Corticon】業務判断の自動化が可能
Progress Corticonの特徴
Progress Corticonは、メンバーの知識をモデル化し、認知情報に対するアクションを自動化したAIです。企業ごとに蓄積された業務ナレッジや順守すべきルールをCorticonにインプットすることで、契約書の内容や文書の不備を素早く探知し、判断業務の効率化を図れます。
Progress Corticonの機能・使用感
- 論理チェックができる
- テストができる
入力した業務プロセスの論理矛盾を自動検知できるので、抜け漏れなく正確なフローチャートを作成したい場面に役立ちます。
作成したルールシート（条件付き書式）の妥当性を確認したい場面は、すぐにテストを実行して、想定出力とテスト結果の差分を出力できます。
Progress Corticonの注意点
- 変化に柔軟に対応できない
- 情報共有には別ツールが必要
初期にインプットした内容に変更があった場合、再設定が必要になり、その間は作業が止まる可能性が懸念されます。
コミュニケーションツールは搭載されておらず、情報共有には別のツールが必要です。
Progress Corticonの料金体系
- 環境によって金額が異なるため、問い合わせが必要です。
【Ranabase】業務改善やシステム設計にも活用可能
Ranabaseの特徴
業務一覧やフローチャートを描くことで業務の可視化に特化したツールです。フロー作成に使用する表記はあらかじめ統一されており、コメントを残せる付箋機能の搭載で簡単に操作ができます。すべての機能がシンプルのため、ITリテラシーが低い方でもすぐに活用できます。
Ranabaseの機能・使用感
- ドラッグ＆ドロップでフローチャートを作成できる
- 記号に属性を付与できる
記号をドラッグ＆ドロップで移動させ、記号同士を線でつなぐだけでフローチャートを作成できます。ドローイングツールのように簡単に操作できるので、初心者の方がマネジメントに活用したい場面に便利です。
記号ごとに「業務の所要時間」や「属人化の度合」などの属性を入力できるので、フローチャートを業務改善に活用したい場面に適しています。
Ranabaseの注意点
- 業務が複雑化したときにフローを共有しづらい
- 操作に慣れる必要がある
表記や付箋を利用しているため、フローが複雑化したときに表記内容やコメントが見づらくなる可能性があるので、運用に工夫が必要です。
ユーザーの口コミでは「フロー上のクリップ操作にコツがいる部分があり、修正作業に手間取ることがある」という声が挙がっています。（参考：ITreview）
Ranabaseの料金体系
各プラン30日間の無料トライアルが利用できます。
- パーソナルプラン：¥1,200/月（閲覧ユーザーは無料・一部機能制限あり）
- ビジネスプラン：利用者数により料金は変動（機能制限あり）
【intra-mart】NTTデータのbpmツール
intra-martの特徴
プログラミング知識がない方でも、簡単にシステムを構築できるローコード開発機能を備えており、顧客の課題に合わせて画面の追加や修正が可能です。また、NTT開発のワークフローのシステムを用いることで、業務プロセスを可視化・デジタル化し、業務の効率化を図ります。
intra-martの機能・使用感
- 業務処理のプログラムを作成できる
- 柔軟にカスタマイズできる
プログラミングコードを記述しなくても、ドラッグ＆ドロップで業務処理のプログラムを作成できるので、専門的な知識を使わず簡単にプログラムを作りたい場面に適しています。
運用開始後に変更が生じた場面でも、システム運用を止めることなく業務プログラムを変更・リリースできます。
intra-martの注意点
- ITリテラシーが低いメンバーには不向きな傾向あり
- 直感的に使えない
業務フローの改善のほかにも、視覚的に確認しながらシステム開発できる多機能なツールなので、ITリテラシーが低い人には扱いづらい可能性があります。
ユーザーの口コミでは「ユーザーインターフェースや使っている技術が古く直感的ではない」という声も挙がっています。（参考：ITreview）
intra-martの料金体系
- 具体的な料金は問い合わせが必要です。
【BPEC】業務構造図の作成や各種分析も可能
BPECの特徴
人事・総務・営業・物流・製造など職種ごとに対応したテンプレートを選択し、業務フローを作成できます。また、分析レポート機能が備わっており、コスト・スキル・属人化などに分けてグラフの作成が行えます。作成後は、Power Pointに出力が可能です。
＜BPECの機能・使用感＞
- 業務テンプレート集を活用できる
- マニュアルを自動作成できる
業務テンプレート集が備わっているので、抜け漏れなく業務を抽出したい場面に役立ちます。また、他のシステムと比較して、全57種類とテンプレート数が多い点もポイントです。
業務フローチャートを活用して業務改善を進めたいケースであれば、Web業務マニュアルの自動作成が可能です。
BPECの注意点
- 初期導入費用から保守費用まで維持費が高い
ソフトウェアの購入のため、一度にコストが集中する。また、解約するまでは使用頻度に関わらず一定の保守費用がかかる。
BPECの料金体系
- 初期導入費用：800,000円
- ライセンス費用：194,000円
- 保守費用：45,000円/年（導入2年目以降）
業務効率化に役立つおすすめbpmツールの比較表
以下は、業務効率化に役立つおすすめbpmツールの比較表です。ツールによって特徴や使い勝手が異なるので、それぞれを比較したうえで、自社にマッチするツールを導入しましょう。
| Stock【一番おすすめ】 | Progress Corticon | Ranabase | intra-mart | BPEC | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
マネジメントに活用すべき情報を簡単に管理できる |
業務判断の自動化が可能 |
NTTデータのbpmツール業務改善やシステム設計にも活用可能 |
NTTデータのbpmツール |
業務構造図の作成や各種分析も可能 |
| 注意点 |
業務ロジックを作成する機能はない |
変化に柔軟に対応できない |
業務が複雑化したときにフローを共有しづらい |
ITリテラシーが低いメンバーは使いこなせない可能性がある |
初期導入費用から保守費用まで維持費が高い |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・要問合せ |
・無料プランなし
・有料プラン：1,200円/月～ |
・要問合せ |
・初期導入費用：800,000円
・ライセンス費用：194,000円
・保守費用：45,000円/年 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Progress Corticon」の詳細はこちら |
「Ranabase」の詳細はこちら |
「intra-mart」の詳細はこちら |
「BPEC」の詳細はこちら |
bpmツールの選び方とおすすめツール5選まとめ
これまで、業務フローを可視化するために押さえるべきbpmツールの選び方とおすすめツールをご紹介しました。
bpmツールを選ぶときは、費用対効果だけでなく「課題との親和性」「ツールの操作性」が社員とマッチするかを検討しましょう。ツールによって使い勝手も異なるので、複数を比較検討すると、ミスマッチなどの無駄なコストを防止できます。
一方、ITに不慣れな現場では、ツールの操作方法が難しいと使い方が浸透せず、結局使われなくなります。そのため、「誰でも簡単に情報管理ができるほどシンプルなツール」を導入し、業務の可視化に向けて業務内容を適切に管理すべきなのです。
結論、マネジメント管理や業務プロセスの改善を図るには、情報を簡単に管理・共有でき、非IT企業における65歳の方でも使いこなせるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、業務プロセスやマネジメントに関わる情報をシンプルに管理・活用しましょう。
