近年、日本の企業全体でデジタル化が進んでいます。デジタル化には「生産性が向上する」「社員の業務負担を軽減できる」といったメリットがあります。
しかし、デジタル化を進めても全社に浸透せず、結果として失敗に終わるケースもあります。そのため、「どのようにデジタル化を進めたらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、デジタル化についていけない人がいる理由と進めるときのポイントを中心に解説します。
- デジタル化についていけない理由や原因を把握したい
- アナログ人間がデジタル化に対応するためのポイントが知りたい
- デジタル化に取り残される社員がいないように仕事を効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、デジタル化についていけない理由が分かり、自社のデジタル化をスムーズに進められます。
目次
デジタル化についていけない人がいる理由3選
ここでは、デジタル化についていけない人がいる理由をご紹介します。以下の3つを参考に、どの部分に引っ掛かりがあるかを把握しましょう。
（1）デジタル用語が難しい
デジタル化についていけない理由として、デジタル用語が難しい点が挙げられます。
デジタル用語のなかには外国語が由来のものも多く、馴染みのない用語をすぐに理解するのは難しいのが現状です。
また、文化庁が発表した令和4年度 国語に関する世論調査では「アルファベットの略語の意味が分からず困ることがあるか」という質問に対して「ある」と答えた割合は85.1%となっており、外国語由来の言葉に対して苦手意識を持つ方が多いことが分かります。
加えて、昨今のデジタル用語のなかには「API」「メタバース」など実体のない概念も多く、次々に新しい用語がうまれてくるため、馴染みづらいと言えるのです。
（2）慣れたやり方が大きく変わってしまう
慣れたやり方が大きく変わってしまうのも、ついていけない理由の一つです。
たとえば、デジタル化の代表例として「紙で記録していた議事録をPCでの管理に変更する」ことがあります。PCによって議事録は管理しやすくなりますが、紙での記入に慣れた社員にとって、PCの業務は負担になります。
とくに、キーボード操作に慣れていない社員は、大きなストレスになる可能性もあるのです。このように、デジタル化していくと今までの業務プロセスが変更され、アナログでの情報管理に慣れた社員にとっては、負担になっている場合が多いです。
（3）電子機器を使いこなすのに時間がかかる
電子機器を使いこなすのに時間がかかるのも、ついていけない理由の一つです。
電子機器を使いこなすには、使い方や機能を十分に理解する必要があります。また、基本操作を覚えても、使いこなせる段階になるまで経験を積む必要があるため、時間がかかってしまうのです。
また、メンバーによっては、そもそもの基本操作を覚えるのにも時間を要するケースも少なくありません。そのため、自社がスムーズにデジタル化を進めていくには「Stock」のような、誰もが使えるシンプルなツールを選ぶことも重要です。
デジタル化が遅れるとどうなる？3つのリスクを解説
ここでは、デジタル化が遅れると発生する3つのリスクを解説します。まだデジタル化に対応できていない企業は必見です。
（1）業務のスピードが遅くなる
発生するリスクの1つ目は、業務スピードの遅れです。
アナログな手法で業務を進めていると、デジタル化によって効率化できる工程に時間を要します。例として、「データの手入力」や「紙に印刷して手渡しで共有する」などが挙げられ、データ管理や意思決定のプロセスが複雑化してしまう原因となっています。
一つ一つの業務にかかる時間は短くとも、1週間、1か月と長い期間で考えると多くの時間を要しています。したがって、デジタル化が進む企業と業務スピードに大きな差が生じ、生産性低下につながっているのです。
（2）市場での競争力が低下する
発生するリスクの2つ目は、市場での競争力が低下する恐れがあることです。
近年の市場では、AI・デジタル技術を活用したイノベーションが競争優位性を確立する傾向にあります。しかし、デジタル化の推進が遅れてしまうと、先進的な技術を活用して顧客に付加価値を提供している企業と比較して、競争力を大きく損なう恐れがあるのです。
このように、「業務効率化」と「顧客の体験価値の向上」という2つの観点から、迅速にデジタル化を進める必要があります。
（3）BCP対策が不十分になる
3つ目のリスクとして、BCP対策が不十分になることが挙げられます。
BCP対策とは、「Business Continuity Plan」の略称で、企業が自然災害・サイバー攻撃・システムダウンといった緊急事態時の被害を最小限に抑え、事業継続を実現するための対策のことを指します。契約書や見積書などを紙で管理していると、災害が起きたときに業務が止まってしまい、取引先にも大きな損害を与えかねません。
一方、インターネット上で情報管理できるクラウド型のツールを使用すれば、自然災害でも、情報の損失を抑えられます。なかでも、高水準のセキュリティを備えた「Stock」のようなツールであれば、サイバー攻撃などの被害も防げます。
【これ一択】社内のデジタル化を始めるのに最適なツール
以下では、社内のデジタル化を始めるのに最適なツールをご紹介します。
デジタル化に遅れると、業務のスピードが遅くなったり、BCP対策に対応できなかったりしてしまい、企業全体に大きな損失を引き起こすリスクがあります。また、業務スピードの遅れから、市場での競争に敗れる恐れもあるのです。
しかし、急に全ての業務をデジタル化すると社員の負荷となり、かえって業務が滞ってしまいます。そのため、まずは「操作が簡単で、業務を進めるのに過不足のないツール」を導入し、業務ノウハウやナレッジをデジタル化して共有することから始めましょう。
結論、社内のデジタル化に最適なのは、誰もが使いこなせるほどシンプルで簡単なツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、画像やテキスト、PDFなどを添付し自由に情報を共有できるうえ、探している情報を的確に抽出できます。そのうえ、各ノートで「タスク」の設定や「メッセージ」のやりとりができるので、1つのツールで業務効率化が実現します。
誰も取り残さずにデジタル化を進められるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのキーワード検索機能で目的の情報にアクセスした例＞
以下の画像は、Stockのキーワード検索機能を使って、目的の情報を見つけ出したときの例です。
Stockでは、画像のように「特定のキーワード」で検索が可能で、探している情報にすぐたどり着けます。また、各ノートに「タスク」や「メッセージ」を紐づけられるため、情報が散在することなく、デジタル化を進められるのです。
【アナログ人間も安心】デジタル化を無理なく進める4つのポイント
ここでは、デジタル化を進めるポイントをご紹介します。以下を参考に、アナログな社員であっても、失敗のないデジタル化を目指しましょう。
（1）講習会を実施する
デジタル化を進めるポイントの1つ目は、講習会の実施です。
デジタル化が進まない要因として、カタカナやアルファベットの略語への苦手意識があります。それを取り除くには、社内でデジタル語の講習会を実施して、専門用語を社内に浸透させましょう。
デジタル用語の理解が深まれば、デジタル化のメリットを具体的にイメージできるようになり、デジタルへの関心が高まります。このように、全社でデジタル化に取り組む環境を整えるために、講習会で社員の理解を深める必要があります。
（2）少しずつデジタル化していく
デジタル化を進めるポイントの2つ目は、少しずつデジタル化することです。
「デジタル化」を進めるとき、社員は新たな業務を覚える必要があります。とくに、ITに詳しくない社員が多い場合、急にデジタル化を進めると社員に大きな負担がかかって「デジタル化」の計画自体が頓挫してしまうので、少しずつ進めるのがベストです。
たとえば、「一部の業務」に限定してデジタル化を進めるなど、自社に最適な方法でデジタル化を推進することで、失敗なく実現できます。
（3）誰もが使いやすいITツールを導入する
デジタル化を進めるポイントの3つ目は、誰もが使いやすいITツールの導入です。
ITツールを導入すれば、対面の会議を開かずにツール上で情報共有や意見交換が可能です。結果、毎日実施していた会議を減らし、空いた時間をそのほかの業務に充てることができます。
ただし、多機能なツールでは、ITに苦手意識がある社員は使いこなせず、結果としてツールが活用されなくなりかねません。そのため、「Stock」のような「操作がシンプルで即社内に定着するITツール」を導入して、失敗なくデジタル化を進めましょう。
（4）サポートが手厚いITツールを選ぶ
デジタル化を進めるポイントの4つ目は、サポートが手厚いITツールを選ぶことです。
社員への使い方の説明、メールやオンラインでの問い合わせといったサポートが手厚いツールを選ぶと、「即使える状態」にしてくれます。とくに、問い合わせ対応が迅速なツールは、利用中にトラブルが起きても業務が滞る心配がありません。
上記のように、”誰もが使いやすい”うえに”サポートが手厚い”ITツールを導入すれば、デジタル化のハードルを下げられます。
デジタル化についていけない人がいる理由まとめ
ここまで、デジタル化についていけない人がいる理由や生じるリスク、デジタル化のポイントを解説しました。
デジタル化が遅れると「業務スピードが遅くなる」「BCP対策が不十分になる」リスクが発生します。つまり、緊急時に事業を継続できなくなったり、デジタル化が進んでいる企業との間に差が生まれて、市場での競争に乗り遅れたりしてしまう恐れがあるのです。
ただし、急に全ての業務をデジタル化すると、社員に大きな負担がかかり、デジタル化についていけない社員が発生する恐れがあります。そのため、業務ごとにデジタル化を進めたり、誰もが使いやすくサポートが手厚いITツールを導入したりすることが大切です。
結論、自社のデジタル化に最適なのは、誰もが簡単に使えて業務に過不足ない機能を備えているうえ、サポート体制も整った「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報を管理して、社内のデジタル化をスムーズに進めましょう。
