税理士・会計事務所では、顧問先ごとの基本情報や面談記録、やりとりの履歴など、日々多くの情報を扱いながら業務を進めています。
しかし、「情報がメールやファイルに散らばっていて探すのに時間がかかる」「担当者が休むと過去の経緯が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、税理士・会計事務所における情報共有の課題と、「Stock」を使った情報共有の方法を中心にご紹介します。
- 税理士・会計事務所の顧問先情報や面談記録の管理方法を見直したい
- メール・ファイル共有ツールでは情報をすぐに見つけられず困っている
- ITが得意でないスタッフでも無理なく使える情報共有ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、顧問先ごとの情報を整理・共有しやすくなり、属人化や確認作業に追われないスムーズな顧問業務を実現できます。
目次
顧問先との情報共有における課題
顧問先との情報共有における最大の課題は、やりとりや資料が分散し、業務の進捗や経緯を把握しづらくなることです。
税理士・会計事務所では、証憑（領収書・請求書）の回収や各種確認事項について、継続的に顧問先とやりとりする必要があります。しかし、メールやファイル共有ツールで運用すると、情報が時系列や案件単位で整理されず、確認に時間がかかってしまうのです。
たとえば、領収書の提出依頼をメールで送ったあと、別の連絡手段でファイルが送られてくると、「どの書類が未提出なのか」「最新データはどれか」を都度確認しなければなりません。また、過去の相談内容や対応履歴が担当者の記憶やメールに依存すると、引き継ぎ時に状況を正確に把握できなくなります。
そのため、顧問先との情報共有では、資料とやりとりを1か所にまとめ、過去の経緯や対応状況を誰でも確認できる仕組みを整えることが重要です。
事務所内での情報共有における課題
税理士・会計事務所内での情報共有における課題は、業務に必要な知識や判断基準が属人化してしまうことです。
税理士・会計事務所では、毎年のように税制改正が行われるため、マニュアルや対応方針を継続的に更新する必要があります。しかし、更新内容がファイルや紙資料に分散して管理されると、最新情報が共有されにくくなるのです。
たとえば、新人スタッフが過去の処理方法を確認しようとしても、最新版のマニュアルがどこにあるのかわからず、結局は経験豊富なスタッフに都度質問するケースがあります。この状態が続くと、教育に時間がかかるうえ、担当者不在時には業務が滞りかねません。
そのため、事務所内の情報共有では、誰が見ても最新の情報にたどり着ける形で知識やマニュアルを整理し、属人化を防ぐ仕組みを整えることが重要です。
税理士・会計事務所の情報共有に最適なツール
以下では、税理士・会計事務所の情報共有に最適なツールをご紹介します。
税理士・会計事務所では、顧問先ごとの資料や対応履歴、申し送り事項など、継続的に共有すべき情報が多く発生します。しかし、資料はDropboxやGoogleドライブ、連絡はメールやチャット、タスクは別ツールと分散していると、「最新情報がどこにあるのかわからない」「依頼や対応状況を把握しづらい」といった問題が起こりがちです。
そこで重要なのが、顧問先ごとに情報をまとめて管理でき、資料共有・メッセージのやりとり・タスク管理を1つの場所で完結できる仕組みです。情報が1か所に整理されていれば、過去のやり取りや判断経緯もすぐに確認でき、引き継ぎでも混乱が生じません。
結論、税理士・会計事務所に最適なのは、顧問先情報/資料・タスク・やりとりを一元管理できる情報共有ツール「Stock」一択です。
「Stock」は、顧問先ごとに情報を「ノート」として蓄積できるため、チャットのように重要な情報が流れてしまう心配がありません。また、「ノート」に紐づけて「メッセージ」や「タスク」を管理できるので、複数ツールを行き来せずに顧問業務をスムーズに進められます。
情報共有を最も安全・簡単にできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で資料を作成・共有する方法
「Stock」では、資料の作成から共有、関係者への通知までを一連の流れで完結できます。
WordやExcelのようにファイルを作成・保存する必要がなく、「ノート」自体が資料として蓄積されるため、「最新版がどれかわからない」といった混乱を防げます。
さらに、作成したノートに紐づく「メッセージ」を使えば、「どの資料についての連絡か」が明確になり、メールやチャットで話題が分散する心配もありません。
このように、「Stock」なら資料を作成し共有する一連の業務を1か所で完結できるため、顧問先との情報共有や所内の確認作業をスムーズに進められます。
税理士・会計事務所が「Stock」で情報共有するときの便利機能
1フォルダゲスト機能
「Stock」では、顧問先を「1フォルダゲスト」として招待することで、特定のフォルダ内だけを安全に共有できます。
1フォルダゲストは、招待したユーザーの参加できるフォルダが1つに限定される権限で、顧問先や取引先との情報共有を想定した仕組みです。顧問先には、自社に関係する資料だけを見せられるため、ほかの顧問先情報や所内資料を誤って共有してしまう心配がありません。
招待は無料ででき、人数に制限はないため、顧問先担当者が複数名いる場合でもスムーズに情報共有が可能です。
ノートに紐づくタスク機能
「Stock」では、ノートの内容に直接紐づけてタスクを作成・管理できます。
税理士・会計事務所の業務では、「資料確認」「顧問先への確認連絡」「申告書の作成」など、資料ややりとりを起点としたタスクが数多く発生します。「Stock」なら、議事録や顧問先情報のノートに紐づけてタスクを管理できるため、「どの案件の・どの対応なのか」が明確になるのです。
このように、ノートとタスクがセットで確認できることで、対応状況の把握や引き継ぎもスムーズになります。
フォルダごとに権限設定ができる機能
「Stock」では、フォルダ・ユーザーごとに「編集可能」「閲覧のみ」といった権限を細かく設定できます。
所内では、顧問先情報、申告関連資料、マニュアル、申し送り事項など、性質の異なる情報を扱います。フォルダごとに権限を分けることで、編集を限定したい重要資料や、閲覧のみで十分なマニュアルなどを適切に管理できるのです。
また、参加していないフォルダはメンバーの画面に表示されないため、「見られたくない情報が目に入ってしまう」といったリスクもありません。必要な人に、必要な情報だけを共有できる点が、税理士・会計事務所の情報管理に適しています。
税理士事務所の「Stock」導入事例
税理士法人ユニヴィスでは、顧問先ごとの情報管理や所内での共有を円滑にするために「Stock」を活用しています。
同法人では、40〜50社のクライアントを7名のメンバーで対応するなか、スプレッドシートによる情報管理に限界を感じていました。顧問先ごとにファイルを開いて確認する手間がかかるうえ、セルの制約から十分な情報を残せず、過去のやり取りを時系列で把握しにくい点が課題となっていたのです。
そこで、顧問先とのやり取りや定性情報を一元的に蓄積でき、アクセス性にも優れたツールとして「Stock」を導入しました。顧問先ごとに情報をまとめて残し、テンプレート機能を活用することで、記録内容や対応品質の標準化も図っています。
その結果、顧問先の状況や過去の相談経緯をすぐに把握できるようになり、提案やコミュニケーションがスムーズになりました。現在では、全員が「Stock」を確認しながら業務を進める体制が整い、事務所の情報共有を支えるインフラとして定着しています。
「Stock」におけるよくある質問
税理士・会計事務所で「Stock」を活用する際のよくある質問は以下の3つです。
- フォルダを検索して、選択したフォルダに移動したい
- 「Stock」にはどのような権限がありますか？
- 「Stock」に「制限メンバー」「1フォルダゲスト」権限で招待するにはどうすればいいですか？
「Stock」では、画面上部の検索機能を使ってフォルダ名を検索できます。検索結果に表示されたフォルダ名をクリックすると、そのフォルダへ直接移動可能です。
「Stock」には、「管理者」「メンバー」「制限メンバー」「1フォルダゲスト」の4種類の権限があります。制限メンバーや1フォルダゲストは、アクセスできる範囲を限定できるため、顧問先や外部関係者との情報共有にも安心して利用できます。
メンバー招待画面から招待したい相手のメールアドレスを入力し、権限の選択で「制限メンバー」または「1フォルダゲスト」を指定します。その後、アクセスを許可したいフォルダにユーザーを追加すれば完了です。
このように、「Stock」では情報へのアクセス性が高く、権限管理も簡単なため、税理士・会計事務所で使いやすい情報共有ツールです。
税理士・会計事務所での「Stock」活用方法のまとめ
これまで、顧問先との情報共有における課題や、情報を安全に管理・共有するための「Stock」活用方法を中心にご紹介しました。
税理士・会計事務所では、顧問先ごとの資料や対応履歴、面談記録、所内マニュアルなど、扱う情報が多岐にわたります。情報がツールごとに分散すると、確認漏れや引き継ぎミスが起こりやすくなってしまうのです。
そのため、顧問先単位で情報を整理し、資料・やりとり・タスクをひとつの場所に集約できる仕組みが重要です。あわせて、ITが得意でないスタッフでも直感的に使えることや、権限管理によって安全に共有できることも欠かせません。
結論、税理士・会計事務所で社内外の情報共有を最も簡単・安全にできるのは、情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、顧問先対応から所内業務まで、情報に迷わず業務が進められる体制を整えましょう。
