介護・福祉事業では「利用者の対応記録」や「業務マニュアル」などのあらゆる情報を適切に共有・管理する必要があります。そのため、今日では「Stock」のような情報共有ツールで情報管理をしている企業も増えています。
一方で、「Stockの無料登録をしてみたものの、有効な活用方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、介護・福祉事業における情報管理の課題や「Stock」で情報共有を最適化する方法を中心にご紹介します。
- 医療・介護・福祉事業における情報管理の課題を確認したい
- 業務報告や対応履歴が流れず、蓄積されるツールを導入したい
- Stockの有効な使い方を把握し、自社での取り組みに役立てたい
という方はこの記事を参考にすると、「Stock」が情報管理にどのように役立つのかが具体的に分かり、自社で有効活用できるようになります。
目次
医療法人×介護事業における情報管理の3つの課題
まず、医療法人×介護事業ならではの情報管理の課題を3つご紹介します。以下を参考に、自社が直面している課題を改めて確認しましょう。
（1）介護報酬・制度・運用ルールの確認が多い
1つ目は、業務に関する確認事項が多い点です。
介護事業所を運営するにあたり、「介護報酬の計算方法」や「利用者を守るための基本ルールや禁止事項」など、多くの確認事項があります。扱う情報が膨大かつ多岐にわたるため、紙の管理では情報が煩雑化してしまう恐れがあるのです。
また、介護報酬・制度・ルールは短期間で改正することが多く、情報更新が都度必要になります。そのため、「情報の整理と更新が容易な管理方法」でなければ、介護事業における情報管理は困難を極めます。
（2）拠点・職種ごとに情報が属人化する
2つ目は、情報が属人化してしまう点です。
医療法人が病院や介護・福祉事業所を運営する体制では、利用者が必要な医療や介護サービスを一体的に受けるために「医療と介護の連携」は重要です。たとえば、介護現場で情報が属人化している場合、医療本部が利用者の体調変化に関わる情報を得られず、適切な措置ができない恐れがあります。
このように、医療本部と拠点で情報を上手く共有できていなければ、利用者の命にかかわる事態になりかねません。そのため、「記録した情報がリアルタイムで共有されるツール」を用いて、常に最新の情報を閲覧できる体制を整えましょう。
（3）過去の対応履歴が残らない
3つ目は、過去の対応履歴が残らない点です。
利用者に関する情報や過去の対応履歴を紙で管理していると、書類が散在し必要なときに欲しい情報を見つけられません。また、病院や本部側も情報を確認したいときに、わざわざ拠点や事業所に確認しなければならない点も不便です。
そのため、「利用者の情報や過去の対応履歴の整理・共有が容易なツール」を導入して、全社の情報共有を最適化しましょう。
【必見】介護・福祉事業で情報共有・管理する最適な方法
以下では、介護・福祉事業で情報共有・管理する最適な方法をご紹介します。
介護・福祉では、いまだに情報を紙で管理しているケースが多く、管理や共有に手間が生じています。そのため、複数の事業所を運営している場合、管理者側と現場、事業所間での情報共有ができておらず、上手く連携できていないケースも少なくありません。
そこで、「業務報告や過去の対応履歴などの情報が流れず蓄積され、共有が容易なツール」を導入しましょう。ただし、医療現場の事業所ではPCよりもスマホやタブレットの使用が主流であるため、「スマホでも違和感なく使えるかどうか」も重視すべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、PCだけでなくスマホやタブレットから簡単に使え、情報が流れず蓄積されるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなく、画像やファイルを添付可能なうえに、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で、利用者に関する詳細なやりとりや伝達事項も混同することなくスムーズに伝えられます。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【画像付き】Stockで業務報告する方法
以下は、Stockで日報を作成する例です。Stockの「ノート」では太字や箇条書きを用いて、業務報告を簡潔かつ見やすくまとめられます。
【画像付き】Stockで業務報告を共有する方法
Stockでは「ノート」に紐づく「メッセージ」によって、ほかのスタッフとやりとりが可能です。本機能により、他のノートの内容と混合することがないので、スムーズな連携が実現します。
【コツ紹介】業務報告をStockでするときの便利機能
ここでは、業務報告をStockで実施するときに便利な機能をご紹介します。「ノート」と「メッセージ」の基本機能に加えて、以下の機能も使いこなしてStockを有効活用しましょう。
グルーピング機能
グルーピング機能を活用することで、フォルダを階層化し情報を見やすく整理できます。たとえば、以下のように「〇〇担当（グルーピング）＞利用者名（フォルダ）＞業務報告（ノート）」の情報構造がおすすめです。
フォルダ一括作成機能
フォルダ一括作成機能を活用すれば、フォルダの作成にかかる手間を削減可能です。たとえば、以下のように「複数の利用者のフォルダを同時に作成したい場合」に役立ちます。
テンプレート機能
テンプレート機能を活用すれば、日々の介護記録や報告書の作成を効率化できます。以下は、介護記録のテンプレートを登録・活用する例です。
以上でテンプレートの登録は完了です。保存したテンプレートは以下のように活用できます。
また、介護記録や申し送り事項の「Word・Excelフォーマット」の内容を、そのままStockの「ノート」に貼り付けて、テンプレートとして運用することも可能です。
【介護業界】Stockの導入事例
リハビリデイサービスエールは、理学療法士が経営するデイサービス施設です。当時、情報共有にはSlackとLINEを利用していましたが、チャットツールでは情報が流れてしまうという課題を抱えていました。
そこで、情報が流れず蓄積される情報共有ツール「Stock」を導入し、日々の介護記録や申し送り事項、マニュアルなどをStock上で一元管理しました。その結果、誰でも必要な情報を簡単に確認できる仕組みを構築できました。
また、Stockは『紙のノートをそのままデジタル化したようなシンプルなツール』で直感的に操作できるため、現場にもスムーズに浸透しました。
Stockにおけるよくある質問
以下では、Stockにおけるよくある質問をご紹介します。導入前に疑問点を解消しておきましょう。
Q1. メッセージで宛先を指定する機能はありますか？
A. はい、宛先を指定できます。
以下のように、メッセージ画面の[To]から宛先を指定できます。指定されたユーザーにのみ通知（プッシュ通知・メール通知）が届きますが、フォルダに参加しているほかのメンバーのメッセージ一覧も更新されます。
Q2. どのようなセキュリティ対策がされていますか？
A. 大手企業が安心して導入できる、厳格なセキュリティ基準で保護されています。
具体的には、下記の国際セキュリティ資格を取得しています。
- ISO27001(ISMS)：情報セキュリティ全般に関するマネジメントシステム規格
- ISO27017：クラウドサービスに特化した情報セキュリティ管理策のガイドライン規格
加えて、全ての通信・情報を暗号化してるほか、1日1回以上のフルバックアップを実施しているため、万が一データが損失したとしても、過去2週間のデータから復元可能です。
Stockで介護・福祉事業の情報共有・管理をする方法のまとめ
これまで、医療法人×介護事業における情報管理の課題やStockで業務報告をするときの活用方法を中心にご紹介してきました。
介護・福祉では、いまだに情報を紙で管理しているケースが多く、管理や共有に手間が生じています。紙の手間が原因となり、拠点・職種ごとに情報が属人化したり、過去の対応履歴が残らなかったりする課題を抱えているのです。
そこで、「業務報告や過去の対応履歴などの情報が流れず蓄積され、共有が容易なツール」を導入しましょう。また、現場にスムーズに浸透させるためにも、”直感的に使えるツール”を選定すべきです。
結論、自社が導入すべきは、操作が直感的であるうえに、情報が流れず蓄積されるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社が抱える情報管理の課題を解決しましょう。
