司法書士業務では、登記案件ごとに多くの書類や関係者を扱いながら、進捗を正確に管理することが求められます。案件数が増えるほど、情報の整理方法や共有の仕組みが業務効率に直結します。
しかし、「案件ごとの進捗が把握しづらい」「書類や対応履歴が分散している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、司法書士事務所の案件管理や事務所内の情報共有に「Stock」を活用する方法を中心にご紹介します。
- 司法書士業務で扱う案件・書類・進捗をシンプルに一元管理したい
- 「司法くん」など司法書士向け専用ソフトの価格・機能に不安がある
- Excel・紙・メール管理から、シンプルな案件管理ツールへ移行したい
という方はこの記事を参考にすると、司法書士業務に合った案件管理の考え方が整理でき、自事務所に無理なく取り入れられる管理方法を検討できるようになります。
目次
顧問先との情報共有における課題
司法書士業務における顧問先との情報共有では、案件の進捗状況が関係者間でズレやすい点が大きな課題です。
司法書士は、依頼主だけでなく、不動産仲介業者や金融機関、税理士など複数の関係者の間に立って調整を行います。そのため、進捗情報を正確かつタイムリーに共有できなければ、認識のズレや確認作業が増えやすくなります。
たとえば、登記申請の準備段階で必要書類の提出状況が共有されていないと、「書類はすでに揃っているのか」「申請はどこまで進んでいるのか」といった問い合わせが重なります。電話・メール対応が増えれば、他の案件の妨げにもなりかねません。
このような事態を防ぐには、案件ごとの進捗や対応状況を関係者が確認できる形で整理し、常に最新情報を共有できる仕組みを整えることが重要です。
事務所内での情報共有における課題
司法書士事務所では、案件の最新状況が所内で共有されていないと、業務が滞ってしまいます。
登記業務では、申請状況や補正対応の有無などが頻繁に更新されますが、情報がリアルタイムで共有されていないと、対応する職員ごとに認識の差が生まれます。その結果、正確な状況を把握できないまま業務を進めてしまいかねません。
たとえば、依頼主から進捗確認の電話が入った際に、電話対応をする事務員が最新状況を把握できていなければ、担当者への確認や折り返し対応が必要です。このような対応が重なると、問い合わせ対応だけで時間を取られ、本来の業務に集中できなくなります。
そのため、案件ごとの進捗や対応履歴を所内で共有し、誰でも同じ情報を確認できる環境を整えることが、司法書士事務所の業務遂行には欠かせません。
司法書士の案件管理・情報共有を最も簡単にできるツール
以下では、司法書士事務所の案件管理や、事務所内の情報共有を最も簡単にできるツールをご紹介します。
司法書士業務では、登記案件ごとに進捗や関係者が異なり、正確な情報をリアルタイムで把握できないと、確認漏れや二度手間につながります。そのため、「案件単位で情報を整理でき、所内メンバーが同じ状況をすぐに確認できる仕組み」が欠かせません。
また、不動産会社や金融機関など複数の関係者と並行して調整する場面も多く、メールや電話だけでは情報が分散しがちです。誰が・どこまで対応したのかを一目で把握できるよう、案件ごとに情報とやり取りをまとめられるツールが求められます。
結論、司法書士事務所に最適なのは、案件ごとに情報をまとめ、進捗ややり取りをシンプルに共有できるツール「Stock」一択です。
「Stock」は、「ノート」で案件ごとに情報を整理できるため、登記内容・進捗・注意点をまとめて管理できます。また、スマホからも確認できるので、外出先や急な問い合わせ対応でも最新状況をすぐに把握できます。
顧問先・事務所内の情報共有に最適なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で案件管理をする方法
「Stock」を使えば、案件ごとの情報を整理しながら、外出先でも状況を確認できる案件管理が可能です。
行政書士業務では、案件ごとに進捗・申請内容・やるべき作業が分かれており、事務所内だけでなく移動中や訪問先でも確認できる状態が求められます。「Stock」では、1案件につき1つの「ノート」を作成し、申請内容の概要、進捗状況、対応履歴などをまとめて記録できます。
ノートに紐づく「タスク」を使えば、提出期限や対応予定も整理が可能です。また、スマートフォンからも同じ情報を確認できるため、外出先で問い合わせを受けた際にも、案件の状況をすぐに把握できます。
このように、「Stock」を使えば案件ごとの情報とタスクを一元管理でき、事務所内外を問わずスムーズに案件管理を行えます。
「Stock」で情報共有するときの便利機能
ここでは、司法書士事務所で「Stock」を使って情報共有するときの便利機能を3つ紹介します。案件管理や事務所内の情報共有のやり方に課題感のある人は必見です。
1フォルダゲスト機能
1フォルダゲスト機能を使えば、顧問先や関係者と必要な情報を安全に共有できます。
顧問先とのやり取りでは、他の顧問先の情報が見えてしまう状態は避けなければなりません。共有範囲を適切に分けられないと、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。
「Stock」では、特定の1フォルダにのみ参加できる形で、ゲストを招待できます。たとえば、顧問先ごとにフォルダを分け、そのフォルダだけを共有すれば、他の案件情報を見られることなく、必要な資料や連絡内容だけを確認してもらえるのです。
情報の閲覧範囲を明確に制御できるため、安心して顧問先との情報共有を行えます。
タスク機能
タスク機能を使うことで、やるべき作業と対応状況を明確に共有することが可能です。
案件が進む中で、「誰が」「いつまでに」対応するのかが曖昧になると、対応漏れや手戻りが発生しやすくなります。口頭やメモだけの管理では、状況の把握がしにくいです。
「Stock」では、ノートに紐づけてタスクを設定できるため、案件内容と作業内容をセットで管理できます。担当者や期限も明確になり、事務所内で進捗確認しやすいです。
作業状況を見える形で共有できる点が、業務を滞りなく進める助けになります。
チェックリスト機能
チェックリスト機能を使えば、定型業務の抜け漏れを防ぎやすくなります。
申請業務では、書類の準備や確認項目が多く、慣れていても対応漏れが起きることがあります。特に複数人で作業する場合、確認状況が分からなくなることも少なくありません。
「Stock」のチェックリスト機能を使えば、必要な作業項目を整理し、完了したものから順にチェックできます。進捗が一目で分かるため、引き継ぎや確認もスムーズです。
定型作業を可視化できることで、安心して業務を進められる環境を整えられます。
【必見】士業における「Stock」活用事例
以下は、社労士事務所における「Stock」の活用事例です。
社労士事務所では、申請書類のPDFや顧問先から受領した画像データ、計算用のExcelファイルなどを1つのノートにまとめて管理しています。このように関連資料を分散させずに保管できるため、「どのファイルが最新かわからない」「資料を探すのに時間がかかる」といった悩みをを解消できるのです。
司法書士業務でも、不動産登記や相続登記などの案件ごとに、登記申請書・委任状・評価証明書などのPDFや、関係者とのやり取りの記録、進捗メモやタスクといった複数の情報を扱います。社労士事務所と同様に、案件ごとにノートで情報とファイルを集約する運用は、無理なく取り入れられます。
「Stock」におけるよくある質問
以下は、司法書士事務所で「Stock」を活用する際のよくある質問です。
- セキュリティは問題ありませんか？
- スマホからでも案件を確認できますか？
- 1フォルダゲストで招待した人にはどの資料が見えますか？
はい。「Stock」は大企業でも安心して導入できる、高度な情報管理体制やデータセキュリティ水準で運営しています。重要情報を多数扱う司法書士事務所においても、安心して利用可能です。
はい。「Stock」はPC・スマホ・タブレットに対応しており、iOS/Androidいずれのデバイスでも使用できます。
招待されたユーザーの画面には、所属している1フォルダの内容のみが表示されます。サイドバーから他の案件名・顧問先名が見えることはありません。
このように、「Stock」はITツールが苦手でも使いやすいシンプルさと、高いセキュリティ水準を備えています。
司法書士事務所の案件管理に「Stock」が選ばれる理由のまとめ
これまで、顧問先・事務所内の情報共有における課題、「Stock」を活用した案件管理の進め方を中心にご紹介しました。
司法書士事務所では、複数の関係者と同時にやり取りを行いながら、進捗・書類・対応履歴を正確に管理する必要があります。しかし、情報がメールや紙、Excelに分散していると、状況把握に時間がかかったり、対応漏れにつながったりする原因になります。
だからこそ、案件ごとに情報をひとまとめにし、関係者と必要な範囲だけ共有できる仕組みや、外出先からでも進捗を確認できる環境が、日々の業務をスムーズに進めるうえで欠かせません。
結論、司法書士事務所に最適なのは、案件・資料・進捗をシンプルに一元管理でき、司法書士業務に使いやすい情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、案件状況をすぐに把握できる、安心感のある業務体制を整えましょう。
