保育園・幼稚園では、日々の保育内容や子どもの様子を記録・共有するために、保育日誌の作成と管理が欠かせません。しかし、紙やExcelでの運用が続いている園も多く、職員の業務負担が大きくなりがちです。
「保育日誌を書く時間が取れず、持ち帰り残業になっている」「過去の日誌を探すのに手間がかかる」「職員間で情報が共有できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、保育日誌の管理・共有を情報共有つーる「Stock」で効率化する方法を中心にご紹介します。
- 保育日誌の書き方・様式・例文を統一したい
- 紙やExcelでの日誌管理に限界を感じている
- 既存の保育ICTは高機能すぎて、現場では使いこなせない
という方はこの記事を参考にすると、保育日誌にかかる負担を減らし、先生たちの持ち帰り残業をなくしながら、子どもと向き合う時間を増やすための具体的な管理方法が見つかります。
目次
保育現場における情報共有の課題
保育現場における情報共有の課題は、主に以下の4つです。
- 手書き文化による非効率性
- 言った言わないによる保護者トラブル
- 行事準備のノウハウが残らない
- 閉園後の会議が常態化している
保育現場では、口頭連絡や付箋、ホワイトボードによる情報共有が多く、内容が職員ごとに分散しがちです。その結果、情報がその場限りになり、あとから確認できず、記録として活用しにくくなります。
口頭での申し送りや対応履歴が記録に残らないと、保護者対応の内容に認識のズレが生じやすくなります。過去のやり取りを確認できないことで、園としての説明に一貫性を保てなくなるケースがあります。
運動会や発表会などの行事準備が個人の経験に依存していると、注意点や改善点が次年度に引き継がれません。そのため、毎年同じ確認作業や試行錯誤を繰り返すことになります。
全職員が同じ時間に集まることが難しく、情報共有や意思決定を閉園後の会議に頼らざるを得ない園も少なくありません。その結果、勤務時間が延び、職員の負担が増える要因となっています。
このように、情報共有の仕組みが整っていないことで、業務負担が減らず、結果として子どもと向き合う時間を圧迫してしまっているのです。
保育園・幼稚園の情報共有を効率化するツール
以下では、保育園・幼稚園の情報共有を効率化するツールをご紹介します。
保育日誌や申し送りを紙や口頭で管理していると、「あとから確認できない」「情報が職員ごとにバラつく」「結局、閉園後に集まって説明する」といった状況が起こりがちです。その結果、記録作業が長引き、持ち帰り残業につながってしまいます。
そこで、保育現場の情報共有には、「書いた内容がそのまま残り、職員全員で確認できること」と「ITが苦手な先生でも迷わず使えること」を満たしたツールを選ぶことが重要です。日誌作成から申し送りまでを一元管理できれば、業務の負担を減らせます。
結論、保育園・幼稚園に最適なのは、保育日誌の作成・管理・共有をまとめて行える、シンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
「Stock」は、「ノート」に日誌や申し送りを書くだけですぐに共有・蓄積できるため、「誰かに伝え忘れる」「記録が埋もれる」といった心配がありません。また、日誌に書く項目はテンプレート化できるため、職員ごとのバラつきも防止できるのです。
最も簡単に保育日誌の管理・共有ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で保育日誌を作成する方法
「Stock」を使えば、保育日誌を「探しやすく・共有しやすく・書き続けやすい」形で管理できます。
保育日誌は毎日記録が発生し、後から振り返る場面も多い一方で、紙やExcelでは「過去の日誌が見つからない」「情報が分散する」といった課題が起こりがちです。
「Stock」では、日付やクラスごとに「ノート」を作成して保育日誌を蓄積したり、写真やPDFを添付して、制作物や行事の様子も一緒に保存したりできます。
このように、「Stock」を使うことで保育日誌が「書いて終わり」ではなく、園全体で共有・活用できるナレッジとして蓄積されます。
「Stock」で申し送りを共有する方法
「Stock」を使えば、申し送り事項を「漏れなく・全員が確認できる形」で共有できます。
申し送りは口頭や紙、チャットで行われることが多く、「聞き逃した」「あとから確認しにくい」といった問題が起こりやすい業務です。
「Stock」では、申し送り専用の「フォルダ」や「ノート」を作成し、ノートに紐づく「メッセージ」機能で一斉周知したり、確認事項をやり取りできます。そのため、シフト制でも情報の認識ズレが起きにくくなります。
このように、「Stock」を使えば、申し送りが属人化せず、「誰が見ても同じ情報を把握できる状態」をつくることができます。
保育現場で「Stock」を使うときの便利機能
保育現場では、「忙しい合間に記録を残す」「シフトが異なる職員同士で情報を共有する」といった場面が日常的に発生します。
ここでは、こうした時間と確認ミスが許されないシーンで役立つ「Stock」の便利機能を3つご紹介します。ツール導入に不安のある方は必見です。
過去の情報がすぐに見つかる検索機能
「Stock」の高度な検索機能を使えば、過去の保育記録や申し送りをすぐに探し出せます。
「Stock」では、ノート本文やタイトルに含まれるキーワードを検索したり、フォルダを絞り込んで検索したりできるため、子どもの名前や行事名で過去の記録をすぐに確認できます。
必要な情報にすぐ辿り着けるため、確認作業の時間を短縮できるのです。
素早く呼び起せるテンプレート機能
「Stock」のテンプレート機能を使えば、記録作成をスムーズに始められます。
あらかじめ「保育日誌用」「申し送り用」のフォーマットを用意しておけば、必要な項目を埋めるだけで記録が完成します。職員ごとの報告内容のバラつきも防止でき、誰もが読みやすい保育日誌を作れるのです。
このように、テンプレートを使うことで、記録の質を均一にできると同時に、作業時間も短縮できます。
見やすく情報を整理できる装飾機能
「Stock」の装飾機能を使えば、重要な情報をひと目で把握できます。
文字だけの記録は読み飛ばされやすく、注意点や重要事項が埋もれてしまうことがあります。背景色や文字色、水平線を使って、注意事項・児童の体調変化・緊急連絡などを強調して記載できます。
このように、情報を見やすく整理することで、伝え漏れや見落としを防げます。
「Stock」におけるよくある質問
保育園・幼稚園で「Stock」を活用する際のよくある質問は以下の3つです。
- フォルダの権限設定はどうやったらいいですか？
- スマホやタブレットでも使えますか？
- ITが苦手な職員でも本当に使えますか？
ノート一覧の上部にある「人のアイコン」をクリックすると、フォルダの参加者を確認・変更できます。閲覧できる人を限定したい場合も、ここから簡単に設定できます。
はい。「Stock」はパソコンだけでなく、スマホやタブレットなど、どの端末からでも利用できます。
はい、問題なく使えます。「Stock」はシンプルさが特徴で、非IT企業の65歳の職員の方でも使いこなせるほど、直感的に操作できるツールです。
このように、「Stock」はシンプルでありながら、情報共有に必要な機能を過不足備えており、チーム内のあらゆる情報を一元化できます。
保育日誌を「Stock」で管理・共有する方法のまとめ
これまで、「Stock」を活用した保育日誌の作成方法や申し送りの共有方法、保育現場で役立つ便利機能を中心にご紹介しました。
保育日誌は毎日発生する重要な記録である一方、「探しにくい」「共有しづらい」「書く負担が大きい」といった課題を抱えがちです。また、申し送りや過去の記録がうまく引き継がれないことで、職員間の認識ズレが起きるケースも少なくありません。
そこで、情報をシンプルに一元管理し、誰でも迷わず記録・確認できる仕組みを整えることが重要です。記録が流れずに蓄積され、必要なときにすぐ見つかる環境があれば、日々の保育業務に集中できる時間が作れるようになります。
結論、保育現場に最適なのは保育日誌や申し送りを、誰でも簡単に整理・共有できる情報管理ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、保育日誌を「書いて終わり」にせず、園全体で活用できる状態を実現しましょう。
