業務の効率化や情報共有を進めるうえで、マニュアル作成は欠かせない取り組みのひとつです。業務手順をマニュアルとして整理しておけば、担当者が変わっても業務をスムーズに引き継げるだけでなく、教育コストの削減や業務の標準化にもつながります。
しかし、実際には「どのようにマニュアルを作ればよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、AIを使ったマニュアル作成のやり方を中心にご紹介します。
- 新しい業務・プロジェクトが始まり、手順を整理する必要がある担当者
- 新人教育や引き継ぎのために、業務手順を整理する必要がある教育担当者
- 業務が属人化しており、標準化する必要がある担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、AIを活用したマニュアル作成の基本を理解でき、教育にかかる負担を大幅に軽減できます。
目次
AIを活用したマニュアル作成のHowTo（5ステップ）
以下では、AIを活用したマニュアルの作り方を紹介します。ChatGPTやClaude、Cpilotなどを自社のマニュアルづくりでも有効活用していきましょう。
（1）自分で業務の流れを書き出す
まずは、自分で業務フローを書き出します。
実際にどのような手順で業務を進めているのかを、実務を再現しながら整理してマニュアルに落とし込むことで、現場との乖離を防げます。そのとき、新人でも理解できるよう、専門用語はカッコ書きで説明をつけ足しましょう。
ここで書き出した内容を、次の手順でAIにまとめてもらうため、できるだけ詳しい作業内容を書き出しておくのがポイントです。
（2）AIに構成を整理してもらう
書き出した業務フローをAIに入力して、マニュアルを構成してもらいましょう。
生成AIに入力するときは「あなたは○○をする会社の○○担当者です」という役割設定を加えると、より専門的で具体的な回答を得やすくなります。また、作成するマニュアルの対象者（読者）と作成の目的を明示すると、それに適した粒度や構成で出力されます。
以下のようにAIに入力すると、自力でするより早くマニュアルを構成してくれます。
（3）作成したマニュアルをPDF化する
次に、作成したマニュアルをAIにPDF化させましょう。
AIに「マニュアルをどのような状態で出力したいか」まで指示しておけば、マニュアルもスムーズに共有できます。以下のように、[PDFマニュアルをダウンロード]をクリックすると、PDFファイルをダウンロードできます。
（4）人の目で内容を補足する
共有するまえには、AIが作成したマニュアルに、自分で内容を補足しましょう。
AIは精度が高いとはいえ、それっぽく間違えることがあるため、必ずしも完璧な状態とは言えません。そのため、業務内容が正しく伝わるように、誤りないか確認しましょう。
さらに、文章だけでは伝わりづらい手順は、画像を使って補足すると視覚的にわかりやすくなります。たとえば、「きつね色になるまで炒める」というような定性的な表現の場合は、写真を添えることでイメージを持たせることができます。
マニュアル作成に失敗しないためのコツ
ここでは、マニュアル作成に失敗しないためのコツを3つご紹介します。「作り方がわからない」「作っても使われない」とお悩みの方は必見です。
AIを補助として活用する
1つ目のコツは、AIはあくまで「補助」として活用することです。
AIを補助として活用すると、構成を考えたり一から十まで文章を書き起こしたりしなくてよいため、マニュアル作成を効率的に進められます。また、指示にない補足の情報も付け足してくれるため、マニュアルの品質も高まります。
ただし、指示の仕方によって内容にバラつきが出たり、間違った情報を出力したりするケースもあるため、「補助の役割」として理解したうえで活用することです。
更新が簡単な形式で作る
2つ目のコツは、更新しやすい形式での作成です。
マニュアルは状況に応じて変更が求められるため、実務と乖離がないように常に最新の情報を反映していくことが重要です。しかし、WordやExcelなどのファイル形式では更新・編集に手間がかかるため、すぐに改善できる形式でマニュアルを作成・運用しましょう。
たとえば、情報共有ツールを使ってマニュアルを作成・運用すると、誰でもすぐにマニュアルを更新できるうえ、新しい内容がリアルタイムで公開されるため、おすすめです。
すぐに閲覧できる状態にする
3つ目のコツは、すぐに閲覧できる状態にしておくことです。
どれほど丁寧に作ったマニュアルも、必要な時にすぐに参照できないマニュアルでは、忙しい現場に浸透せず、徐々に使われなくなってしまいます。そのため、すぐに参照できる「アクセス性」の優れた状態で管理しておくことが重要です。
マニュアルの個人フォルダでの保管は、保管場所を忘れたり古いマニュアルのままだったりするため、有効ではありません。したがって、配布したマニュアルを個人で保管させるのではなく、社内で一元管理できるシステムの導入が必須なのです。
これなら失敗しない！使われ続けるマニュアルにする方法
以下では、使われ続けるマニュアルの運用構造をご紹介します。
WordやExcelを使ってマニュアルを作成すると、「更新しづらい」「すぐに参照できない」などの問題が発生するため、マニュアルを上手く運用できません。 したがって、使われるマニュアルをWordやExcelで作るのは、非常に困難だといえます。
さらに、WordやExcelでは、更新したマニュアルを、その都度共有する手間もかかります。そのため、既存の方法では、マニュアル運用のハードルが高く、最終的に使われないマニュアルだけが増えていくのです。
そこで、情報の更新・共有が簡単なITツールを活用して、マニュアルを作成・運用しましょう。ただし、操作が簡単なツールでなければ、ツール自体が現場で使われず、マニュアルも読まれなくなってしまうので注意が必要です。
こうした条件に最も当てはまるのは、誰でも簡単に作成したマニュアルを更新・公開できるツール「Stock」一択です。Stockは「ノート」にまとめた情報がリアルタイムで公開されるため、マニュアルを共有する手間が省けます。また、「ノート」はフォルダで管理され、検索機能も充実しているため、マニュアルに素早くアクセスできます。
マニュアル運用に最適なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
AIを使ったマニュアル作成の手順まとめ
これまで、AIを活用したマニュアル作成のやり方やマニュアル作成に失敗しないためのコツを中心にご紹介しました。
AIを活用すると、マニュアル作成の効率が上がるだけでなく、マニュアルの品質も向上します。そのため、AIの活用は、自社の業務フローを正しく標準化するのに最適です。
ただし、AIを活用して作成したマニュアルも、運用方法を間違えば使われなくなってしまいます。使われ続けるマニュアルにするためには、「簡単に更新・共有できて」「すぐに参照できる」形式での運用が必須なのです。
そのため、マニュアルの作成に課題を抱えてる方も、社内の情報を一元管理して、リアルタイムで共有できるツール「Stock」を活用することで、教育コストを削減できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、使われ続けるマニュアルを作成しましょう。
