面接評価シートは、応募者を公平かつ客観的に評価するために欠かせません。また、評価基準を明確にし、採用の質を高めるうえで重要な役割を果たします。
しかし、実際には「評価基準が曖昧で面接官ごとに判断がブレてしまう」「評価シートの作り方や活用方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、面接評価シートがないと起こり得るリスクや評価シートの作り方、運用のポイントを中心にご紹介します。
- 面接の評価方法を統一させるための評価シートを作成したい人事職
- 面接の評価シートの共有や共同編集をスムーズにしたい採用担当者
- 過去の面接の評価シートがすぐに見つからず管理方法に悩んでいる人事責任者
という方は、この記事を参考にすると、評価方法が具体的になり、自社に適した評価基準を設定できるようになります。
目次
評価シートがないと起こるリスク
評価シートを作成せずに面接を実施すると、「評価がバラバラで企業が求める人材を採用できない」という事態となるのです。
評価シートがないと、面接の評価方法を面接官個人の主観に頼ることになります。その結果、人によって重要視するポイントやスキルが異なり、複数の候補者を平等な基準で比較できないのです。
求められる人材と採用者のスキルにズレがあると、企業の成長につながらないだけでなく、採用にかかった時間やコストが無駄になる場合もあります。また評価基準が不明確だと、選考に対する不信感を与え、企業のイメージや信頼喪失につながるのです。
評価基準の統一が難しい理由
以下では、面接の評価基準の統一が難しい理由を2つ紹介します。評価基準がなかなか統一されずに困っている担当者の方は必見です。
面接官の主観で判断されるから
評価基準の統一が難しい理由の1つは、「面接官の主観で判断されるから」という点です。
面接では、候補者のスキル以外にも態度や話し方など「印象」も評価の対象となります。スキルは資格や経験などから一定の評価基準を設定しやすいのに対し、人の印象は面接官の性格や経験などによって評価が異なるため、評価基準を統一しにくいのです。
そのため、候補者が同じ内容を話していても、面接官によって異なる印象を抱き、評価に差が生じる場合があります。このように、数値・言語化しづらい評価対象は、評価基準を一定にすることが難しいのです。
評価基準・優先度が抽象的だから
「評価基準・優先度が抽象的だから」という点も評価基準の統一が難しい理由です。
たとえば、評価方法が「コミュニケーション能力が高いか」「リーダーシップがあるか」など、抽象的な表現だと、どのレベルで能力・適性があると判断するのかが面接官ごとに異なってしまいます。また、どの項目を優先して評価するべきかも分かりません。
そのため、評価基準の具体化や判断基準を明確にする必要があるのです。適切な評価をするためにも、面接評価シートを作成することが求められます。
【画像付き】評価基準を統一した面接評価シートの作り方
ここでは、評価基準を統一した面接評価シートの作り方を紹介します。以下を参考にして、自社に合った面接評価シートを作成して採用活動に役立てましょう。
（1）求める人材・スキルを明確にする
まず、社内で求める人材やスキルを明確にしましょう。
「人手が足りないからとりあえず新しい人が欲しい」など、欲しいスキルや人材が不明確なままでは、評価基準も抽象的になってしまいます。また、採用後にミスマッチが生じたり教育の負担が増大したりする可能性も高まるのです。
そのため、評価基準を設定する前に、「どの部署でどのようなスキルを持つ人が必要なのか」という採用目的を明確にする必要があります。
（2）評価項目を洗い出して優先順位をつける
次に、評価項目を洗い出して優先順位をつけましょう。
たとえば「主体性」「ストレス耐性」など評価項目が曖昧なままだと、同じ人でも面接官によって大きく評価が異なる場合があります。そのため、「必要な人材を確保するためにはどのようなスキル・条件が必要なのか」を具体的にする必要があるのです。
また、応募する職種や業務によって評価項目に優先順位をつけると、面接官がスキルや適性を見極めやすくなります。加えて、限られた面接時間の中で重要なポイントを重点的に確認できるため、面接の効率化や迅速な意思決定につながるのです。
（3）具体的な評価基準を設定する
次に、具体的な評価基準を設定しましょう。
たとえば、「主体性」を評価するときに、「自分で課題を見つけて改善策を講じた経験がある」という具体的な基準があると、会話や印象による主観ではなく客観的な事実で判断できるようになります。そのため、「人によって評価が異なる」という事態を防げるのです。
このように、スキルや適性を評価するには、客観的な事実・経験を根拠にする必要があります。また、事実や数値に基づいて判断すれば、面接官の主観に頼る必要性がなくなり、判断に迷う時間も削減されるのです。
（4）評価基準に適した質問を用意する
次に、評価基準に適した質問を用意しましょう。
実際に評価基準を決めても、必要なスキルを聞き出す質問ができなければ意味がありません。そのため、面接官としての経験値に関係なく評価に必要な情報を集められるよう、事前に質問を考えておくべきです。
また、何段階に分けて評価するかも決めておくと評価しやすくなります。このように、事前に評価項目・基準や質問をまとめておくと、面接当日もスムーズに進められるほか、採用選考に適さない質問をしてしまうリスクも回避できるのです。
（5）面接官に共有する
最後に、作成した評価シートを面接官に共有しましょう。
個人の主観に頼らず採用活動をするためには、作成した評価シートを面接官が理解し活用することが重要です。しかし、紙やファイルによる共有だと、直接渡したり、ファイルに添付したりする手間がかかってしまいスムーズに共有・活用できません。
そこで、「Stock」のように、ノートに直接書き込んで評価シートを簡単に作成・共同編集・リアルタイム共有できるツールの導入がおすすめです。複数人でも作業を簡単に進められれば、面接準備にかかる手間まで削減されます。
【無料】評価シートの作成に役立つテンプレート
こちらは、ビズ研が提供する面接評価シートのテンプレートです。
各項目を数値化して評価できるため、候補者のスキル・適性が一目で分かります。また、「コメント」や「特記事項」の欄により、候補者のどういった話・態度から評価結果に至ったのかを言語化しやすくなるのです。
評価シート作成・運用時のデメリットと対策法
以下では、評価シートの作成・運用時のデメリットとその対策法について説明します。評価シートの作成・運用に課題を抱えている担当者の方は必見です。
形だけの評価になりがち
まず、評価シートの作成・運用時のデメリットの1つ目は、「形だけの評価になりがち」という点です。
評価項目や基準を設定しても面接官の理解を得られていないと、「評価シートを記入して提出する」ことが目的となり、形式的な評価にとどまってしまいます。その結果、候補者の本質的なスキル・人柄を正しく評価できないのです。
したがって、面接前と後で面接官同士で評価のすり合わせを実施したり、評価基準・質問事項の作成時に面接官の意見を反映させたりするなど、運用方法を工夫するようにしましょう。
作成・更新に手間がかかる
次に、「評価シートの作成や更新に手間がかかる」という点です。
評価シートは、採用基準や制度の変更に合わせて更新・見直しする必要があります。しかし、紙やWord・Excelなどで評価シートを作成していると、更新の度に書き直す必要があったり、ファイル数が増えたりするため、更新に手間がかかってしまうのです。
そこで、「Stock」のようなツールを導入すると、「ノート」形式で直接書き込んで簡単に評価シートを作成・編集できるため、「更新が面倒だから後回しにする」という状態が解決されます。
誰でも簡単に評価シートの作成から運用までできるツール
以下では、面接の評価シートの作成・運用に手間がかからないツールを紹介します。
面接の評価シートがないと、評価基準を統一できません。しかし、求める人材やスキルが不明確なまま作成すると、形だけの評価となり、応募者の本質的な強みや適性を見極められないのです。
対策として、面接官の直接的な意見を記載する項目を含めた評価シートを、WordやExcelで作成することが挙げられます。しかしWordやExcelだと、ファイル形式で共有・更新に手間がかかり、後から振り返りづらいため、スムーズな運用ができません。
そこで、「面接評価シートの作成から管理・共有まで簡単にできるツール」を導入すると、手間をかけずに評価シートを作成・運用できるようになります。
「Stock」は、「ノート」にテキストや表を直接書き込んで評価シートを作成・リアルタイム共有でき、作成したもののテンプレート化も簡単なツールです。高精度な検索機能で、過去のシートにも即アクセスでき、作成から運用に最適です。
高精度な検索機能で過去の資料にも即アクセスできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
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＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
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栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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面接の評価シート作成方法や注意点まとめ
これまで、評価シートがないと起こるリスクや評価基準の統一が難しい理由、評価シートの作り方・作成や運用時のデメリット・対策法を中心にご紹介しました。
評価シートがないと、面接官ごとに評価基準が異なり、優秀な人材を見逃すリスクがあります。また、面接官の主観や抽象的な評価基準で面接を進めると、公平な評価となりません。
そこで、求める人材を明確にして、評価項目や基準を詳細・具体的に設定する必要があります。しかし、評価シートの作成や更新がしづらかったり、共有や振り返り・確認がしづらかったりすると、評価シートを作成しても活用されなくなってしまうのです。
そこで、「評価シートの作成・共有に手間がかからないツール」を導入しましょう。結論、評価シートの作成や運用には、ノート形式で直接書き込んで評価シートを作成・共同編集でき、過去のシートにも瞬時にアクセスできる「Stock」が最適です。
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