業務をスムーズに進めるためには、社員間で情報を正確に共有して、連携を取ることが不可欠です。しかし、情報共有においては、「連絡ミス」や「伝達ミス」がたびたび発生します。
そのため、「情報共有におけるミスが頻発しており、業務に支障が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報共有でミスが生じる原因や対策を中心に紹介します。
- 情報共有・伝達のミスが起こる原因を把握したい
- 情報共有のミスを防ぐ対策を知りたい
- 伝達ミスを減らせるおすすめのツールがあれば導入したい
という方はこの記事を参考にすれば、情報共有における連絡ミスが起こる原因と対策方法が分かり、スムーズに業務を進められるようになります。
目次
情報共有における連絡・伝達ミスとは
情報共有におけるミスとは、連絡や伝達を伝える側と受け取る側との間で認識にズレが生じることで、「ミスコミュニケーション」とも呼ばれます。
情報共有のミスがあると、作業が滞ったり抜け漏れたりして、社内外の関係者に損失を与えます。たとえば、「Aさんに顧客対応を頼んだはずが伝わっていなかった」といったミスは、顧客からの信頼を失うトラブルにつながるのです。
したがって、情報共有のミスが頻発している場合は、原因を明らかにして徹底した対策を取ることが重要です。
情報共有の重要性
情報共有は組織全体の生産性向上や、円滑な組織運営の基盤を築くために不可欠です。具体的には以下のような項目が挙げられます。
- 業務の属人化を防ぐ
- 社内の人間関係が改善される
- トラブルを早く解決できる
「属人化」とは、業務関連の情報が特定の担当者にしかわからない状態のことです。社内で情報共有が行われることでスキルやノウハウの偏りを防ぎ、作業の負担を分散したり、他の社員がミスをカバーしたりできます。
情報共有が不足すると、コミュニケーションをとる機会が減り、人間関係が悪化する恐れがあります。そこで、情報共有を徹底すれば、仕事での連携も取りやすくなり、風通しのよい組織づくりにつながるのです。
情報共有ができていると、トラブルが発生しても、スピーディーに解決できます。たとえば、緊急のトラブルでも、詳細な状況や考えられる原因を早急に社内で共有すれば、早めの対処が可能で、被害を最小限に抑えられるのです。
以上の理由から、社内で情報共有が徹底される必要があると言えます。さらに社員がその重要性を理解していることも重要です。
伝達ミスはなぜ起こる？情報共有不足の原因3選
ここでは、情報共有で伝達ミスが起こる原因を詳しく解説します。伝達ミスが起こる原因から、「どのように対応すれば良いのか」が分かるので必見です。
（1）口頭で伝えている
連絡ミスが多発する原因のひとつに、口頭による情報共有が挙げられます。
口頭での連絡は記録が残らないので、伝え損ねや聞き漏れがあっても気がつけず「言った・言わない」で揉めやすくなります。また、メモをしないと伝えた内容が頭から抜けてしまい、依頼した仕事が遂行されないケースもあります。
このように、口頭での情報共有は手間がかからないものの、伝達ミスが発生する主な原因なので注意が必要です。
（2）連絡漏れがある
連絡ミスが起こる2つ目の原因として、社員への連絡漏れがあります。
連絡事項に抜け漏れがあったり、連絡すべき社員に伝えるのを忘れたりして、作業が滞るケースは少なくありません。とくに、メールでは「部署全体にメールを送ったはずが、一部の社員がCcから外れていた」というトラブルが起こりがちです。
そのため、今日では、情報共有の手段として「Stock」のようなITツールを活用する企業が増えています。部署や業務ごとに一斉に情報伝達できるので、連絡漏れを未然に防げるのです。
（3）あとから確認しづらい
最後に、あとから情報を確認しづらい環境も連絡ミスが起こる原因だと言えます。
たとえば、メールでの共有は他のメールに埋もれて見落としが起こる恐れがあり、連絡ミスにつながります。また、ファイルで管理している場合、都度中身を開いて確認しなければならず、目的の情報を見つけるのに手間がかかります。
したがって、社内の情報共有には、あとから簡単に過去の情報や連絡事項を確認できるツールを選びましょう。
情報伝達ミスを防ぐおすすめの情報共有ツール
以下では、情報伝達ミスを防ぐおすすめのツールを紹介します。
情報共有でミスが起きる大きな要因として、「口頭で伝達をしていること」が挙げられます。口頭で情報共有すると、伝達内容が残らないため、作業が予定通り実行されない恐れがあるほか、連絡をする側と受け取る側で認識のズレも生じてしまうのです。
したがって、「各メンバーのタスクや情報を一元的に管理できるITツール」を導入して、情報共有のミスを防ぎましょう。ただし、多機能で操作が複雑なツールは社内に浸透しづらいので、「誰でも簡単に操作できるか」を重視する必要があります。
結論、情報共有のミスを防ぐために自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に情報を管理・共有できるツール「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に簡単に情報を残せて、フォルダごとに管理可能です。また、ノートに「メッセージ」を紐付けられるため、重要な連絡が埋もれるリスクもありません。情報を一元化でき、関連する情報を探す手間も効率化されます。
誰でも簡単に情報を共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【これで解決】情報共有のミスを防ぐ対策とは
ここでは、情報共有のミスを防ぐ3つの対策を紹介します。連絡・伝達ミスが頻発している企業は、以下の対策を取りましょう。
（1）情報共有のルールを明確にする
対策の1つ目は、情報共有の重要性を社内に周知し、ルールを明確にすることです。
情報共有の重要性がわかっていなければ、ルールを策定したりツールを導入したりしても浸透しません。そこで、社内で情報共有の重要性を社内メールなどで周知し、具体的なルールを定めましょう。
ただし、一部の人間だけで決定せずに、チーム全体で議論し、明文化することが大切です。また、全員が納得したルールで情報を共有できれば、情報共有のムラを防止できるうえ、情報が錯綜することも防げるのです。
（2）口頭の伝達内容は復唱する
対策の2つ目は、口頭で情報共有する場合は伝達内容を復唱する習慣をつけることです。
伝達内容を復唱すれば、連絡を伝える側と受け取る側で認識を一致させられます。また、伝える側も連絡事項を整理できるので、抜け漏れのリスクも少なくなるのです。
ただし、そもそも口頭での情報共有は記録に残らないため、「言った・言わない」で揉める可能性が高いです。それゆえ、昨今では口頭ではなく、テキストで情報共有する企業が増えています。
（3）情報共有ツールを導入する
対策の3つ目は、「情報共有ツール」の導入です。
ツールであれば、テキストで連絡した内容が残るため、伝達事項が抜け漏れたり認識にズレが生じる心配がありません。また、部署や業務ごとにグループを作成してやりとりできるので、情報が錯綜する事態も未然に防げます。
とくに、関連する情報を一元化でき、必要な情報に簡単にアクセスできる「Stock」のようなツールを導入すれば、口頭による連絡ミスを回避できるうえ、情報の管理や確認も簡単です。
情報共有のミスが起こる原因と対策まとめ
ここまで、情報共有でミスが起こる原因と対策方法を紹介しました。
業務において情報共有ミスが起こると、作業に抜け漏れが生じて業務が滞るだけでなく、取引先や顧客からの信頼を失う重大なトラブルにつながります。したがって、社内の情報共有は口頭ではなく、ツールを使ってミスを防ぎましょう。
ただし、チャットツールでは、大切なメッセージ流れてしまうため、重要な情報が埋もれやすいです。そのため、連絡事項を一元管理でき、あとから簡単に確認できるツールを選びましょう。
結論、自社が導入すべき情報共有ツールは、あらゆる社内連絡を一元管理し、誰でも簡単に情報共有できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、情報共有のミスが起こらない環境をつくりましょう。
