指示書は、業務の属人化を防いだり、品質を安定させたりするために不可欠であり、多くの企業で作成されている重要な文書です。
しかし、せっかく指示書を作ったのに現場が見ない」「更新しても読まれず、形だけの資料になっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、指示書が見られない原因や現場に浸透する作成・運用のポイント、すぐに使えるテンプレートを中心にご紹介します。
- 指示書を作成しても社員が見ない理由を知りたい管理職
- 見られる指示書の作成にテンプレートを参考にしたいチームリーダー
- 指示書を形骸化させずに運用できる方法を探している責任者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、指示書が読まれない原因を整理できるだけでなく、現場で“実際に使われる”指示書へと改善する具体策が分かり、業務の効率化や品質向上の実現につなげられます。
目次
指示書を見ない3つの理由
ここでは、指示書を見ない主な理由を3つ紹介します。指示書が活用されず困っている企業の方は以下の内容を参考にして、原因を突き止めましょう。
自分のやり方で業務を進めている
指示書を見ない理由の1つは、担当者が自分のやり方で業務を進めている点にあります。
長年同じ業務を担当している従業員は、過去の経験をもとに業務を進められます。そのため、「指示書やマニュアルを確認しなくてもできる」という認識となり、結果指示書は読まれないのです。
しかし、指示書には期限までに実施しなければならない作業や業務の変更点など、重要な情報が多く含まれています。そのため、業務の経験値に関係なく、指示書を確認する体制を作るべきなのです。
指示書の内容が古く活用できない
指示書の内容が古く、業務で活用できない点も指示書を見ない理由の1つです。
業務手順や業務に使われるツール・機器が変更されているのにも関わらず、指示書が過去のままだと、実務に適していない情報が記載され続けます。そのため、現場で活用できないのです。
また、内容が古いままだとミスやトラブルの原因にもなりかねません。したがって、現場の業務内容と一致させるためにも、定期的に更新させることが必要なのです。
文章・構成が読みづらい
文章や構成が読みづらいことも、指示書を見ない原因の1つです。
たとえば、専門用語が多かったり、文章が長く連なっていたりすると、必要な情報が見つけづらくなります。内容を確認しようとしても、探す手間や負担がかかり、結果として確認が後回しになってしまうのです。
したがって、後から振り返りやすいように指示書を管理しましょう。たとえば、「Stock」のようにフォルダ機能や高精度な検索機能で必要な情報に即アクセスできるツールを導入するのがおすすめです。
指示書を見ない現場で起きる重大リスク
指示書を見ないと変更点や期日が守られないため、トラブル・ミスの原因となってしまうのです。
トラブルやミスが発生すると、対応・解決に人員や金銭的・時間的なコストがかかります。そのため、担当者の負担が増大するほか、他の業務の遅延なども引き起こす恐れがあるのです。
また、作業の遅延は取引先や外部の関係者にも迷惑をかけることになるため、企業としての信頼も失いかねません。このように、指示書を見ないと、ミスやトラブル・作業の遅延・企業の信頼喪失につながるのです。
読まれる指示書や作業ルールの運用ポイント
以下では、読まれる指示書や作業ルールの運用ポイントを4つ紹介します。指示書の運用に課題を抱えている企業の方は必見です。
（1）指示書の目的を明確にする
まず、指示書の目的を明確にしましょう。
目的が曖昧なままだと、情報量が増えすぎてしまい、「誰に・何を伝えるべきなのか」がわかりません。指示書の内容によりどのような効果を得られるのか・何を目指すのかを全員が共通認識として持つ必要があります。
したがって、指示書は目的を明確にして作成するべきなのです。また、現場で活用されやすい指示書にするには、現場の実際の状況を考慮して、現場目線で作成することが求められます。
（2）指示書のデザイン・構成を工夫する
次に、指示書のデザイン・構成を工夫しましょう。
ただ文章が書かれているだけだと、必要な情報を探したり、内容を理解したりするのに時間がかかります。そのため、箇条書きで手順を説明したり、画像や表を用いてわかりやすくまとめたりする必要があるのです。
しかし、指示書を作成する度にデザインや構成を考えるのは時間がかかります。そのため、「Stock」のように、一度作成したものをテンプレート化できるツールを導入して、短時間で見やすい指示書を作成しましょう。
（3）定期的に見直し・更新する
作成後は、定期的に見直し・更新するようにしましょう。
業務内容の変更に伴って指示書を更新することも重要ですが、法律やルールの変更への対応も必須です。法改正やルール改定に対応していないと、業務に大きな支障をきたしてしまいます。
一方で、紙やExcel・Wordで指示書を管理・更新すると、「ページ・ファイル数が増えて必要な情報が見つからない」「更新しづらい」など、担当者の負担となりかねません。したがって、「更新や管理に手間がかからないツール」の導入を検討しましょう。
（4）指示書の閲覧の有無を確認するチェックリストを作成する
最後に、指示書の閲覧の有無を確認するチェックリストを作成しましょう。
指示書を作成・共有するだけでは、どの従業員が確認したのかまで把握できず、全社的な周知は困難です。そこで、指示書の要点を盛り込んだチェックリストも作成・共有すれば、確認状況が可視化されるうえ、従業員が主体的に確認する仕組みも実現できます。
たとえば、「Stock」のようなツールだと、ノート形式で簡単に指示書をまとめて共有できるうえ、チェックリストもノートに直接書き込んで作成可能なため、管理もしやすくなるのです。
【必見】読まれる指示書の作成・共有に役立つツール
以下では、読まれる指示書の作成・共有に役立つツールをご紹介します。
指示書が活用されないと、作業手順やチェック方法が人によって異なり、トラブルやミスの原因となります。また、新しい業務担当者に引き継ぐ時に逐一口頭で説明しなければならないため、時間や手間がかかってしまうのです。
対策として、紙やExcel、Wordで誰でも閲覧しやすい指示書の作成・共有が挙げられます。しかし、紙だと紛失の恐れがあるほか、共有方法がメールやチャットだと情報が流れてしまい、後から振り返りづらいため、活用されません。
そこで、「指示書の作成から共有がスムーズで、後から振り返りやすいツール」を導入すると、指示書の作成や共有にかかる手間が省けるほか、「過去の指示書がどこにあるのか分からない」といった状況を防げます。
「Stock」は、「ノート」に直接書き込んで指示書を作成・リアルタイム共有ができ、フォルダごとに見やすく管理し必要な情報に即アクセス可能なツールなため、指示書の作成・共有・管理に最適なのです。
作成・共有に加えて必要な情報に即アクセスできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【無料】分かりやすい指示書が作成できるテンプレート
以下では、わかりやすい指示書が作成できるテンプレートを2つ紹介します。指示書を作成する担当者の方は必見です。
【Word】シンプルな指示書を作成できるテンプレート
![[文書]テンプレートのテンプレート](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2026/02/スクリーンショット-2026-02-25-11.24.09.png)
こちらは、[文書]テンプレートのwordで使用可能なテンプレートです。
シンプルな構成のため、自社に合わせた文章・書き方で作成できます。また、指示する内容のみ記載すれば完成するため、作成に時間がかかりません。
【Excel】特定の作業について細かく記載できるテンプレート
こちらは、フリーテンプレートのExcelで使用可能なテンプレートです。
特定の作業について、細かく指示をかける構成となっており、製造業向けと言えます。また、使用する治具についての情報も記載できるため、より詳細な指示書が作成可能です。
指示書を見ない理由・運用ポイントまとめ
これまで、指示書が見られない3つの理由や、指示書を見ない現場で起きる重大リスク、指示書・作業ルールの運用ポイントを中心にご紹介しました。
指示書が見られない背景には、担当者が自分のやり方で業務を進めていたり、内容が更新されないまたは分かりづらかったりすることが挙げられます。そのため、見やすい資料づくりや定期的な更新、閲覧確認の仕組みづくりなど運用方法の工夫が必要です。
WordやExcelでも指示書は作成できますが、メールやチャットでの共有となるため、情報が流れてしまいやすく後から確認しづらいという課題があります。そこで、「指示書の作成・編集や運用に役立つツール」を導入しましょう。
結論、指示書の作成・運用に最適なのは、「ノート」に直接書き込んで指示書とチェックリストを紐づけて作成・リアルタイム共有でき、高精度なフォルダ・検索機能で必要な情報がすぐに見つかるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、指示書が確実に確認・活用される体制を実現しましょう。
