わかりやすいマニュアルは、業務の質を安定させ、誰が作業しても同じ成果を出せるようにするための「業務の基盤」です。マニュアルを適切に整備することで、業務の属人化を防ぎ、教育や引き継ぎの負担を大きく減らせます。
しかし、「わかりやすいマニュアルをどうやって作るのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを書くときに「やるべきこと」と「やらなくて良いこと」を中心に紹介します。
- マニュアルを書くときの「やるべきこと」を整理したい
- マニュアルを書く前に「やらない方が良いこと」を知っておきたい
- わかりやすいマニュアルを作成できるツールの選び方を教えてほしい
という方はこの記事を参考にすると、マニュアル作成時に押さえておくべきポイントがわかり、より業務に有効活用できるマニュアルを作成できます。
目次
マニュアルを書くときに「やるべきこと」
ここでは、マニュアルを書くときに「やるべきこと」を解説します。
- 目的の整理
- 情報収集
- 手順の整理・構造化
- 原稿の作成
- レビュー
読まれるマニュアルにするには、「誰に」「何を教えるのか」目的や定義、先度を明確にしておくことが大切です。
現場担当者にヒアリングしたり実際の作業から手順を洗い出したりすることで、業務で躓きやすいポイントがどこか分かります。
手順を時系列で並べ、内容を大項目や中項目に分けて章立てしましょう。情報の粒度を意識し、視認性を意識することで、マニュアルの閲覧率上昇が見込めます。
手順を具体化し、必要な箇所には図や画像を挿入しましょう。直感的な視覚情報は、読者の理解を促します。
現場担当者や責任者などのレビュー参考にアップデートしましょう。また、用語・表記ゆれやレイアウト・フォントなどを調整することで、完成度の高いマニュアルが出来上がります。
これらの工程を順に踏むことで、内容の抜け漏れがなく、読み手にとって理解しやすいマニュアルへと仕上げられます。
マニュアルを書く前に知っておくべき「やらない方が良いこと」
以下では、マニュアルを書く前に知っておくべき「やらない方が良いこと」を3つ解説します。気づかぬうちにやってしまっていないか、今一度確認しましょう。
＜現場リーダー＞情報を整理しないまま書き始める
急ぎでマニュアルが必要になった現場リーダーなどは、情報を整理しないまま作成に取りかかってしまうことがあります。
しかし、書くべき内容を洗い出さずに進めると、必要な情報が抜け落ちたり、逆に不要な情報を盛り込んでしまったりと、内容に過不足が生じがちです。その結果、情報が構造化されず、読んでも理解しづらいマニュアルになってしまいます。
そのため、マニュアル作成に着手する前に、まずは必要な情報を整理し、どのように配置するかをしっかり検討しましょう。
＜管理職＞例外対応を無限に書き出す
業務の属人化を防ごうとして、管理職やバックオフィスの担当者がマニュアルに例外対応を無限に追加してしまうケースは少なくありません。
確かに、例外対応を盛り込めば幅広い状況をカバーでき、問い合わせを減らす効果もあります。しかし、数が増えすぎると重要な情報が埋もれてしまい、結果としてマニュアル全体がわかりにくくなってしまいます。
そのため、例外対応を記載する場合は、必要最低限に絞り込み、読み手が必要な情報をすぐに見つけられる構成を意識しましょう。
＜若手社員＞最初から完成形を目指す
マニュアル作成を任された若手社員は、最初から完成形を目指しすぎてしまうことがあります。
長い時間をかけてマニュアルを作成すると、完成度を高めたつもりでも上司からのレビューで大幅な修正が必要になる場合があります。作り込みすぎた原稿ほど手戻りが大きくなり、修正作業に時間を取られれば、結果として全体の効率が下がってしまうのです。
そのため、最初から完璧を目指すのではなく、早い段階でレビューを受けながら進めることが重要です。
わかりやすいマニュアルを作るコツとは
以下では、わかりやすいマニュアルを作るコツをご紹介します。
読み手がどこでつまずきそうかを考える
わかりやすいマニュアルを作るコツの1つ目として、読み手がどこでつまずきそうかを考えながら作ることが挙げられます。
具体的には、曖昧な表現を避け、誰が読んでも同じ行動が取れるように書く必要があります。また、1つの手順に複数の動作を詰め込まず、「1つのステップ＝1つの行動」に分解すると、読み手が迷わず次の動作に移れるのです。
こうした工夫の積み重ねによって、マニュアル全体の理解しやすさが大きく向上し、業務の効率化やミスの削減にもつながります。
情報の構造をそろえる
わかりやすいマニュアルを作るコツの2つ目として、情報の構造をそろえることが挙げられます。
章や項目ごとに役割を統一し、同じレベルの情報を同じ形式で並べると、読者は「どこに何が書いてあるか」を自然に予測できるようになります。また、構造がそろっていると内容の抜け漏れや重複も防ぎやすく、マニュアル全体の理解しやすさが大きく向上します。
このように、情報の構造が整ったマニュアルは、読み手にとってストレスのない使いやすい文書になります。
図や画像を効果的に使う
わかりやすいマニュアルを作るコツの3つ目として、図や画像を効果的に使うことが挙げられます。
文章だけが続くマニュアルは理解しづらく、実際の業務で活用されにくい場合があります。説明が複雑になる部分には図を用い、文章では伝わりにくい内容は画像で示すなどして、読み手が一目で理解できるよう工夫する必要があります。
こうした図や画像を取り入れたマニュアルは、現場での活用度が高まり、結果として業務効率の向上やミスの削減にもつながります。
【担当者必見】マニュアルを業務に活用するためのポイント
時間をかけてマニュアルを作成しても、実際の業務に活用されなければ意味がありません。そのため、必要な時にすぐに見返せて、最新の状態に維持できることが重要です。
しかし、マニュアルを紙やExcelで作成すると、必要な情報を探したり、内容を更新したりするのに時間がかかってしまいます。こうした手間を減らすためにも、マニュアルはITツールで作成・管理するのがおすすめです。
なかでも、マニュアル作成をスムーズに進めたい企業には、誰でも簡単に使いこなすことができ、必要な情報に即アクセス可能なツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、テキストや画像を簡単に残すことができるので、必要な情報が一か所でまとまります。また、高度な検索機能や、業務ごとに整理可能な「フォルダ」によって、情報量が増えても高いアクセス性を担保できるのです。
誰でも簡単に見やすいマニュアルを作成できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockでマニュアルを作成した事例｜株式会社知床第一ホテル
知床第一ホテルは多部門を抱える大規模な宿泊施設で、紙のマニュアル運用やLINEでの情報共有に限界があり、必要な情報がスタッフに行き渡らないという課題を抱えていました。
そこで、Stockでマニュアルをクラウド上に一元化し、スタッフが必要な情報を簡単に確認できる環境を整えました。また、情報が流れず蓄積されるため、過去の内容を探しやすくなったうえ、紙の印刷・配布の負担も解消されたことで、マニュアルの更新や共有がスムーズになりました。
このように、Stockの導入によって、マニュアル運用の負担が大きく減り、現場の情報共有の改善につながったのです。
誰が読んでも同じように動けるマニュアルが作れない原因
以下では、誰が読んでも同じように動けるマニュアルが作れない原因をご紹介します。
読み手のレベルを想定していない
わかりづらいマニュアルの原因の1つ目は、作成時に読み手のレベルを想定できていないことが挙げられます。
新人と経験者では前提知識が大きく異なるため、説明を省きすぎると新人が理解できず、逆に細かく書きすぎると経験者には冗長に感じられてしまいます。また、読み手の理解度を想定していないマニュアルは、必要な補足や注意点が抜け落ちやすく、現場での解釈のズレを生みやすくなります。
したがって、マニュアルは「誰が読むのか」を明確にし、そのレベルに合わせて情報量や説明の深さを調整しましょう。
曖昧な表現が多く、行動に落とせない
わかりづらいマニュアルの原因の2つ目は、曖昧な表現が多く、行動に落とせないことが挙げられます。
たとえば「適宜対応する」「しっかり確認する」といった言葉は、人によって解釈が異なるため、結果として作業手順にばらつきが生まれます。また、行動が明確に示されていないと、経験の浅いスタッフほど迷いやすく、業務品質の安定を妨げてしまいます。
だからこそ、誰が読んでも同じ行動が取れるよう、具体的で行動に直結する表現を心がける必要があるのです。
更新されず、内容が陳腐化している
わかりづらいマニュアルの原因の3つ目は、マニュアルが更新されず、陳腐化していることが挙げられます。
内容が更新されずに現場の実態とずれてしまうと、人によって異なる解釈や手順が生まれてしまいます。また、更新されないマニュアルは「使っても意味がない」という印象を与え、現場で参照されなくなってしまうのです。
したがって、マニュアルは定期的に見直し、最新の業務に合わせてアップデートし続けましょう。
わかりやすいマニュアルの作り方まとめ
これまで、マニュアルを書くときに「やるべきこと」と「やらない方が良いこと」を中心に紹介しました。
わかりやすいマニュアルを作成しても、それが現場で活用されなければ意味がありません。また、内容を定期的に更新して、最新の状態に維持することも重要です。
しかし、紙のマニュアルでは、必要な情報を探したり、内容を更新したりするのに時間がかかってしまいます。そこで、情報にすぐアクセスでき簡単に更新できるITツールを導入しましょう。
結論、導入すべきツールは、情報共有の機能に過不足がなく、ITに慣れていない65歳の方が直感的に使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、現場にも活用されるマニュアルを作成して、業務の質を向上させましょう。
