今日では、多くの医療機関でカルテの電子化が浸透しています。カルテを電子化すれば、紙のカルテで行っていた作業が削減できたり、カルテ管理の煩雑さも解消されたりといった効率化が図れるのです。
 
とはいえ、なかにはカルテの電子化に不安があり、紙のままカルテを取り扱っている担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、カルテの電子化によるメリットや注意点を中心にご紹介します。
 
  • 紙でのカルテ管理に非効率さを感じているものの、電子化への移行に不安がある
  • カルテを電子化するにあたって押さえるべきポイントを把握したい
  • 電子化によって、カルテの作成だけでなく管理の煩雑さも解消したい
という方はこの記事を参考にすると、カルテの電子化によるメリットや注意すべき点がわかり、カルテの作成・管理におけるストレスを解消できるようになります。


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カルテを電子化すべき理由とは

カルテを電子化すべきなのは、紙でカルテを取り扱うよりも情報連携のスピードアップを図れるほか、メンバーの負担やカルテ管理の煩雑さも改善できるためです。
 
また、厚生労働省が発表している「電子カルテシステム等の普及状況の推移」を見ると、電子カルテを扱っている一般病院は、平成20年から令和2年までの間に約4倍に増えているのがわかります。
 
したがって、カルテの電子化は今日におけるトレンドとなっているうえ、チーム間での情報やりとりを円滑化するのに不可欠なプロセスと言えるのです。
 


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カルテの電子化によるメリット

ここでは、カルテの電子化によるメリットを4つご紹介します。チーム全体にカルテの電子化を浸透させるためにも、必ず把握・共有しましょう。

記載時間を短縮できる

カルテを電子化するメリットとしてまず挙げられるのが、記載時間を短縮できる点です。
 
たとえば、カルテに記載ミスがあった場合、紙のカルテであれば修正に時間がかかったり、再度新しいカルテを印刷したりしなくてはなりません。しかし、電子化すれば記載ミスも数クリックで修正できることから、記載時間の短縮が可能になるのです。
 
このように、電子化により記載時の負担が大幅に軽減されて、カルテをスピーディーに記載できるようになります。さらに、印刷による時間的コストがかかる心配もありません。

時間・場所を問わずにアクセスできる

時間・場所を問わずにアクセスできるのも、カルテの電子化によるメリットです。
 
紙のカルテであれば現場に出勤したり、メールや電話をしたりしなければカルテの内容を共有できません。しかし、電子化したカルテの確認はPCやスマホ、タブレットといったデバイスを問わないため、時間や場所に関わらず情報へのアクセスが可能になります。
 
このように、カルテを電子化すれば、現場にいない場合でもリアルタイムでカルテの内容把握ができるため、カルテを共有するのにメールや電話をする必要もなくなるのです。

紛失リスクが軽減できる

また、紛失リスクが軽減できるのもカルテを電子化するメリットです。
 
カルテを紙で管理していれば、ほかの資料と混ざっても一目でわかりにくいため、カルテの紛失にも繋がりかねません。もしカルテが紛失してしまうと、最悪の場合、患者やメンバーの個人情報が漏洩する恐れもあります。
 
しかし、カルテを電子化すると、患者や部署ごとにカルテのファイルを明確に分けられるため、紛失リスクを削減できるのです。

必要な情報をスムーズに検索できる

さらに、必要な情報をスムーズに検索できるメリットもあります。
 
紙でのカルテ管理は属人的になりやすいため、「必要なカルテの管理場所がわからない」といった事態も起こり得ます。しかし、カルテを電子化して管理すれば、キーワードやファイル名での検索ができるので、目的のカルテを探す時間もかからなくなるのです。
 
このように、情報検索の時間を短縮して、目的のカルテをスムーズに取り出せるようにするためにも、紙でのカルテ管理をしている場合は早急に電子化へ移行しましょう。


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カルテを電子化する際の注意点

ここでは、カルテを電子化する際の注意点を3つご紹介します。カルテの電子化によるトラブルを避けるためにも、確実に押さえましょう。

事前に運用ルールを設ける

カルテを電子化する際にまず注意すべきなのが、事前に運用ルールを設ける点です。
 
カルテを電子化したとしても、「作成や管理の方法がメンバーによって異なる」といった状態では電子化データが散乱し、紙でのカルテ管理と変わりません。また、メンバー各自のやり方でカルテが扱われれば、ノウハウの蓄積・共有も困難になってしまうのです。
 
このような事態を防ぐためにも、管理方法の統一を義務づけたり、テンプレートを用意したりといった運用ルールをあらかじめ設けておきましょう。

セキュリティを強固にする

セキュリティを強固にするのも、カルテを電子化するうえで欠かせない点です。
 
電子カルテには、コンピュータウイルスによるカルテのデータ破損や不正アクセスの危険性があります。仮にカルテのデータが破損したり不正アクセスが発生したりした場合、データの修復が不可能となり情報漏洩の危険性も高くなるのです。
 
このような事態を防ぐためにも、カルテを電子化する際は必ずウイルス対策ソフトを導入するといった対策をとって、強固なセキュリティを構築しておきましょう。

使い方が簡単なツールを活用する

電子化したカルテの管理には、使い方が簡単なツールを活用する点にも注意が必要です。
 
ツールの操作が複雑であれば、ITに不慣れなメンバーの理解が及ばず、最悪の場合ツールの運用ができなくなる恐れもあります。また、ツールの運用にあたって教育コストも無駄にかかってしまうのです。
 
そのため、電子化したカルテは、必ず使い方が簡単なツール上で管理しましょう。たとえば、「Stock」のようなツールを使うと、誰でもストレスなくカルテ管理が行えます。


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電子化したカルテの管理に最適なツール

ここからは、電子化したカルテの管理に最適なツールをご紹介します。
 
カルテを電子化すれば、作業負担の軽減やアクセス性の向上、情報検索の円滑化といった大きなメリットが得られます。また、電子化したカルテを効率的に管理するには、チーム全体で活発な情報共有ができる「クラウドツール」の導入・運用一択になるのです。
 
ただし、カルテの「管理」のみに重点を置くあまり、カルテごとに更新される情報が適切に管理できなければ意味がありません。そのような状態を放置すれば、「古い情報をそのまま扱っていた」のような重篤なミスも発生しかねないからです。
 
したがって、ツールを選定する際は、操作性が簡単であることはもちろん「カルテの更新情報を確実に蓄積可能か」も必ず押さえましょう。たとえば、「Stock」のような、誰でも簡単かつ確実にカルテの情報をストックできるツールを使うべきです。
 
Stockの「ノート」にカルテを蓄積すると、強固なセキュリティ下で任意のメンバーへ簡単に共有できます。また、直感的な「フォルダ」で患者や部署ごとに情報が振り分けられるため、必要なカルテファイルの検索に時間がかかる心配もありません。

カルテの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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カルテの電子化によるメリットや注意点まとめ

これまで、カルテの電子化によるメリットや注意点を中心にご紹介してきました。
 
カルテを電子化すれば、紙のカルテでの作業負担や管理の煩雑さを完全に排除できます。また、電子化したカルテを効率的に管理するためには、チーム全体での情報共有ができる「クラウドツール」を活用しましょう。
 
とはいえ、日々更新されるカルテの情報を確実に蓄積できなかったり、操作が複雑だったりすればメンバーの抵抗感を生んでしまいます。そのため、「簡単な操作性かつカルテの更新情報を適切に管理可能なツール」を選定すべきなのです。
 
今回ご紹介したStockは、65歳以上の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルなツールであり、電子カルテの管理を効率化できる機能が過不足なく搭載されています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、電子化したカルテをストレスなく、かつ確実に管理できる環境を実現しましょう。
 
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