近年、多くの医療機関でカルテの電子化が進んでいます。この背景には、医師や看護師など複数のスタッフで患者情報を共有する機会が増えていることが挙げられます。
一方で「電子化に不安がある」「どのツールを選べばいいかわからない」といった理由から、紙のままカルテを管理している方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、カルテ電子化でよくある失敗やツールの選び方を中心にご紹介します。
- 紙カルテの管理に限界を感じており、電子カルテを導入したい医療機関の管理者
- カルテの電子化を検討しているが、導入コストや現場定着への不安がある事務長
- 電子カルテを導入したいが、何から始めるべきかわからない現場責任者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、カルテの電子化によるメリットや失敗例がわかり、カルテを管理するツールの選び方まで理解できます。
目次
電子カルテとは
電子カルテとは、患者情報や診療履歴をデジタル上で管理する仕組みです。
紙のカルテと異なり、情報の検索・共有・更新がリアルタイムで実施可能です。たとえば、治療経過や処方箋情報などを随時記録できるため、医療従事者が最新の情報を確認しながら診療を進められます。
現在は多くの医療機関で電子カルテの導入が進んでおり、紙のまま運用している場合は、情報共有や業務効率の面で遅れが生じる可能性があります。
カルテの電子化によるメリット
ここでは、カルテの電子化によるメリットを4つご紹介します。チーム全体にカルテの電子化を浸透させるためにも、必ず把握・共有しましょう。
記載時間を短縮できる
1つ目のメリットは、記載時間の短縮です。
たとえば、カルテに記載ミスがあった場合、紙のカルテであれば修正に時間がかかったり、再度新しいカルテを印刷したりしなくてはなりません。しかし、電子化すれば記載ミスも数クリックで修正可能なことから、記載時間を短縮することができるのです。
このように、電子化により記載時の負担が大幅に軽減されて、カルテを迅速に記載できるようになります。さらに、印刷コストもかかりません。
保管スペースを削減できる
2つ目のメリットは、保管スペースの削減です。
電子カルテでは、紙のカルテを保管するための書庫やキャビネットが必要ありません。そのため、患者数の増加による保管スペース不足を防げるほか、カルテの整理や管理にかかる負担も軽減できます。
このように、電子カルテでは物理的な保管スペースが必要なくなるため、カルテの保管に使っていた場所と人員の有効活用が可能になるのです。
紛失リスクが軽減できる
3つ目のメリットは、紛失リスクの軽減です。
カルテを紙で管理している場合、ほかの資料と混ざっても一目でわかりにくいので、カルテの紛失にも繋がりかねません。もしカルテを紛失してしまうと、最悪の場合、患者の個人情報が漏洩する恐れもあります。
しかし、カルテを電子化すると、患者や部署ごとにカルテのファイルを分けられるため、紛失するリスクを軽減できます。
必要な情報をスムーズに検索できる
4つ目のメリットは、必要な情報のスムーズな検索です。
紙でのカルテ管理は属人的になりやすく「必要なカルテの管理場所がわからない」事態も起こり得ます。しかし、カルテを電子化して管理すれば、キーワードやファイル名での検索ができるので、目的のカルテを探す時間もかからなくなるのです。
このように、「欲しいカルテを見つけるのに時間がかかっている」という方は早急に電子化へ移行しましょう。
カルテの電子化でよくある失敗
ここでは、カルテの電子化でよくある失敗をご紹介します。これからカルテを電子化する方は、以下の内容を確実に理解しましょう。
カルテの移行方法を決めていない
1つ目の失敗は、カルテの移行方法を決めていないことです。
カルテの移行方法を決めずに電子化してしまうと、現場の従業員が混乱して業務が滞る恐れがあります。入力作業が増えて現場の負担が増えたり、移行漏れがあって対応が遅れたりなど、さまざまな問題の発生が予想されます。
そのため、電子化の移行方法や移行範囲、移行スケジュールをあらかじめ決めて、現場の従業員にとって無理のない運用計画の実現が重要なのです。
現場の運用ルールを決めていない
2つ目の失敗は、現場の運用ルールを決めていないことです。
電子カルテを「いつ」「誰が」「どのように」入力するのかなどを明確に決めておかないと、記録漏れや表記のズレなどの問題が発生します。結果、カルテに記載された情報の正確性が低下し、必要な情報をスムーズに共有できなくなる恐れがあります。
そのため、カルテの電子化は、現場の運用ルールの整備まで含めて検討しましょう。検討するときは、現場が混乱せず無理なく運用できる点を重視して考えることがポイントです。
多機能なツールを導入する
3つ目の失敗は、多機能なツールを導入して定着しないことです。
分析機能や予約管理機能などが搭載されたツールは、設定や操作が複雑になりやすく、現場で使いこなせないケースがあります。とくに、ITに不慣れな従業員は「入力方法」や「検索方法」が分からず、かえって時間がかかることもあります。
そのため、カルテを電子化するときは「まずは現場のメンバーが簡単に使えるツールであるか」を確認することが重要なのです。たとえば、情報管理・共有に関する機能に過不足がない「Stock」のようなシンプルなツールを導入しましょう。
カルテ電子化の進め方
これから電子カルテを導入する方向けに、4つのステップで進め方を解説します。電子化の流れをつかむことで、実際の導入がイメージしやすくなります。
ステップ1｜対象業務を整理
まずは、どの業務を電子化するのかを明確にしましょう。
具体的には「診療記録」「看護記録」「検査結果」「共有メモ」など、電子化する対象を洗い出します。そのうえで、どこから電子化すれば効果が大きいかを基準に優先順位をつけましょう。
また、すべての業務を一度に移行するのではなく、まずは一部の業務からスモールスタートすることが成功のポイントです。
ステップ2｜運用ルール設計
次に、電子カルテの運用ルールを設計します。具体的には、以下のような項目を決めておきましょう。
- 入力フォーマット（テンプレート）
- ファイル・カルテの命名ルール
- 記録・更新のタイミング（診療後すぐ／日次まとめなど）
- 閲覧・編集権限の範囲
「誰が・いつ・どうやって記録するか」を統一することで、情報のばらつきや入力漏れを防げます。
ステップ3｜ツール選定
続いて、運用に適したツールを選定します。選定時は、以下の観点で比較するのが重要です。
- 誰でも直感的に操作できるか
- 検索性が高いか
- 複数人での同時閲覧・共有ができるか
- セキュリティ対策が十分か
とくに医療現場では「誰でも迷わず操作できて教育コストがかからないこと」が定着の成否を左右します。
ステップ4｜運用開始
最後に、実際の運用を開始します。運用開始時は、いきなり全体展開するのではなく、以下の流れで進めましょう。
- 一部の部署・メンバーでテスト運用する
- 実際に使って出た課題を洗い出す
- 運用ルールやフォーマットを改善する
- 問題がなければ全体展開する
また、運用開始後も定期的に見直しを実施し、現場に合った形に改善し続けることが重要です。
失敗しないカルテ管理ツールの選び方
ここからは、失敗しないカルテ管理ツールを選ぶために押さえておきたいポイントについて解説します。導入後に「使われない」「定着しない」といった失敗を避けたい方は必見です。
誰でも使える操作性か
まず重要なのが、操作が簡単で誰でも使えるツールかどうかです。
医療現場では診療や処置の合間に入力作業をおこなうため、操作に迷う時間そのものが業務負担になります。また、複雑な操作は誤入力の原因にもなります。
そのため、「ITに不慣れなスタッフでも入力スピードを落とさず、直感的に操作できるか」という観点でツールを選ぶことが重要です。
情報共有や検索がしやすいか
カルテは医師・看護師・事務スタッフなど複数の職種で共有されるため、情報共有のしやすさも重要なポイントです。
医療現場では、必要な情報にすぐアクセスできるかが診療のスピードに直結します。そのため「過去の診療履歴や検査結果を瞬時に確認できる検索性」を重視すべきなのです。
したがって、キーワード検索や履歴の参照がスムーズにできるツールを選びましょう。
セキュリティ対策が十分か
カルテには機密性の高い個人情報が含まれるため、セキュリティ対策は必須です。
医療機関では情報漏洩が重大な信用問題につながるため、アクセス権限の設定やログ管理といった機能が備わっているかを確認し、安全に情報を管理できるツールを選ぶべきなのです。
また、クラウド型の場合はデータの保管場所やバックアップ体制についても確認し、万が一のトラブル時にもデータを保護できる環境を選びましょう。
継続して利用できるか
ツールは一度導入して終わりではなく、長期的に運用する前提で考える必要があります。
医療機関ではスタッフの増減や運用範囲の拡大に伴い、料金・運用コストが変動するため、将来的な利用人数や運用規模を見据えた料金体系かを確認することが重要です。
また、初期費用だけでなく、サポート費用や追加機能の料金も含めて比較し、無理なく継続できるツールを選びましょう。
電子化したカルテの管理に最適なツール
ここからは、電子化したカルテの管理に最適なツールをご紹介します。
カルテを電子化しても、運用ルールや共有体制が整っていないと、情報の更新漏れや共有漏れが発生します。その結果、情報管理が煩雑になり、業務負担が増える可能性があります。
電子化自体はファイル管理ソフトでも可能ですが、更新・共有・検索を人の手で管理し続けるのには限界があります。運用が複雑になるほど、ミスやトラブルも起こりやすくなります。
そのため、誰でも簡単に操作でき、情報共有や検索がしやすいツールの導入が重要です。ツールを活用することで、管理や共有がスムーズになります。
これらの条件を満たし、電子カルテを簡単かつ安全に管理・共有できるツールが、「Stock」です。Stockでは、情報を「ノート」に蓄積することで簡単に記録・共有でき、必要な情報もすぐに検索できます。さらに、セキュリティ体制も整っているため、安心して運用できます。
カルテの情報を最も簡単に管理・共有できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
カルテの電子化によるメリットや注意点まとめ
これまで、カルテの電子化によるメリットや注意点を中心にご紹介しました。
カルテを電子化すれば、紙のカルテでの作業負担や管理の煩雑さを解消できます。また、電子カルテを十分に活用するためには、院内で情報をスムーズに共有できる環境を整えることが重要です。
ただし、ツールを導入しても操作が複雑な場合、ITに不慣れなメンバーからの抵抗感を生んでしまいます。そのため、「簡単に操作でき、電子カルテを安全に管理可能なツール」を選定すべきなのです。
結論、電子カルテに最適なのが非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」です。Stockは、電子カルテの管理を効率化できる機能が過不足なく搭載されており、実際にクリニック・病院からも選ばれています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、電子化したカルテをストレスなく、かつ確実に管理できる環境を実現しましょう。
