プロジェクトなど、チームで仕事を進める上で必要な進捗管理。
 
なかなか予定通りに進まなかったり、軌道修正を何度も繰り返すなどして、苦労されている方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、進捗管理がうまくいかない原因と、成功するためのツールをご紹介させていただきます。
 
プロジェクトの進捗がうまく管理できていない方や、これから管理する立場になる方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

進捗管理とは?

進捗管理とは、プロジェクトなどで計画したスケジュールと、実際とのズレている部分を把握することです。
 
また、計画と現状がズレが起きてしまった問題点についても把握し、それの解決策を実行することも進捗管理には求められています。

進捗管理がうまくいかない原因とは?

タスクの全量を把握できていない

想定したタスク量と実際に発生するタスク量に違いが出てしまうことはよくあることです。
しかし、管理者側と実際に業務をこなすメンバーでタスク量に関する認識に違いがあると、進捗管理に影響が出てしまいます。
そのため、スケジュールを決める前にお互いにタスクに関する認識合わせをしておくことで、最小限の差異で済みます。

メンバーとの信頼関係の欠如

信頼関係がないと、例えばミスをした場合や、進捗が遅れる原因となる事象の報告がおろそかになってしまい、後から気づくということになってしまいます。
そうなることで、途中まで順調だと思っていた進捗が急に悪くなってしまい、さらに信頼関係に悪影響が出てしまいます。

工数管理が曖昧

進捗管理にはチーム内でのタスクや進捗に関する認識統一が重要です。
見積もりをする際の基準や、何をもってタスクを完了とするかなど、認識を合わせておくことがスムーズな進捗に繋がります。

プロジェクトがうまくいくための進捗管理の方法とは?

言葉の定義をチーム内で統一する

上述の通り、「工数の見積もりの仕方」「タスクを”完了”にする基準」など、それぞれ定義をしっかりとチーム内で定めておくことが大事です。
そうすることで、頻繁に修正をする必要のない進捗管理をすることができます。

定期的に進捗確認の会議をする

個々人の進捗確認は定期的にできるかと思いますが、チーム全体の進捗確認は定例会議化してしまうことが重要です。
定例会議を通して、全体の進捗確認の共有ができる他、定期的なメンバー間の意思統一もできるようになります。

チーム内のコミュニケーションの活性化をする

コミュニケーションを活性化するためには、どんなことでも報告・相談できる環境にすることが大事です。
そのような環境下であれば、ミスのような進捗に関わるようなこともすぐに気づくことができ、最小限の影響で済むようになります。

進捗管理が成功するツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

進捗管理とは?プロジェクトがうまくいくための方法をご紹介

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、議事録などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

進捗管理とは?プロジェクトがうまくいくための方法をご紹介

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40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

まとめ

進捗管理を効率的にすることでプロジェクト全体の進みも良くなり、またメンバーの仕事の仕方も変わってくるのではないでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいた内容を、進捗管理の仕方の参考にしていただければと思います。