近年、業務のデジタル化が進む中で、日報管理も紙やExcelからクラウドツールへ移行する企業が増えています。なかでもOffice365は、既存の業務環境と連携しながら日報アプリを構築できる点で注目されています。
しかし、「Office365で日報アプリをどうやって作るのかわからない」「Office365での日報運用を継続できるのか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Office365で日報アプリを構築する方法や、Office365での日報運用が失敗する原因を中心にご紹介します。
- Office365で日報アプリを構築する方法がわからない情報システム担当者
- 日報管理をOffice365で効率化したいが運用の複雑さに悩む現場マネージャー
- Office365での日報運用を検討しているが、継続できるか不安な業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、Office365を活用した日報管理の全体像を理解し、自社に合った仕組みを無理なく構築・運用できるようになります。
目次
Office365で日報アプリは作れる？まず知っておくべき前提
まず、Office365のツールを使ってどのように日報を運用できるのかをご説明します。Office365環境での日報運用を検討している方は必見の内容です。
Microsoft Formsで日報運用をする場合
Office365で日報を管理する方法として、もっとも取り入れやすい選択肢のひとつが Microsoft Forms を使った入力フォーム化です。
Formsで作業内容や所要時間などを入力するフォームを作れば、メンバーはスマホから直接送信でき、データは自動的にExcel Onlineへ蓄積されます。さらに、Power Automateと連携し、提出時のTeams通知を自動化することで、提出漏れを防げるのです。
このように、Formsを使うことで「日報入力の標準化」と「データ蓄積の自動化」が可能になります。
Office365で日報を管理する方法として、SharePointを日報データの保管・共有基盤として活用する運用があります。
SharePointに保存したデータは自動でバージョン管理されるため、更新履歴が明確になります。さらに、Power Automateと連携してExcel Onlineへの記録を自動化すれば、転記の手間を大幅に削減できるのです。
このように、SharePointを使うことで日報データの保管・検索・共有を一元化し、現場と管理側の双方で運用負担を減らせます。
Teamsで日報運用をする場合
Teamsを日報提出と共有のハブとして活用する方法も、Office365での日報管理において有効な選択肢だと言えます。
Teamsに「日報チャンネル」を作ればメンバーはスマホからそのまま投稿でき、上長はコメントでフィードバックを即時に返せます。さらに、Power Automateと連携して日報フォームの内容をExcel Onlineに自動保存すれば、データ整理の手間を省けるのです。
このように、Teamsを使うことで日報提出・共有・確認を一元化し、現場と管理側のコミュニケーションをスムーズにできます。
Office365での日報運用がうまくいかない理由とは
以下では、Office365での日報運用がうまくいかない理由を解説します。日報の共有漏れや情報管理の煩雑さに悩んでいる方は必見です。
（1）モバイル端末での操作性が悪い
Office365での日報運用がうまくいかない理由として、まず大きいのがモバイル端末での操作性が悪いことです。
スマホ画面ではExcelやSharePointの一覧が見づらいため、誤入力が発生しやすくなります。また、現場で操作をする場合、複雑なUIは負担が大きく、結果として「後でまとめて入力しよう」という先送りが生じ、日報が形骸化してしまうのです。
つまり、日報運用を現場に定着させるには、モバイル前提で使いやすい仕組みを選びましょう。
（2）入力・共有・管理に工数がかかる
Office365での日報運用がうまくいかない理由として、入力・共有・管理に必要な工数がかかることがよく問題になります。
ExcelやSharePointの場合、現場では入力欄を探したり写真を添付したりする手間がかかり、管理側ではデータ整理に時間を取られがちです。また、Teams・Excelなど複数のツールを行き来する運用では、最新情報を探すのに時間がかかってしまいます。
このように、日報の入力から共有・管理までを1つの流れで完結できる仕組みを整えないと、運用負担が増えて定着しにくくなるのです。
（3）情報が属人化しやすい
情報が属人化しやすいことも、Office365での日報運用がうまくいかない理由として挙げられます。
日報が個々のExcelファイルやTeamsチャットに散在すると、他のメンバーが過去の記録にたどり着けず、日報を業務に活かせません。また、日報の保存場所が人によって異なると、管理側も必要な情報を探す手間が増え、引き継ぎや共有が滞りやすくなります。
そのため、日報を一元的に蓄積し、誰でも同じ場所から確認できる仕組みを整えないと、情報の属人化は避けられません。
失敗しない日報アプリの選び方
以下では、失敗しない日報アプリの選び方を解説します。これから日報アプリの導入を検討している方は、以下の内容を参考にしてみましょう。
誰でも簡単に入力・共有できる
日報アプリの選定ポイントの1つ目は、「誰でも簡単に入力・共有できる」ことです。
入力画面がシンプルで迷わず使える設計になっていれば、現場メンバーはスマホからすぐに記録でき、日報提出のハードルが下がります。また、共有方法が統一されていれば、管理側も確認作業に余計な時間を取られず、日々の運用がスムーズに回ります。
そのため、「誰が使っても同じ手順で入力・共有できるアプリ」を選ぶことが、日報運用を無理なく続けられる仕組みづくりにつながります。
情報を一元管理できる
日報アプリの選定ポイントの2つ目は、「情報を一元管理できる」ことです。
日報がアプリ内に蓄積され、すぐ取り出せる仕組みになっていれば、管理側は確認や集計の手間を大幅に減らせます。また、入力内容・コメントなどが同じ場所にまとまっていれば、引き継ぎや状況把握がスムーズになり、情報の抜け漏れや属人化も防げるのです。
このように、運用を長く安定して続けるために、「日報に関わる情報を1つの場所に集約できるアプリ」がおすすめです。
日報をチームで活用する仕組みを作れる
日報アプリの選定ポイントの3つ目は、「日報をチームで活用する仕組みを作れる」ことです。
入力された日報がチーム全体で見やすく共有される設計になっていれば、日々の情報が自然と蓄積されてチームの判断材料として活かしやすくなります。また、担当者間で状況を共有しやすい環境が整っていると、引き継ぎやフォローが滞りにくくなるのです。
そのため、単に日報を提出するだけでなく「過去の日報を簡単に参照し、業務の改善やナレッジ共有に活かせる仕組み」を選びましょう。
日報管理に最もおすすめのツール
以下では、日報管理に最もおすすめのツールをご紹介します。
Office365で日報運用を続けると、ツールの分散や操作の複雑さから、日報が次第に形骸化してしまいます。さらに、情報が蓄積・共有されないため、日報を業務改善に活かせません。
そこで、FormsやSharePointなどを組み合わせて改善しようとしても、連携や管理が複雑になり、かえって運用負担が増えがちです。また、設定が属人化しやすく、継続しにくい仕組みになってしまいます。
そのため、日報の入力・共有・蓄積までをシンプルに一元管理できるツールを導入し、運用負担を減らしながら継続しやすい環境を整えましょう。
この条件に最も当てはまるのが、シンプルな操作性であらゆる情報を一元管理できるツール「Stock」です。Stockは「ノート」に日報に関するあらゆる情報を1カ所に集約できるうえに、高度な検索機能で欲しい情報をすぐに探せるため、業務改善につながる日報運用が実現するのです。
シンプルな操作性で誰でも日報管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockの活用事例｜業務日報
Stockの『ノート』では、「1日＝1ページ」で日報をまとめられるため、情報が混ざることなく見やすい状態で管理できます。さらに、『メッセージ』から日報の提出報告や上長からのフィードバックも可能です。
このように、Stockの『ノート』を活用すれば、日報を見やすい状態で管理可能なうえに、日報に関するやり取りをその場でできるため、現場メンバーを巻き込んだ日報運用が実現するのです。
Office365で日報運用が定着しない原因まとめ
これまで、Office365で日報アプリを作る方法や、Office365での日報運用が失敗する原因、日報アプリの選び方を中心にご紹介しました。
Office365は柔軟に日報アプリを構築できる一方、設計が複雑になりやすく「入力が手間になる」「運用ルールが定着しない」といった課題が発生しがちです。その結果、現場に負担がかかり、日報の提出率が低下してしまうケースも少なくありません。
そのため、日報運用を定着させるには「誰でも直感的に使えるシンプルな操作性」と、「情報を一元管理できる仕組み」を整えることが重要です。現場が無理なく使い続けられる設計であるかどうかが、運用成功の大きな分かれ目となります。
これらの条件に最も適しているのが、シンプルな操作で日報の作成・共有・管理までを一元化できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、日報が自然と蓄積・活用される仕組みを実現しましょう。
