チーム内に情報整理が上手い人がいれば、必要な資料をすぐに取り出せるようになり、意思決定スピードが上がります。そのため、彼らの整理術を真似ようと奮闘している方もいるかと思います。
しかし、「情報整理が上手くいかず、資料を探すのに毎回時間がかかる」「整理すること自体が目的になっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報整理が上手い人の特徴や、よくある失敗を中心に紹介します。
- 資料を探し回る時間が減らず、自分の仕事の進め方に限界を感じている人
- 整理が得意な人を育成するか、仕組みで解決するか迷っている管理職
- ツールを導入したものの、結局使いこなせていない非エンジニア層
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、情報整理のコツや負担なく社内情報を管理する方法が分かります。
目次
情報整理が上手い人の特徴5選
以下では、情報整理が上手い人の特徴を5つ紹介します。「情報を上手く整理できない」と悩んでいる方は必見です。
（1）分類ではなく検索性を重視している
1つ目は、情報の分類ではなく検索性を重視していることです。
情報整理が上手い人は、情報を「どこに置くか」ではなく「どうやって見つけるか」を考慮しています。フォルダを多く作るのではなく、ファイル名に日付・プロジェクト名・内容を盛り込み、一目でファイルの中身が分かるようにしているのです。
目的のファイルをすぐに見つけられずに困っている方は、「20260415_プロジェクトA_企画案_v02」のように、検索したときに一発でヒットするようなタイトルをつけるようにしましょう。
（2）情報の性質を見極めている
2つ目は、情報の性質を見極めていることです。
情報整理が上手い人は、フロー情報（流れる情報）とストック情報（溜める情報）を見極めて、扱い方を分けています。チャットやメールなど、その場限りのやり取りであるフロー情報は即座にタスク化するか、アーカイブします。
一方、議事録やマニュアル、企画書などの後から参照する必要があるストック情報は、業務の抜け漏れを防ぐためにツールに残しているのです。
（3）自力で記憶しない
3つ目は、自力で記憶しないことです。
情報整理が上手い人は、自分の記憶力を信じていません。覚えようとすること自体をリスクと考えているため、重要な情報が発生した瞬間ツールに記録しているのです。
ツールに記録しておけば、情報を自力で覚える必要がなくなるだけでなく、正確な情報をいつでも参照できるようになるのです。
（4）情報の保存場所を固定している
4つ目は、情報の保存場所を固定していることです。
社内情報が紙のメモやメール、チャットツールなどに散在していると、目的の情報を探すのに時間がかかってしまいます。
情報整理が上手い人は、保存場所を1箇所に固定し、情報を受け取ったときにどこに置くべきか悩まないようにしているのです。
（5）シンプルなルールで運用している
5つ目は、シンプルなルールで運用していることです。
分類・タグ付けのルールや命名規則が複雑化していると、忙しいときにスムーズに対応できなくなります。情報整理が上手い人は、厳格なルールを設けずに整理のハードルを下げています。
整理スキルが高い人に合わせたルールはチーム全体では機能しません。ITに苦手意識のあるメンバーでも直感的に理解できるようなルールを設けることが大切なのです。
情報整理が苦手な人によくある失敗
以下では、情報整理が苦手な人によくある失敗を3つ紹介します。下記の事項に当てはまっていないか確認しましょう。
フォルダを作りすぎる
1つ目は、フォルダを作りすぎることです。
「2026年＞企画部＞プロジェクトA＞会議資料＞第1回」のように、フォルダの中にフォルダを作りすぎると、クリックの手間がかかって情報を探すのが面倒になります。
情報を細かく整理しようとしすぎると、かえってどこにどのファイルがあるのか分からなくなり、情報検索に時間がかかってしまうのです。
ツールが複雑すぎる
2つ目は、ツールが複雑すぎることです。
社員によってITリテラシーにはばらつきがあるため、多機能で操作が複雑なツールを導入しても社内に定着しないおそれがあります。
そのため、マニュアル無しでもすぐに使い始められる「Stock」のようなシンプルなツールで社内情報を管理しましょう。
分類ルールが人によって違う
3つ目は、分類ルールが人によって異なることです。
分類ルールが整備されていないと、「2026年プロジェクト」「26年PJ」「Project_2026」というように同じ対象に複数の名前がつき、検索に引っかからない情報が量産されます。
そのため、社内で分類ルールを設け、一貫性のある管理体制を構築しましょう。
「情報整理術」を鍛えるべきではない理由
ここで注意したいのは、これらの整理術を個人のスキルとして習得するだけでは根本的な解決にならない点です。
なぜなら、チームメンバー全員が必要な情報にすぐにたどり着ける仕組みが必要であるため、個人として「情報整理術」を鍛えるだけでは不十分なのです。そもそも、チーム全員の整理術をプロ級に引き上げるのは現実的ではありません。
整理はあくまで次の作業を早く始めるための準備に過ぎません。付加価値を生まない作業である整理に時間をかけるのではなく、全員が必要な情報を得られる仕組みを構築することが大切なのです。
【必見】負担なく社内情報を管理する方法
以下では、負担なく社内情報を管理する方法を紹介します。
社内情報を整理せずに放置すると、資料の保存場所が分からなくなり、毎回探す時間が発生します。また、担当者しか場所を知らない状態になり、業務の属人化も進んでしまいます。
チャットツールでやり取りをしても情報が時系列で流れてしまい、過去の資料をすぐに見つけることができません。その結果、同じ質問や資料依頼が繰り返され、業務の手間が増えてしまいます。
そこで重要なのが、社内情報を自然に蓄積でき、誰でも追記・参照できるツールを導入することです。ツールを使えば、必要な資料を一か所に集約できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、操作がシンプルで誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「Stock」です。Stockなら、フォルダ分類に頼らず検索で情報を見つけられ、誰でも同じルールで情報を蓄積できます。
情報を簡単に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報整理が上手い人の特徴まとめ
これまで、情報整理が上手い人の特徴やよくある失敗、「情報整理術」を鍛えるべきではない理由を中心に紹介しました。
フォルダを作りすぎたり、複雑なツールを導入したり、分類ルールが人によって異なっていたりすると、情報は上手く整理されません。そのため、情報の保存場所を固定して検索性を高め、シンプルなルールで運用することが重要です。
また、個人の情報整理術を鍛えるよりも、必要な情報にすぐにたどり着ける仕組みを社内で構築することが大切です。そのためには、検索性が高く、社内情報を自然に蓄積できるツールの導入が効果的です。
結論、社内情報をシンプルに管理するには、記した情報をリアルタイムで共有でき、IT初心者でもスムーズに使えるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、必要な情報が自然に表れる仕組みを整えましょう。
