日々の業務内容や成果、課題を記録する「日報」は、多くの企業で取り入れられている報告手段のひとつです。紙のノートを使った日報は、手軽に始められる一方で、運用次第では形だけの作業になってしまうこともあります。
しかし、「日報をノートで書いているけれど、本当に意味があるのだろうか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、日報をデジタル化すべき企業の特徴を中心にご紹介します。
- 日報を書くためのノートを探している新入社員・若手社員
- 日報をノートで書いているが、うまく整理できず悩んでいるビジネスパーソン
- 紙の日報ノートでは、管理しづらさを感じている現場リーダー
という方はこの記事を参考にすると、日報ノートの運用を続けるべきか見直すべきか判断できるようになり、自社にとって最も効果的な日報の形を選択できるようになります。
目次
おすすめの日報ノート
ここでは、おすすめの日報ノートを2つご紹介します。ぜひ参考にしてください。
ダイソー｜365日ダイアリー
こちらは100円ショップの「ダイソー」が提供する、日記型のノートです。
日記形式なので、日報の記入に最適なうえ、軽量でかさばらないのが特徴です。また、1年間の情報を集約することで、年間通じての自身の成長を俯瞰して振り返れます。
コクヨ｜業務日報
こちらは「コクヨ」が提供する、業務日報紙です。
業務日報のために設計されており、枚数も100枚と多いのでおすすめです。
手書きの日報ノートを使い続けるリスク
ここでは、手書きの日報ノートを使い続けるリスクを3つご紹介します。以下の内容を押さえて、日報をデジタル化するかどうか判断しましょう。
共有されない
1つ目のリスクは、日報が共有されない点です。
日報は本来、「今日何をしたか」ではなく「今日何を学んだか」を記すものです。そして、学んだ内容を横展開することで、組織の資産として残ります。
しかし、手書きの日報ノートでは、書いた本人と提出先の上司にしか内容が共有されません。したがって、紙の日報ノートで記録をつけていると、記したノウハウが共有されず、組織の成長につながらないのです。
検索できない
2つ目のリスクは、日報を検索できないできない点です。
日報は、業務内容やノウハウを記入することではなく、振り返りによって定着させることが目的です。しかし、紙のノートのように検索できない仕組みでは、いずれ「書くことが目的」にすり替わりやすいと言えます。
結果、過去にまとめたノウハウが定着せず、業務スピードに成長が感じられなくなってしまうのです。
蓄積されない
3つ目のリスクは、日報が蓄積されない点です。
手書きのノートでは、管理するためには物理的な保管場所が必要です。しかし、保管できる場所には限りがあるため、いずれ処分したり保管場所を倉庫に移動したりしなければなりません。
このように、ノウハウとして「蓄積」しても、いずれ失われてしまっては意味がありません。
日報をデジタル化すべき企業とは
ここでは、日報をデジタル化すべき企業の特徴をご紹介します。1つでも当てはまる企業の方は、すぐにデジタル化導入を検討しましょう。
日報が“提出物”になっている企業
日報が提出物になっている企業は、日報のデジタル化に取り組みましょう。
社員が「上司に提出しなければならないから書いている」という状況の場合、すでに日報本来の目的は機能していないと言えます。この状況を放置していては、日報の成果を感じることはできません。
そこで、日報をデジタル化しすればわチームへの共有前提の日報運用に切り替えましょう。社員が日報を書く目的を再認識できれば、成果につながっていくのです。
日報の確認・集計に手間がかかっている企業
日報の確認・集計に手間がかかっている企業も、日報のデジタル化がおすすめです。
日報の運用において重要なことは、部下の振り返りを通じ、上司から的確なアドバイスをすることです。しかし、紙の日報では上司の負担が大きく、確認・集計をするだけで時間を要してしまいます。
このような事態では、企業の主戦力となるべき上司の仕事が増えるだけで、企業の成長は期待できません。そのため、日報をデジタル化して確認・集計の手間をなくしましょう。
日報を情報共有・ナレッジ化に活かしたい企業
日報を情報共有・ナレッジ化に活かしたい企業も、日報のデジタル化を検討しましょう。
手書きの日報ノートでは、情報共有・ナレッジ化は実現しません。一方、情報共有ツールなどを使って日報をデジタル化すると、日報を簡単に共有できて、ナレッジとしての活用も可能になります。
たとえば、「Stock」のようなツールを使うと、「ノート」にまとめた日報が公開と同時に共有され、ツール内にストックされるので、ナレッジとして活用することもできます。
日報を”正しく活用する”ためには
ここでは、日報を正しく活用する方法をご紹介します。
日報は、1日の業務を振り返り、組織で共有して、次の業務に生かすことが目的です。しかし、手書きのノートで日報を作成しても、組織全体に共有できないうえに、過去の内容をすぐに振り返れないため業務の改善も困難です。
そのため、ITツールを使って日報をデジタル化し、ノウハウが「共有されない」「検索されない」「蓄積されない」課題を解消しましょう。
結論、自社が導入するべきは、誰でも簡単に情報を管理・共有できるITツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストだけでなく画像やファイルもまとめられるうえ、任意のメンバーにリアルタイムで共有可能です。また、各メンバーごとに「フォルダ」を分けて管理でき、検索機能で簡単に振り返れるので業務を改善しやすくなります。
情報共有のストレスをなくすツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
日報ノートのリスクまとめ
これまで、日報ノートのリスクや日報をデジタル化すべき企業の特徴を中心にご紹介しました。
手書きの日報ノートを使い続けると、日報が形骸化してしまい、日報をナレッジとして活用できないため、他社との競合に負けてしまいます。
そこで、情報共有ツールを使って日報を運用しましょう。ツールを使うことで、確認・集計の手間が省けるだけでなく、日報が横展開されるため使いやすいツールの導入がおすすめです。
結論、自社が導入するべきは、シンプルで使いやすく、情報共有のストレスを省けるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、成果につながる日報運用を実現しましょう。
