議事録は、会議内容を正確に記録し、決定事項や今後のアクションを関係者に共有するために欠かせない業務です。しかし、形式的に作成しているだけでは、会議の振り返りや意思決定の根拠として十分に活用されないケースも少なくありません。
実際に、「議事録を作っているのに結局読まれない」「後から見返しても要点が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録が形骸化してしまう理由や、活用される議事録の設計ポイントを中心にご紹介します。
- 議事録の書き方が分からず、フォーマットや内容に迷ってしまう
- 作成してもチャットやフォルダに埋もれて活用されない
- 議事録を取っているのに、認識ズレ/漏れが発生してしまう
という方はこの記事を参考にすると、議事録の基本から実務で活用される作成・共有のコツまで理解でき、どうしたら議事録が機能するようになるかが分かります。
目次
なぜ議事録は頑張っても評価されないのか
議事録が評価されない原因は、文章量や丁寧さではなく、「決定事項・理由・次のアクション」が一目で分かる構造で設計されていない点にあります。
会議内容を時系列で詳細にまとめても、誰が何を決めて次に何をするのかが明確でなければ、関係者は必要な情報をすぐに把握できません。議事録の目的は記録ではなく合意形成の共有であるにもかかわらず、発言の要約や経緯の説明に重点が置かれると、実務に活かされにくくなります。
たとえば、会議中の発言を漏れなく記録した長文の議事録を共有しても、参加者から「結局何が決まったのか分からない」と再確認される場面が発生します。また、決定事項や担当者が明示されていない議事録では、会議後のタスクが曖昧になり、認識ズレや対応漏れが起こります。
したがって、議事録は発言内容を網羅することよりも、「決定事項・理由・次のアクション」が一目で分かる構造で整理することが重要であり、その設計がなければどれだけ丁寧に作成しても評価にはつながりません。
議事録が形骸化する3つの理由
ここでは、議事録が作成されているにもかかわらず実務で活用されなくなる3つの理由について解説します。議事録を共有しているのに行動や意思決定に活かされていないと感じている方は確認しておきましょう。
（1）目的が定義されていない
議事録が形骸化する最大の理由は、何のために作成するのかという目的が定義されていない点にあります。
議事録の目的が曖昧なまま作成すると、発言内容の要約や会話の流れを記録すること自体がゴールになり、決定事項や次のアクションが整理されません。目的が「記録」なのか「意思決定の共有」なのかが定まっていないと、読み手にとって必要な情報が分かりにくくなります。
たとえば、会議の発言を時系列で丁寧にまとめた議事録でも、「誰が何を決めていつまでに対応するのか」が明示されていなければ、実務では使われません。結果として、会議後に再度口頭で確認する手間が発生します。
したがって、議事録は「決定事項と次の行動を共有するための文書」と目的を明確に定義し、その目的に沿って構成を設計することが重要です。
（2）「読む人」の行動が設計されていない
2つ目の理由は、読む人がどのように行動するかが設計されていないためです。
議事録は共有するだけでは不十分であり、読んだ人が何を確認し、どのタスクを実行するかまで想定して作成する必要があります。読み手の行動を想定せずに作成すると、内容を理解しても実務に反映されず、単なる参考資料として扱われてしまいます。
たとえば、会議の背景や議論の経緯は詳細に書かれているものの、担当者や期限が記載されていない議事録では、メンバーが自分の役割を判断できません。その結果、「自分が対応すべき内容はどれか」を再度確認する連絡が発生します。
そのため、議事録は読む人が次に取る行動まで明確にできる構成にし、担当者・期限・決定事項を一目で把握できる形で整理することが不可欠です。
（3）蓄積・検索される前提になっていない
3つ目の理由は、蓄積して検索できる前提で管理されていないためです。
議事録がチャットのスレッドや個人フォルダに散在していると、後から必要な会議内容を探し出すことが困難になります。過去の判断理由や経緯を参照できなければ、同じ議論を繰り返す非効率な状態が生まれます。
実際に、「以前同じ議題を検討したはずだが記録が見つからない」という状況が起こると、再度関係者にヒアリングして内容を思い出す必要があります。このような手間が増えると、議事録の存在価値自体が軽視されてしまいます。
したがって、議事録は単発の記録として扱うのではなく、後から検索して参照できる形で蓄積する運用を前提に設計することが重要です。
【必見】書き方を直す前に考えるべき議事録の設計とは
ここでは、議事録の書き方を改善する前に見直すべき設計の考え方について解説します。議事録を作成しているのに活用されていないと感じている方は、まず設計の観点から整理しましょう。
（1）議事録の役割を決める
まずは、議事録を「誰が何のために使う文書か」を定義することが重要です。
たとえば、「会議の決定事項と次のアクションを共有する」という役割を設定すれば、発言の細かな経緯よりも、結論・理由・担当者を中心に整理する構成になります。役割が明確であれば、読み手も確認すべきポイントをすぐに理解できます。
したがって、議事録は作成を始める前に役割を定義し、その役割に沿って情報を整理することが不可欠です。
（2）情報の構造を固定する
次に、議事録に記載する情報の構造を固定することが必要です。
たとえば、「決定事項」「背景」「担当者」「期限」といった項目を毎回同じ順番で記載すれば、参加者は決定事項だけを素早く確認できます。形式が統一されていない議事録では、重要な情報が文章の中に埋もれてしまいます。
そのため、議事録はテンプレート化して情報の配置を固定し、誰が見ても同じ手順で理解できる状態に整えることが重要です。
（3）あとから使える状態で残す
最後に、議事録はあとから参照・検索できる状態で残すことが重要です。
たとえば、「Stock」のように議事録を顧客・案件・会議単位で整理しながら記録できるツールを使えば、日常業務の延長で情報が自然に蓄積されます。都度まとめ直さなくても、過去の議事録をキーワードで検索してすぐ参照できるため、判断理由や経緯を素早く確認できるようになります。
議事録は蓄積して検索・参照できる環境で管理し、将来の意思決定や振り返りに活用できる状態で残す設計にしましょう。
早見表｜議事録が機能しない原因と改善ポイント
議事録が機能しない原因は、「書き方」「構造」「保存方法」のどこに問題があるかで切り分けて改善することが重要です。以下の早見表で、自社の状況に当てはまる原因と改善ポイントを確認しましょう。
| よくあるお悩み | 主な原因 | 改善ポイント |
|---|---|---|
文章が長い・要点が伝わらない |
書き方が結論先行になっていない |
「決定事項→理由→次のアクション」の順で記載する |
共有しても読まれない |
情報の構造が統一されていない |
決定事項・背景・担当者・期限など項目を固定する |
あとから見返されない |
検索・蓄積できる場所に保存されていない |
会議単位で一元管理し、検索できる環境に蓄積する |
過去の経緯を毎回説明している |
判断理由や背景が残っていない |
決定事項とあわせて判断理由・検討経緯も残す |
このように、自社の議事録が「伝わらないのか」「読まれないのか」「活用されないのか」を切り分けることで、適切な改善施策を判断できます。
本当に機能する議事録の残し方
ここでは、意思決定や行動に直結する議事録を残すための具体的な管理方法について解説します。議事録が読まれない・活用されないと悩んでいる方は必見です。
顧客・プロジェクト単位で紐づいている
まずは、議事録が顧客やプロジェクト単位で紐づいている状態にすることが重要です。
たとえば、顧客フォルダやプロジェクトページに議事録を蓄積しておけば、過去の会議内容・決定事項・背景を時系列で確認できます。案件に関わるメンバーは、該当フォルダを見るだけで必要な情報を把握できます。
したがって、議事録は会議単位で分散させるのではなく、顧客・プロジェクト単位に紐づけて蓄積することが、実務で活用される前提になります。
タスクと接続される
次に、議事録の内容がタスクと接続されていることが不可欠です。
たとえば、「Stock」のように、議事録内の次のアクションをそのままタスク化できる仕組みがあれば、会議終了と同時に担当者・期限が明確になります。メンバーは議事録を確認するだけで、自分が実行すべき業務を把握できます。
したがって、議事録は記録で終わらせず、具体的なタスクと接続させることで、会議内容を確実に行動へ反映できるようになります。
チーム横断で検索できる
最後に、議事録をチーム横断で検索できる状態にしておくことが重要です。
たとえば、全文検索で会議名やキーワードを入力するだけで該当の議事録が見つかれば、別メンバーでも過去の決定内容を即座に確認できます。引き継ぎやプロジェクト途中参加のメンバーも、短時間で背景を理解できます。
したがって、議事録は個人の記録ではなくチーム全体の資産として、誰でも検索・参照できる環境で管理することが、実務で機能する残し方といえます。
議事録が形骸化する理由と機能する残し方
これまで、議事録が形骸化する理由や、本当に機能する議事録の残し方を中心にご紹介しました。
議事録が形骸化する原因は、役割が曖昧なまま作成され、情報の構造が統一されず、あとから検索・参照できない状態で保存されている点にあります。実務で機能する議事録にするには、顧客・プロジェクト単位で紐づけ、タスクと接続し、チーム横断で検索できる設計にすることが不可欠です。
このような設計を実現するには、日常の会議内容や決定事項を自然に蓄積し、案件やタスクと関連付けて管理できる環境を整える必要があります。情報が一か所に集約されていれば、過去の経緯や判断理由をすぐに確認でき、同じ議論の繰り返しや認識齟齬を防げます。
つまり、議事録の管理・共有に最適なのは議事録を案件単位で蓄積し、タスクや関連情報と紐づけながらチーム全体で検索・参照できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、議事録を意思決定と行動に活かせる状態で継続的に蓄積・活用できる体制を整えましょう。
