案件管理は、営業や制作、受託業務などBtoBの現場において欠かせない業務です。案件ごとに進捗ややり取り、関連資料を正しく把握できていなければ、対応漏れや判断ミスにつながりかねません。
しかし、「案件の情報がメールやExcel、チャットに散らばっていて、管理が煩雑になっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、案件管理によくある課題の原因や、情報を集約して管理できるツール「Stock」を使った案件管理の方法を中心にご紹介します。
- 案件の進捗ややり取りが点在し、「今どうなっているか」が見えにくい
- Excelやスプレッドシートは更新されず、最新情報がどれか分からなくなる
- 案件ごとの背景や経緯が残らず、引き継ぎや確認に時間がかかる
という方はこの記事を参考にすると、案件管理で情報が散在する原因と解決策が整理でき、自社に合った管理方法を検討するきっかけが得られます。
目次
なぜ案件管理で情報が散在しやすいのか？
案件管理で情報が散在しやすいのは、案件に関する情報が発生する場所が多く、管理の起点が定まっていないからです。
案件管理では、進捗報告、やり取りの履歴、資料の共有、次のアクションなど、さまざまな情報が継続的に発生します。にもかかわらず、メール・チャット・Excel・共有フォルダなど複数の手段を併用していると、情報が自然と分散し、「どこを見れば最新情報が分かるのか」が曖昧になります。
たとえば、進捗はExcelで管理しているものの、詳細な経緯はメールに残っており、追加の要望はチャットで届くといったケースです。この状態では、進捗を確認するたびに複数のツールを行き来する必要があり、確認漏れや認識のずれが起きやすくなります。
すでに案件管理ツールを導入していても、機能が多すぎて入力や更新が負担になり、結局使われなくなることも少なくありません。つまり、案件管理で情報が散在する背景には、情報を集約する「軸」がなく、誰でも同じように使い続けられる仕組みが整っていないという問題があります。
案件管理には情報を集約できる仕組みが必要
以下では、案件管理において情報を集約できる仕組み作りについてご紹介します。
案件の進捗ややり取りがメールやチャット、Excelなどに点在したままだと、「今この案件はどうなっているのか」を即座に把握できなくなります。その結果、確認や引き継ぎに時間がかかり、対応漏れや認識のズレが起きやすくなります。
Excelやスプレッドシートで全体の情報を管理しようとしても、更新が手作業になりがちで、いつの間にか最新情報が分からなくなるケースは少なくありません。運用ルールを徹底するだけでは、案件ごとの背景や判断経緯まで含めて管理し続けるのは現実的ではないのです。
そこで重要になるのが、案件ごとに情報ややり取りをまとめて管理できるツールを導入するか、という選択です。一方で、複雑すぎるツールは、導入しても定着しにくいリスクもあるため、誰もが使いこなせるツールであることも重要になります。
そして、条件に最も当てはまるのが、案件ごとにノートを作成し、やり取りや編集履歴まで一元管理できる情報共有ツール「Stock」です。「Stock」なら、案件の進捗・関連資料・メッセージをまとめて残せるため、「今どうなっているか」「なぜそうなったのか」をチーム全体ですぐに把握でき、案件管理の属人化や情報の散在を防げます。
案件単位で情報がまとまるシンプルなツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で案件管理する方法
「Stock」では、案件ごとに情報を集約する単位を明確にすることで、長期間にわたるやり取りでも迷わず管理できます。
案件管理では、資料のやり取りや判断の経緯、進捗メモなどが時系列で積み重なっていきます。そのため、案件単位で情報をまとめられる場所がないと、途中から状況を追うことが難しくなります。
「Stock」では、案件ごとにフォルダやノートを分けて管理できるため、「この案件の情報はここを見る」という起点を作れます。たとえば、1案件につき1ノートを作成し、その中に議事録、資料、対応履歴をまとめておけば、過去のやり取りも時系列で確認できます。
このように、案件単位でフォルダやノートを分けて管理することで、長期間の案件でも情報が散在せず、誰でも状況を把握できる案件管理が実現します。
「Stock」で案件管理するときの便利機能
ここでは、「Stock」で案件管理するときの便利機能を3つ紹介します。案件管理を無理なく続けるためのヒントにしてください。
タスク管理機能
「Stock」のタスク管理機能を使えば、案件ごとの「やるべきこと」と担当者を明確にできます。
案件管理では、「誰が何を対応中なのか」が分からなくなると、対応漏れや確認の手戻りが発生し、全体像を把握できません。
「Stock」では、案件を記録しているノートにタスクを紐づけて登録できます。ノート上部にもタスクが表示されるため、案件ごとに残っているタスクや担当者を一目で確認可能です。
このように、案件情報とタスクを同じ場所で管理することで、「今この案件は誰が何を対応しているのか」が即座に分かるようになります。
チェックリスト機能
チェックリスト機能を使うことで、案件の進捗状況を分かりやすく共有できます。
案件管理では、完了した作業と未対応の作業が混在しやすく、口頭やチャットだけでは進捗を正確に共有できません。
「Stock」では、ノート上にチェックリストを作成できます。たとえば「見積提出」「契約締結」「導入完了」といった工程を最初に並べておけば、チェック状況を見るだけで案件の進み具合が一目でわかるのです。
チェックリストを活用することで、案件の進捗が可視化され、認識のずれや確認コストを減らせます。
フォルダグループ機能
フォルダグループ機能を使えば、案件が増えても管理しやすい状態を保てます。
案件数が増えると、「フォルダの中にノートが増えすぎて探せない」「どの案件が進行中なのか分からない」といった問題が起こりがちです。
「Stock」では、案件ごとにフォルダを分けたうえで、フォルダ自体をグルーピングできます。進行中の案件と完了済みの案件を分けたり、使わなくなった案件を「Oldフォルダ」にまとめて整理することも可能です。
このようにフォルダ構成を再整理できるため、案件数が増えても「どこに何があるか分からない」状態を防げます。
【事例】「Stock」で案件管理している企業の例
千成堂着物店（ブラウンストアジャパン株式会社）では、仕立て注文やオリジナル商品の制作など、各案件の進捗管理を行うために「Stock」を活用しています。
同社では、着物や帯の仕立てを外部工房に依頼する案件や、オーダーメイド商品の制作案件が多く、案件ごとの進捗状況を把握しづらい点が課題でした。スプレッドシートやガントチャートも検討したものの、操作が複雑で、スタッフ全員が使いこなすのは難しい状況でした。
そこで、「紙のノートのように直感的に使えて、案件ごとの進捗を管理できるツール」として「Stock」を導入しました。1案件につき1ノートを作成し、仕立ての進行状況や納期、関連資料をまとめて記録する運用に統一しています。
その結果、各案件の進捗管理が簡単になり、作業漏れや確認ミスが減少しました。チェックリストやタスク機能を活用することで対応の抜け漏れを防げるようになり、結果としてお客様への対応品質も向上したのです。現在では、スタッフ全員にとって欠かせない案件管理ツールとして「Stock」が定着しています。
「Stock」におけるよくある質問
「Stock」で案件管理する際のよくある質問は以下の3つです。
- Q1：タスクの担当者は複数設定できますか？
- Q2：繰り返しタスクも管理できますか？
- Q3：案件が増えてノートが多くなった場合、どう整理すればいいですか？
はい、「Stock」では1つのタスクに対して複数人を担当者として設定できます。案件対応をチームで進める場合でも、「誰が関わっているタスクか」を全員が把握できるため、対応漏れや認識のずれを防ぎやすくなります。
はい、Stockでは繰り返しタスクの設定が可能です。たとえば「毎月の定例確認」や「案件進行中の定期連絡」など、同じ作業を継続的に行う場合でも、タスクを自動で発生させて管理できます。毎回手動で登録する必要がなく、抜け漏れ防止に役立ちます。
案件数が増えてきた場合は、フォルダを案件単位やステータス別に分けて管理するのがおすすめです。さらに、フォルダグループ機能を使えば「進行中」「完了」「過去案件」といった形でまとめて整理できます。ノートが増えても、どこに何があるか分からなくなる状態を防げます。
このように、案件の内容やタスク、メッセージまでを一元管理できるのが「Stock」の特徴です。
「Stock」で情報整理する方法のまとめ
これまで、案件管理で情報が散在しやすい理由や、案件ごとに情報を集約して管理する考え方、具体的な整理・運用のポイントを中心にご紹介しました。
案件管理では、やり取りや進捗、関連資料がバラバラに存在すると、「今どうなっているのか」を即座に把握できなくなります。その結果、確認や引き継ぎに時間がかかり、認識のずれや対応漏れが起きやすくなってしまいます。
こうした課題を防ぐには、案件単位で情報をまとめ、やり取りやタスク、履歴までを一か所に残せる仕組みを整えることが重要です。あわせて、誰でも迷わず使えるシンプルさがなければ、運用は長続きしません。
結論、案件ごとに情報を集約するには、進捗や対応状況を自然に共有できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、案件の状況をすぐに把握できる、属人化しない管理体制を実現しましょう。
