弁護士事務所では、案件ごとに膨大な資料ややり取りが発生し、しかも長期間にわたって管理し続ける必要があります。そのため、情報をどのように整理・共有するかは、業務効率やリスク管理に直結します。
しかし、実際には「Excelや共有フォルダ、メールが混在していて、必要な情報をすぐに見つけられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、弁護士事務所における情報共有・案件管理の課題と、「Stock」を使った具体的な活用方法を中心にご紹介します。
- 依頼者や関係者とのやり取り・資料を案件ごとに整理したい
- 外出先でも安全に案件情報を確認できる環境を整えたい
- 弁護士事務所で「Stock」がどのように使えるのか具体的に知りたい
という方はこの記事を参考にすると、弁護士業務に適した情報管理の考え方が分かり、自事務所に合った案件管理の仕組みを検討できるようになります。
目次
顧問先・依頼者との情報共有における課題
顧問先・依頼者との情報共有における最大の課題は、案件に関する情報や背景を、正確かつ継続的に共有し続けることが難しい点にあります。
弁護士業務では、1つの案件が長期化しやすく、途中で担当者が変わるケースも少なくありません。そのため、単なる資料や結論だけでなく、検討の経緯や依頼者の意向、重要な不変期間などの文脈情報まで含めて管理・共有する必要があります。
たとえば、メールやチャットでやり取りした内容が個人の受信箱に分散していると、過去の合意事項や注意点を見落とすリスクが高まります。こうした共有漏れが原因で、不変期間の管理ミスや説明不足が生じると、結果として過誤案件につながる恐れもあります。
そのため、顧問先・依頼者との情報共有では、資料だけでなく背景や判断理由まで含めて一元的に管理し、誰が見ても案件の全体像を把握できる状態を維持することが重要です。
事務所内での情報共有における課題
事務所内での情報共有における課題は、弁護士やスタッフが把握すべき情報が属人化し、共有のタイミングが遅れやすい点にあります。
弁護士業務では、外出先での打ち合わせや電話対応など、事務所外で発生する情報も多く存在します。その内容が個人のメモや記憶に留まったままになると、他のメンバーが案件状況を正確に把握できず、確認や判断が滞る原因になります。
たとえば、外出中に聞いた顧問先の意向や新たな相談内容が即時に共有されない場合、事務所内で進めていた対応方針と食い違いが生じることがあります。また、情報共有が不十分な状態では、別案件との関係性を見落とし、利益相反チェックに不備が出る恐れもあります。
そのため、事務所内では、場所や時間を問わず発生した情報を速やかに共有し、全員が同じ前提で案件を確認できる仕組みを整えることが重要です。
弁護士事務所の案件管理・情報共有を一元化するツール
以下では、弁護士事務所の案件管理・情報共有を一元化するツールをご紹介します。
弁護士事務所では、案件が長期化しやすく、途中で担当者が外出・不在になることも多いため、「どこまで進んでいるのか」「過去にどんなやり取りがあったのか」をすぐに確認できないと、業務が滞ってしまいます。そのため、案件ごとに情報と経緯をまとめて管理できる仕組みが必要です。
また、依頼者や関係者と共有する情報には慎重さが求められます。必要以上に事務所内の情報が見えてしまうと、守秘義務や利益相反の観点でも問題が生じかねません。共有範囲を案件単位で制御しながら、やり取りを一本化できるツールを選ぶべきです。
そこで、弁護士事務所の案件管理・情報共有には、案件ごとに情報をまとめつつ共有範囲を柔軟にコントロールできるツール「Stock」が最適です。
「Stock」は、案件ごとにノートで進捗・資料・やり取りを集約できるうえ、フォルダ単位で閲覧権限を管理できます。また、スマホからも案件情報を確認できるため、外出先でも迅速に状況を把握できます。
案件管理・情報共有を誰でも簡単にできる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で案件管理をする方法
「Stock」では、弁護士事務所における案件情報を「案件単位」で整理し、必要な情報を迷わず確認できる状態をつくれます。
「Stock」では、1つの案件ごとにノートを作成し、その中に相談内容、対応方針、顧問先・依頼者とのやり取り、関連資料をまとめて管理することが可能です。
たとえば、「顧問契約更新対応」「訴訟案件（原告側）」「契約書レビュー」など、案件ごとにノートを分けておけば、過去の経緯や現在の対応状況を一画面で確認できます。PDFやWordファイルもノートに直接添付できるため、資料を探す手間もかかりません。
このように、「Stock」では案件ごとに情報を集約し、事務所内のメンバー全員が同じ情報を見ながら対応できるため、引き継ぎや確認作業がスムーズになります。
弁護士事務所が「Stock」で情報共有するときの便利機能
ここでは、弁護士事務所で活用しやすい「Stock」の便利機能を3つご紹介します。管理・運用イメージを知りたい方は必見です。
1フォルダゲスト機能
1フォルダゲスト機能を使えば、特定の1フォルダ内の情報だけを、外部の関係者と安全に共有できます。
弁護士事務所では、顧問先や依頼者、外部の専門家と一部の案件情報のみを共有したい場面が多いです。1フォルダゲスト機能では、招待した相手は指定したフォルダ内しか閲覧できないため、他の案件情報が見えてしまう心配がありません。
たとえば、顧問先ごとにフォルダを分け、そのフォルダだけを共有すれば、契約書や対応履歴を一元的に確認してもらえます。メール添付やファイル送付を繰り返す必要がなくなり、情報の行き違いも防げるのです。
セキュリティ機能
「Stock」は、ISO27001(ISMS)をはじめとした国際セキュリティ資格を取得しています。
案件情報や個人情報を扱う弁護士事務所では、ツールのセキュリティ水準は重要な判断基準です。「Stock」では、通信の暗号化やアクセス制御など、業務利用を想定したセキュリティ対策が施されています。
そのため、案件情報をクラウド上で管理する場合でも、紙やローカル保存と比べて情報管理が曖昧になる心配はありません。安心して事務所全体の情報共有基盤として利用できます。
メッセージ機能
メッセージ機能を使えば、案件に関する補足情報や進捗を、情報と紐づけて共有できます。
弁護士が外出先で顧問先と打ち合わせを行った場合、その内容を口頭や別ツールで共有すると、伝達漏れや認識のズレが生じやすいです。「Stock」では、案件ノートに紐づいたメッセージとして情報を残せます。
たとえば、「顧問先から追加資料の提出依頼があった」「次回対応期限は◯日」といった情報をメッセージで共有すれば、事務所内のメンバーが即座に状況を把握できます。結果として、業務の停滞や確認漏れ防止が可能です。
【必見】弁護士事務所での「Stock」導入事例
弁護士法人千里みなみ法律事務所では、弁護士事務所内の案件管理やナレッジ蓄積を一元化するために「Stock」を活用しています。
同事務所では、複数の弁護士・事務員が関わる案件を並行して進めるなかで、案件情報の共有や管理が属人化しやすく、過去の対応履歴や顧客情報を即座に確認できない点に課題を感じていました。
そこで、従来利用していた情報共有ツールのサービス停止をきっかけに、誰でも直感的に使えて、スマホからも案件情報を確認できるツールとして「Stock」を導入したのです。
その結果、案件ごとの情報をリアルタイムで共有できるようになり、タスク管理やメッセージのやり取りも案件単位で整理されました。さらに、過去案件がナレッジとして蓄積され、新人教育や顧客対応もスムーズかつ迅速になっています。
「Stock」におけるよくある質問
弁護士事務所で「Stock」を活用する際によくある質問は以下の3つです。
- セキュリティ面は問題ありませんか？
- クラウドサービスですが、データがすべて消失することはありませんか？
- 1フォルダゲストで招待した人には、どこまで見えますか？
はい。「Stock」は、大手企業でも安心して導入できる、厳格なセキュリティ基準で運営されています。
「Stock」では、データ消失のリスクを最小限に抑えるため、1日1回以上のフルバックアップを常時実施しています。そのため、万が一予期せぬトラブルが発生した場合でも、過去2週間分のバックアップデータから復元することが可能です。
1フォルダゲストとして招待したユーザーは、招待されたフォルダの情報のみ閲覧できます。参加していないフォルダについては、フォルダの中身だけでなく、フォルダ名称自体も表示されません。
このように、「Stock」には機密情報を多数扱う弁護士事務所でも安心して使えるセキュリティ体制があります。
弁護士事務所の案件管理に「Stock」を活用する方法のまとめ
これまで、顧問先・依頼者や事務所内における情報共有の課題や、弁護士事務所での「Stock」を使った案件管理の方法を中心にご紹介しました。
弁護士事務所では、1つの案件が長期化しやすく、経緯や背景、対応履歴を継続して正確に共有する必要があります。また、外出先での打ち合わせ内容の共有遅れや、情報の分散は、業務停滞や確認漏れにつながりかねません。そのため、案件ごとに情報を整理し、関係者全員が同じ情報をすぐに確認できる仕組みが欠かせないのです。
こうした課題を解決するには、案件情報・やりとり・タスクを一元的に管理でき、誰でも迷わず使えるシンプルな情報共有ツールを選ぶことが重要です。情報が流れず、案件単位で蓄積される環境を整えることで、弁護過誤のリスクを抑えながら、日々の業務を効率化できます。
結論、弁護士事務所に最適なのは、案件管理も事務所内の情報共有もシンプルに一元化できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、案件情報を正確かつスムーズに共有できる体制を整え、安心して業務に集中できる環境を実現しましょう。
