美容室・ネイルサロン・エステサロン・整体といったサロン業務では、顧客ごとの施術履歴や好み、注意事項などを正確に管理することが、安定した接客につながります。そのため、近年は紙カルテに代わり、電子カルテや顧客管理アプリを導入するサロンが増えています。
しかし、「サロン向けの電子カルテは導入費用が高い」「複雑なツールは使いたくない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、サロンの電子カルテ管理に「Stock」を活用する方法や、無料で始められる顧客カルテの作り方を中心にご紹介します。
- サロンで電子カルテ・顧客管理ツールを導入したいがどれがいいかわからない
- 「カルテくん」「サロンボード」などの専用ツール導入は難しい
- 無料でスマホ・タブレットでも使える顧客カルテ管理方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、サロン業務に合った電子カルテ管理の考え方が分かり、「Stock」を使って無理なく顧客カルテを運用するイメージが具体的に掴めます。
目次
電子カルテ・各種サロンの業務上の課題
ここでは、電子カルテや、多くのサロンが直面する業務上の課題について解説します。現在の管理方法に課題を感じている方は、改善策のヒントにしてください。
（1）ビジュアル情報の共有不足
サロン業務では、写真などのビジュアル情報が十分に共有されていない場合が多いです。
施術前後の写真やネイルデザイン、肌状態などは、文章だけでは正確に伝えづらい情報です。しかし、紙カルテやExcelで管理していると、写真を貼り付ける手間がかかったり、保存場所が分からなくなったりします。
たとえば、前回の施術写真が見つからず、顧客の要望を正確に把握できないまま対応してしまうと、仕上がりの認識にズレが生じる原因になります。
そのため、電子カルテには写真を簡単に保存・共有できる仕組みが不可欠です。
（2）接客品質のバラつき
顧客対応の情報が属人化すると、接客品質にバラつきが生じやすくなります。
担当スタッフごとに顧客の好みや注意点を記憶している場合、別のスタッフが対応すると情報が引き継がれず、同じ説明や確認を繰り返してしまう可能性があります。
さらに、「前回は刺激が強かった」「この薬剤は避けたい」といった重要な情報が共有されていないと、顧客満足度の低下につながりかねません。
したがって、誰でも同じ内容を前提として接客ができるよう、顧客情報は一元管理する必要があります。
（3）シフト制による伝達漏れ
シフト制で運営するサロンでは、情報の伝達漏れが発生しやすい点も課題です。
営業時間外に更新されたカルテ情報や、口頭での申し送りは、次に出勤するスタッフに正しく伝わらないことがあります。たとえば、施術方針の変更や顧客からの要望が共有されていないと、トラブルやクレームにつながりやすいです。
そのため、シフトに関係なく、いつでも最新の顧客情報を確認できる環境を整えることが重要です。
サロンの電子カルテ・顧客管理をシンプルにするツール
以下では、サロンの電子カルテ・顧客管理をシンプルにするツールをご紹介します。
サロン業務では、顧客ごとの施術履歴や好み、注意点、使用薬剤など、多くの情報を正確に管理する必要があります。しかし、紙カルテやExcel、LINEのやり取りなどで管理していると、情報が分散しやすく、必要なときにすぐ確認できません。
そこで重要なのが、顧客情報や施術内容を1か所にまとめ、スタッフ全員が同じ情報を確認できる環境を整えることです。特に、シフト制でスタッフが入れ替わるサロンでは、「誰でも迷わず使えて、すぐに探せる」シンプルなツールを選ぶことで、担当が変わっても接客しやすくなります。
結論、サロンの電子カルテや顧客管理に最適なのは、誰でも簡単に情報を残せて、検索精度も高い情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockでは、「ノート」に顧客ごとのカルテを作成し、施術履歴や写真、注意事項を時系列で蓄積できます。また、高精度な検索機能を使えば、過去のカルテや案件情報もすぐに見つかるため、忙しいサロン業務の中でもスムーズに顧客対応が可能になります。
電子カルテとして使える情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【タブレット編】「Stock」でカルテを作成する方法
「Stock」を使えば、タブレット1台で写真付きの電子カルテを簡単に作成できます。
サロン業務では、施術中や施術後にその場でカルテを更新できるかどうかが重要です。タブレットで操作できる「Stock」であれば、キーボード入力が苦手な方でも直感的に情報を残せます。
たとえば、顧客ごとに「ノート」を作成し、施術内容や使用した薬剤、注意点を入力したうえで、施術前後の写真をそのままアップロードできます。画像はノート内に保存されるため、過去の状態も時系列で確認可能です。
このように、「Stock」ならタブレットを使って、文章と写真をまとめた実用的な電子カルテをスムーズに作成できます。
【スマホ編】「Stock」でカルテを作成する方法
「Stock」はスマホからでもカルテの作成・確認ができ、タブレットが足りない時やスキマ時間の運用にも対応します。
サロンでは、タブレットを常に使えるとは限らず、スマホで情報を確認・更新したい場面も多くあります。「Stock」はスマホアプリからノートを開き、その場で施術内容の追記や写真の追加が可能です。予約の合間や移動中でも、最新のカルテ情報を確認できます。
そのため、スマホ中心で業務を行うサロンでも、「Stock」を使えば無理なく電子カルテを運用できます。
サロンで「Stock」を使うときの便利機能
ここでは、スマホから「Stock」でカルテを作成する方法とその際に使える便利機能を3つご紹介します。より具体的な運用イメージが知りたい方は必見です。
テンプレート機能
「Stock」のテンプレート機能を使えば、形式の整った抜け漏れのないカルテを誰でも簡単に作成できます。
顧客カルテは、毎回ゼロから書くよりも、項目が整理された形式で記録した方が抜け漏れを防げます。形式が統一されていないと、記載内容もバラついてしまいます。
「Stock」では、ノートに記載する「施術日／施術内容／使用薬剤／注意点」などの項目をあらかじめテンプレート化できます。
このように、テンプレート機能を活用することで、記録しやすく見返しやすい電子カルテを実現できます。
画像編集機能
「Stock」では、アップロードした画像に簡単な書き込みができるため、手書き感覚での記録も可能です。
サロンによっては、写真に直接メモを書き込みたい場合もあります。文字だけでは伝えにくいポイントを視覚的に残したい場面も少なくありません。「Stock」の画像編集機能を使えば、ペン機能で写真に直接線やメモを書き込めます。
そのため、紙カルテに近い感覚で、デジタル上でも直感的に情報を残せます。
休日設定機能
「Stock」では、休日を設定することで、お休みの日の通知を自動でオフにできます。
サロンはシフト制で運営されることが多く、休日にも業務連絡や更新通知が届いてしまうと、スタッフの負担につながります。また、通知が多い環境では、本当に確認すべき重要な情報を見落とす原因にもなります。
このように、休日設定機能であらかじめ休みの日を登録しておけば、シフト制のサロンでも無理のない情報共有を実現できます。
【事例】実際に「Stock」を導入している理容室の例
アクセスオオホリ株式会社では、理容室における顧客カルテや社内情報の一元管理を目的として「Stock」を活用しています。
同社では以前、顧客情報を紙のカルテで管理していたほか、POSレジ導入後も「同時アクセスができない」「マニュアル共有やタスク管理ができない」といった課題を抱えていました。また、複数ツールを使い分ける運用は現場に定着しにくい点も問題でした。
そこで、顧客カルテ管理だけでなく、日報や技術マニュアル、タスク管理までを1つのツールで完結できる「Stock」を導入したのです。スタッフが普段使っているスマートフォンからでも簡単に操作できる点も決め手となりました。
その結果、顧客カルテを電子化して過去の施術履歴や会話内容をすぐに確認できるようになり、接客の質が向上しました。さらに、社内の情報管理も「Stock」に集約されたことで、ツールの使い分けによる負担がなくなり、現場にもスムーズに浸透しています。
「Stock」におけるよくある質問
美容室やネイルサロン、エステサロンなどで「Stock」を活用する際によくある質問は以下の3つです。
- バックアップ機能はありますか？
- 無料プランでも電子カルテとして使えますか？
- スマホ・タブレットのどちらでも利用できますか？
はい、「Stock」では常に１日１回以上、データのフルバックアップを実施しています。万が一のトラブルに備えたバックアップ体制が整っているため、顧客カルテや社内情報といった重要なデータも安心して管理できます。
はい、累計20ノートまでは無料プランで使用できます。カルテ数が増えてきた場合には有料プランへの移行が必要です。
はい、「Stock」はスマホ・タブレットの両方に対応しています。施術中はタブレットでカルテを確認し、空き時間にスマホから記録を追加するといった使い分けも可能です。
このように、「Stock」は個人のスマートフォンからでも操作しやすいシンプルな設計のため、ITツールが苦手なスタッフでも現場にスムーズに定着します。
サロンの電子カルテ管理に「Stock」を使う方法のまとめ
これまで、電子カルテ・各種サロンの業務上の課題や、「Stock」を使ったカルテ作成方法、実際の導入事例を中心にご紹介しました。
サロン業務では、施術内容やビジュアル情報の共有、スタッフごとの接客品質の差、シフト制による情報伝達漏れといった課題が起こりがちです。こうした課題は、顧客カルテや社内情報を「誰でも・いつでも・同じように」確認できる状態をつくることで解消できます。
そのためには、写真や表を含めたカルテを簡単に作成でき、スマホ・タブレットから現場で直感的に使えること、さらに社内連絡やマニュアル管理まで一元化できる仕組みが欠かせません。
結論、サロン業務に最適なのは電子カルテから社内情報まで、サロンに必要な情報管理をシンプルに一元化できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、紙や属人化した管理から脱却し、スタッフ全員が同じ情報をもとに質の高い接客ができるサロン運営を実現しましょう。
