社労士事務所では、顧問先ごとの資料や業務報告、所内マニュアルなど、多くの情報を正確かつ安全に管理・共有することが求められます。情報管理が煩雑になると、管理の手間が増え、ミスにつながりかねません。
しかし、「顧問先ごとに情報が分散してしまう」「メールやチャットでは履歴が流れてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社労士事務所における情報共有の課題と、その解決策として活用できるツール「Stock」の使い方を中心にご紹介します。
- 社労士事務所でのマニュアル管理・情報共有の方法を見直したい
- 社労士ソフト以外に、業務を支える情報管理ツールを探している
- ITが苦手なスタッフでも使える、シンプルなツールを比較検討している
という方はこの記事を参考にすると、社労士事務所に適した情報管理の考え方が分かり、自社に合った情報共有の仕組みを見直すきっかけが得られます。
目次
顧問先との情報共有における課題
社労士事務所における顧問先との情報共有では、「情報が分散しやすく、状況を正確に把握できない」という課題が生じやすい傾向があります。
社労士業務では、入退社手続きや就業規則の改定履歴など、顧問先ごとに扱う情報量が多く、かつ継続的なやり取りが発生します。そのため、共有手段がメールやチャットに偏ると、情報が時系列や担当者ごとに散在し、全体像を把握しづらくなります。
たとえば、資料提出をメールで依頼した場合、顧問先からの返信が別スレッドに分かれたり、過去の添付ファイルを再送してしまったりするケースがあります。その結果、どのファイルが最新版なのか分からなくなり、手続きのやり直しや確認対応に時間を取られてしまいます。
このような事態を防ぐためには、顧問先ごとに情報とやり取りを1か所に集約し、常に最新の情報と対応状況を確認できる環境を整えることが重要です。
事務所内での情報共有における課題
社労士事務所では、事務所内で扱う情報が分散しやすく、業務が特定の担当者に属人化しやすい点が大きな課題です。
社労士業務は、顧問先ごとに手続き状況や注意点が異なり、担当者が個別に情報を管理するケースが少なくありません。その結果、他のスタッフが業務内容を把握しづらくなり、引き継ぎやフォローが必要な場面で情報共有に時間がかかります。
また、Google Driveなどのファイル共有ツール上に資料が保存されていても、どのフォルダを確認すべきか分からず、社内で確認のやり取りが発生することも少なくありません。
このように、事務所内で情報が整理されず属人化が進むと、業務効率や対応品質の低下につながるため、誰でも同じ情報を把握できる共有の仕組みを整えることが重要です。
顧問先・事務所内の情報共有を一元化できるツール
以下では、顧問先・事務所内の情報共有を一元化できるツールをご紹介します。
社労士事務所では、顧問先ごとにやりとりする資料や報告内容が異なるうえ、所内でも複数の担当者が関与するため、情報の置き場所や最新版の管理が煩雑になりがちです。メールやチャット、Googleドライブなどを併用していると、「どれが最新版かわからない」「共有範囲を誤ってしまう」といったリスクも高まります。
そこで重要なのが、顧問先別・用途別に情報を整理しながら、必要な人だけがアクセスできる状態を簡単に作れることです。WordやExcelで作成した資料を都度送付するのではなく、業務報告やマニュアル、やりとりの履歴までを1か所にまとめて管理できれば、情報共有の手間やミスを減らせます。
結論、社労士事務所に最適なのは、顧問先・事務所内の情報を安全かつシンプルに一元管理できる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockは、情報を記載した「ノート」に「メッセージ」が紐づいているため、顧問先ごとの業務報告や資料共有がスムーズになります。また、フォルダ単位で共有範囲や権限を設定できるので、見せるべき情報だけが適切な相手に共有され、社労士事務所に求められる情報管理の安全性も確保されるのです。
社労士事務所の情報共有に最適なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで資料を共有する方法
Stockでは、テキストと関連資料をまとめて保存し、社労士事務所内や顧問先との情報共有を一元化できます。
社労士業務では、手続き内容とあわせて、PDFやExcel、画像などの関連資料を共有する場面も多いです。Stockであれば、「ノート」に業務内容を文章で整理したうえで、必要な資料を直接添付でき、「メッセージ」からやり取りの履歴も確認できます。
このように、Stockを使えば、テキスト・資料・やり取りをセットで管理できるため、社労士事務所における資料共有と情報伝達がスムーズになります。
社労士事務所がStockで情報共有するときの便利機能
ここでは、社労士事務所でStockを使うときの便利機能を3つ紹介します。セキュリティ面や、社内・社外での使い分けが気になる方は必見です。1フォルダゲスト機能
「Stock」の1フォルダゲスト機能を使えば、顧問先を特定のフォルダに限定して無料で招待できます。
たとえば、顧問先A社専用のフォルダを作成し、そこに1フォルダゲストとして担当者を招待します。A社はそのフォルダ内のノートや添付資料のみを閲覧・確認でき、他の顧問先や事務所内部の情報を見ることはできません。
さらに、1フォルダゲストは人数制限なく無料で招待できるため、複数名の窓口担当者がいる場合でも安心です。このように、新たな費用負担をかけずに、顧問先との情報共有を安全に実現できます。
フォルダごとに権限設定できる機能
Stockでは、フォルダ単位で共有範囲と権限を細かく設定できます。
社労士事務所では、顧問先向けの資料、事務所内の業務メモ、所内マニュアルなど、同じツール内でも見せる相手を厳密に分ける必要があります。Stockのフォルダごとの権限設定では、ユーザーごとに「編集可能」「閲覧のみ」といったアクセス権を簡単に切り替えられるのです。
また、ユーザーが参加していないフォルダは左側のカラムに表示されないため、意図せず内部情報が目に入る心配もありません。
このように、フォルダごとの権限設定を活用すれば、複雑な共有ルールを設けなくても、社労士事務所に必要な情報統制をシンプルに実現できます。
編集履歴を確認する機能
Stockでは、ノートの編集履歴を時系列で確認でき、過去の内容に簡単に戻すことも可能です。
たとえば、就業規則の改定内容をStockのノートで管理していれば、文言の変更履歴をあとから確認できます。万が一、誤って内容を上書きしてしまった場合でも、過去のバージョンに戻せるため、念のため過去ファイルを残し続ける運用は必要ありません。
このように、Stockの編集履歴機能を使えば、社労士事務所で頻発しがちな文書修正や情報更新も安全に管理でき、履歴確認や差分チェックの手間をかけずに、正確な情報共有を実現できます。
社労士事務所における「Stock」導入事例
事例1｜クオーレ労務経営
クオーレ労務経営では、事務所内の情報管理や顧問先ごとの情報共有を効率化するために、「Stock」を活用しています。
同事務所では以前、ファイルサーバーを使って情報共有を行っていました。しかし、必要な情報にたどり着くまでに「フォルダを探す」「ファイルを開く」といった手間がかかり、情報が分散してしまっていることが課題でした。
そこで、友人の勧めをきっかけに「Stock」を導入したのです。Stockの「フォルダ」で情報を整理し、「ノート」に業務マニュアルや顧問先ごとの基本情報、打ち合わせ記録、給与計算に関する補足情報などを一元的に蓄積する運用へ切り替えました。
その結果、素早く必要なノートにアクセスできるようになり、スムーズな情報確認や引き継ぎが可能になったのです。ITに不慣れなスタッフでも迷わず使える点も、継続的な活用につながっています。
事例2｜中瀬社会保険労務士事務所
中瀬社会保険労務士事務所では、顧問先ごとの情報管理や事務所内の情報共有を円滑にするために、「Stock」を活用しています。
同事務所では以前、チャットツールとファイル共有ツールを併用していましたが、チャットでは情報が流れてしまい後から確認しづらく、ファイル共有ツールでは社外からアクセスできない点が課題でした。
そこで、顧問税理士からの紹介をきっかけに「Stock」を導入しました。その結果、事務所内で共有すべき情報はすべてStockに集約され、過去のやり取りや顧問先情報をすぐに確認できるようになりました。
外出先からもスマホアプリで情報を把握できるようになり、引き継ぎや進捗確認がスムーズになったことで、現在は「Stock」のみで事務所内のコミュニケーションが完結しています。
Stockにおけるよくある質問
社労士事務所でStockを導入する際のよくある質問は以下の3つです。
- Stockに「制限メンバー」「1フォルダゲスト」権限で招待するにはどうすればいいですか？
- フォルダの参加者設定を誤って変更しないよう、ロックしたい
- Stock（ストック）のセキュリティ対策について知りたい
Stockの「メンバー管理」から、メールアドレスまたはURLを発行し、付与したい権限を選ぶだけで簡単に招待が可能です。
Stockの各フォルダを開き、上部にある「錠前マーク」から、参加者設定を変更できないようにロック設定が可能です。
Stockでは、通信の暗号化やアクセス制御など、大企業でも安心して導入できるデータセキュリティ水準で情報保護をしています。
このように、多数の顧客とのやり取りが生じる社労士事務所でも、「Stock」はセキュリティの安全を確保しながら情報共有をスムーズにできるのです。
社労士事務所で「Stock」を活用する方法のまとめ
これまで、事務所内での情報共有における課題や、資料共有の方法、顧問先との情報共有を想定した権限設定を中心にご紹介しました。
社労士事務所では、入退社手続きや給与関連資料、就業規則の改定履歴など、顧問先ごとに管理すべき情報が多く、かつ継続的な共有が発生します。そのため、情報が担当者に属人化したり、ファイル共有ツールでは共有範囲の設定や確認に手間がかかったりするケースも少なくありません。
そこで重要なのが、情報を顧問先ごと・業務ごとに整理し、必要なメンバーだけが安全にアクセスできる仕組みを整えることです。あわせて、資料とやりとりをひもづけて管理できれば、確認漏れや引き継ぎミスも防ぎやすくなります。
そのため、社労士事務所の情報共有をシンプルかつ安全にするなら、資料・やりとり・権限管理も一元化できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、顧問先とのやりとりや事務所内の情報管理をスムーズにできる体制を整えましょう。
