会議を円滑に進めるには企画者の事前準備が欠かせません。余裕あるスケジュールで準備できると、意見交換が活発な生産性のある会議を計画できます。
一方、事前準備の重要性を理解しつつも、「具体的な準備の段取り」が分からず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議における事前準備の段取りをチェックリストと併せてご紹介します。
- 会議の正しい事前準備の手順を知りたい
- ダメな会議の特徴を把握し、自社の会議を改善したい
- 会議資料を含む社内情報の共有・管理を円滑にし、業務を効率化したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、事前準備の重要性と必要事項のチェックリストを踏まえて、効率よく事前準備ができるようになります。
目次
会議において事前準備が重要な理由
会議において事前準備が重要な理由として、以下の3つが挙げられます。
- 会議当日の進行がスムーズになる
- 会議の生産性・効率性が上がる
- アクシデントを防げる
会議場所の確保や資料の準備をしておけば、当日の会議準備に時間が取られる心配がありません。また参加者は事前に会議の流れを把握しておけるため、会議の進行がスムーズになります。
会議の情報が参加者に事前共有されると、会議までに自分の考えを整理しておけるため、活発な議論が期待できます。また、会議にかかる時間も事前に定めておけば、他の業務の調整もしやすくなるのです。
事前準備で資料・設備の確認をしておけば、「資料にミスがあったがそのまま会議で使用してしまった」「使用可能な会議室がない」といったアクシデントを防げます。
以上のように、事前準備は会議全体のスムーズな進行に貢献するほか、企画者側も心のゆとりをもって会議を開けるメリットがあるため、確実に実施しましょう。
【準備が9割】会議の段取り5選
以下では、生産性のある会議に必要な準備の段取り5選をご紹介します。「何を、どのように準備すれば良いかわからない」という方は必見です。
（1）会議の「場」を準備する
会議ではオフライン・オンライン問わず「場」を準備しなければなりません。必要に応じて適切な準備を心掛けましょう。
【オフライン】会議室を押さえる
社内で会議を開くときは当日に使用する会議室の予約が必須です。
会議室の選定では“参加者の人数に適した規模の会議室か”、“会議室の設備は整っているか”を踏まえて、参加するメンバーが快適に会議が進められる環境を設定しましょう。
また、予約していた会議室が急遽使えなくなることもあるため、可能であれば複数の会議室を押さえておきましょう。
【オンライン】URLを発行する
社外にいるメンバーとオンライン会議を実施する場合はURLの発行をしましょう。
事前にアプリのダウンロードや、アカウント作成が必要な場合があるため、どのWeb会議システムを使用するのかを確認し、メンバーが問題なく参加できるか確かめておく必要があります。
また、各メンバーのカメラ・スピーカー・インターネット回線状況が問題なく動作するかも注意喚起しておきましょう。
（2）会議に招集するメンバーを選定する
招集するメンバーの選定も重要な準備のひとつです。
参加する必要のないメンバーまで招集してしまうと、参加者の当事者意識が薄れたり、人数が多く意思決定に時間がかかったりするため、活発な議論ができません。そのため、会議を開く目的から逆算して、参加するメンバーは過不足なく招集しましょう。
また、アナウンスにあたってのメール作成では、誰でも一目でわかるように5W1Hを明記します。さらに、急な連絡では参加できない可能性もあるため、余裕をもって2～3週間前までに連絡するべきです。
（3）ファシリテーターを準備する
会議を円滑に進める「ファシリテーター」の準備も欠かせません。
参加者への発問や意見をまとめたり、時間管理をしたりするための場を仕切る“進行役”が機能すると、スムーズかつ生産性のある会議が実現できます。企画者が担当する以外に、ファシリテーター役として適した人に依頼するのも有効です。
依頼する場合は企画者とファシリテーター間での打ち合わせも重要です。目的・最終目標・時間などを十分に話し合い、企画者とファシリテーター間で認識齟齬が発生しないようにしましょう。
（4）事前に会議資料を作成・共有する
アジェンダや最終目標を含めた会議資料の作成・共有も必ず実施しましょう。
会議のテーマ、目的、最終目標が一目で分かる会議資料があると、招集されたメンバーも目的意識を持って会議に参加できます。また、会議全体のプログラムを記載すると、メリハリのある会議が見込めるのです。
このように、当日の会議で資料を読む無駄な時間を発生させないためにも、会議資料は必ず事前に共有するようにしましょう。資料を共有するときは、「Stock」のようなツールを使えば、わずかな操作で簡単に任意のメンバーに共有可能です。
（5）事前に議事録を準備する
事前に議事録を準備しておくことも重要です。
議事録は、後日会議内容を見返すのに役立つほか、会議に参加していないメンバーに会議内容を共有するのにも活用されます。フォーマットの準備や、あらかじめ分かっている項目の作成をしておくと、抜け漏れのない議事録を作成できます。
また、あらかじめ議事録の作成者を決めておくと、議事録の準備や会議後の共有がスムーズです。
【必見】会議の事前準備を効率よく進めるコツ
会議の事前準備を効率よく進めるコツとして、以下の方法が挙げられます。
- テンプレートを活用する
- 社内で会議準備のルールを共有する
- 情報共有に手間をかけない
会議アジェンダや議事録、事前共有資料の作成にテンプレートを活用すれば、作成にかかる時間を削減できるうえ、メンバーの”慣れ”に関わらず伝わりやすい資料を作りやすいです。
会議準備のルールや手順が社内で明確になっていると、どのメンバーでも迷うことなく会議準備に取り組めます。
情報共有の手間を減らすには、工数の削減が重要です。たとえば、資料のファイルを変換し、メールやチャットに添付して共有、共有した資料を個人で保存する、といった工程の多い環境では、会議準備にも時間がかかってしまいます。
以上より、会議の事前準備の効率化には、会議に必要な資料やテンプレート、社内ルールを少ない工数で共有できる環境を整えることが必要なのです。
会議資料の共有や議事録の事前準備に最適なツール
以下では、会議資料の共有や議事録の事前準備に最適なツールをご紹介します。
会議をスムーズに進めるには、事前に資料を共有することが必須です。しかし、メールでのファイル添付による共有は、「何の資料か」分かるようにメッセージを送る手間がかかるほか、ファイルを受け取った側は個人で資料を管理する必要があります。
そこで、「会議資料の共有に手間がかからず、社内で一括管理できるツール」を導入しましょう。ただし、優れた検索機能がなければ、目的の会議資料を見つけるのに時間がかかってしまいます。
結論、会議資料の共有や事前準備に最適なのは、会議資料を含む社内のあらゆる情報をまとめて管理し、必要な資料がすぐに見つかるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は、テキストに加え、ファイルや表で情報を残せるうえ、情報の作成・更新と同時に任意のメンバーに共有されます。また、高精度の検索機能で直感的に情報にアクセスできるめ、過去の会議記録の振り返りや、会議前の資料の確認に最適です。
最も簡単に情報共有・管理ができる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockを使った会議資料の作成例＞
以下は、Stockで作成した会議アジェンダです。
Stockの「ノート」には、テキストだけでなく画像やファイル、表を使って情報をまとめられるため、会議に必要な情報を含むさまざまな情報を管理できます。
また、ノートに「タスク」と「メッセージ」が紐づいているため、会議前の情報共有やすり合わせ、やるべきことの整理に最適です。そのため、会議の事前準備の効率化に貢献するのです。
＜事前資料の作り方＞会議準備に必要なものチェックリスト
以下では、会議の準備に使える必要なものチェックリストをご紹介します。「会議資料に記載すべき内容」と「準備に必要なもの/こと」、「オンライン会議の前後でやるべきこと」に分けて記載しています。
会議資料に記載すべき項目のチェックリスト
- 会議のプログラム
- 会議のテーマ
- 具体案・費用対効果
- 結論・最終目標
- 補足情報
- 各自のメモ欄
会議の開催に必要なもの・やるべきことのチェックリスト
- 会議場所の確保
- 参加メンバーの選定・招集
- 会議資料の作成・共有
- ファシリテーターなどの役員依頼
- プロジェクター・パソコンなどのデバイス
- ホワイトボード・ペン
- 人数分の椅子
- 議事録の作成・共有
オンライン会議の前後でやるべきことのチェックリスト
会議前
- 会議環境の事前動作確認
- 接続に必要な情報の共有
- 画面共有用のファイルの確認
- 会議中の録画設定・録画に関するメンバーからの承認を得る
- リアクション・チャットルールの共有
会議後
- 議事録の作成・共有
- 会議環境に関する意見を集める
余裕をもって会議の事前準備をしていても、資料に記載する項目や準備物に漏れがあると、会議の円滑な進行を阻害してしまいます。そのため、上記チェックリストの活用やオリジナルのチェックリスト作成も有効です。
会議の事前資料のテンプレート
以下は、会議の事前資料の作成に便利なテンプレートです。
こちらは、Canvaが提供する会議資料のテンプレートです。
ページの複製・追加が簡単で、画像追加やフォント・カラー選択などデザイン性に富んでいます。また、作成した会議資料はPDFだけでなく、PowerPointでも共有可能です。
ダメな会議の特徴とは？
以下では、ダメな会議の特徴をご紹介します。生産性のある会議にするために、以下の特徴に当てはまらないか確認しましょう。
目的が明確でない
ダメな会議の特徴として、目的が明確でないことが挙げられます。
会議の目的が明確でなければ、無駄な議論がダラダラ続いてしまい、意味のない時間になってしまいます。そのため、会議の企画者は事前に会議の目的を明確にし、参加者に共有しましょう。
また、参加者は、自分が参加する会議がどのような会議なのかを意識すると、会議への解像度が上がります。たとえば、以下のような会議の種類に当てはめて考えると分かりやすいです。
| 詳細 | |
|---|---|
| アイデア・意見を出すための会議 | 参加者からあらゆるアイデアや意見を募るための会議です。活発な議論をすることで、新しい発想が生まれる可能性もあります。 |
| 情報伝達のための会議 | 参加者が現在の状況を報告し、互いに情報共有するための会議です。進捗や課題、連絡事項などを伝えます。 |
| 意思決定のための会議 | 参加者同士で議論を進め、意思決定をするための会議です。おもに、課題やプロジェクトに対する戦略や方針を決定するために開催されます。 |
発言しにくい雰囲気になっている
発言しにくい雰囲気になっていることも、ダメな会議の特徴のひとつです。
参加者が発言しやすい雰囲気が作れていないと、活発に意見が交換されません。「特定の人のみ発言している」「発言しても否定される」といった理由から、発言をためらう社員もいるのです。
そのため、アイスブレイクを設けたり、参加者全員が発言するなどのルールを作ったりして、活発に意見が交わされる場にしましょう。
【押さえておきたい】会議後に大切なポイント
会議では“事前”準備が重要ですが、会議終了後には「情報を整理しつつ、今後に活用するために保管する」ことが大切です。
とくに、会議の内容や決定事項をまとめた議事録は、議論のフローを振り返られるだけでなく、会議に参加していないメンバーに共有する重要な役割を担っています。一方、議事録を紙で共有しようとすると、印刷して配布する無駄な業務が発生してしまうのです。
また、議事録といった「情報」は鮮度が求められるため、正確でスピーディーに共有する習慣が重要です。たとえば、議事録の共有がスムーズな企業は「Stock」のような情報共有ツールを使って、鮮度のある情報を簡単に共有・管理しています。
会議の事前資料をメールで送付するときの注意点
会議の事前資料をメールで送付するときには以下の2点に注意しましょう。
- 要件をわかりやすくまとめる
- ファイルサイズ・形式を確認する
一文が長すぎたり、逆に必要な情報が不足していたりすると、会議に必要な情報が正しく共有されません。伝えるべき要点を明確に記載し、簡潔にまとめることが必要です。
ファイルサイズが大きい・形式が普段と異なる資料は、共有に時間がかかるほか、相手が開封できない可能性があります。必要に応じてファイルを圧縮し、誰でも閲覧可能な形式を選択すると共有がスムーズです。
以上のように、共有した資料を正確に確認してもらうためにも、相手が見やすく確認しやすい状態で共有するべきです。円滑な情報共有のためにも、読み手の立場になってメールを作成しましょう。
会議・ミーティングの準備方法やチェックリストまとめ
ここまで、会議における準備やチェックリストを中心に解説してきました。
意見交換が活発で生産性のある会議の実現には、会議資料の事前共有が必須です。しかし、メールでの資料共有は、送る手間がかかるうえにファイルを受け取った側は個人で議事録や資料を管理するため、情報が属人化しやすくなります。
そこで、「社内の情報をまとめて管理できるうえ、共有がスムーズなツール」を導入しましょう。また、作成した会議資料を業務に活かすためにも、必要な資料をすぐに見つけられるような優れた検索機能があると便利です。
したがって、会議の事前準備や議事録の管理には、膨大な社内の情報を一元管理でき、目的の情報に即アクセス可能なツール「Stock」が一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で事前準備を進め、活発な会議を実現しましょう。
