自動車整備工場やディーラーの業務の一つである「車検（自動車検査登録制度）」は、受付～納車までの多くの工程を複数人で分担するため、円滑な情報共有が重要です。そこで、今日では「Stock」のような情報共有ツールで情報管理をする企業も増えています。
一方で、「Stockの無料登録をしてみたものの、有効な活用方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、車検業務における課題や「Stock」で車検管理を最適化する方法を中心にご紹介します。
- 車検業務の見落としがあるため、改善を図りたい
- 車検切れの見落としがないように、車検証を適切に管理したい
- Stockの有効な使い方を把握し、自社での取り組みに役立てたい
という方はこの記事を参考にすると、「Stock」が車検管理にどのように役立つのかが具体的に分かり、自社で有効活用できるようになります。
目次
車検業務における2つの課題
まず、自動車整備工場やディーラーが抱える車検業務の2つの課題をご紹介します。以下を参考に、自社が直面している課題を改めて確認しましょう。
（1）納期遅延のリスクがある
1つ目は、納期が遅延するリスクがある点です。
一般的に車検業務は、受付・点検・見積作成・お客様承諾・整備・検査・納車といった流れで進みます。これらの多くの工程を複数のスタッフで分担するため、円滑な情報共有が難しくタイムロスが発生しやすいのです。
納期遅延は顧客に対して、不快感や負担を与えることになります。そのため、「車検に関するあらゆる情報を任意のメンバーにリアルタイムで共有できるITツール」を用いて、スムーズな情報共有を実現し、納期遅延のリスクを軽減しましょう。
（2）継続的なフォローが属人化する
2つ目は、継続的なフォローが属人化してしまう点です。
普通乗用車や小型乗用車、軽自動車は基本的に2年に1度の車検が必要です。一方で、担当者が変更した場合に情報の伝達漏れが発生し、車検切れの見落としが発生する恐れがあります。
車検切れの見落としを防ぐために、「タスクを設定したり期日を通知してくれたりするツール」を導入しましょう。ITツールであれば、担当者変更時での業務引き継ぎもスムーズです。
【自動車整備工場・ディーラー必見】車検業務の課題を解決する最適な方法
以下では、車検業務における課題を解決する最適な方法をご紹介します。
車検業務は、受付や点検～納車までの多くの工程を複数のスタッフで分担するので、タイムロスが発生しやすいです。また、普通車の車検は基本的に2年に1回必要ですが、担当者変更時に情報漏れが起こりやすいと言えます。
これらの課題を解決するために、「車検に関するあらゆる情報を一元管理し、リアルタイムで共有可能なツール」を導入しましょう。さらに、車検予定のタスクを設定したり、期日を通知してくれたりしてくれるものであれば、車検切れの見落としを防げます。
結論、車検管理に自社が導入すべきなのは、柔軟なタスク設定が可能なうえに、車検に関する情報を一元化するツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、車両の基本的な情報と車体の写真を残せるうえに、複数のメンバーにリアルタイムで共有可能です。また、ノートに紐づく「タスク」では、設定した時刻に通知設定できるので、対応漏れを防げます。
車検に関するあらゆる情報を一元管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【画像付き】Stockで車検証を管理する方法
Stockの「ノート」ではテキストだけでなく、画像やファイルの添付も可能であるため、車検証を簡潔かつ見やすくまとめられます。
【画像付き】Stockで車検予定を管理する方法
Stockでは通常のタスク設定だけでなく、〇日・〇月・〇年ごとに設定できる「繰り返しタスク」によって、車検切れの見落としを防げます。
Stockで車検管理をするときのコツ2選
ここでは、Stockで車検管理をするときのコツを2つご紹介します。「ノート」や「タスク」の基本機能に加えて、以下のコツも習得してStockを有効活用しましょう。
情報を3階層で整理する
1つ目のコツは、情報を3階層で整理することです。たとえば、以下のような情報構造がおすすめです。
「当月分の車検（グルーピング）＞工程段階（フォルダ）＞車両やお客様自身の情報（ノート）」で整理することで、情報が散在することなく一元管理できます。また、必要な情報が1つに集約されているため、確認もスムーズです。
車検満了日を一目で判別できるようにする
2つ目のコツは、車検満了日を一目で判別できるようにすることです。
車検業務において、最も致命的なミスが「車検切れ」の見落としです。そのため、ノートのタイトルには車検満了日を記載し、期限が近いものを一目で判別できるようにしましょう。
Stockにおけるよくある質問
以下では、Stockにおけるよくある質問をご紹介します。導入前に疑問点を解消しておきましょう。
Q1. 隔週で、繰り返しタスクを設定できますか？
A. はい、以下の手順から、繰り返しタスクを設定可能です。
- タスクの作成・編集画面で、「繰り返さない」＞「カスタム」をクリックします。
- 繰り返す間隔を「1か月ごと」や「2年ごと」などのように設定できます。
Q2. 無料トライアル終了後はどうなりますか？
A. トライアル期間終了後、有料プランまたはフリープランに移行できます。
また、プラン選択の期限はなく、無料トライアル期間が終了してもデータが削除されることはありません。以下の画面で管理者が有料プランまたはフリープランを選択すると、引き続きStockを利用できます。
Stockで車検管理をする方法のまとめ
これまで、車検業務における課題や「Stock」で車検管理を最適化する方法を中心にご紹介してきました。
自動車整備工場・ディーラーが担当する車検業務では、多くの工程を複数のスタッフで分担するので、タイムロスが発生しやすいです。また、普通車の車検は基本的に2年に1回必要ですが、担当者変更時に情報漏れが起こりやすいと言えます。
これらの課題を解決するために、「車検に関するあらゆる情報を一元管理し、リアルタイムで共有可能なツール」を導入すべきです。さらに、車検予定のタスクを設定したり、期日を通知してくれたりしてくれるものであれば、車検切れの見落としを防げます。
結論、自社が導入すべきは、柔軟なタスク設定で車検切れの見落としを防げる情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社が抱える車検管理の課題を解決しましょう。
