ITツールとは、業務を効率化したり、生産性を向上させたりするために活用されるデジタルツールの総称です。近年はクラウドサービスの普及により、タスク管理・情報共有・顧客管理など、さまざまな業務をITツールで管理する企業が増えています。
しかし、「ITツールを導入したいものの、種類が多すぎてどれを選べばよいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ITツールの選定軸とおすすめのITツールを中心にご紹介します。
- アナログな環境での仕事に限界を感じている現場責任者
- ITツールを導入して業務効率化を図りたい情報管理担当者
- ITツールの正しい選定方法を押さえて、自社に最適なツールを導入したい管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、ITツールの基本や選び方が理解でき、自社の課題に合ったツールを導入できます。
目次
なぜITツールが必要なのか
ここでは、ITツールが重宝される理由をご紹介します。ITツール導入の目的を見失わないためにも、以下の内容をきちんと押さえましょう。
情報を「蓄積」できる
1つ目の理由は、情報を「資産」として蓄積できる点です。
ITツールを活用すると、議事録や業務日報だけでなく、「クレーム対応の成功例」「トラブルの対応方法」などの社内ナレッジを蓄積できます。これにより、誰でも同じ情報を参照できる状態になるため、社員全体の業務クオリティが安定し、顧客満足度の向上などが期待できます。
このように、ITツールでは情報が個人に留まらず組織の資産として蓄積でき、業務の再現性と生産性を高められるのです。
業務が「見える化」する
2つ目の理由は、業務が「見える化」する点です。
ITツールには、担当者ごとのタスクを一覧表示したり、期限を自動で整理したりする機能があり、「誰がどの業務を担当するのか」「今日中にやるべき作業は何か」が一目で把握できます。こうしてタスクを可視化することで、作業の抜け漏れや担当の重複が防げ、チームの動きが安定します。
また、ITツールを使ってプロジェクト管理をすると、進捗状況がリアルタイムで共有されるため、遅延や問題を早期に発見できて、円滑なプロジェクト進行を実現できるのです。
意思決定が「加速」する
3つ目の理由は、意思決定が加速する点です。
ITツールを活用すると、必要な資料・担当者情報などを1カ所に集約できるため、判断に必要な材料をすぐに揃えられます。また、チャット機能が搭載されているものであれば、同じ情報をリアルタイムで確認できるため、認識のズレが起きず、合意形成までの時間が短縮されます。
さらに、ITツールでは、過去の議事録や決定事項も時系列で残るため、判断の根拠をすぐに参照でき、迷いのないスピーディな意思決定が可能になります。
運用で破綻しないITツールの選定軸
ここでは、ITツールを選ぶ時の選定軸をご紹介します。運用で失敗しないために、以下の軸を押さえて自社に合ったツールを選びましょう。
シンプル or 多機能
1つ目の選定軸は「シンプル or 多機能」です。
ITツールに慣れている方は、多機能ツールの細かな設定や高度な管理機能を、複雑なワークフローや権限管理が必要な場面で効果的に活用できます。しかし、ITに不慣れな方が多い企業では、設定項目が多いと操作に迷いやすく、結果として現場がツールを使わなくなるリスクが高まります。
一方、シンプルで使いやすいツールは、ITに不慣れな方でも導入初日からスムーズに使い始められます。UIなどの細かな設定や運用ルールの設計に自信がない方は、シンプルなツールがおすすめです。
個人向け or チーム向け
2つ目の選定軸は「個人向け or チーム向け」です。
個人向けのツールは、権限管理や情報共有の仕組みが弱く、組織で使うと「誰が最新情報を持っているのか分からない」「情報が属人化してしまう」などの問題が起き、運用が破綻しやすくなります。そのため、複数人で情報を扱う場合は、個人向けツールを選ばないよう注意が必要です。
一方、プライベートな用途を前提にしている方がチーム向けツールを導入すると、使わない機能が多く、操作が複雑に感じられて負担が増えるため、ツールの価値を十分に引き出せないのです。
蓄積型 or 流動型
3つ目の選定軸は「蓄積型 or 流動型」です。
流動型のツールは、チャットのように情報が次々と流れるため、後から必要な情報を参照するのが難しく、組織でのナレッジ管理には不向きです。また、情報が時系列で流れるだけだと「どれが最新か」「どこにまとまっているか」が分からず、管理の手間が増えてしまう点にも注意が必要です。
一方で、情報を整理して残せる蓄積型のツールを使えば、必要な情報をいつでも取り出せる状態を維持でき、組織としてナレッジを資産化できるのです。
ITツールにはどんなタイプがある？
ここでは、3つのITツールをご紹介します。それぞれタイプや目的が違うため、自社の課題に合っているものがどのタイプか判断しましょう。
【Stock】情報共有ツール
Stockの特徴・使用感
- シンプルで使いやすい
- あらゆる情報を「ノート」で一元管理
Stockの最大の特徴は、シンプルで使いやすい点です。ITに不慣れな方でもすぐに使いこなせるほど操作が簡単なので、導入即日効果を実感できます。
Stockは、社内のあらゆる情報を一元管理できます。さらに、「ノート」は更新と同時に公開されるため、情報共有のストレスをなくすことも可能です。
おすすめの企業
- ITに不慣れな方が多い中小企業
- ITツールをひとつで完結させたい企業
Stockは、非常にシンプルで使いやすい設計なので、ITに不慣れな方でもすぐに使いこなせます。そのため、中小企業の現場にもすぐに浸透します。
Stockは、「ノート」による情報管理だけでなく、メッセージ機能やタスク機能なども搭載しているオールインワンツールです。
Stockの注意点
- 大企業向きではない
- AI機能がない
Stockは、中小企業での運用に向いているツールなので、数百～数万人規模の大企業での運用には不向きといえます。
Stockは、AI機能を搭載していないため、AIによる業務の効率化をしたい場合は、別でAIを使用しなければならないので注意しましょう。
Stockの料金体系
- フリープラン：0円
- ビジネスプラン：500円/ユーザー/月（年払い）
- エンタープライズプラン：1,000円/ユーザー/月（年払い）
【Trello】タスク管理ツール
Trelloの特徴・使用感
- カンバン方式でタスクを管理
- inboxでアイデアを管理
カンバン形式のボードにタスクを追加して、完了したらチェックをつけるため、タスクの進捗が視覚的にわかりやすくなっています。
タスクではないものの、使えそうなアイデアは「inbox」の中でいったん保留できます。アイデアがタスク化したら、ボードに貼ってタスクとして管理できます。
おすすめの企業
- タスク管理のためにツールを導入する企業
- ほかのツールとの併用を考えている企業
Trelloは、タスク管理に特化したツールなので、タスク管理がツール導入の目的である企業におすすめです。
Trelloは、SlackやMicrosoft Teamsなどの連携しているツールのメッセージを「ボード」や「inbox」に送ることで、漏れなくタスク管理できます。
Trelloの注意点
- 使い方がわかりづらい
- タスクが増えると見づらくなる
タスクをボードで管理するため、直感的な操作方法はわかるのですが、「inbox」の使い方や他ツールとの連携方法などを理解するのに時間がかかります。
利用しているユーザーからは「カードが増えると、逆に見にくくなる瞬間がある」という声があります。（参考：ITreview）
Trelloの料金体系
- フリー：$0
- スタンダード：$6/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：$12.5/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：$17.5/ユーザー/月（月払い）
【Googleドライブ】ファイル管理ツール
Googleドライブの特徴・使用感
- 豊富な検索機能
- GoogleGeminiの活用
Googleドライブは、検索機能が充実しており、大量のファイルの中から欲しいファイルをすぐに見つけられます。
Googleドライブでは、GoogleGeminiを使ってファイルの要約や推敲ができるため、効果的に利用すると業務効率が上がります。
おすすめの企業
- 主にGoogleのアプリを使っている企業
- チームで業務を進める企業
Googleドライブは、Googleが提供するほかのアプリと連携することで、利便性が増していきます。
Googleドライブは、共有のフォルダを作成できるため、ファイル共有の手間が省け、チームでの業務がスムーズになります。
Googleドライブの注意点
- ファイル管理に特化している
- フォルダを色分けできない
Googleドライブは、ファイル管理に特化したツールなので、メンバーとのやりとりやタスク管理は別のツールで補わなければなりません。
利用しているユーザーからは「フォルダ数が多いと探す時間がかかるので、色で判断できるとありがたい」という声があります。（参考：ITreview）
Googleドライブの料金体系
Googleドライブは「Google Workspace」に含まれるアプリのひとつなので、「Google Workspace」の料金プランに加入することで、機能を拡大できます。
そのため、以下では「Google Workspace」の料金プランをご紹介します。
- 無料プラン：0円
- Business starter：950円/ユーザー/月
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
自社に最適なITツールとは
ここでは、自社に最適なITツールをご紹介します。
ITツールを選ぶ際は、「機能性」「利用規模」「情報の流れ」を軸に置くことが重要です。3つの軸がすべて合致するツールを導入しましょう。
多機能すぎて誰も使いこなせないツールは、次第に使われなくなっていきます。また、情報が流れてしまうツールは、情報を適切に管理できず、重要な情報を見逃してしまう可能性があります。
結論、自社が導入すべきは、誰でも簡単に使えて、必要な機能が充実しているITツール「Stock」一択です。「Stock」一択です。
Stockは、シンプルで使いやすい情報共有ツールです。「ノート」に情報をまとめて、フォルダで管理・共有します。また、「タスク機能」でタスクを可視化したり、「メッセージ機能」で社員と会話したりできます。
情報共有のストレスをなくすITツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
失敗しないITツールの選定方法まとめ
これまで、ITツールの選定軸やおすすめのITツールを中心にご紹介しました。
ITツールは、選定軸を理解せずに選ぶと、運用段階で破綻してしまいます。そのため、選定軸を正しく理解して、自社の導入目的に合致しているITツールを選びましょう。
シンプルで使いやすいツールは、導入してすぐに社員が使いこなせ、すぐに現場に浸透するためおすすめです。また、情報が流れずに蓄積していくツールでは、情報がチームの資産となり、業務の属人化防止につながるため、社員のスムーズな業務遂行に役立ちます。
結論、自社が導入すべきは、シンプルで使いやすく、社内のあらゆる情報をストックできるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、アナログな情報管理から脱却しましょう。
