人事管理では「人材の採用・育成」や「人事評価」などさまざまな業務が発生します。人事管理では、やるべき業務が幅広いため、資料作成などの書類業務は効率的に進めることが求められます。
そこで、情報を整理するのに役立つのが、Excelテンプレートです。しかし、「どのテンプレートが、どの場面で適しているかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで使える人事管理のテンプレート3選を中心にご紹介します。
- Excelで使える人事管理のテンプレートを入手したい
- 人事管理にまつわるトラブルを解消したい
- 効率的に人事管理ができるツールを探している
という方は本記事を参考にすると、自社に最適なExcelテンプレートが分かり、人事管理を効率化できるようになります。
目次
人事管理とは？
人事管理とは、企業が従業員の採用、配置、育成、評価、労務管理などを総合的におこなう業務を指し、とくに企業全体の方針に基づいて人材戦略を運用する点が特徴です。ここでは、人事管理の重要性や課題点について解説します。
人事管理の重要性
人事管理は、企業の経営戦略と密接に関わる重要な業務といえます。
人事管理では、従業員の特性やスキルを踏まえて、適材適所の人材を配置し、個々としてのパフォーマンスはもちろん、全体の経営状況を向上させることが目的です。適切に人事管理をすれば、企業の成長や事業目標の達成につながるため、慎重かつ丁寧に実施する必要があるのです。
人事管理の重要性を十分に理解し、企業全体の利益に繋げていきましょう。
人事管理の課題点
人事管理には、「時間がかかる」という課題があります。人事管理に時間がかかる理由としては、以下が挙げられます。
- ファイル管理が煩雑
- 情報の更新が頻繁
Excelファイルを使用して管理している場合、情報が一元管理されていなかったり、最新版がどれかわからなくなったりするなど、管理が煩雑になり、時間が必要以上に取られてしまうことがあります。
部署の移動や昇進、人事評価など、人事管理においては頻繁に更新が必要な情報が多い傾向にあります。逐一変更する必要があるため、時間を取られてしまうのです。
そのため、業務時間を短縮するには、「Stock」のような情報管理ツールを活用するのがおすすめです。
【担当者必見】人事労務業務を効率化する方法
以下では人事・労務業務を効率化できるツールをご紹介します。
人事管理では、業務が多岐に渡るうえ、情報の一元管理が難しいです。とくにExcelで書類を作成する場合、関係者に共有するときにメールを使う手間がかかります。そのため、ファイル検索機能や、特定のメンバーへ情報を共有できる機能を備えたツールを利用するべきです。
しかし、多機能なツールはITに不慣れな社員にとって扱いづらく、社内に定着しないおそれがあります。そのため、過不足なく機能を備えているシンプルなツールを利用するのがおすすめです。また、人事管理にあたって、セキュリティが十分なツールかどうかも確認する必要があります。
したがって、自社の人事管理には、情報を簡単に一元管理でき、国際基準のセキュリティを備えたツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はアクセス権を細かく設定することで関係者へリアルタイムで共有できるため、メールを使う必要はありません。さらに、Stockは国際セキュリティ規格「ISO27001」を取得しているため、社内の情報を安全に管理できます。
人事情報を簡単に一元管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで作成した従業員名簿の例＞
Stockを活用することで、以下のように、「ノート」に従業員情報をまとめることができます。
Stockのノートには表を挿入することができるため、名簿を作るときに役立ちます。また、Stockには名簿表をテンプレートとして登録し、ノートに呼び起こすことができるため、スムーズに名簿を作成できます。
＜無料＞Excelで使える人事管理に役立つテンプレート3選
ここでは、Excelで使える人事管理のテンプレート3選をご紹介します。以下のテンプレートを使えば、担当者の負担を削減して簡単に書式を整えられます。
従業員名簿のテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する、従業員名簿のテンプレートです。「一般的な名簿」と「顔写真入りの名簿」の2種類から選択できます。
顔写真はワンクリックで記載できるほか、表の色が自由に変えられる点も特徴です。
社員管理表のテンプレート
こちらは、社員管理表のテンプレートです。部署ごとの要員を一覧で把握できるため、人事異動のときに役立ちます。
各部署の必要な社員数を理由とともに記載できるほか、「新卒」「中途採用」「異動」といった社員の内訳欄があるので、部署ごとにバランスよく人員を割り振れるのです。
人事評価シートのテンプレート
こちらは、従業員の人事評価を管理するときに使える、評価シートのテンプレートです。半期に1回分作成できます。
シンプルなテンプレートであるため、会社独自の基準を定めたり、役職によって変えたりして作成することが可能です。また、5段階で評価できるので、評価対象者が目標の達成度に対する評価を認識しやすく、次の目標を立てるときの目安にできます。
Excelで人事管理する3つのメリット
ここでは、Excelで人事管理するメリットを3つ解説します。Excelでの人事管理を検討している企業は、メリットを把握したうえで利用の可否を判断しましょう。
（1）導入コストが低い
Excelで人事管理をする最大のメリットは、導入コストが低い点です。
ExcelはPCにあらかじめ付属していることが多く、初期費用などの料金コストを抑えることができます。また、各企業が使用している、ほかの専門的なツールと連携しやすいのもメリットです。
そのため、余計な費用や手間をかけずに、人事管理のデータベースを構築できます。ただし、使用するPCによっては、Excelが備わっていないケースもあるため、その場合は費用が発生する点に注意しましょう。
（2）操作を自動化できる
次に、関数やマクロによってさまざまな操作を自動化できる点もメリットです。
Excelでは、関数を使って数値データを素早く計算したり、マクロで特定の操作を自動化したりできます。そのため、人事管理に関する人数の計算や評価項目の集計を効率よく進められるのです。
ただし、複雑な関数やマクロを埋め込むと使いこなせる社員が限られ、人事管理の作業が属人化してしまいます。そのため、作成者が退職・異動すると適切な引き継ぎがなければ、ファイルがブラックボックス化するリスクがあるため注意が必要です。
（3）テンプレートが豊富である
最後に、Excelでは豊富なテンプレートが利用できる点もメリットです。
Excelは多くの人に利用されており、インターネット上ではさまざまなテンプレートが無料で公開されています。そのため、自社に合ったテンプレートを使って、すぐに運用できるのです。
ただし、テンプレートの項目を編集すると、レイアウトが崩れることがあります。また、使用するテンプレートや作成手順を統一していなければ、とくに大企業では「書式が人によって異なるので見づらい」といった事態が生じやすいです。
Excelで人事管理する3つのデメリット
ここでは、Excelで人事管理するデメリットを3つ解説します。Excelを人事管理に利用するうえでは、メリットだけでなくデメリットも把握する必要があります。
（1）セキュリティのリスクが発生する
人事管理にExcelを使うと、セキュリティのリスクが発生します。
人事管理では、社員の属性やスキルなどの個人情報を扱うので、情報を確実に保護しなければなりません。しかし、Excelはデータファイル形式のため、誤送信による情報漏えいを招く恐れがあるのです。
また、Excelではユーザーごとのアクセス権限を設定できないため、社内の共有フォルダで管理している場合、機密性の高いデータが他の社員に閲覧される恐れもあります。したがって、”ファイルにパスワードを設定する”といった対策を実施しなくてはなりません。
（2）関係者にリアルタイムで共有できない
Excelでは、関係者にリアルタイムでファイル共有できません。
Excelファイルを共有するには、メールなどのツールで送付する必要があります。そのため、人事管理を部署単位で実施する場合は、共有に手間がかかり、社員の勤務状況をはじめとした情報の把握が遅れてしまいます。
したがって、人事管理では「情報をリアルタイムで共有できる仕組み」をつくることがポイントです。とくに、人事管理が円滑な企業は、情報共有の機能が過不足なく備わった「Stock」のようなシンプルなITツールを使って社内の情報共有を効率化しているのです。
（3）情報がすぐに見つからない
Excelで人事管理をすると、必要な情報をすぐに見つけられないというデメリットがあります。
人事管理に使用するExcelファイルが増えると、類似ファイルが乱立し「最新のデータがどれかわからない」といった問題が発生します。また、Excelの検索機能は1つのシート内でしか検索できないため、複数のファイルから情報を探すことには不向きです。
必要な情報を見つけるのに時間がかかれば、業務の効率が低下する恐れがあります。
Excelで使える人事管理のテンプレートまとめ
これまで、Excelで使える人事管理のテンプレートを中心にご紹介しました。
人事管理にExcelテンプレートを使うと、資料を作成する手間を削減して書式を整えられます。しかし、Excelではセキュリティリスクをはじめ、「ファイル共有に手間がかかる」「情報へのアクセス性が悪い」といったデメリットがあるのです。
したがって、セキュリティ体制が万全で、情報の管理・共有に優れたITツールで人事情報を管理しましょう。
結論、自社で導入すべきは、安全に情報を管理・共有できるシンプルなツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、人事管理を効率化させましょう。
