LINE WORKSは、ビジネス向けのチャットツールとして多くの企業に導入されています。直感的に使える操作性や、既存のLINEに近いUIによって現場に定着しやすい点が評価されているためです。
しかし、「LINE WORKSは便利そうだけど、本当に安全に使えるのか不安」「情報管理の面で問題はないのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、LINE WORKSのリスクや安全に使う方法を中心にご紹介します。
- チャットによる情報管理のしづらさに困っている現場リーダー
- LINE WORKS導入にリスクを感じている管理職
- LINE WORKSよりも最適なツールを探している業務改善担当者
という方はこの記事を参考にすると、LINE WORKSのリスクを正しく理解したうえで、自社に適した情報管理の方法やツールを判断できるようになります。
目次
ビジネスシーンにおけるLINE WORKSのメリットとは
まず、ビジネスシーンにおけるLINE WORKSのメリットを解説します。
LINE WORKSは、チャット・通話・掲示板・カレンダーなどが一つにまとまっているため、連絡手段が分散せず、必要な情報にすぐアクセスできます。また、LINEに近い操作性で誰でも直感的に使えるため、導入直後から現場で定着しやすい点も大きな強みです。
その結果、情報共有のスピードが上がり、日々の業務をより効率的に進められるようになります。
LINE WORKSの3つのリスク
ここでは、LINE WORKSのリスクを3つご紹介します。導入前に以下の内容を確認しておきましょう。
情報漏洩のリスク
LINE WORKSのリスクの1つ目は、情報漏洩の恐れがあることです。
チャットは即時性が高いため、宛先の選択ミスや誤ったファイル添付が生じやすく、機密情報が外部に流出する可能性があります。また、スマホから手軽にアクセスできる反面、端末の紛失・盗難によって第三者にトーク内容を閲覧される事態も起きかねません。
さらに、外部のLINEユーザーとつながる機能を適切に管理できていないと、管理者が把握しない場所で機密情報がやり取りされる恐れがあるため、「運用ルール」と「権限管理」を徹底することが重要です。
メンタルヘルスのリスク
LINE WORKSのリスクの2つ目は、メンタルヘルスに悪影響を与えうることです。
いつでも連絡が取れる環境は、休日や深夜にも通知が届きやすく、実質的なサービス残業を生みやすくなります。また、クローズドなチャット空間では不適切な指示や言動が表面化しにくく、ハラスメントが見えないところで進行してしまう可能性があるのです。
さらに、既読機能によって「すぐ返信しなければならない」という心理的プレッシャーが生まれやすいです。したがって、従業員のストレスを軽減するためにも、通知設定や連絡ルールを整えましょう。
運用・ガバナンスのリスク
LINE WORKSのリスクの3つ目は、運用ルールが不十分だと組織としての統制が取りづらくなることです。
LINEに近い操作感ゆえに、プライベートの延長のような言葉遣いが使われやすく、ビジネスマナーが損なわれる恐れがあります。また、退職者のアカウントが適切に管理されていない場合、退職後も社内情報にアクセスできてしまい、データ流出につながるのです。
さらに、重要な決定事項がチャット内だけで完結すると、記録として残らず後からの検証が難しいため、情報の扱い方や記録の残し方を明確に定めましょう。
【リスク回避】LINE WORKSを安全に使うには
ここでは、LINE WORKSを安全に使う方法をご紹介します。以下の対応を参考に、自社に最適な運用を模索しましょう。
機密情報の取り扱いルールを明確にする
LINE WORKSを安全に運用するためには、機密情報の取り扱いルールを明確に定めておくことが欠かせません。
チャットは手軽に送れる反面、誤送信が起こりやすいため、どの情報を送ってよいのかを事前に線引きしておく必要があります。また、ファイル共有の範囲や外部ユーザーとのやり取りに関するルールを整えておくことで、意図しない情報流出が防ぎやすいです。
そのため、機密情報の扱い方を明文化し、全社員が共通の基準で判断できる状態をつくることが、安全な運用の第一歩となります。
業務時間・連絡ルールを整備する
LINE WORKSを無理なく活用するためには、連絡する時間帯や対応範囲をあらかじめ整理しておくことが重要です。
業務時間外の通知を制限したり、急ぎの連絡と通常連絡の基準を定めたりすることで、社員が状況に応じて適切な手段を選びやすくなります。また、優先度や対応期限を共有すれば、チャットが増えすぎるのを防げます。
このように、全員が同じ基準で連絡手段を使えるように、業務時間と連絡ルールを組織として整備しておきましょう。
重要情報は検索・蓄積できる形で管理する
重要情報を後で見返せるように、検索・蓄積できる形で管理することも、LINE WORKSを安全に使ううえで重要です。
チャットの中に重要な判断や手順が埋もれると、必要なときに情報を取り出せず、同じ質問や確認が繰り返されてしまいます。そこで、重要な情報を共有スペースに蓄積しておけば、検索機能を使ってすぐにアクセスでき、業務の属人化を防ぐことにもつながります。
このように、重要な情報はチャットだけで完結させず、後から参照できる場所に整理して蓄積する運用を整えましょう。
あなたはどっち？LINE WORKSが向いていない企業
ここでは、LINE WORKSが向いていない企業の特徴を解説します。LINE WORKSの導入を検討している方は必見の内容です。
情報を後から検索・活用したい
業務で扱う情報を後から検索して活用したい企業にとって、LINE WORKSは必ずしも最適な選択ではありません。
LINE WORKSでは、重要な判断や手順が埋もれやすく、必要な情報を探し出すのに時間がかかります。また、体系的に情報を蓄積する仕組みが弱いため、文書化されたナレッジや履歴を基に業務に活用したい企業には、情報管理の面で物足りなさが残るのです。
そのため、情報を資産として蓄積し、検索性を重視して業務を進めたい企業には、より構造化して情報管理できるツールのほうが適しています。
部署間・拠点間で情報共有が発生する
複数の部署や拠点が関わる業務が多い企業では、情報が組織全体で見える形になっていることが特に重要です。
LINE WORKSではトークルームごとに情報が閉じてしまうため、別部署や別拠点が必要な情報にたどり着けず、共有の抜け漏れが発生しやすいです。また、どのトークで何が決まったのかがブラックボックス化しやすく、情報の一元管理が難しくなります。
そのため、部署や拠点をまたいで情報を扱う企業には、「Stock」のように、フォルダ単位で参加者を柔軟に設定でき、必要な人に確実に情報が届く仕組みを備えたツールが適しています。
ナレッジや業務記録を資産として残したい
日々の業務で得られる知見や判断を組織の財産として蓄積したい企業にとって、情報の扱い方はツール導入時に重要なテーマとなります。
LINE WORKSでは、重要なノウハウや記録などが会話の流れに埋もれやすく、後から参照・共有するのが難しいです。また、情報を整理して蓄積する仕組みが弱いため、担当者が変わるたびに同じ調査や判断が繰り返され、組織としての学習が進みにくくなります。
そのため、ナレッジを継続的に活用したい企業には、情報を構造化して保存し、必要なときにすぐ取り出せる仕組みを備えたツールがおすすめです。
LINE WORKSよりも簡単・安全に情報共有する方法
以下では、LINE WORKSよりも簡単かつ安全に情報共有する方法をご紹介します。
チャット中心の情報共有では、誤送信による情報漏洩や重要な情報の見落としといったリスクが避けられません。さらに、情報が流れて蓄積されないため、必要な情報を参照できず、業務の属人化が慢性化してしまいます。
これらの問題は、運用ルールを厳しくしても完全には防げません。たとえば重要な情報を別で管理すると決めても、実際にはチャット上のやり取りに埋もれたり、誤送信や見落としなどの人的ミスは解消できないのです。
そのため、情報が蓄積され、誰でも安全に扱えるツールを導入することで、リスクを抑えつつ効率的に情報管理できます。これらの条件に最適なのが、あらゆる社内情報を一元管理でき、誰でも使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」です。
Stockの「ノート」には、議事録や顧客情報などの重要な情報を蓄積できる一方で、ノートに紐づく「メッセージ」でチャットできるため、「ストック情報」と「フロー情報」を明確に分けられます。また、高精度な検索機能で必要な情報にも即アクセス可能です。
フロー情報とストック情報を分けて管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
LINE WORKSの危険性まとめ
これまで、LINE WORKSのリスクや、安全に使う方法を中心にご紹介しました。
LINE WORKSは手軽にコミュニケーションが取れる一方で、情報が流れる、重要なやり取りが埋もれる、管理が属人化しやすいといったリスクがあります。そのため、単にチャットを活用するだけでは、情報共有や業務効率の改善にはつながりません。
こうした課題を解消するには、情報を確実に蓄積でき、誰でも同じようにアクセスできる仕組みを整えることが重要です。特に、コミュニケーションと情報管理を切り分け、必要な情報が流れずに残る環境を作る必要があります。
このような環境づくりを可能にするのは、シンプルに情報を蓄積・共有でき、誰でも迷わず使える情報管理ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、重要な情報が流れず、誰でもすぐに活用できる状態を実現しましょう。
