社内Wikiは、社内の情報やノウハウを一元的に蓄積・共有するための仕組みとして、多くの企業で導入が検討されています。適切に運用できれば、属人化の解消や引き継ぎの効率化、情報検索性の向上につながります。
「社内Wikiを導入すべきか判断できない」「作っても定着しないのではないか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内Wikiの役割や必要性、失敗しない選び方と設計の考え方を中心にご紹介します。
- 社内の情報がフォルダ・チャット・個人PCに分散している
- 属人化が進み、引き継ぎに時間がかかっている
- 社内Wikiを導入すべきか、他の情報共有手段にすべきか判断したい
という方はこの記事を参考にすると、社内Wikiが自社に必要かどうかを見極められ、定着する運用設計の方向性まで具体的に判断できます。
目次
社内Wikiとは？役割を解説
社内Wikiとは、社内の業務手順やノウハウ、規程などを一元的に蓄積し、誰でも検索して参照できる情報共有の仕組みです。属人化しがちな知識を組織の資産として残し、引き継ぎや日常業務で再利用できる状態にすることを目的とします。
ここでは、社内Wikiの役割について、社内ポータル・チャットとの違いをもとに解説します。社内の情報共有の仕組みを見直したい方は、まず全体像を把握しておきましょう。
社内ポータル・チャットとの違い
社内Wikiは、情報を「蓄積して参照する」ことに特化した仕組みであり、社内ポータルやチャットとは役割が異なります。
社内ポータルはお知らせや申請導線などの入口として機能し、チャットはリアルタイムのやりとりに適しています。一方で、過去の経緯や判断理由、手順書といった再利用すべき情報は、流れない形で整理・保存できる仕組みが必要です。
たとえば、チャットで共有した業務手順は会話に埋もれてしまい、後から探すのに時間がかかります。また、ポータルにファイルを置くだけでは更新履歴や関連情報が分断され、実務で活用されにくくなります。
そのため、重要な知識や手順を組織で使い続けるには、情報を体系的に蓄積し、検索してすぐ参照できる社内Wikiの役割が不可欠です。
社内Wikiが必要になる組織の共通点
社内Wikiが必要な組織には、情報共有の仕組みが整っておらず、知識が活用されにくい状態に陥っているという共通点があります。特に、以下のような状況が重なっている場合、社内Wikiの整備でナレッジ共有を進めることができます。
- 情報が分散している
- 属人化が進んでいる
- 引き継ぎに時間がかかる
フォルダ、チャット、個人PCなどに業務情報が点在し、必要な情報を探すだけで時間がかかっている。
特定の担当者しか手順や判断基準を把握しておらず、他のメンバーが再現できない
業務の背景や経緯が整理されておらず、口頭説明や資料探しに手間がかかっている。
たとえば、業務手順が個人のPCやチャット履歴にのみ残っている場合、担当者の不在時に作業が止まってしまいます。また、過去の対応履歴が整理されていないと、同じ確認や説明を何度も繰り返すことになり、組織としての学習が進みません。
そのため、知識を一元的に蓄積し、誰でも検索して参照できる状態を作ることが重要であり、社内Wikiはこのような課題を抱える組織にこそ必要な仕組みといえます。
社内Wikiを導入すべきでない企業
情報の分散や属人化、引き継ぎに時間がかかるといった課題を抱えていても、運用の前提が整っていない企業では、社内Wikiを導入しても形骸化しやすい傾向があります。
社内Wikiは「継続的に情報を記録し、組織全体で参照する」ことを前提とした仕組みです。そのため、記録する文化が根付いていな買ったり、日常業務の中で情報を残す余裕がなかったりすると、ページが更新されず放置される可能性があります。
たとえば、業務の判断や経緯が口頭中心で共有されている組織では、Wikiに記載する習慣が生まれにくく、最新情報が反映されないまま古い内容が残り続けます。また、少人数で業務が固定化している場合、担当者自身が内容を把握しているため、わざわざ文書化する必要性が感じられず運用が定着しません。
そのため、記録・更新の運用ルールや日常業務と連動した情報蓄積の仕組みを設計できない場合は、大規模に使う社内Wikiツールを導入するよりも、まずは情報を自然に残せる別の方法を検討する方が現実的です。
社内Wikiが定着しない？運用失敗する3つの原因
ここでは、社内Wikiが定着しない主な原因について解説します。導入したものの活用されず形骸化するリスクを避けたい方は、失敗の要因を把握して運用設計を見直しましょう。
目的が曖昧なまま導入している
社内Wikiが定着しない最大の原因は、何のために導入するのかという目的が曖昧なまま運用を始めてしまうことです。
目的が不明確だと、どの情報を残すべきか判断できず、現場ごとに記載内容や粒度がばらつきます。その結果、必要な情報が揃わない状態になり、検索しても使える情報が見つからない状況が生まれてしまうのです。
たとえば、「情報共有のため」という抽象的な目的だけで導入すると、議事録、手順書、ノウハウなどが無秩序に蓄積され、利用者が目的の情報にたどり着けなくなります。
したがって、業務手順の共有なのか、顧客対応履歴の蓄積なのかなど、具体的な利用目的を定義してから導入することが定着の前提となります。
更新のハードルが高い
更新作業の負担が大きい場合、社内Wikiは次第に放置されてしまいます。
入力項目が多すぎたり、フォーマットが複雑だったりすると、日常業務の中で記録する余裕がなくなります。結果として、情報は後回しにされ、最新の内容が反映されない状態が続くのです。
たとえば、専用の編集画面で細かな装飾や分類設定を求められる仕組みでは、簡単な業務メモであっても記録に時間がかかり、現場では更新されなくなります。
そのため、会議メモや対応履歴を業務の流れの中で簡単に記録できるようにし、更新の負担を極力減らす設計が不可欠です。
「書く人」が固定化してしまう
特定の担当者だけが記録する状態になると、社内Wikiは継続的に運用されなくなります。
一部の人に記録作業が集中すると、その担当者の業務状況に依存して更新が止まります。また、他のメンバーが情報を残す習慣を持たないため、知識の蓄積が偏ってしまうのです。
たとえば、管理職や情報システム部門だけが更新を担当している場合、現場で発生した細かなノウハウや判断理由が記録されず、実務に役立つ情報が不足します。
したがって、全員が日常業務の中で自然に記録できる仕組みを整え、特定の人に依存しない運用体制を構築することが重要です。
導入で失敗しない社内Wikiの選び方
ここでは、社内Wikiを導入する際に確認すべき選定ポイントについて解説します。自社に合ったツールの選び方を知りたい方は、以下の4つの観点を基準に比較しましょう。
非IT人材でも直感的に使えるか
社内Wikiは、ITに詳しくない社員でも迷わず使える操作性であることが重要です。
操作が複雑なツールでは、一部の担当者しか更新できず、情報の記録が滞ってしまいます。日常業務の中で誰もが簡単に書き込めることが、継続的な運用の前提です。
たとえば、入力画面がシンプルで、テキストをそのまま記録できる仕組みであれば、会議メモや手順をその場で残すことができます。一方、編集方法が難しい場合は、後でまとめて入力しようとして記録されないままになる恐れがあります。
したがって、全社員が説明なしでも利用できる直感的な操作性を備えた社内Wikiを選びましょう。
検索性は十分か
蓄積した情報をすぐに見つけられる検索性は、社内Wikiの価値を左右する重要な要素です。
検索機能が不十分だと、情報が存在していても探し出せず、結局は担当者に確認する状況が続いてしまいます。その結果、記録・更新する意味が感じられず運用が形骸化します。
たとえば、キーワード検索で手順書や過去の対応履歴が瞬時に表示されれば、問い合わせ対応や業務判断も迅速にできるのです。反対に、タイトル検索しかできない場合は目的の情報にたどり着けません。
そのため、本文内容まで横断的に検索できる高い検索性を備えたツールを選定することが不可欠です。
テーマごとに情報を整理できるか
社内Wikiは、業務テーマやプロジェクト単位で情報を体系的に整理できる構造であるべきです。
整理の仕組みがないと、情報が無秩序に蓄積され、どこに何があるか分からなくなります。結果として、過去の情報が活用されず、同じ説明や作業を繰り返す原因になりかねません。
たとえば、部署別や業務別にフォルダ分けできる仕組みがあれば、関連する手順や資料をまとめて管理できます。一方、一覧形式でしか保存できない場合は、情報量が増えるほど管理が煩雑になります。
したがって、テーマごとに整理できる階層構造やフォルダ機能が備わっている社内Wikiを選びましょう。
チャットやファイルと分断されないか
社内Wikiは、チャットやファイル共有と連動し、情報が分断されない仕組みであることが重要です。
別々のツールに情報が分かれていると、議論の経緯はチャット、成果物はファイル、手順はWikiというように確認箇所が増え、必要な情報を横断的に把握できなくなります。
たとえば、議事録に関連ファイルやタスクを紐づけて管理できる仕組みであれば、背景情報から具体的な作業内容まで一画面で確認可能です。反対に、各ツールを行き来しなければならない場合は、利用頻度が下がります。
そのため、チャットやファイルと連携し、業務に関する情報を一元的に確認できる社内Wikiを選定することが、運用定着の鍵となります。
IT人材がいなくても運用可能な社内Wikiツール
以下では、IT人材がいなくても現場主導で運用できる社内Wikiツールをご紹介します。
社内の情報がフォルダやチャット、個人PCに分散したままの状態を放置すると、「誰が何を知っているのか分からない」状況が常態化します。担当者の異動や退職が発生した瞬間に業務が止まり、引き継ぎのたびに同じ説明を繰り返す事態になってしまうのです。
こうした課題を解消しようと高機能な社内Wikiを導入しても、設定や設計にIT知識が必要で、結局一部の担当者しか更新できなくなるケースは少なくありません。ルールを細かく決めても、入力や整理に手間がかかる仕組みでは、現場の忙しさの前に運用が止まってしまいます。
つまり、「分散した情報をそのままにする」のか、「ITに詳しくない現場メンバーでも迷わず情報を蓄積できる仕組みを取り入れる」のかを判断する必要があります。ツールを導入すれば、ノウハウや経緯を1か所に集約し、検索できる状態をつくることが可能です。
この条件に最も当てはまるのが、誰でも簡単に情報をテーマごとに整理できる情報共有ツール「Stock」です。Stockは「1フォルダ＝1テーマ」でノートを蓄積でき、チャットのように流れず、フォルダ・メッセージ・タスクを一元管理できるため、IT人材がいなくても情報共有の仕組みが自然に定着します。
誰でも簡単に情報を蓄積できる社内Wiki「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
成功する社内Wikiの設計思想
ここでは、社内Wikiを定着させるための設計思想について解説します。導入後に更新が止まる事態を防ぎ、日常業務の中で自然に活用される仕組みを作りたい方は必見です。
あとから整理できる構造にする
社内Wikiは、最初から完璧に整理しようとせず、あとから整理できる柔軟な構造にすることが重要です。
導入初期に厳密な分類ルールを設けると、どこに記録すべきか迷い、情報の記録自体が滞る原因になります。まずは気軽に蓄積し、利用が進む中で整理していく方が運用は定着します。
たとえば、会議メモや業務手順を仮置きフォルダに保存し、一定期間ごとにテーマ別へ移動する運用にすれば、記録のハードルを下げながら体系化できます。最初から細かく分類する方式では、入力時の負担が大きくなります。
したがって、まずは情報を蓄積しやすい設計にし、運用しながら整理できる構造を採用しましょう。
日常業務の延長線上で記録できる仕組み
社内Wikiは、特別な作業としてではなく、日常業務の延長線上で記録できる仕組みにすることが成功の鍵です。
記録のために別途作業時間を確保する運用では、忙しい業務の中で更新が後回しになり、次第に使われなくなります。業務の流れの中で自然に記録できることが継続利用につながります。
たとえば、問い合わせ対応のメモをそのままWikiに保存したり、会議議事録を作成した時点で共有ページとして残したりする運用であれば、追加の手間なく情報が蓄積されます。一方、後日まとめて記録する方式では抜け漏れが発生します。
そのため、日々の業務と一体化した記録フローを設計し、自然に情報が残る仕組みを構築することが重要です。
社内Wikiに向いている企業・失敗する原因のまとめ
これまで、社内Wikiが必要になる組織の共通点や社内Wikiを導入すべきでない企業、社内Wikiが定着しない原因を中心にご紹介しました。
社内Wikiは、情報の分散・属人化・引き継ぎ負担といった課題を抱える組織に有効です。一方で、目的が曖昧な導入や更新負担の大きい運用、「書く人」の固定化が起こると形骸化します。そのため、あとから整理でき、日常業務の延長で記録できる設計が重要です。
このような観点を踏まえると、誰でも直感的に使えて、情報を一元的に蓄積しながら検索・共有できる仕組みを備えたツールを選ぶことが、社内Wikiを定着させるうえで欠かせません。
情報をあとから整理でき、日常業務の中で自然に記録・共有できる情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の知識を資産として蓄積し、誰でも迷わず活用できる情報共有体制を実現しましょう。
