病院やクリニックでは、患者対応に関する情報や申し送り、院内マニュアルなど、日々多くの情報を扱っています。こうした情報を適切に共有・管理できなければ、伝達漏れや確認ミスにつながりかねません。
しかし、実際には「病院の実務で使いやすいツールがわからない」「電子カルテ以外の情報をどう管理すればよいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、病院で「Stock」を活用して院内の情報共有を一元化する方法や、具体的な活用シーン、導入事例を中心にご紹介します。
- 病院内の情報共有や申し送りがうまく回っていないと感じている
- 電子カルテでは管理しづらい院内情報をまとめて管理したい
- ITが苦手なスタッフでも簡単に使える情報共有ツールを探している
という病院・クリニックの管理者や現場責任者の方は、この記事を参考にすると、「Stock」が医療現場でどのように役立つのかを具体的にイメージでき、自院に合った情報共有の方法を検討できるようになります。
目次
病院での情報共有における課題
病院での情報共有における主な課題は、スタッフの勤務形態がさまざまであること、情報伝達手段が統一されていないことです。
病院では日勤・夜勤・当直など勤務時間が分かれており、全員が同じタイミングで情報を確認できません。そのため、情報を口頭や紙で伝える運用では、内容が一部の職員にしか届かず、認識のズレが生じやすくなります。
たとえば、手書きの申し送りメモやホワイトボードを使った共有では、出勤時間が異なる職員が同時に内容を確認できず、確認漏れが発生しやすくます。その結果、患者対応の変更点や注意事項が伝わらないまま業務が進み、対応の遅れやミスにつながるケースもあるのです。
このように、病院では勤務体制の特性と情報共有方法が噛み合っていないことが、情報伝達の遅れや認識のズレを招く課題となっています。
病院内の情報共有を一元化できるツール
以下では、病院内の情報共有を一元化できるツールをご紹介します。
病院では、日勤・夜勤・非常勤など勤務時間が異なるスタッフが多く、申し送りや連絡事項が全員に行き渡らないケースが少なくありません。また、手書きメモや紙の掲示物では、同時に確認できず、情報が伝わるまでに時間がかかってしまいます。
そこで重要なのが、患者情報や院内連絡、マニュアルなどを「1か所にまとめて、誰でもすぐに確認できる」情報共有の仕組みです。情報を蓄積し、検索できる状態にしておくことで、伝達漏れや確認ミスを防げます。
結論、病院内の情報共有をシンプルに一元化できるツールは、非ITの医療現場でも迷わず使える「Stock」一択です。
「Stock」は、「ノート」に患者情報や申し送り内容をまとめ、フォルダで用途別に整理できるため、電子カルテでは管理しづらい院内情報も簡単に共有できます。また、高度な検索機能により、過去の対応事例やマニュアルをすぐに見つけられるため、日々の業務をスムーズに進められます。
カルテから院内マニュアルまで管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で患者情報を管理する方法
「Stock」では、「ノート」をカルテとして使って、患者情報を整理して管理できます。
ノートは時系列で追記でき、画像やファイルも一緒に保存できるので、紙のカルテやメモを探し回る手間を減らせます。また、氏名や年齢などの基本情報に加え、既往歴や注意事項、過去の対応内容といった項目をテンプレート化できるため、全員が見やすい形で統一できるのです。
このように、ノートを起点として情報を共有しておけば、担当者が変わっても患者情報をスムーズに引き継げます。
「Stock」で院内掲示板を作成する方法
「Stock」のノートを活用すれば、院内掲示板として情報をまとめて共有できます。
たとえば、休診日のお知らせや業務連絡、ルールの変更点などをフォルダに集約することで、情報が分散するのを防げます。スタッフの出勤時間にばらつきがあっても、口頭での連絡や紙の掲示に頼らず、最新情報を院内全体で把握しやすくなる点が特長です。
そのため、院内の共有事項を一元化したい場合には、ノートを掲示板として運用することで、情報伝達の抜け漏れを防ぎやすくなります。
「Stock」で院内の情報を共有するときの便利機能
簡単に全体周知する機能
「Stock」では、院内に向けた情報をノートに紐づくメッセージから一斉周知できます。
メッセージでは、個別のメンションの他、全員にメンションできる「@All」、特定の部署・チームにメンションできる「部署メンション機能」があります。
このように、全体周知の手段を一本化することで、院内への情報共有がスムーズになります。
アクセス権・編集権限を設定する機能
「Stock」では、フォルダ単位でアクセス権や編集権限を設定できます。
院内には、全員に共有すべき情報と、限られたメンバーのみが扱う情報が混在します。閲覧範囲や編集可否を分けておかないと、情報管理が煩雑になりやすいのです。
たとえば、「院内ルール」は全員に閲覧許可、「カルテ」の編集権限は特定メンバー限定といった形でフォルダごとに権限を設定できます。
その結果、情報の公開範囲を整理しながら、安全に院内共有を行えます。
検索で過去情報を探せる機能
「Stock」では、蓄積した情報を検索してすぐに見つけられます。
紙の掲示やチャットでは、過去の連絡事項を後から探すのに手間がかかります。「Stock」なら、フォルダごとの検索やノートのタイトルなどで絞り込みが可能です。
そのため、過去の院内連絡やルール変更も、必要なタイミングですぐに確認できます。
「Stock」を導入している病院の事例紹介
新発田駅前ひらた内科クリニックでは、院内の情報共有を円滑にするために「Stock」を活用しています。
同クリニックでは、対面ミーティングや手書きのノートを中心に情報共有を行っていましたが、スタッフの勤務時間がばらばらなこともあり、重要な連絡が全員に行き渡らない点が課題となっていました。また、紙のノートでは必要な情報を探すのに時間がかかり、伝えたはずの内容が正しく伝わっていないケースも頻発していたのです。
そこで、情報が流れてしまうチャットツールではなく、必要な情報を整理・蓄積できる仕組みとして「Stock」を導入し、患者情報やミーティングの議事録、マニュアル、教育管理、契約書類など、院内のほぼすべての情報を集約する運用に切り替えました。
その結果、勤務時間に関係なくスタッフ全員が必要な情報を確認できるようになり、情報の伝達漏れが解消されました。フォルダ整理や検索機能により情報へのアクセス性も向上し、部署をまたいだ情報共有や新人教育の引き継ぎもスムーズになっています。
「Stock」におけるよくある質問
「Stock」を病院・クリニックで活用する際のよくある質問は以下の2つです。
- 患者情報を「Stock」で管理しても問題ありませんか？
- フォルダを検索して、選択したフォルダに移動できますか？
はい。「Stock」は高度な情報管理体制とデータセキュリティ水準があり、患者情報の管理にも活用できます。
はい。検索結果の画面左側から任意のフォルダを選択すれば、該当のフォルダに移動できます。カルテの検索や、過去の対応履歴の確認に便利です。
このように、「Stock」は電子カルテとしての利用はもちろん、院内で共有したい情報全般を一元管理できるのです。
病院の情報共有に「Stock」を活用する方法のまとめ
これまで、病院での情報共有における課題や、院内で「Stock」を使って情報共有する具体的な方法を中心にご紹介しました。
病院では、勤務時間が異なるスタッフ間での情報伝達や、患者情報・業務連絡・マニュアルなど多岐にわたる情報の管理が求められます。紙や口頭での共有では確認漏れや認識のズレが生じやすく、結果として業務の停滞や対応ミスにつながりかねません。
そのため、情報を1か所に集約し、誰が・いつでも・同じ内容を確認できる環境を整えることが重要です。あわせて、アクセス範囲を制御しながら、必要な情報だけを適切に共有できる仕組みがあれば、院内の連携はより円滑になります。
結論、病院の情報共有に最適なのは、シンプルな操作で情報を一元管理し、権限設定や検索にも対応できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、情報の伝達漏れや確認の手間を減らし、院内全体でスムーズに連携できる体制を整えましょう。
