業務の効率化や属人化の解消を進めるうえで、マニュアルの整備は欠かせません。近年では紙のマニュアルから脱却し、検索性や更新性に優れた「マニュアルの電子化」に取り組む企業が増えています。
しかし、実際には「マニュアルを電子化したいが、何から始めればよいかわからない」「電子化しても運用が定着するか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを電子化するメリット・デメリットや具体的な方法、スムーズに運用するためのポイントを中心にご紹介します。
- マニュアルを電子化するメリット・デメリットを知りたい
- マニュアルを電子化する方法を自社でも参考にしたい
- マニュアルのスムーズな運用・管理ができる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、マニュアルの電子化について理解できるだけでなく、自社にあったマニュアルの運用方法を見つけられます。
目次
マニュアルの電子化とは
マニュアルの電子化とは、紙のマニュアルをデータに変換し、パソコンやスマホなどの端末から作成・閲覧・共有できるようにすることです。
電子化の特徴として、「場所や時間を問わずに必要な情報にアクセス可能なこと」が挙げられます。したがって電子化をすると、直接対面で共有したり、膨大な資料の中から手探りで探したりする手間が省けるのです。
また、働き方改革で推進されているリモートワーク・テレワークなど、「自由な場所で業務をする」といった働き方を実現するためにもマニュアルを電子化して管理することは必要だと言えます。
電子マニュアルの作り方
ここでは、マニュアルを電子化する作り方について2つ紹介します。自社にあった方法でマニュアルを電子化するようにしましょう。
（1）スキャンしてPDF化する
紙のマニュアルをそのまま活用したい場合は、スキャンしてPDF化する方法が有効です。
既存の紙マニュアルをスキャンするだけで電子化できるため、新たに内容を作成し直す手間がかかりません。「業務内容が大きく変わっておらず、短時間で電子化を進めたい」という場合に有効な方法です。
また、紙マニュアルのスキャンは複合機やスキャナー、スマホがあれば簡単にできます。そのため、低コストでスピーディーに電子マニュアルを導入することが可能なのです。
（2）WordやExcelで作成し直す
マニュアルの内容を整理・編集しながら電子化したい場合は、WordやExcelでマニュアルを作成し直す方法が適しています。
WordやExcelで作成したマニュアルは自社にあった形で柔軟にレイアウトやデザインを調整可能です。しかし、ファイル形式の場合、マニュアルを更新する度にファイルが増えるほか、タイトルや保存場所がバラバラだと管理しづらくなります。
そこで、マニュアルの電子化には「Stock」のような「ノート」に直接書き込んで簡単に情報を更新・リアルタイム共有ができ、フォルダ機能で整理しやすいツールを使うと、運用時の手間も省けます。
マニュアルを電子化するメリット
ここでは、マニュアルを電子化するメリットについて説明します。紙のマニュアル運用に課題を感じている企業の方は必見です。
必要な情報が見つけやすくなる
マニュアルを電子化すると、必要な情報を素早く見つけられるようになります。
紙のマニュアルの中から必要な情報を探すときは、ページをめくったり、複数の資料を1つひとつ確認したりする手間がかかります。しかし、マニュアルを電子化し、PCや管理ツールで閲覧できる状態にしておくと、検索機能を活用して必要な情報を素早く見つけられるのです。
加えて、検索性が高いツールを使えば不明点の自己解決も可能になるため、上司の負担も軽減されます。このように、マニュアルを電子化すると業務中に手順や注意点を即座に確認できるようになり、業務の効率化や作業時間の短縮につながるのです。
保管・印刷にかかるコストを削減できる
紙資料の保管や印刷にかかるコストを削減できる点も、電子化の大きなメリットです。
マニュアルを電子化すれば、紙の資料を保管するスペースが不要になります。加えて、印刷代や管理・廃棄にかかる時間や人件費も削減が可能になるのです。
このように、電子化は業務コストの見直しにつながるうえ、紙資源の使用量を減らせるため、環境に配慮した取り組みとしても有効です。
紛失防止につながる
電子マニュアルは、紙のマニュアルと比べて紛失するリスクを抑えられます。
紙のマニュアルは、誰かが持ち出したり共有したりすると、所在がわからなくなる場合があります。一方電子マニュアルは、サーバーやクラウド上で管理できるため、複数人が同時に同じデータを閲覧することも可能なのです。
また、データはクラウド上で保存されるため、万が一端末が故障してもデータ自体が消える心配もありません。したがって「データ・資料が紛失してしまった」という事態を防げるのです。
マニュアルを電子化するデメリット・注意点
以下では、マニュアルを電子化するデメリット・注意点について説明します。トラブルを未然に防ぐためにも、電子化をする前に確認しましょう。
導入・運用に手間がかかる
マニュアルを電子化するときのデメリットとして導入・運用に手間がかかることが挙げられます。
既存の紙マニュアルが大量にある場合、電子データとして整備・運用する際に多くの時間と人手を要します。人手や時間が足りずマニュアルの作成や更新が不十分だと、誤った手順で作業が進み、トラブルに発展しかねません。
したがって、電子マニュアルを継続的に活用するためには、作成だけでなく運用まで含めた体制を整えることが重要なのです。
システム障害やセキュリティリスクが高まる
電子マニュアルには、システム障害や不十分なセキュリティ体制による情報漏えいのリスクが伴います。
サーバーやクラウドサービスに障害が発生すると、マニュアルを閲覧できなくなる可能性があります。また、アクセス管理が不十分な場合、社外に情報が流出する危険性も生じるのです。
そこで、高セキュリティ下で情報を保護できるツールで管理しましょう。たとえば、国際的なセキュリティ規格である「ISO27001（ISMS）認証を取得している「Stock」のようなツールがおすすめです。
マニュアルの電子化・管理に役立つツール
以下では、マニュアルの電子化・管理に役立つツールを紹介します。
電子化はWordやExcelを利用すると、新しいツールを新たに導入する必要がないため簡単です。しかしマニュアルを確認するときには、ファイルを逐一開かなければならず、必要な情報を見つけるのに手間がかかってしまいます。
そこで、「必要な情報がすぐに見つかり、電子化した文書マニュアルを管理しやすいツール」を導入しましょう。また、情報漏えいを防ぐためにも、高セキュリティなツールを選ぶべきです。
結論、電子化した文書の管理・運用に適切なのは、高セキュリティ下でマニュアルを簡単に電子化でき、検索性にも優れたツール「Stock」一択です。
Stockは、「ノート」に直接情報を書き込んで簡単に文書を電子化できるほか、ファイルや画像も添付可能です。また、高精度な検索機能も備わっているため、「必要な情報がどこにあるかわからない」といった状態がなくなります。
あらゆる文書の電子化・管理までまとめてできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockの導入によりマニュアルの電子化に成功した事例
株式会社知床第一ホテルでは、電子マニュアルの管理と業務連絡に「Stock」を活用しています。
株式会社知床第一ホテルでは、紙のマニュアルの共有時の印刷の手間を感じていました。また、口頭・チャットツールでの情報共有では、どこまで共有したかが不明確で重要な情報が流れてしまう点に課題を感じてたのです。
そこで、「情報を簡単に残せるツール」の導入を検討し、シンプルで誰でも使いやすく、情報が流れていかないStockを導入しました。
その結果、「フォルダ」にメンバーを招待するだけで手軽に共有できるようになったうえ、マニュアルの改定時に再度印刷する必要もなくなり、共有時の手間やコストが省けました。さらに、「ノート」で情報を共有することで、情報が流れていかず蓄積されるようになったのです。
マニュアルを電子化するときのポイント3選
以下では、マニュアルの電子化を失敗させないための重要なポイントを3つ紹介します。マニュアルをスムーズに電子化し、運用に繋げられるようにしましょう。
あらゆる情報を一気に電子化しない
マニュアルを電子化するときは、すべてのあらゆる情報を一気に電子化するのではなく、重要度の高いものから段階的に進めることが重要です。
一度にすべてのマニュアルを電子化すると、大量のコスト・時間がかかってしまいます。結果、内容確認が十分にできず「似たようなマニュアルが複数存在する」「使われていないマニュアルがある」というように、使われない電子マニュアルが増えてしまうのです。
そこで、日常的に使われるマニュアルから順番に電子化するようにしましょう。優先順位をつけて電子化すれば、電子化にかかる手間も削減されます。
セキュリティ対策を講じる
電子マニュアルを安全に運用するためには、十分なセキュリティ対策が欠かせません。
マニュアルには、社内ルールや業務ノウハウなど社外秘となるような情報も多く含まれています。そのため、セキュリティ体制が不十分だと、情報漏えいや不正利用に繋がってしまうのです。
セキュリティ対策の具体例として、マニュアルごとにアクセス権や編集権限を設定することがあげられます。情報漏えいによる損失やトラブルを引き起こさないよう、セキュリティ体制を整える必要があるのです。
誰でも使いやすく管理する
マニュアルを誰でも閲覧しやすく管理することも電子化における重要なポイントです。
電子化したマニュアルが見づらかったり、操作がしにくかったりすると、現場で活用されず形骸化してしまいます。また、検索性が悪く必要な情報に即アクセスできない状態だと、探すのに時間がかかり電子化による業務の効率化につながりません。
そこで、誰でも簡単に使えるツールで電子化をするようにしましょう。たとえば、「Stock」のように、直感的な操作で誰でも簡単に使えて、優れた検索性を持つツールがおすすめです。
マニュアルを電子化する方法まとめ
電子マニュアルの作り方やメリット・デメリット、電子化するときのポイントを中心にご紹介しました。
マニュアルを電子化すれば、コスト削減や紛失防止に加えて情報へのアクセス性も高まります。一方で導入や運用の手間がかかったり、セキュリティ対策を講じる必要があったりなど注意すべき点もあるため、ルール整備や対策が必要です。
そこで、電子マニュアルは「あらゆる情報が一元管理され即アクセスでき、高セキュリティ下で情報が保護されるツール」で管理しましょう。また、誰でもすぐに使いこなせるツールであれば、社内でツールが浸透するのに時間がかかりません。
結論、マニュアルを電子化・運用するのに最適なのは、電子化・高度な検索が誰でも簡単で、高いセキュリティで安全に情報を管理できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、マニュアルの電子化からスムーズな運用まで実現しましょう。
