顧客とのやり取りや情報を適切に管理することは、BtoBビジネスの成果を左右する重要な要素です。顧客情報が整理されていないと、対応漏れや引き継ぎミスが発生し、信頼関係の低下にもつながります。
しかし実際には、「顧客管理をシンプルにしたいのに、ツールが複雑すぎて逆に手間が増えている」「情報が散在したり属人化したりしている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、顧客管理が属人化してしまう理由や、「Stock」を使って顧客管理をシンプルにする方法を中心にご紹介します。
- 顧客情報がExcel、メール、紙などに分散しており、探すのに時間がかかる
- 顧客ごとの対応履歴ややり取りの経緯が、あとから追えない
- CRMは高機能すぎて使いこなせる気がしない
という方はこの記事を参考にすると、シンプルで現場に定着しやすい顧客管理の方法が分かり、日々の業務をスムーズにする第一歩を踏み出せます。
目次
なぜ顧客管理は属人化してしまうのか
顧客管理が属人化してしまう最大の理由は、顧客ごとの情報が1か所にまとまらず、担当者個人の記憶や手元の管理に依存してしまうためです。
顧客対応では、架電履歴や訪問履歴、過去のメッセージのやり取りなど、細かな接点が長期間にわたって積み重なります。こうした情報がExcel、メール、個人メモなどに分散すると、全体像を把握できるのは担当者本人だけになり、共有が難しくなります。
たとえツールを導入していても、入力項目が多すぎたり操作が複雑だったりすると更新が止まり、結局「知っている人しか分からない状態」に戻ってしまうケースも実際に存在します。
このように、顧客情報を簡単に集約・共有できる仕組みがないと、管理は自然と個人依存になります。だからこそ、顧客ごとの履歴を無理なくまとめられ、誰でも確認できる形で管理することが重要なのです。
顧客管理をシンプルに続けるための仕組みとは
以下では、顧客管理をシンプルに続けるための仕組みについてご紹介します。
顧客情報の管理方法を見直さずに放置すると、顧客名や過去のやり取りを探すたびに時間がかかり、日々の対応スピードが落ちていきます。さらに、対応履歴が追えない状態が続くと、引き継ぎや再対応の際に認識のズレが生じやすくなります。
Excelや共有フォルダで顧客情報を管理していても、情報が増えるほど更新や整理の手間がかかり、次第に使われなくなりがちです。CRMの導入も選択肢にはなりますが、機能が多すぎて現場が使いこなせず、結局定着しないケースも少なくありません。
そこで重要なのが、顧客ごとの情報を1か所に集約し、誰でも迷わず探せて、無理なく使い続けられるツールを取り入れることです。ツールを活用すれば、顧客管理のルールをシンプルに保ったまま、情報共有の負担を軽減できるのです。
この条件に最も当てはまるのが、顧客情報をフォルダ単位で整理でき、高精度な検索やタスク管理機能まで備わっている「Stock」です。「Stock」なら、顧客ごとの対応履歴や資料、ToDoをまとめて管理できるため、「探せない・引き継げない・使われない」といった顧客管理の悩みを根本から解消できます。
顧客情報を”探さなくていい”ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で顧客管理する方法
「Stock」では、「1フォルダ＝1顧客」というシンプルな単位で情報をまとめることで、顧客管理を迷わず続けることが可能です。
顧客対応は長期間にわたるケースが多く、やり取りや対応タスクが積み重なっていくため、「この顧客の情報はどこを見るか」が明確でないと、履歴確認や引き継ぎが難しくなります。
たとえば、「Stock」で顧客ごとにフォルダを作成し、打ち合わせメモや資料、対応履歴をノートとしてまとめます。さらに、顧客番号や五十音などでフォルダグループを分けておけば、顧客数が増えても整理しやすい状態を保てるのです。
さらに、フォルダごとにタスクを一覧で確認できるため、特定の顧客対応に集中しやすく、対応漏れの防止にもつながります。このように、顧客単位で情報とタスクの起点を作ることで、誰でも状況を把握できる顧客管理が実現します。
「Stock」で顧客管理するときの便利機能
ここでは、「Stock」で顧客管理するときの便利機能を3つご紹介します。顧客管理の煩雑さ、管理ツールの複雑さにお悩みの方は必見です。
テンプレート機能
「Stock」のテンプレート機能を使えば、顧客管理のノート作成の標準化・効率化が可能です。
顧客ごとに記載すべき項目が毎回異なると、記録内容にばらつきが出たり、入力が面倒になって更新されなくなったりします。
あらかじめ「基本情報」「対応履歴」「次回アクション」などの項目をテンプレートとして用意しておけば、新しい顧客フォルダを作るたびに同じ形式でノートを作成できます。
書く内容を固定することで、情報の抜け漏れを防ぎ、顧客管理を無理なく継続できます。
グルーピング機能
グルーピング機能を使うと、顧客フォルダが増えても全体を把握しやすくなります。
顧客数が増えると、フォルダが一覧に並び、「どの顧客がどこにあるのか分からない」状態になりがちです。
「Stock」では、複数の顧客フォルダをフォルダグループでまとめられるため、担当者別や地域別など、業務に合った切り口で整理できます。
構造を保ったまま整理できるため、顧客管理が煩雑になるのを防げます。
タイトル・フォルダ内検索機能
検索機能を活用すれば、必要な顧客情報にすぐたどり着けます。
顧客名や電話番号、過去の対応内容を目視で探す運用では、時間がかかり、確認漏れも起こりやすくなりがちです。
「Stock」では、ノートタイトルやフォルダ内の情報を検索して絞り込めるため、「顧客名」「電話番号」などで検索すれば該当ノートを確認できます。
探す手間を減らすことで、日々の顧客対応に集中できる環境を整えられるのです。
【活用事例】実際に「Stock」で顧客管理している企業
株式会社有栖川アセットコンサルティングでは、営業案件や顧客情報をシンプルに一元管理するために「Stock」を活用しています。
同社では、「Stock」導入以前はLINEで顧客ごとの案件情報を共有していましたが、日常的な会話と営業案件の話題が混在し、必要な情報を後から探し出すのが困難な状態でした。また、タスク管理ツールも試したものの、機能が多すぎて現場に定着しなかったといいます。
そこで、「必要な情報をシンプルに残せるツール」を探す中で「Stock」を導入し、お客様ごとにフォルダを作成して問い合わせ内容や打ち合わせ履歴を蓄積する運用に切り替えました。
その結果、顧客対応の履歴や物件情報をすぐに検索・確認できるようになり、数か月ぶりにやり取りを再開する顧客に対しても、スムーズな対応が可能になりました。情報を残すこと自体のストレスもなく、少人数のチームでも無理なく顧客管理を継続できています。
「Stock」におけるよくある質問
「Stock」で顧客管理する際によくある質問は以下の3つです。
- Q1：編集履歴は確認できますか？
- Q2：閲覧・編集の権限は設定できますか？
- Q3：顧客数が増えても管理できますか？
はい、確認できます。「Stock」では「誰が・いつ・どの内容を編集したか」が分かるため、誤って内容を変更してしまった場合でも、履歴から復元が可能です。
はい、可能です。フォルダ単位でメンバーの閲覧・編集権限を設定できるため、顧客情報の共有範囲を必要最小限に制御できます。
はい。「Stock」はフォルダによるグルーピングと検索機能が充実しているため、顧客数が増えても情報が埋もれにくい構造です。顧客ごと・条件ごとに整理しておけば、必要な情報をすぐに見つけられます。
このように、「Stock」では日々多くの情報が追加・更新されても、チャットのように情報が流れず、共有フォルダのように情報が埋もれてしまうこともありません。
「Stock」で迷わず情報管理する方法のまとめ
これまで、シンプルな顧客管理の考え方や、実際の活用事例、よくある質問を中心にご紹介しました。
顧客情報が分散している状態では、対応履歴を追えなかったり、情報探しに時間がかかったりと、日々の業務に無駄が生まれがちです。一方で、顧客ごとに情報をまとめ、誰でも同じように使える形で管理すれば、属人化を防ぎつつ対応の質も安定させられます。
そのためには、「情報を残すこと自体が負担にならないこと」や、「顧客数が増えても破綻しにくい構造であること」が重要です。必要な情報を自然に蓄積でき、検索や整理も直感的に行える仕組みがあれば、現場は迷わず情報管理を続けられます。
なかでも、この条件に最適なツールはシンプルな操作で顧客情報を一元管理でき、現場に定着しやすい情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、顧客情報を迷わず管理できる状態を実現しましょう。
