社内向けの連絡文書で取り扱う内容はさまざまですが、どの文書でも共有して、適切かつ円滑に周知することが求められます。また、忙しい業務のなかでも、社員が見落とすことがないように、見やすい工夫が必要です。
しかし、なかには「社内文書の作成に時間がかかってしまう」「どのように社内連絡文書を作成すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内連絡向けの文書の書き方を例文つきでご紹介します。
- 社内文書の例文や書き方、ルールを把握し社内に浸透させたい
- テンプレートを使って社内文書の作成時間を短縮したい
- 散在しがちな社内文書を一か所で簡単に管理したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内文書のテンプレートや作成のポイントだけでなく、作成した社内文書の適切な管理・共有方法まで分かります。
目次
社内文書とは
以下では、社内文書について簡単にご説明します。社内文書を作成するにあたって、目的や種類を理解すると、場面に応じた柔軟な書き方ができます。
社内文書の種類5選
社内文書とは、自社の従業員に向けた社内の情報共有や記録を目的として作成する書類全般のことです。具体的には、以下の5つの種類に分類されます。
- 通知や案内に関する文書
- 稟議や提案に関する文書
- 届け出や報告に関する文書
- 指示や命令に関する文書
- 記録に関する文書
社内の職員に対して情報を周知させるために作成される文書です。たとえば、健康診断の案内や人事異動のお知らせなどが該当します。
一般的に、部下が上司に対して検討や承認を依頼するために作成する文書です。たとえば、プロジェクトの企画書や業務改善の提案書が該当します。
部下が上司に対して、業務に関する報告や申請をするときに作成される文書です。たとえば、日報や月報、休暇や早退の申請が該当します。
上司が部下に対して指示を出すときに作成される文書です。たとえば、業務命令書や辞令が該当します。
社内でデータを保管・共有するために作成される文書です。たとえば、会議の議事録や統計データが該当します。
以上のように、社内文書は大きく5つに分けられるため、作成にあたっては目的を理解して、求められている情報を過不足なく記載しましょう。
社内文書・社外文書のちがい
仕事で作成する文書には、社内向けと社外向けがあります。
たとえば、社内文書には、連絡事項を記した「連絡書」や会議の概要を記録した「議事録」などが含まれます。一方で、社外の関係者向けに作成する文書を「社外文書」といい、注文商品の種類や個数を記載した「注文状」や関係者へのお知らせを伝える「挨拶状」が挙げられます。
以上のように、社内文書と社外文書は発行先や特徴が異なるため、混同しないように注意しましょう。
議事録・社内周知・通知状との違い
ここでは、混同しがちな「社内文書」と「議事録・社内周知・通知状」の違いをご説明します。
- 議事録と社内文書の違い
- 社内周知と社内文書の違い
- 通知状と社内文書の違い
議事録とは、会議の内容や結論を記録し、関係者に伝えたり、データとして蓄積したりするための文書を指します。つまり議事録は、社内文書のひとつです。
社内周知とは、業務に必要な情報を社内の関係者に”伝えること自体”を指します。社内文書を作成・共有すれば、社内周知を円滑に進められるのです。
通知状とは、自社に関する決定事項や連絡事項などを社外に対して一方的に知らせる文書を指します。つまり、情報を伝える対象が「社内か社外か」が違います。
以上の議事録・社内周知・通知状との違いを理解して、正しく「社内文書」の用語を使いこなしましょう。
連絡が正確に伝わる！社内文書に必要な項目とは
相手へ正確に情報を伝えるためには、情報に過不足がないことが大切です。そこで以下では、社内文書に必要な項目をご紹介します。
| ＜項目＞ | ＜該当・注意点＞ |
|---|---|
| 発信日 |
文書の発信日を右詰めで記載します。西暦と和暦は自社の規定に従いましょう。 |
| 受取人の情報 |
文書の受取人を記載します。部署名、肩書、氏名、敬称の順に書きましょう。 |
| 差出人の情報 |
文書の差出人を記載します。必要に応じて、電話番号やメールアドレスを追記しましょう。 |
| タイトル |
文書のタイトルを明記します。タイトルだけで文書の趣旨が伝わるように、内容を簡潔にまとめたものを記載しましょう。 |
| 本文 |
用件を分かりやすく記載します。時候の挨拶は不要です。内容を端的にまとめることを意識しましょう。 |
| 担当者の連絡先 |
差出人と担当者が異なる場合は、担当者の部署名と氏名、連絡先を明記しましょう。 |
このような社内文書に必要な項目は、見落としがあると認識の齟齬が生じてしまうので、共有前のチェックが必須です。また、上記の必要項目を文書に反映するときは、以下のレイアウトに整えるのがおすすめです。
＜テンプレート＞社内文書の例文や書き出しを紹介！
以下では、社内文書の例文や書き方をテンプレート付きでご紹介します。コピー＆ペーストで簡単に複製できるため、文書を書く時間がない人は必見です。
例文（1）社内連絡書・連絡票
社内連絡書や通達の例文は以下の通りです。
令和◯年◯月◯日
部課長
関係者各位
◯◯部 ◯◯課 ◯◯◯◯
研修実施の件
下記のとおり研修を実施いたしますので、関係部課長、担当者のご出席をお願いいたします。
記
1. 日時：令和◯年◯月◯日（◯） ◯時◯分〜◯時◯分
2. 場所：第◯会議室
3. 研修内容：◯◯
4. 対象者：◯◯部全員
5. 持参物：筆記用具、資料一式
6. 備考：◯◯（例：開始10分前までに集合してください）
以上
連絡書では、正しい情報を確実に伝えなければなりません。したがって、一目で概要を把握できる文章を心がけましょう。
例文（2）議事録
議事録の例文は、以下の通りです。
20〇〇年〇月〇日
出席者各位
〇〇部 〇〇課 〇〇〇〇
プロジェクト進捗会議
下記のとおりご報告申し上げます。
記
1. 日時：20〇〇年〇月〇日 〇時〇分〜〇時〇分
2. 場所：第〇会議室
3. 出席者：プロジェクトメンバー全員
4. 要旨
①各担当者からの進捗報告
②現在の課題・問題点の共有
③次のステップに向けた対応方針
5. 決定事項：
(1)課題Aについて、担当者◯◯が対応策を検討し、次回までに報告する。
(2)プロジェクト全体の進捗表を更新し、〇月〇日までに共有する。
(3)次フェーズ開始に向けた準備を〇月〇日までに完了させる。
6. 次回会議日程：日程：20〇〇年〇月〇日 〇時～〇時
場所：第〇会議室
内容：進捗確認および課題対応状況の報告
出席者：今回と同じ
(文責：〇〇〇〇)
以上
議事録では、読み手が一読しただけで会議の概要を把握できるようにしなければなりません。そのため、箇条書きや数字で分かりやすくまとめることを心がけましょう。
例文（3）社内周知・従業員へのお知らせ
社内周知や従業員へのお知らせの例文は、以下の通りです。
令和◯年◯月◯日
関係者各位
◯◯部 ◯◯課 ◯◯◯◯
制度改定のお知らせ
このたび、下記のとおり社内制度の改定を実施することとなりましたので、内容をご確認のうえ、適切な対応をお願いいたします。
記
1. 改定内容
◯◯制度について、以下の点を改定いたします。
- ◯◯手当の支給条件を変更
- ◯◯休暇の取得方法を一部改定
- その他関連規程の整備
2. 適用開始日：令和◯年◯月◯日より適用
3. 対象者：全従業員（または対象部署・職種）
4. 問い合わせ先：◯◯部 ◯◯課 担当：◯◯◯◯
以上
お知らせや社内通知では、開催日や場所といった必要事項を漏れなく記入しているか確認しましょう。
例文（4）お願い・依頼の社内文書
お願い・依頼に関する社内文書の例文は、以下の通りです。
令和◯年◯月◯日
関係者各位
◯◯部 ◯◯課 ◯◯◯◯
社内アンケート回答のお願い
今後の業務改善および職場環境向上のため、社内アンケートを実施いたします。つきましては、下記のとおりご回答をお願いいたします。
記
1. 回答期限：〇〇年〇月〇日
2. 回答方法：〇〇部〇〇課〇〇宛
3. 内容：業務効率化、職場環境、福利厚生に関する意見
4. 問い合せ先：〇〇部〇〇課（内線◇◇）
以上
依頼書には、依頼を実行する期限を明記する必要があります。また、新たに書類やアンケートを提出してもらう場合は、提出方法や提出先まで記載しておきましょう。
メールはNG？社内文書(お知らせ文書)を共有するときの注意点
社内文書をメールで共有するときの注意点は「見落とされる可能性がある」「情報を発信するまでに時間がかかる」ことです。
具体的には、社内文書が添付されたメールがほかのメールに埋もれてしまい、連絡が行き届くのに時間がかかるケースが挙げられます。さらに、都度アドレスを入力したり、定型文を考えたりする手間も発生するので、情報の鮮度が落ちてしまいます。
そのため、メールではなくITツールを活用し、文書の見落としや面倒な工数をなくしましょう。たとえば、文書の作成から共有までを一元化できる「Stock」のようなツールを活用すれば、社内文書に関係する作業を効率よくこなせます。
【必見】社内文書の作成・共有におすすめのツール
以下では、社内文書の作成・共有におすすめのツールを紹介します。
WordやExcelで社内文書を作成すると、ファイル数の増加によって管理が煩雑化するデメリットがあります。加えて、社内文書をメールやチャットで共有すると、都度挨拶や名乗りの定型文を考えたり、これまでのやりとりの中から必要な情報を探したりするのに時間がかかります。
一方、「ITツール」を使って社内文書の作成・共有を一元化すれば、社内の情報共有が劇的に円滑になります。ただし、多機能で操作が複雑なツールでは、社内に浸透しづらいため、必要な機能を過不足なく備えたシンプルなものを選びましょう。
結論、社内文書の作成・共有に最適なのは、文誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルで、文書の作成から共有までを一元化できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、誰でも簡単に社内文書を作成でき、任意のメンバーにリアルタイムで共有可能なので、別途連絡手段を使う必要がありません。また、作成した文書は「フォルダ」を分けて管理でき、高精度な検索機能も搭載されているため、見返す面倒がありません。
社内文書を簡単に一元管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク機能＞
文書が共有された後は、読んで終わりにせず、次のアクションにつなげることが肝心です。そこで、業務の漏れを防ぐのに役立つ、Stockの「タスク機能」を紹介します。
「タスク機能」を使うには、まずノート右上の[タスク設定]をクリックします。すると以下のような画面が表示されます。
上記のように、タスクの内容だけでなく、「担当者」と「期限」を設定できるため、ノートに関連するタスクを「誰が」「いつまでに」進めるのかが一目でわかるのです。さらに、リマインダー機能で期限が近づいたら通知されるため、業務の漏れも防げます。
社内文書(お知らせ文書)を書く時のルール4選
ここでは、社内文書を書く時のルールを4つ紹介します。以下を参考に、ほかの従業員にとって読みやすい文書を作成しましょう。
（1）時候の挨拶は不要
1つ目のポイントとして「時候の挨拶は不要」です。
社内文書は社外文書と異なり、時候や繁栄を祝する挨拶、労いの言葉等は必要ありません。礼節や礼儀より、いかに簡潔に要点が分かりやすく書かれているかが重要なのです。
そのため、余分な内容は含めずに結論ファーストで書くことが重視されます。しかし、最低限の礼儀は必要なため、「です」「ます」調の正しい敬語を使いつつ、簡潔な文章になるよう心がけましょう。
（2）宛名・発信者を明記する
2つ目のポイントは、「宛名・発信者を明記すること」です。
社内文書内で宛名が明記されていない場合、誰に宛てた文書か分からなくなり、対象者に読まれない可能性があります。結果、重要な共有事項の共有漏れが発生し、トラブルの原因になりかねません。
また、発信者が明記されていない場合は、社内文書に関する不明点を誰に聞けばよいかわからなくなってしまいます。そのため、宛名と発信者の明記を心がけ、予期せぬトラブルや手間を回避しましょう。
（3）「一文一義」を原則とする
3つ目のポイントは「一文一義を原則とする」です。
1文の中に2つ以上の意味が含まれると、文章が冗長となり要点が伝わりづらいです。さらに、事実と意見を区別せずに書くと情報が混在し、読み手が誤った認識をしてしまう恐れがあります。
このような認識の相違を防ぐためにも、「一文一義」のシンプルな表現で、「事実」と「意見」が混同しないよう、曖昧な表現は避けることを心がけましょう。
（4）早さと正確さを意識する
4つ目のポイントは「早さと正確さを意識すること」です。
社内文書でやりとりする情報のなかには、緊急性の高いものや返信に時間を要するものもあります。そのため、可能な限り早く、正確な情報を相手へ伝えることが求められます。
しかし、社内文書をExcelで作成し、メールで共有するやり方は、時間がかかるうえ他のメールに埋もれて読まれない恐れがあるので注意が必要です。したがって、文書の作成から共有を一元化でき、メッセージも送れる「Stock」を使って、情報共有を最適化しましょう。
社内文書の書き出し・末尾でよく使われる「ねぎらい」の例文
以下は、社内文書でよく使われる「ねぎらい」の例になります。
＜書き出し＞
- いつもお世話になっております。
- 平素より◯◯（サービス名や店舗名など）をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。
- お忙しいところ失礼いたします。
＜末尾＞
- 重ね重ねありがとうございました。
- さらなるご発展をお祈り申し上げます。
- 今後ともご協力のほどよろしくお願いいたします。
ねぎらいの言葉は、社内文書では基本的に必要ありませんが、前後のやり取りや受取人との関係性から判断して柔軟に対応しましょう。
社内連絡文書(お知らせ文書)の書き方まとめ
ここまで、社内連絡文書の書き方やおすすめのツールをご紹介しました。
社内文書には連絡書や議事録など、さまざまな種類があります。それぞれ書き方が異なるので、テンプレートを上手く利用することで、作成にかかる時間を短縮できます。
また、ExcelやWordで文書を作成すると、メールやチャットを介さなければならず「作成から共有までに手間がかかる」「文書がほかのメールに埋もれる」などのデメリットが伴います。したがって、社内文書を簡単に作成・共有できるツールを活用すべきなのです。
結論、自社が導入するべきツールは、誰でも使いこなせるほどシンプルで、文書の作成から共有・管理まで一元化できる『Stock』一択です。また、Stockは「テンプレート機能」も備えているため、一から文書を作成する手間も省けます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、文書の作成・共有にかかる時間を短縮させましょう。
