日報管理は、現場の状況把握や業務改善のために欠かせない業務の1つです。しかし、管理方法を誤ると、「書く側」にも「見る側」にも負担の大きい作業になってしまいます。
実際に「日報の作成や共有に時間がかかる」「結局まとめて後から書いている」「提出されても活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、日報管理がうまくいかない原因と、負担を減らしながら日報を活用できる管理方法としての「Stock」の使い方を中心にご紹介します。
- 日報をExcel・紙・メールで運用しており、作成や共有に手間を感じている
- 外出先や現場から日報を書けず、帰社後にまとめて記入している
- 日報が共有フォルダに溜まるだけで、内容が読まれず活用されていない
という方はこの記事を参考にすると、日報管理を続けるべきか、管理方法を見直すべきかを判断でき、自社に合った日報管理の形が見えてきます。
目次
なぜ日報管理はうまくいかないのか？
日報管理がうまくいかない最大の理由は、日報を「書いて提出するもの」として運用しており、書く・共有する・振り返る流れが分断されている点にあります。
多くの現場では、日報をExcelや紙で作成し、共有フォルダに保存したりメールで提出したりしています。この場合、書く場所と共有先が分かれているため、作成や提出が手間です。また、管理する側もファイルを1つひとつ開いて確認する必要があり、日報を継続的に活用しづらくなります。
たとえば、外出先では日報を記載できず、帰社後にまとめて書くケースが少なくありません。その結果、内容が簡略化されたり、提出が遅れたりして、管理者も「とりあえず目を通すだけ」になりがちです。この状態では、日報が業務改善や振り返りに使われることはありません。
つまり、日報管理が形骸化する原因は個人の意識ではなく、運用の仕組みにあります。日報を活用するには、作成・共有・確認までを一連の流れで完結できる管理方法を整える必要があるのです。
日報を書く・見る・振り返るが自然につながる仕組み
以下では、日報管理を形骸化させず、現場と管理側の負担を同時に減らす仕組みをご紹介します。
従来の日報管理を続けていると、出先では日報が書けず後回しになり、内容は薄くなっていきます。また、Excel日報は共有フォルダに溜まるだけで読まれず、管理側も確認に時間を取られ続けます。
「こまめに書こう」「ちゃんと確認しよう」と運用でカバーしようとしても、書く場所・共有方法・確認手段が分断されたままでは限界があります。仕組みが変わらない限り、日報は改善や振り返りに活かされません。
そこで重要なのが、日報を外出先からでもすぐ書けて、書いた瞬間に共有され、あとからまとめて振り返れるツールを使うことです。
この条件を満たすのが、日報の作成・共有・蓄積を一つの流れで完結できる情報共有ツール「Stock」「Stock」です。「Stock」なら、テンプレートを使って誰でも迷わず日報を書け、スマホからの入力にも対応しています。さらに、日報はリアルタイムで共有・蓄積されるため、管理側は一覧で確認でき、過去の日報も検索して振り返れるようになります。
日報の作成・共有をシンプルにするツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」での日報管理の方法
「Stock」では、日報を「1日・1業務ごとに整理された情報」として蓄積できます。
日報をノート単位で管理できるため、用途に応じて書き方やまとめ方を柔軟に変えられるからです。Excelのように毎回ファイルを作成・保存する必要がなく、スマートフォンからでもその場で記録できます。
たとえば営業日報の場合、1日につき1ノートを作成し、商談記録を日報として記録できます。一方、作業報告の日報であれば、週次で1つのノートを作成し、紐づくメッセージで1日ごとの作業内容を送信するといった運用も可能です。
このように「Stock」を使えば、日報の種類や業務内容に応じて管理方法を変えながら、日々の報告が自然に蓄積されるのです。
「Stock」で日報管理するときの便利機能
ここでは、「Stock」で日報管理するときの便利機能を3つご紹介します。より具体的な運用方法が気になる方は必見です。
テンプレート機能
「Stock」のテンプレート機能を使えば、日報の書き方を統一でき、誰でも迷わず日報を作成できます。
日報運用が形骸化しやすい原因の1つは、「何を書けばよいか」が人によって異なり、書く負担が大きくなる点にあります。フォーマットが決まっていないと、記載内容にばらつきが出て、管理側も確認しづらいです。
「Stock」では、あらかじめ「業務内容」「成果・進捗」「課題」「明日の予定」などの項目をテンプレートとして用意できます。書き手は項目に沿って入力するだけでよく、記載漏れを防ぎながら、毎日同じ形式の日報を残せるのです。
このようにテンプレート機能を活用すれば、書き手の負担を減らしつつ、後から見返しやすい日報管理が実現します。
リアルタイム共有
「Stock」では、日報を保存した瞬間にチームへリアルタイムで共有できます。
Excelやファイル形式の日報では、作成後に共有フォルダへアップロードする手間が発生し、管理側も毎回ファイルを開いて確認しなければなりません。この工程が、日報確認の負担を大きくしています。
「Stock」の日報はノートとして保存され、同じフォルダを見ているメンバー全員に即時反映されます。管理者は一覧から内容を確認できるため、日報ごとにファイルを開く必要がありません。
その結果、日報の「書く・共有する・確認する」までの流れがスムーズになり、日報管理にかかる時間を削減できます。
リアクション機能
リアクション機能を使えば、日報がきちんと確認されているかを一目で把握できます。
日報をメッセージで送る運用では、「読まれたのか分からない」といった不安が生まれやすく、結局フォローの連絡が必要になるケースも少なくありません。
「Stock」では、日報に紐づくメッセージにリアクションを付けられるため、管理側は既読確認の代わりとして活用できます。簡単なリアクションだけで意思表示できるため、すぐに返信ができなくても意思表示が可能です。
この仕組みにより、「読まれない日報」を防ぎつつ、報告と確認のやり取りを最小限に抑えられます。
【必見】「Stock」で日報管理している企業事例
株式会社谷貝食品では、外回りの多い営業部の日報管理を効率化するために、情報共有ツール「Stock」を活用しています。
同社ではこれまで、営業日報を含む社内情報を紙ベースで管理しており、外出先から日報を作成・共有できない点に課題を感じていました。営業担当者は帰社後に日報をまとめて作成する必要があり、確認する側もリアルタイムで状況を把握できない状態でした。
そこでまず、「営業部の日報を電子化する」ことを目的に、ITが苦手な社員でも使いやすいシンプルなツールとして「Stock」を導入したのです。
その結果、営業担当者が外出先からスマートフォンで日報を作成・共有できるようになり、営業日報のリアルタイム共有が実現しました。現在では営業日報に限らず、商品企画や生産記録など、全社の情報を「Stock」で一元管理しています。
「Stock」におけるよくある質問
「Stock」で日報管理する際のよくある質問は以下の3つです。
- Q1：日報専用ツールと何が違う？
- Q2：少人数でも使う意味はある？
- Q3：Excelや日報ツールから乗り換えるのは大変？
日報専用ツールは、「毎日書く・提出する」ことに特化している一方で、過去の日報を振り返ったり、ほかの業務情報と結びつけたりするのが難しい場合があります。「Stock」は、日報を「その日の報告」で終わらせず、商談記録や対応履歴をノートにナレッジとして蓄積できる点が特徴です。
少人数のチームでも、日報が個人のメモやExcelファイルに分散していると、「誰が何をしているか」が見えにくくなりがちです。「Stock」を使えば、人数に関わらず日報や業務記録を一か所にまとめられるため、確認や引き継ぎがスムーズになります。
「今の運用をすべて変えなければならない」と感じて、乗り換えをためらう方も少なくありません。しかし、「Stock」はシンプルな操作設計のため、まずは「日報だけ」移行して使い始めることもできます。
日報管理が続かない本当の理由まとめ
これまで、「なぜ日報管理はうまくいかないのか？」や「Stock」を使った日報管理の具体的な運用方法を中心にご紹介しました。
日報管理が続かない原因は、書く場所・共有方法・振り返りの仕組みが分断されている点にあります。Excelや紙、メールでの運用では、作成や確認に手間がかかり、内容も蓄積されないため、「書く意味が感じられない」状態に陥りがちです。その結果、日報は形だけの作業になり、次第に形骸化してしまいます。
だからこそ、日報を「提出物」として扱うのではなく、日々の業務記録を自然に残し、あとから確認・活用できる形で一元管理することが重要です。日報を書く・見る・振り返る流れが無理なくつながれば、管理する側・書く側の双方の負担を減らせます。
つまり、日報を業務の記録としてシンプルに蓄積・共有するなら情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、日報が自然と蓄積され、業務改善に活かせる状態を実現しましょう。
