社員が持つノウハウや経験をなどを体系的に残したものを「ナレッジ」といいます。ナレッジを共有することで、個々人だけでなく組織としても、さまざまなメリットがあるため、ナレッジ共有の仕組みづくりに取り組む企業が増えています。
しかし、「どうすればナレッジを共有できるかわからない」「自社のナレッジ共有に最適なツールがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのナレッジ共有ツール3選を中心にご紹介します。
- 社内でナレッジが共有されておらず、業務が属人化している
- ナレッジを共有したいが、何から着手すべきかわからず行き詰っている
- 社内ナレッジを共有するのに、最適な手段を探している
という方はこの記事を参考にすると、ナレッジ共有に最適なツールを導入することができます。
目次
ナレッジ共有とは？
ナレッジ共有とは、社員が各々持つナレッジ（業務についての知識や経験）を社内で活用できる状態にすることです。
これまで、ナレッジ共有に向けた取り組みは、それほど注目されていませんでした。しかし、昨今の「少子高齢化」「人材の流動」などの時代の変化によって、ナレッジが共有されないことによる「業務の属人化」は、組織にとって課題となっています。
そのため、近年では「ナレッジ共有の仕組みづくり」の第一歩として、ITツールを導入する企業が増えているのです。
ナレッジ共有の放置で起こる組織リスク
ここでは、「ナレッジ共有」に向けた取り組みがされないことによる組織リスクをご紹介します。ナレッジ共有の意識を高めるためにも、以下のリスクを理解しましょう。
（1）再現性を失う
1つ目の組織リスクは、再現性を失うことです。
仕事が忙しく、業務ナレッジの共有が後回しになっていると、業務の再現性がなくなっていきます。社員の退職と同時に、次々と知見が消えていき、社員の退職前と同じ業務量・質を維持するのは困難です。
このように、業務に追われてナレッジ共有を後回しにしてしまうと、社員の退職のたびに業務の再現性を失い、安定した業務を行えなくなってしまいます。
（2）採用後も戦力化できない
2つ目の組織リスクは、採用後も戦力化できないことです。
新入社員の教育が属人化しており、毎回業務内容の説明に時間をかけていると、新入社員が戦力化されるまでに時間がかかってしまいます。さらに、業務についての不明点は、先輩社員に質問するしかないため、状況次第では後回しになることもあります。
したがって、教育コストを抑えつつ、新入社員が即戦力として育てていくためにも、新人へ向けてナレッジ共有（マニュアル）することが重要なのです。
（3）事業スピードで負ける
3つ目の組織リスクは、事業スピードで負けることです。
ナレッジ共有する仕組みが整っていない企業では、何を決めるにも”情報を探すところから”始めなければなりません。その結果、意思決定に必要な「過去事例」などをすぐに参照できず、すぐに行動に移せない状況になってしまいます。
このように、ナレッジが共有しきれていないことで、意思決定が遅れてしまい、他社と事業スピードで負けてしまうのです。
ナレッジ共有に失敗する企業とは
ナレッジ共有に失敗する企業の特徴として、以下のようなものが挙げられます。
- 人数が少ない企業
- 今は業務が回っている企業
- 入れ替わりが少ない企業
これらの特徴を持つ企業は、ナレッジ共有に失敗して業務が回らなくなる可能性が非常に高いです。現在業務が回っているのは、今いる社員の技量によるものが大きいため、退職してしまう前にナレッジ共有の仕組みを作るべきです。
ナレッジ共有におすすめのツール3選
ここでは、ナレッジ共有におすすめのツールを3つご紹介します。以下の中から、自社に適したITツールを導入しましょう。
【Stock】シンプルですぐに使える情報共有ツール
Stockの特徴・使い方
- シンプルで使いやすい
- 社内ナレッジをフォルダで管理
Stockの最大の特徴は、シンプルで操作が簡単であることです。非IT企業の方でもすぐに使いこなせるため、どのような企業もツールを導入するハードルがありません。
社内ナレッジをフォルダで管理するため、情報が散在せず、欲しい情報にすぐにアクセス可能です。また、検索機能を使っても、情報をすぐに探し出すことができます。
おすすめの企業
- ITツールに無駄な費用をかけたくない企業
- 共有する範囲を設定したい企業
Stockは、クラウド型のITツールで、初期費用や保守費用は一切不要です。また、月額の料金も比較的安く、ITツール導入の費用を抑えたい企業におすすめです。
Stockは、情報の公開範囲を任意のメンバーに制限できます。ナレッジを共有する際、共有する範囲を指定してより効果的なナレッジ共有をしたい企業におすすめです。
Stockの注意点
- AIを搭載していない
- 中小企業向けの設計になっている
Stockは、AIを搭載していないため、「文章の作成・要約」などの機能はありません。
Stockは、主に100名までの利用が中心のツールです。そのため、100名以上での利用を希望する場合は、担当者へ相談が必要です。
Stockの料金体系
- フリープラン：0円
- ビジネスプラン：500円/ユーザー/月（年払い）
- エンタープライズプラン：1,000円/ユーザー/月（年払い）
【ナレカン】社内のナレッジを一元管理できるツール
ナレカンの特徴・使い方
- 社内のナレッジを一元管理
- ナレッジ共有が当たり前になる
ナレカンは、社内のナレッジをすべてナレカンひとつで管理します。テキストメモや様々な形式のファイル、メール内容まですべてをナレカンひとつで管理することができます。
ナレカンの、他のメンバーに気軽に質問できる「知恵袋機能」、共有された最新のナレッジがわかる「ホーム画面」が、ナレッジが”当たり前に共有される仕組みづくり”を支援します。
おすすめの企業
- 従業員数が多い企業
- セキュリティを重視している企業
ナレカンは、社内のあらゆるナレッジを一元管理でき、蓄積したナレッジを社内Wikiのように活用できます。そのため、ナレッジの数が多いほどナレカンを効果的に利用できるのです。
ナレカンは、国家セキュリティ資格を取得しています。さらに、IPアドレス制限も可能です。そのため、セキュリティ不足による業務ナレッジの流出などを懸念している方におすすめです。
ナレカンの注意点
- 大企業向けのツールである
- AIからの提案はできない
ナレカンは、基本的に100～数万名ほどの従業員数の企業を対象にしているITツールです。したがって、中小企業の方には不向きな可能性があります。
ナレカンは、ツール内にあるナレッジを横断し、生成AIが最適な回答を教えてくれるツールです。したがって、メール文章を生成したり、改善案を提案したりすることはできません。
ナレカンの料金体系
- 料金の詳細は、資料をダウンロードください。
【Notion】様々な機能が充実している情報管理ツール
Notionの特徴・使い方
- オールインワンの多機能ツール
- NotionAIを搭載している
Notionは、オールインワンの多機能ツールです。メールやカレンダー、ナレッジベースなどの様々な機能が搭載されています。
Notionは、NotionAIという生成AIを搭載しています。NotionAIは、質問に答えるだけでなく、文章の要約や図の作成などもすることができます。
おすすめの企業
- 様々なツールを使用している企業
- 社員がツールの利用に慣れている企業
Notionは、Notionひとつでさまざまな機能を持っており、複数ツールをNotionひとつで完結させることができます。複数のサービスの利用による社員の混乱を防ぐためにも、さまざまなツールを使用している企業におすすめです。
Notionは、機能が豊富なツールなので非常に便利ですが、ツールの利用に慣れていない社員にとっては、使いづらいと感じる場合もあります。そのため、多機能なツールを使いこなせる社員の多い企業におすすめです。
Notionの注意点
- プランによってAI機能に差がある
- 自由すぎるがゆえに使いづらい
下位のプランでは、AI機能が制限されています。NotionAIの機能を最大限利用するためには、上位のプランに加入しなければならない点に注意しましょう。
利用しているユーザーからは「自由すぎて迷子になります。ちゃんと決めないと、どこに何があるか分からない状態になりやすい」という声があります。（参考：ITreview）
Notionの料金体系
- フリー：0円
- プラス：2,000円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,800円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
ナレッジ共有におすすめのツールまとめ
これまで、ナレッジ共有を放置するリスクやおすすめのITツール3選を中心にご紹介しました。
ナレッジ共有をせずに放置すると、業務の再現性を失い、新人教育もうまくできなくなります。最終的には、業務が回らなくなり、事業スピードで他社に負けてしまいます。そのため、まだナレッジ共有を行っていない企業は、早急に着手する必要があるのです。
ナレッジ共有の仕組みを実現するには、ITツールを導入することが必須です。ITツールを選ぶポイントはさまざまですが、まずは「導入のしやすさ」「使い勝手の良さ」などを軸に、適切にナレッジを共有できるツールを選びましょう。
したがって、自社がナレッジ共有に成功するためには、シンプルで使いやすく、ナレッジを適切に管理・共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ナレッジ共有を成功させましょう。
