企業活動で得た情報は情報資産として、正しい管理が欠かせません。管理が適切でない場合、情報漏えいやデータ紛失につながり、トラブルの要因になってしまいます。
しかし、情報資産の重要性を理解していても「どのように管理すればいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報資産の定義や具体的な管理方法・ポイントを中心に解説します。
- 情報資産の分類や重要性を知りたい
- 情報資産のセキュリティの対策を参考にしたい
- 高度なセキュリティ下で情報資産を保護できるツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、情報資産について正しく理解できるだけでなく、適切な管理方法が分かります。
目次
情報資産の定義とは
ここでは、情報資産の分類や具体例についてご紹介します。情報資産の具体的なイメージが湧いていない方は、以下の内容をしっかり理解しましょう。
情報資産の分類
情報資産とは、企業や組織が集めた「ヒト・モノ・カネ」に関する情報全般を指します。主に、紙媒体・ノウハウなどを指す「情報」と、アプリケーション・情報共有ツールなどを指す「情報システム」に分類されます。
また、情報資産が持つ「重要性」で管理方法が分類されるケースもあります。たとえば、「企業の信頼や生産力に関わる情報」は強固に管理すべきですが、重要度の低い「ホームページなどで公開済みの企業情報」は、前者ほど強固なものは求められません。
このように、情報資産の分類を理解しておくことで、重要度に対応した管理レベルや管理手法を決定する役割を果たします。
情報資産の具体例
情報資産のなかでも「情報」に分類されるものには、以下のような項目が該当します。
- 顧客との取引情報
- 社員の個人情報
- 取引先との契約書
- 人事情報
- 顧客の購入履歴
- 財務情報
- 社内システムのIDやパスワード情報
情報資産は、資産という言葉が含まれている通り、企業に対して資産価値を生む情報であればすべて情報資産となるのです。つまり、情報資産は企業経営の根本となる重要な情報であるため、正しく保管・管理しなければなりません。
データ資産・個人情報との違い
情報資産と似た言葉・意味を持つ言葉として、データ資産や個人情報が挙げられます。書く言葉の意味の違いは以下の通りです。
| 言葉 | 意味 |
|---|---|
| 情報資産 | 企業や組織が集めた「ヒト・モノ・カネ」に関する情報全般。データ資産を分析して活用できるようにしたもの。 |
| データ資産 | 企業や組織が集めた顧客情報や購入・アクセス履歴、その他の数値データのこと。 |
| 個人情報 | 名前・性別・居住地など、個人を特定できる情報。ビジネスでは販売促進や売上向上のために利用されるが、厳重な管理が必要。 |
このように情報資産・データ資産・個人情報は、企業ばビジネスをする上で欠かせない重要なものです。またこれら3つの言葉は、個人情報がデータ資産となり、最終的に情報資産として企業で活用されるという関係性にあると言えます。
【なぜ重要？】情報資産保護の重要性
情報資産は経営において重要度が高く、外部に漏洩すれば企業に重大な影響を及ぼすリスクを抱えています。
昨今では、データの収集・蓄積・分析が容易になることを理由に、社内情報をデジタル管理する企業が増えています。しかし、情報資産のデジタル管理は、サイバー攻撃や内部不正によって情報資産が漏えいする可能性を高めているのです。
そのため、昨今では、情報資産は「Stock」のように厳格なセキュリティ基準で保護されたツールを用いて管理するのがトレンドになっています。
情報資産を守るために把握すべきこと
ここでは、情報資産を守るにあたって、把握すべき内容を紹介します。情報資産を守り、正しく管理するには以下の状況を把握する必要があります。
- 保存媒体の把握・管理
- データの操作ログの把握・管理
- セキュリティ性の把握
企業によっては情報を「紙媒体」「Excel」「クラウドストレージ」というように、複数の媒体に分けているケースもあります。そのため、まずは自社の情報が、どのような保存媒体で情報を管理しているのかを把握しましょう。
デジタル上で情報を管理している場合、操作ログを管理していれば、データの紛失や漏えいの事故が生じたときに原因究明やリカバリーが可能になります。とくに、内部からの不正には、ログ履歴が役立つので把握しておきましょう。
セキュリティ性は「利用するデバイス」だけに留まらず「データを扱う社員のリテラシー」も該当します。そのため、強固な管理体制であるかはもちろん、社員一人ひとりの情報の取り扱いに問題がないかも把握しておきましょう。
したがって、情報資産を管理するためには「強固な仕組み」と「正しいリテラシー」を整えることが大切です。
利活用ができる情報資産の管理方法とは
ここでは情報資産の3つの管理方法を解説します。情報資産を利活用できている企業は以下のような管理を実践しているのです。
情報資産管理台帳を使う
情報資産管理台帳とは、社内にある情報資産の把握・管理を目的とした台帳です。台帳に情報資産をリスト化し、それぞれの情報の利用者範囲や管理部署、保存媒体や機密性などを記入して分類・管理をします。
情報資産管理台帳が用意されていない場合、社内にどのような情報資産があるのかが正確に把握できません。また、万が一情報が外部に漏れてしまったときに、情報漏洩した状況にすら気付けない恐れもあるのです。
情報資産管理台帳を利用して管理するときは、台帳内の情報を常に最新のものを反映させておく点に注意しましょう。
バックアップをとる
データとして保存されている情報資産は、予期しない障害や人的ミスによるデータ損失のリスクを回避するためにも適切にバックアップをしなければなりません。
また、情報によっては一回きりのバックアップだけではなく、過去の複数データを保管し、指定した時点のデータを復元できるようにする「データの世代管理」も取り入れてみましょう。
したがって、定期的にバックアップを取ることによって、情報に何か不具合が発生した場合でも、すぐにデータを復元可能な体制を整えておく必要があります。
クラウドや共有サーバーを使う
クラウドや共有サーバーでの管理には、情報共有がしやすい・場所や時間を問わずアクセスできる特徴があります。
しかし、データで管理されている情報資産は、ネットワークを通して脅威に晒される危険性があるので、セキュリティ対策の実施が必須です。外部からの不正アクセスに備えて、データを暗号化するなどの対策を練り、適切に情報資産を保護しましょう。
また、「Stock」のようにフォルダごとにアクセス権を柔軟に設定可能なツールであれば、社内メンバーに見せる情報をコントロールできるため、内部からの情報漏えいも防げます。
情報資産のセキュリティ対策で重要な3つのポイント
ここでは、情報資産のセキュリティ対策で重要な3つのポイントを解説します。情報資産の管理に失敗しないためには、以下の点を押さえておくのが大前提です。
保守・運用ルールの制定
情報資産を保守・運用するうえで守るべきルールを制定するのもポイントです。
たとえば、管理担当部署を決め責任の所在を明らかにする、情報を持ち出すときには持ち出し管理簿に記載するなどのルールがあります。また、USBメモリは紛失やウイルス感染のリスクが高い記録媒体であるため、運用ルールを細かく定めておきましょう。
以上のように、「自社で利用できるUSBは部署ごとにひとつのみにする」「USBメモリを使用するときには上司の許可をとる」などのルールを定め、リスクの軽減に努める必要があるのです。
ITツールを導入する
情報資産を管理するためには、適切なITツールを導入することが有効です。
ExcelやWordなどのソフトを使って情報資産を管理している企業もありますが、目視によるチェックや手動更新での管理は時間がかかるうえ、人的ミスを引き起こしやすくなってしまうのです。
そこで、ExcelやWordなどのアナログな手法ではなく、社内のあらゆる情報資産を一元管理が可能なITツールで管理しましょう。
ISMSの仕組みを徹底する
ISMSの仕組みを徹底して、リスク管理をすることも重要です。ISMSは、情報資産のリスク・セキュリティを管理する仕組みを指し、以下3つの要素で構成されています。
- 機密性(Confidentiality)：情報が漏えいした場合の自社への影響度
- 完全性(Integrity)：情報が改ざんされた場合の影響度
- 可用性(Availability)：情報そのものが利用できない場合の影響度
3つの頭文字をとってCIAと呼ばれ、それぞれをスコア化して3～4段階に分けて評価するのが一般的です。スコアの数値が高いものほどリスクが高く、管理を厳重にする必要があります。
また、CIAを用いて職場の危険性や有害性を特定・調査し、対策を講じることを「リスクアセスメント」と言います。リスクアセスメントが適切だと、安全な環境で情報資産を管理できるのです。
情報資産のリスクアセスメントの手順とは
ここでは、実際にリスクアセスメントの手順を解説します。以下の手順を押さえて、情報セキュリティ対策を講じましょう。
- 情報資産の洗い出し
- 重要度の確認
- 脅威性と脆弱性の洗い出し
- リスクレベルの決定と評価
- セキュリティ対策の実施
まずは、自社の情報資産にどのようなものがあるのかを洗い出します。顧客情報や企業間で交わした契約書、人事情報や生産計画など、社内にあるさまざまな情報資産をリスト化しましょう。
情報資産をリスト化したら、今度は記載されている内容に重要度を設定します。
重要度をつけた情報資産にどのような脅威性と脆弱性があるのかを確認します。たとえば、「該当データを管理するサーバーにはアクセス制限がなく、誰でも閲覧ができる」など、情報資産が持つ漏えいリスクを確認しリストにまとめましょう。
完成した情報資産リストに対して、現在の情報資産の管理方法を評価します。そして、リストの各項目ごとに、CIAに基づきリスクの大きさを設定します。
情報資産の重要度の確認・リスク評価が済んだら、それぞれの項目に対してどのようなセキュリティ対策を練るべきかを検討・実施しましょう。
情報資産は常に増減を繰り返すため、脆弱性や脅威性は日々増していきます。したがって、リスクアセスメントを定期的に実施し、情報資産を最適な状況で管理していくのが大切なのです。
情報漏えいを防ぐ！情報資産の管理に役立つツール
以下では、情報資産の管理に役立つツールをご紹介します。
情報資産の管理には、情報資産管理台帳やWord・Excelなどの手法があります。しかし、メールによるデータ共有は宛先の設定ミスが起こりやすいうえ、ウィルス感染の経路になる可能性があるため情報漏えいのリスクが高まるのです。
加えてファイル形式での管理は乱雑になりやすく、必要な情報がすぐに見つかりません。したがって、「情報の管理・共有がスムーズで必要な情報をすぐに見つけられるツール」を導入しましょう。
結論として、情報資産を管理するには、国際規格「ISO27001」を取得し、高セキュリティ下で安全・スムーズに情報を管理・共有できるツール「Stock」一択です。
Stockは、あらゆる情報をまとめた「ノート」が「フォルダ」ごとに見やすく管理されるほか、高精度な検索機能で必要な情報をすぐに見つけられます。また、「フォルダ」ごとに権限設定が可能なため、共有時の手間がかかりません。
社内の情報資産を厳格なセキュリティで一元管理するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報資産の廃棄時の注意点
企業では、事業やプロジェクトの変更に伴い、今まで活用していた情報資産が不必要になることがあります。以下では、不必要になった情報資産を廃棄するときの注意点を紹介します。
- 廃棄する場所を考える
- 「捨てる・消去するだけ」にならないようにする
情報資産は他の人が簡単に持ち出せるような場所に情報を廃棄しないようにしましょう。重要な情報は廃棄業者に依頼して適切・安全に消去することが望ましいです。
情報資産には社員・顧客の個人情報など、高セキュリティで保護しなければならない情報が多くあります。廃棄後に悪用されることがないよう、シュレッダー処理や専用ツールを用いた完全消去を必ずするようにしましょう。
このように、情報資産は外部に漏洩しないよう適切に廃棄する必要があります。「知らないうちに情報が悪用されていた」とならないように、情報資産の廃棄方法をルール化して統一しましょう。
情報資産の定義や管理方法まとめ
ここまで、情報資産の定義から、具体的な管理方法・ポイントを中心に解説しました。
情報資産は企業に対して資産価値を生むので、情報漏洩やデータ紛失は避けなければなりません。一方、アナログ手法の管理では、「ファイルの乱雑化」や「必要な情報がすぐ見つからない」といった問題が発生します。
そこで、「情報を一元管理できる高セキュリティなツール」を導入しましょう。また、操作が複雑なツールでは人的ミスによるトラブルが起こりかねないので、誰でも簡単に使いこなせるツールを選ぶべきです。
そのため、情報資産の管理・活用には、厳格なセキュリティで情報を一元管理し、柔軟な権限設定でスムーズな共有が可能なツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、情報資産管理の問題を解消しましょう。
