企業やチームでの業務では、今もメールが重要な情報のやり取りの中心になっています。しかし、個人の受信箱に情報が散在すると、重要な経緯や判断の記録が属人化し、担当者が休んだり退職したりしたときに対応が滞るリスクがあります。
実際に、「メールの管理が属人化していて、情報をチームで共有できない」「過去の重要なやり取りを探すのに時間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メール管理は属人化しやすい理由や、属人化を防ぐために今から見直したい情報管理方法を中心にご紹介します。
- メールでの情報共有・管理に限界を感じており、代替手段を探している
- 社内の情報を流れず・探せて・誰でも把握できる形で管理したい
- 非IT部門や現場メンバーでも使える、シンプルな情報共有方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、メールの属人化や検索工数の課題を解消し、チーム全体で情報を効率的に管理する方法が分かります。
目次
なぜメール管理は属人化しやすいのか
メール管理が属人化しやすいのは、やり取りの管理が個人の受信箱に依存してしまうためです。
これは、重要な情報や案件の履歴が担当者ごとに分散してしまうことが原因です。その結果、担当者が不在の際に内容が確認できず、対応漏れが発生することもあります。また、同じ案件でも複数のメールスレッドに分かれて進行するため、必要な情報を追いにくい状態になっています。
実際に現場の担当者からは、「前のやり取りを探すのに何度もメールを遡らなければならず、情報が流れてしまう」「進捗確認や共有事項を別ツールに手動で転記しなくてはならない」という声もよく聞かれます。こうした状況では、情報の共有や引き継ぎに余計な手間や時間がかかるのです。
したがって、チーム全体でメールのやり取りや履歴を追いやすい管理の仕組みが必要であり、属人化した状況を放置すれば対応漏れや引き継ぎミスが増えるリスクがあります。
メール管理を続ける前に！検討したい管理方法
以下では、メール管理を続ける前に検討したい管理方法をご紹介します。
メールでの情報管理を放置すると、やりとりは個人の受信箱に蓄積され続け、重要な経緯や判断理由が徐々に見えなくなっていきます。担当者の異動・退職が発生した途端に「誰も分からない情報」になり、後から取り戻すことはほぼできません。
こうした課題に対し、Excelで一覧を作るケースもありますが、メール本文との行き来や手作業の転記が発生し、結局は更新されなくなりがちです。運用ルールだけで属人化を防ぐには、限界があります。
結論、チームのメール管理に最適なのは、メールを自動転送して情報を集約し、タスク管理まで一元化できる「Stock」一択です。
「Stock」では、転送されたメールが自動的にノートにまとめられ、チーム全体で内容を共有できます。また、「ノート」を起点に「タスク」管理や「メッセージ」でのやり取りも行えるため、メールから発生する対応漏れや情報の属人化を防ぐことが可能です。
メール管理の負担を減らす情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」でメールを管理する方法
「Stock」にメールを蓄積すれば、メール情報をチーム全体で一元管理できます。
通常のメールでは、受信箱に情報が散らばりやすく、重要なやり取りが流れてしまったり、担当者不在時に内容が確認できなかったりすることがあります。
たとえば、顧客からの問い合わせや取引先とのやり取りを「Stock」に転送してノートに保管すれば、案件ごとに履歴をまとめられ、検索機能ですぐに過去のやり取りを参照できます。
これにより、情報が流れてしまうリスクや対応漏れを防げます。
「Stock」でメールを管理するときの便利機能
ここでは、「Stock」でメールを管理するときの便利機能を3つ紹介します。チーム・個人のメール管理を見直したい方は必見です。
メール転送機能
「Stock」のメール転送機能を使えば、受信したメールを自動で「Stock」に保管でき、チーム全体で共有できます。
たとえば、GmailやYahoo!メール、Outlook、Thunderbirdなど普段使用しているメールクライアントからメールを「Stock」に転送することで、案件ごとにノートとしてまとめ、誰でも履歴を確認できるようになります。
そのため、チーム全体でメール情報を漏れなく管理するには、「Stock」のメール転送機能を活用するのが有効です。
タスク管理機能
「Stock」のタスク管理機能を使うと、メール内容に基づく対応事項を抜け漏れなく管理できます。
メールだけでは、やるべき対応を個人の頭の中で管理するしかなく、進捗状況がチームで共有できません。「Stock」では、メールを転送したノートにタスクを紐づけることができ、期日や担当者を設定して管理可能です。
これにより、対応漏れを防ぎ、チーム全体で進捗を把握できます。
検索機能
「Stock」の検索機能を使えば、必要なメール情報をフォルダ単位で絞り込み、高精度に探し出すことができます。
「Stock」では、タイトルやフォルダを絞り込んで検索できるため、案件ごとのメール履歴や関連資料をすぐに確認できます。担当者不在時でも情報を迅速に取り出せます。
そのため、チーム全体でスムーズに情報を活用するには、「Stock」の検索機能を活用するのが効果的です。
【必見】「Stock」でメール管理する際の活用事例
上図は、製造・メーカーでの新規問い合わせを「Stock」で管理している例です。
メールで対応していた場合、複数の担当者が関わる案件ではやり取りが属人化しやすく、重要な情報が埋もれたり、対応漏れが発生したりすることがありました。
実際に「Stock」ユーザーからは、案件管理を「Stock」のメール転送機能を使った運用に切り替えたり、同一アドレスに届くメールを顧客別に管理したりした例があります。
このように、問い合わせメールの管理を「Stock」で行うことで、メールに依存した属人化のリスクを下げつつ、案件管理を効率化できます。
【Q＆A】「Stock」におけるよくある質問
「Stock」でメール管理をする際のよくある質問は以下の3つです。
- Q1. すべてのメールを「Stock」に移す必要はありますか？
- Q2. メール転送すると、やりとりが二重管理になりませんか？
- Q3. メール管理専用ツールと比べて、機能が足りなくなりませんか？
いいえ。「Stock」はメールの代替ではなく、業務情報をまとめる場所のため、業務判断や共有が必要なメールだけで問題ありません。
メールは受信の入口、「Stock」は情報を残す場所と役割を分けて運用すると、二重管理は発生しません。一度「Stock」のノートにまとめたあとは、タスク・補足・意思決定は「Stock」側で完結させるのがポイントです。
社内や問い合わせなどの継続的な業務の運用であれば、「Stock」に備わっている機能だけで十分対応可能です。「Stock」のメッセージ機能を使えば「あとから見返す前提のやりとり」を安全に残すことができ、対応漏れや情報の属人化を防げます。
このように、煩雑なメール管理をチームで共有しやすくするのが情報共有ツール「Stock」です。
「Stock」でメール管理する方法のまとめ
これまで、なぜメール管理は属人化しやすいのかや、「Stock」でメールを管理するときの便利機能、活用例を中心にご紹介しました。
メール管理では、情報が個人の受信箱に依存してしまうことで、やり取りが流れたり対応漏れが発生したりしやすいことが課題です。また、社内で共有する際に二度手間が発生し、属人化が進むケースも少なくありません。
こうした課題を解消するには、共有すべき情報を一元化して管理できる体制を整えることが重要です。過去のやり取りや対応漏れを防ぎ、チーム全体で進捗や情報を把握できる運用が効果的です。
結論として、自社で使うべきなのは、メールの内容を安全に蓄積し、社内共有やタスク管理を効率的に行える情報管理ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、メール情報の属人化や対応漏れを防ぎ、チーム全体で円滑に業務を進められる体制を作りましょう。
