スクール運営では、生徒情報やレッスン内容、講師間の申し送り、保護者との連絡など、日々さまざまな情報を管理する必要があります。適切に情報が整理できていないと、確認漏れや伝達ミスが起きやすくなり、運営の負担が大きくなってしまいます。
しかし実際には、「生徒管理がExcelで限界を感じている」「講師ごとに情報の持ち方がバラバラ」「ITに強い人がいないため、新しいツール導入が不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スクールの運営・情報管理をシンプルに整理する考え方と、「Stock」を使った具体的な管理方法を中心にご紹介します。
- スクールの生徒管理・情報共有をExcel以外の方法で行いたい
- 無料から始められる、シンプルな管理ツールを探している
- ITが得意ではない現場でも使えるツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、スクール運営に必要な情報を無理なく整理でき、自分たちの現場に合った管理方法を見つけることができます。
目次
スクールの運営・情報管理における課題
スクールの運営・情報管理における最大の課題は、生徒数や講師が増えるにつれて、必要な情報を正確に把握し続けることが難しくなる点にあります。
スクールでは、生徒ごとのレッスン状況や連絡事項、講師間の申し送りなど、日々多くの情報が発生します。しかし、運営にかけられるコストや人員には限りがあるため、高額な管理システムを導入したり、複雑な運用ルールを整備したりすることは現実的ではありません。
たとえば、レッスン内容を講師が口頭で引き継いでいる場合、情報が記録として残らず、次に担当する講師が状況を把握できないことがあります。また、生徒数が増えるにつれて、Excelや紙での管理では更新や確認の手間が増え、必要な情報をすぐに見つけられなくなるケースも少なくありません。
このように、限られた運営体制の中で情報を正確に共有・管理し続けることが、スクール運営における課題だといえるでしょう。
スクールの運営・情報管理に最適なツール
以下では、スクールの運営・情報管理のストレスを解消するツールをご紹介します。
スクール運営では、生徒ごとのレッスン内容や連絡事項、講師間の共有情報、保護者への伝達内容など、管理すべき情報が多岐にわたります。Excelや紙、チャットツールで個別に情報管理していると、情報が分散し、「どこに何が書いてあるかわからない」状態になりがちです。
そのため、スクール運営の情報管理には、レッスン記録・連絡事項・申し送りなどを1か所にまとめられ、かつITに不慣れな講師やスタッフでも直感的に使えるツールを選ぶことが重要です。誰でも同じルールで情報を残せる環境が、日々の運営負担を軽減します。
結論、スクール運営・情報管理には、あらゆる情報をシンプルにまとめて共有できる「Stock」一択です。
「Stock」は、「ノート」にレッスン内容や講師間の申し送りをまとめたり、ノートに紐づく「メッセージ」で保護者と情報共有したりできます。また、ブラウザからすぐに使えるため、専用の管理システムを導入せずとも、スクールの情報管理をすぐに改善できるのも特長です。
生徒情報・レッスン内容を一元管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockでレッスン内容をまとめる方法
「Stock」を使えば、毎回のレッスン内容や関連資料を、ノートにまとめてシンプルに管理できます。
レッスン記録は、後から見返したり、別の講師が引き継いだりする場面が多いため、「誰が見ても内容を把握できる形」で残すことが重要です。テキストだけでなく、資料や写真も一緒に保管できる環境があると、情報の抜け漏れを防げます。
「Stock」では、1回のレッスンにつき1ノートを作成し、指導内容や生徒の様子をテキストで記載できます。さらに、教材データや配布したプリント、領収書の写真などもノートに直接添付できるため、レッスンに関する情報が1か所に集約されるのです。
このように「Stock」を使えば、レッスン内容と関連情報をノート単位で整理でき、後から確認しやすいレッスン記録を無理なく残せます。
「Stock」でレッスン内容を生徒・保護者と共有する方法
「Stock」では、レッスン内容を生徒や保護者と安全に共有することも可能です。
レッスン後のフィードバックや連絡事項を口頭や紙で伝えていると、伝え漏れが起きたり、内容を後から確認できなかったりする問題が生じます。生徒や保護者が、必要な情報だけをいつでも確認できる仕組みが求められます。
「Stock」では、生徒ごとにフォルダを作成し、「1フォルダゲスト」機能を使って、無料で生徒や保護者を招待できます。共有したノート上では、レッスン内容を確認できるだけでなく、メッセージ機能を使って質問や連絡のやり取りも可能です。
そのため、「Stock」を使えば、レッスン内容の共有とコミュニケーションを一つの場所で完結でき、生徒・保護者との情報共有をスムーズに行えるのです。
「Stock」で講師同士で情報共有する方法
「Stock」を使えば、講師同士がレッスン情報や注意事項をスムーズに共有できます。
スクール運営では、複数の講師が同じ生徒を担当することも多いです。口頭や個別のチャットで共有していると情報が埋もれてしまい、必要なときに確認できないケースも少なくありません。
「Stock」では、講師全員がアクセスできるフォルダ内でノートを共有し、生徒のレッスン内容や注意点をまとめて確認できます。また、ノートに紐づくメッセージ機能を使えば、記録を見ながら補足説明や確認事項をやり取りできるため、情報の背景まで含めて共有可能です。
このように「Stock」を活用すれば、講師間で情報を一元管理でき、引き継ぎや連携が必要な場面でも、誰もが同じ情報を見ながら対応できる体制を整えられます。
「Stock」でスクールの情報管理するときの便利機能
講師全体に通知を送る機能
「Stock」では、講師全体に向けて重要な連絡を一斉に通知できます。
講師が複数在籍している場合、個別連絡では伝え漏れが起きやすく、誰が確認したのか分からなくなることがあります。全体に確実に情報を届けられる仕組みが必要です。
「Stock」のメッセージ機能では、「@All」や「部署メンション」を使って、講師全体に一斉通知を送れます。休講連絡や運営方針の共有など、全員に周知したい内容を確実に届けられるのです。
この機能を使えば、重要な連絡が埋もれることなく、講師全体に正しく共有できます。
運営に関するタスクを設定する機能
「Stock」を使えば、スクール運営に関する対応事項を「タスク」として管理できます。
提出物の回収や返信対応など、期限のある業務は口頭やメモだけでは忘れてしまう可能性があります。対応状況を可視化できる仕組みがあると安心です。
「Stock」では、全体周知のノートや連絡事項にタスクを紐づけて設定できます。期限を設定することで、提出物や確認事項を後から見返しやすくなり、対応漏れを防げます。
運営に関わる細かな業務も整理され、スクール全体の管理がしやすくなります。
レッスン内容のまとめをテンプレート化できる機能
「Stock」では、レッスン記録をテンプレート化して、作成の手間を減らせます。
毎回レッスン内容を一から書いていると、記載項目がばらついたり、記録作成に時間がかかったりします。一定のフォーマットを用意しておくことが重要です。
「Stock」のテンプレート機能を使えば、「レッスン内容」「生徒の様子」「次回の注意点」など、必要な項目をあらかじめ登録できます。ノート作成時にテンプレートを呼び出すだけで、同じ形式の記録を簡単に作成できます。
このようにテンプレートを活用することで、記録の質を保ちながら、レッスン内容の管理を効率化できます。
【必見】実際に「Stock」を導入しているスクールの例
オンライン英会話スクールを運営する株式会社NEWでは、ネイティブ講師と受講生が行う「交換日記」や、スクール全体の情報共有・運営管理に「Stock」を活用しています。
同社では、オンライン英会話講座「外国人と交換日記」の運営にあたり、受講生と講師が日々やり取りするツールとしてEvernoteを使用していました。しかし、不具合が頻発し、その対応に多くの時間を取られてしまうことや、サポート体制への不満、アカウント登録の煩雑さによる離脱などが課題となっていました。
そこで、安定して使える代替ツールを探す中で「Stock」を知り、操作性の分かりやすさや動作の速さ、手厚いサポート体制、コスト面のバランスが決め手となり導入を決定したのです。受講生ごとにフォルダを作成して共有する運用へと切り替えました。
その結果、不具合対応に追われることがなくなり、運営にかかる負担が軽減されたのです。現在では、交換日記だけでなく、社内の議事録・マニュアル・タスク管理など、スクール運営に関わる情報のほぼすべてを「Stock」に集約し、フルリモート環境でも円滑な情報共有を実現しています。
「Stock」におけるよくある質問
スクール運営に「Stock」を活用する際によくある質問は主に以下の2つです。
- 「Stock」は無料で使えますか？
- 「Stock」は生徒や保護者とも情報を共有できますか？
はい。「Stock」は累計20ノートまで無料でお試しいただけます。初めての方でも機能や使い勝手を確認でき、導入前に実際の運用イメージを掴むことが可能です。
はい。「Stock」は「1フォルダゲスト」機能を使って生徒や保護者とも安全に情報を共有できます。
このように、「Stock」は安全かつスムーズに情報管理ができ、お試しも気軽にできるツールです。
スクール・教室の運営における「Stock」活用法のまとめ
これまで、レッスン内容のまとめ方や生徒・保護者との情報共有、講師同士の情報共有を中心にご紹介しました。
スクールや教室の運営では、「レッスンの記録が点在する」「連絡手段がバラバラで確認漏れが起きる」「講師ごとに管理方法が異なる」といった課題が起こりがちです。放置すると、運営負荷が増えるだけでなく、生徒や保護者の満足度低下にもつながります。
そこで重要なのが、レッスン内容・連絡事項・運営情報をひとつの場所に集約し、必要な相手とだけ共有できる仕組みを整えることです。情報を「残す」「探す」「共有する」が自然にできる環境を作ることで、スクール運営は格段に安定します。
こうした情報管理を実現するには、操作がシンプルで、ITに不慣れな講師や生徒でも迷わず使えるツールを選ぶことが欠かせません。
結論、スクール運営に最適なのは、必要な情報をシンプルにまとめ、関係者と安全に共有できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、講師・生徒・保護者全員が安心して情報を共有できる、スムーズなスクール運営を実現しましょう。
