学校現場では、生徒情報の共有や職員間の連絡、職員会議の議事録管理など、日々さまざまな情報を正確に共有・管理する必要があります。近年はデジタル化が進む一方で、学校特有のPC環境や運用ルールにより、ツール選びに悩むケースも少なくありません。
実際に、「情報がメモやファイルに分散していて探しづらい」「ITが得意でない教職員でも使えるツールが見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、学校の情報共有における課題と、その課題を無理なく解決できる情報共有ツール「Stock」の活用方法を中心にご紹介します。
- 学校のPC環境でも使える、シンプルな情報共有ツールを探している
- メモやファイルでの情報共有に課題を感じている
- ITが苦手な教員・職員も無理なく使えるツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、学校現場で実践しやすい情報共有の考え方が分かり、自校に合ったツールの活用法をイメージできるようになります。
目次
学校での情報共有における課題
学校での情報共有における最大の課題は、学年・クラス・職種をまたいで必要な情報を、誰でも迷わず確認できる仕組みを作りにくい点にあります。
学校現場では、生徒情報・学級運営・職員の勤怠・会議資料など、共有すべき情報の種類が多岐にわたります。しかし、PC環境の制約やITリテラシーの差があるため、ツール選定が難しく、結果としてファイル管理や紙ベースの運用に頼りがちです。
たとえば、学年が変わるたびに生徒の配慮事項や指導履歴がうまく引き継がれず、過去の資料を探し直すケースがあります。また、有給休暇の申請状況や職員会議の議事録をファイルで共有すると、「どれが最新版かわからない」「毎回ファイルを開かないと内容を確認できない」といった手間が発生します。
このように、情報が分散したり管理が煩雑になったりする状況では、必要な情報を必要なときに確認できません。そのため、学校では情報を一元化し、誰でもすぐに確認・更新できる共有の仕組みを整えることが重要です。
学校の情報共有を最も簡単にできるツール
以下では、学校現場でも無理なく情報共有を進められるツールをご紹介します。
学校では、生徒情報や職員間の連絡、職員会議の議事録など、「あとから見返す必要がある情報」を扱う場面が多くあります。しかし、ファイル管理やメール、チャットツールを使っていると、どれが最新版かわからなくなったり、必要な情報を探すのに時間がかかったりしがちです。
また、学校のPC環境や端末制限、教職員ごとのITリテラシーの差を考えると、「誰でも迷わず使えること」「ブラウザだけで完結すること」「情報が流れずに蓄積されること」が、情報共有ツールには欠かせません。
結論、学校現場に最適なのは、情報を誰でも簡単にまとめて共有できる情報共有ツール「Stock」一択です。
「Stock」は、生徒情報の記録や先生の有給申請、職員会議の議事録共有など、学校で実際に発生する業務に幅広く活用されています。さらに、教育機関向けの「アカデミックプラン」や、「特別支援プログラム」も用意されているため、費用を抑えて導入できる点も大きな特徴です。
ITが苦手でもすぐに使いこなせる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」のアカデミックプラン（教育支援プラン）
「Stock」では、学校・教育機関向けに有料プランを特別価格で提供しています。
198円／ユーザー／月から利用でき、中学校・高校など教育現場でも導入実績があります。ITリテラシーが高くない教員でも直感的に使えるので、校内での円滑な情報共有が可能です。
「Stock」で生徒情報を管理する方法
生徒情報の管理には、「Stock」で情報を「ノート」に直接まとめて蓄積・共有する仕組みが最適です。
学校では、生徒の基本情報だけでなく、配慮事項や指導履歴など、文章で残したい情報と資料データの両方を扱う必要があります。ファイル管理中心だと、情報が分散し、確認に手間がかかります。
「Stock」では、生徒ごとにノートを作成し、氏名や学年、特記事項などをテキストで記載できます。加えて、連絡プリントや提出書類のPDFなどもノート内に直接貼り付けられるため、文章と資料を1か所で管理可能です。検索機能を使えば、生徒名やキーワードから必要な情報をすぐに見つけられます。
このように、テキストとデータをまとめて扱えるノートを使えば、生徒情報を属人化させず、学年や担当が変わってもスムーズに引き継げます。
「Stock」で職員の有給休暇を管理する方法
「Stock」のノートで一覧表を作り、「タスク」で期限管理すれば、職員の有給休暇管理も簡単です。
有給休暇は、申請状況や取得予定日を複数の職員で共有する必要がありますが、紙やファイルで管理すると更新漏れや確認ミスが起こりやすくなります。
「Stock」では、有給休暇の管理用ノートを作成し、職員名・取得日・残日数などを表形式で整理できます。さらに、そのノートに紐づけてタスクを設定すれば、「申請期限」や「承認対応」といった期日管理も可能です。タスクの期限が近づくと通知されるため、対応漏れを防げます。
このように、一覧で把握できるノートとタスク管理を組み合わせることで、職員の有給休暇を無理なく、正確に共有・管理できます。
「Stock」で学校内・職員の情報共有をするときの便利機能
ここでは、「Stock」で学校内・職員の情報共有をするときの便利機能を3つご紹介します。授業の合間に効率よく情報をまとめたい教員の方は必見です。
まとめた情報をPDF出力・印刷する機能
「Stock」では、ノートにまとめた情報を1クリックでPDF出力・印刷できるため、学校業務に必要な書類作成や保管がスムーズに行えます。
学校現場では、職員会議の議事録や校内通達などを「データとして保存する場合」と「紙で提出・保管する場合」の両方に対応しなければならない場面が多いです。その都度、別の資料を作成する運用は手間がかかります。
たとえば、「Stock」で作成した職員会議の議事録ノートをPDF化すれば、管理職への提出用データや紙での回覧資料をすぐに用意できます。改めてWordやExcelに書き直す必要はありません。
このように、情報を一度まとめるだけでデータ・紙の両方に対応できる点は、業務負担が大きい学校現場において大きなメリットです。
関係する職員に一斉に通知を送る機能
「Stock」には、「メッセージ」機能で関係する職員に一斉に通知を送れるため、重要な情報を確実に共有できます。
学校では、学年・分掌・役職ごとに共有すべき情報が異なりますが、メールでは宛先設定に手間がかかり、連絡漏れが起きやすいという課題があります。
「Stock」では、「@All」や「部署メンション」を使って、特定の職員グループに周知が可能です。たとえば、学年担当の職員を部署でまとめておけば、学年会に関する連絡を一斉通知できます。
そのため、送付先を1人ずつ指定する必要がなくなり、迅速かつ確実な情報共有が実現します。
過去の情報をすぐ探せる「検索機能」
「Stock」の検索機能を使えば、過去にのノートを必要なときにすぐ見つけられます。
学校業務では、生徒対応の記録や行事の運営メモ、過去の議事録などを後から確認する場面が多くあります。しかし、ファイルで管理していると「どこに保存したかわからない」「最新版が判別できない」といった問題が起こりがちです。
「Stock」では、フォルダやノートのタイトル、本文のキーワードから情報を絞り込めます。たとえば、「修学旅行」「特別支援」などのキーワードで検索すれば、関連するノートにすぐアクセスできます。
学年や担当が変わっても、必要な情報を迷わず探せるため、引き継ぎや日常業務が格段にスムーズになるのです。
【必見】実際に「Stock」を導入している学校の例
桃山学院中学校・高等学校では、生徒情報の記録や校務マニュアル、進路指導に関する情報共有を効率化するために「Stock」を活用しています。
同校では、これまで生徒との面談記録や教育活動に関するメモを、教員それぞれが個別に管理しており、必要なときに情報を引き継いだり共有したりすることが難しいという課題を抱えていました。
そこで、機能がシンプルで記録しやすく、教員間での引き継ぎや共有が容易なツールとして「Stock」に着目し、アカデミックプランが用意されている点も決め手となって導入を決定しました。
導入後は、生徒一人ひとりの情報を1ノートにまとめて管理できるようになり、校務マニュアルや進路指導の情報もスムーズに共有できる体制が整いました。その結果、教員同士の情報共有にかかる手間や負担が削減され、働き方改革にもつながっています。
「Stock」におけるよくある質問
学校で「Stock」を活用する際のよくある質問は以下の2つです。
- 学校のPC環境でも使えますか？
- スマホ・タブレットでも使えますか？
はい。「Stock」はブラウザ版に対応しており、大手企業でも安心して導入できる、高度な情報管理体制やデータセキュリティ水準で運営しています。
はい。「Stock」はスマホ・タブレット向けアプリにも対応しており、授業の合間や教員の都合の良いタイミングで情報を残せます。
このように、「Stock」では教職員の情報共有の負担を減らしながら、学校のPC環境や働き方に左右されず、必要な情報を安全かつスムーズに共有できます。
学校の情報共有における「Stock」活用方法のまとめ
これまで、学校における情報共有の課題や、教職員間での情報管理に「Stock」を活用する方法を中心にご紹介しました。
紙の資料やメール、個人管理のデータに情報が分散していると、「必要な情報が見つからない」「引き継ぎがうまくいかない」といった負担が現場に生じがちです。学校のPC環境や働き方に配慮しつつ、誰でも迷わず使える形で情報をまとめることが重要です。
そのため、情報を1箇所に集約し、検索や共有がしやすく、さらに教育機関向けの料金体系で無理なく導入・継続できるツールを選びましょう。
結論、学校の情報共有には教職員の情報をシンプルに蓄積・共有でき、教育機関向けプランで費用も抑えられるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、教職員全員が必要な情報にすぐアクセスできる、スムーズな校内情報共有を実現しましょう。
