シフト制の職場では、出勤時間や勤務日が人によって異なるため、全員に同じ情報を正確に伝えることが難しくなりがちです。シフト表の共有だけでなく、変更連絡や業務の引き継ぎまで含めて管理しようとすると、運用は一気に複雑になります。
実際に、「チャットだと情報が流れてしまう」「Excelで管理しているけれど最新版が分からなくなる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、シフト制の職場で情報共有が難しい理由と、「Stock」を使ったシフト情報の管理方法を中心にご紹介します。
- チャットやExcelでのシフト管理を見直したい
- Stockでのシフト管理は実務でどこまでできるのか知りたい
- シフトだけでなく引き継ぎや業務情報もまとめて管理したい
という方はこの記事を参考にすると、シフト制の現場で情報が混乱する原因を整理でき、自社に合ったシンプルな管理方法を検討できるようになります。
目次
シフト制はなぜ情報共有がうまくいかないのか
シフト制の現場で情報共有がうまくいかない最大の理由は、全員が同じタイミングで情報を確認できない点にあります。
シフト制では、勤務時間や出勤日が人によって異なるため、口頭での連絡やその場限りの共有が成立しません。また、チャットやLINEを使っても、出勤していない人は内容を把握できず、後から重要な情報を探し直す必要が生じます。さらに、休みの日にも通知が届くことで、確認自体が後回しになるケースもあるのです。
たとえば、シフト変更や業務上の注意事項を口頭やチャットで伝えた場合、早番のスタッフだけが内容を把握し、遅番や別日のスタッフには伝わらないことも考えられます。その結果、「聞いていない」「知らなかった」という認識のズレが生まれ、現場での確認やフォローが発生します。
このように、シフト制では「その場で伝える」前提の共有方法が機能しないため、出勤時間に関係なく、あとから同じ情報を確認できる形で管理することが不可欠なのです。
シフト制の業務で見直したい管理方法
以下では、シフト制の業務で見直したい管理方法をご紹介します。
シフト制の業務では全員が同じ時間に出勤しないため、口頭連絡が行き届かず、重要な情報が人によって伝わらないことが起こりがちです。Excelや紙でシフトを管理しても、変更のたびに更新・共有が必要になり、「最新版が分からない」「確認に時間がかかる」といった問題が頻発します。
この状態を「注意する」「声をかける」といった運用でカバーし続けると、確認やフォローが特定の人に集中し、負担になりかねません。また、情報が口頭・Excel・紙に分散したままの場合、誰がいつ何を確認すべきかが曖昧な状態は解消できないのです。
そのため、シフト情報や連絡事項を一か所に集約し、あとから誰でも確認できる形で管理できるツールを使うことで、共有や確認の手間を大きく減らせます。
なかでも、シフト表や連絡事項をノートとして整理・共有でき、必要なメンバーだけに閲覧権限を設定できる情報共有ツール「Stock」はシフト管理に最適です。ノートに紐づくメッセージやタスク機能によって、シフト変更時の対応漏れや伝達ミスを防げるため、多くのシフト制業務の現場で選ばれています。
シフト情報を一元管理して残すためのツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」でシフトを管理する方法
「Stock」では、表機能やファイル添付を使って、シフト表を分かりやすく管理できます。
シフト管理では、日付・時間・担当者を一覧で確認できることに加え、変更時にすぐ修正できることが求められます。画像や紙のままでは修正が難しく、Excelだけでは共有や確認が煩雑になりがちです。
「Stock」のノートには表を直接作成できるため、簡易的なシフト表であればそのまま管理できます。また、Excelで作成したシフト表をPDF化してノートに貼り付ければ、内容を「Stock」上でプレビューが可能です。元データとしてExcelファイルを添付しておくこともできます。
このように、「Stock」を使えば「作る・直す・共有する」を1つの画面で完結でき、シフト管理の手間を減らせます。
「Stock」でシフト管理するときの便利機能
ここでは、「Stock」でシフト管理するときの便利機能を3つご紹介します。シフト管理だけでなく、業務連絡もまとめて1つのツールでしたい担当者の方は必見です。
連絡事項を周知する機能
「Stock」では、シフトに関する連絡事項を確実に周知できます。
シフト変更や注意事項は、伝えたつもりでも見落とされがちです。チャットでは情報が流れ、誰が確認したのか分かりにくい点が課題になります。
「Stock」では、シフト表をまとめたノートに連絡事項を書き、そのノートに紐づく「メッセージ」で一斉連絡ができます。メンションを使えば、特定のメンバーに確実に通知することも可能です。
そのため、シフトに関する重要な情報を「見落とされない形」で共有できます。
閲覧権限を設定する機能
「Stock」では、シフト情報を安全に共有するための閲覧権限設定があります。
シフト表は多くの人が見る一方で、誰でも編集できる状態だと、誤って内容が変更されかねません。
「Stock」では、フォルダごとに「閲覧のみ」の権限を設定できます。1フォルダゲスト機能を使えば、パート・アルバイトにはシフト情報の入ったフォルダだけを共有し、他の業務情報は見せない運用も可能です。
このように、必要な人に必要な情報だけを安全に共有できます。
シフトが入っていない日の通知をOFFする機能
「Stock」では、シフトが入っていない日の通知を受け取らない設定が可能です。
休日にも業務連絡の通知が届くと、確認が後回しになったり、業務とプライベートの切り分けが難しくなります。
「Stock」の休日設定を使えば、勤務日以外の通知をOFFにできます。必要な情報はノートに残るため、出勤時にまとめて確認すれば抜け漏れ防止になります。
その結果、無理なく情報を把握でき、シフト制の働き方にもフィットする運用が可能なのです。
【必見】「Stock」でシフト管理している企業事例
株式会社知床第一ホテルでは、シフト表や業務連絡、マニュアルを一元管理するために「Stock」を活用しています。
同社では以前、「LINEや口頭での業務連絡」を中心に運用していました。しかし、LINEでは重要な連絡が流れてしまううえ、途中参加したスタッフが過去の情報を把握できないという課題を抱えていました。さらに、シフト制のため全員が揃う時間を確保できず、情報共有の抜け漏れが発生しやすい状況だったのです。
そこで、「情報を簡単に残せて、誰でも使えるツール」として「Stock」を導入しました。シフト表はExcelで作成したものをPDF化してノートに添付し、連絡事項は1件1ノートで共有する運用に統一しています。また、スタッフが誤って編集しないよう、閲覧権限を細かく設定できる点も導入の決め手となりました。
その結果、シフトや業務連絡が全員へ伝わるようになり、確認やフォローにかかる負担が軽減されました。出勤時間がバラバラでも、各自がスマートフォンから必要な情報を確認できるため、現場での認識ズレが減り、業務もスムーズになっています。
「Stock」におけるよくある質問
「Stock」でシフト管理する際によくある質問は以下の3つです。
- Q1. ITが苦手なスタッフやパート・アルバイトでも使えますか？
- Q2. 「Stock」は勤怠管理システムの代わりになりますか？
- Q3. シフト管理以外の情報も一緒に入れるべきですか？
はい、問題なく使えます。「Stock」は実際に、シフト制・接客業など、年齢層やITリテラシーが幅広い現場でも導入されており、「説明なしでも使えた」という声が多いツールです。
いいえ、「Stock」は打刻や給与計算を行う勤怠管理システムの代わりにはなりません。一方で、「Stock」は「誰が・いつ・どのシフトに入るのか」「変更理由や当日の配置」「シフトに関する連絡事項」といった、勤怠システムでは管理しきれない業務情報の共有に強みがあります。
最初からすべての情報を入れる必要はありません。まずは「シフト表」と「連絡事項」だけを「Stock」で管理するところから始めるのがおすすめです。運用に慣れてきたら、引き継ぎメモや業務マニュアル、スタッフ配置ルールなども同じ場所に集約すると、「探す」「確認する」手間をさらに減らせます。
このように、ITの得意不得意に関わらず使いこなせて、全員が同じ情報を共有できるツールを使うなら「Stock」が最適です。
「Stock」でシフト管理をする方法のまとめ
これまで、シフト制はなぜ情報共有がうまくいかないのかや、シフト制の業務で見直したい管理方法、具体的な管理の考え方を中心にご紹介しました。
シフト制の現場で従来の管理方法を放置すると、連絡漏れや認識違いが積み重なり、シフト変更や業務連絡の確認対応が特定の人に集中していきます。一方で、Excelや紙、チャットを工夫して使い続けても、更新・共有の手間や情報が流れてしまう問題は避けられません。
運用ルールだけで属人化や伝達ミスを防ぐには限界があり、管理する側の努力に依存した状態から抜け出せないのです。だからこそ、シフト情報や連絡事項を1か所に集約し、あとから誰でも確認できる形で残せる仕組みを取り入れることが重要です。
結論、シフト情報や連絡事項を「見やすく・残せて・共有しやすい」形で管理できるツールを使うなら「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、シフト制の現場でも情報共有に振り回されない運用体制を整えましょう。
