経費精算は、領収書や請求書の管理、申請・承認のやり取り、期日の管理など、社内のさまざまなフローが絡む業務です。正しく管理できなければ、経理担当者や現場スタッフの負担が増え、申請漏れや確認漏れのリスクも高まります。
しかし、実際には「経費精算の方法が煩雑で現場も経理担当も使いづらい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「Stock」を活用した経費精算の進め方や便利な機能、実務での活用方法を中心にご紹介します。
- 「Stock」で経費精算がどこまでできるのかを把握したい
- 専用の経費精算ツールは導入したくない
- 現場も経理担当者も使いやすい、シンプルな経費管理方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、「Stock」を使って経費申請から承認までをスムーズに進める方法が分かり、現場と経理の双方でストレスなく運用できるイメージを持つことができます。
目次
経費精算業務における課題
経費精算業務は、効率的に行わなければ現場と経理双方の負担が大きくなり、ミスや確認漏れにつながります。
なぜなら、経費精算には領収書や請求書の管理、申請・承認のやり取りなど複数のステップが関わるためです。たとえば、LINEで領収書の写真をやり取りしている場合、送信から一定期間で写真が消えることがあります。
その結果、経理担当者が確認できない、申請漏れが発生する、承認が遅れるといった問題が起きてしまうのです。また、専用の経費精算ツールを導入するほどのコストをかけられない中小企業も少なくありません。
また、エクセルや紙で管理している場合も、データの更新や共有に手間がかかり、情報が散逸しやすくなります。そのため、経費精算業務をスムーズに進めるには、情報を一元管理でき、現場と経理が簡単にやり取りできる仕組みが整ったツールの導入が重要です。
経費精算業務を最も楽に・簡単にするツール
以下では、経費精算業務を最も楽に・簡単にするツールをご紹介します。
経費精算では、領収書の写真や金額を複数のツールでやり取りすると、情報が流れてしまったり、期限内に確認できなかったりすることがあります。また、専用ツールを導入すると費用や教育に負担がかかるため、導入をためらう企業も少なくありません。
そこで、申請者・承認者・管理者が同じ場所で領収書や金額を共有でき、さらにタスクで申請・承認の期限を管理できるツールを使えば、情報が散らばらず、経費精算フロー全体をスムーズに回すことが可能です。
したがって、経費精算業務を簡単かつ効率的に進めるには、申請者・承認者・管理者が1か所で情報共有でき、タスク管理機能まで備えている「Stock」一択です。
「Stock」は経費申請用ノートに領収書や金額・用途をまとめられるほか、ノートに紐づくタスクで提出・承認の期限管理ができます。また、申請内容に関するやり取りはノート内のメッセージで完結でき、申請漏れや確認忘れを防ぐことが可能です。
無料で使い始められる経費精算・管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで経費・領収書をまとめる方法
経費精算や領収書の管理は、「Stock」の「ノート」にまとめることで複数ツールを使う手間を削減できます。
従来の紙やLINE、メールでのやり取りでは、領収書の紛失や確認漏れ、申請状況の把握に時間がかかるためです。
「Stock」では、1件の経費申請ごとにノートを作成し、テキストで内容を整理したり、領収書の写真やPDFデータを添付したりすることができます。これにより、申請内容と証憑が同じ場所にまとまり、確認や承認が簡単になります。
そのため、経費や領収書の情報を散在させず、誰でもすぐに確認できる状態に保つには、「Stock」でノートを活用するのが有効です。
「Stock」で経費精算するときの便利機能
ここでは、「Stock」で経費精算するときの便利機能を3つご紹介します。具体的な運用イメージが気になる経理担当の方は必見です。
経費精算のタスクを設定する機能
経費精算の各ステップをタスクとして設定することで、期日管理や対応漏れを防げます。
「Stock」では、ノートに紐づけてタスクを作成し、担当者と期限を設定できます。期限が近づくとリマインドも可能で、経理担当者も現場担当者も申請・承認状況を一目で把握できます。
そのため、タスク機能を使えば経費精算の期日管理が明確になり、漏れなくスムーズに処理できます。
経費精算に関するやり取りができる機能
経費精算に関する質問や確認事項は、ノートに紐づくメッセージでやり取りできます。
「Stock」では、各経費申請ノートにコメントや質問を直接投稿できるため、やり取りの履歴がそのノート内にまとまります。申請者と経理担当者の双方が内容を追いやすく、承認フローも効率化されるのです。
これにより、経費に関する確認作業や質問のやり取りもスムーズに行えます。
経費精算の内容をテンプレート化できる機能
毎回の経費申請のノート作成は、テンプレートを使うことで手間を削減できます。
「Stock」では、よく使う経費精算フォーマットをテンプレートとして登録できます。テンプレートを呼び出すだけで、項目が自動でセットされるため、申請者は内容を追記するだけで済みます。
これにより、毎回ノートを作成する手間を省き、誰でも簡単に経費申請を行えるようになります。
「Stock」におけるよくある質問
「Stock」で経費精算する際によくある質問は下記の3つです。
- 「Stock」は無料で使えますか？
- 領収書や経費ノートは社外（社員以外）と共有できますか？
- タスクやメッセージを活用した経費承認はどこまで対応できますか？
はい。フリープランでは初期費用なしでスタートでき、累計20ノートまで使用できます。
はい。「Stock」では社外のクライアントや取引先、パートナーを「1フォルダゲスト」として招待し、特定のフォルダのみを共有することができます。参加していないフォルダ情報は見られないので、安全な情報共有が可能です。
「Stock」では、経費精算1件ごとのノートにタスクとメッセージを紐づけて管理できます。タスク機能では、申請・承認・確認といったステップごとに担当者・期限を設定し、メッセージ機能では、ノートに関連するやり取りが可能です。
このように、「Stock」は社内外の経費精算を安全に一元化でき、業務の煩雑さを解消できるツールです。
「Stock」で領収書・経費申請を管理する方法のまとめ
これまで、経費精算業務における課題や、「Stock」で経費・領収書をまとめる方法、便利な機能を中心にご紹介しました。
経費精算は、紙やメール、チャットツールで行うと情報が流れてしまったり、承認や提出の抜け漏れが起こったりするため、現場と経理担当者の双方に負担がかかります。領収書や精算内容を整理しつつ、進捗や承認の状況も確認できる仕組みが必要です。
「Stock」では、ノートに領収書や経費内容をまとめ、タスクで期日管理を行い、メッセージで承認ややり取りを行えるため、経費精算業務を一元管理できます。また、テンプレート機能で精算ノートの作成手間を削減できるため、社内の業務効率化にもつながります。
結論、経費精算を正確かつスムーズに管理するなら、必要な機能を1つにまとめた経費管理ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、領収書や経費申請の処理を簡単に整理・承認できる環境を構築しましょう。
