行政書士事務所では、許認可ごとに異なる提出書類や、案件ごとに変わる進捗状況、行政庁とのやり取りなど、管理すべき情報が多岐にわたります。このような情報を正確に把握できていないと、確認漏れや引き継ぎミスにつながりかねません。
しかし、「案件ごとの情報がExcel・紙・メールに分散していて全体像が見えない」「数年単位で進む案件の進捗や書類状況をすぐに確認できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、行政書士事務所における情報・案件管理の課題と、業務に役立つ「Stock」の活用方法を中心にご紹介します。
- 行政書士業務で扱う案件情報・書類・進捗を一元管理したい
- Excelや紙、メールでの管理に限界を感じている
- 行政書士業務に合ったシンプルな情報管理ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、行政書士業務における情報管理の考え方が整理でき、自事務所に合った管理方法を具体的に検討できるようになります。
目次
顧問先との情報共有における課題
行政書士が顧問先と情報共有するうえでの大きな課題は、提出書類や進捗状況を正確に把握し続けることが難しいことです。
行政書士業務では、身分証明書や登記簿謄本、納税証明書などの原本書類を顧問先から預かる場面が多く発生します。そのため、「どの案件で、どの書類を預かっているか」「すでに返却した書類は何か」を常に把握できていないと、確認作業に時間がかかり、紛失リスクも高まってしまうのです。
たとえば、複数の顧問先を同時に対応している場合、案件ごとに書類の預かり状況を紙やExcelで管理していると、更新漏れが起きやすくなります。その結果、顧問先から「提出したはずの書類が見当たらない」と問い合わせを受け、過去のやり取りを遡って確認する事態も起きかねません。
このように、顧問先との情報共有が煩雑になると、確認工数の増加やトラブルの原因になります。そのため、案件単位で書類の状況や進捗を整理し、いつでも正確に確認できる情報管理の仕組みが不可欠なのです。
事務所内での情報共有における課題
行政書士事務所における事務所内の情報共有では、案件の進捗や判断背景が属人化しやすい点が大きな課題です。
行政書士業務は、行政庁ごとの運用やローカルルールに左右されやすく、経験や過去対応に基づく判断が多くなります。そのため、情報が個人の記憶や手元のメモに留まると、他のメンバーが状況を正確に把握できなくなります。
たとえば、1つの許認可案件でも「書類準備中」「行政庁への下書き確認中」「本申請済」「補正対応中」「完了」と工程が細かく分かれます。さらに数年単位で進行する案件では、途中で担当者が変わると、どの行政庁にどこまで確認したのか、過去にどのような指摘があったのかが分からず、引き継ぎに時間がかかります。
このような事態を防ぐには、案件の進捗状況や行政庁ごとの対応履歴を事務所内で共有し、誰が見ても経緯を把握できる状態を保つことが重要です。
行政書士業務の情報管理に最適なツール
以下では、行政書士業務における情報管理に最適なツールをご紹介します。
行政書士事務所では、許認可ごとに異なる膨大な提出書類や、行政庁ごとの運用ルール、数年単位で進行する案件など、多くの情報を同時に管理する必要があります。しかし、ファイル共有ツールやメール、チャットを併用した管理では、「どこに何の情報があるのか分からない」「過去の経緯を探すのに時間がかかる」といった課題が生じがちです。
そのため、「案件ごとに情報をまとめて蓄積でき、進捗や書類の状況を一目で把握できる仕組み」が欠かせません。とくに、チェックリストによる工程管理や、期限を意識したタスク管理ができれば、引き継ぎや補正対応もスムーズです。
結論、行政書士事務所に最適なのは、案件・書類・進捗を一元管理できる情報共有ツール「Stock」一択です。
「Stock」は、「ノート」で案件ごとに情報を整理できるため、許認可ごとの提出書類や対応履歴もまとめて管理できます。また、「チェックリスト」や「タスク機能」を活用すれば、検印フローや繰り返し発生する業務も漏れなく管理でき、長期案件の進捗把握も容易になります。
案件ごとに情報をまとめて共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で案件管理する方法
「Stock」を使えば、行政書士事務所の案件を「ノート」ごとに整理できます。
案件ごとに情報が分散すると、進捗確認や引き継ぎのたびに確認作業が発生します。「Stock」では、フォルダで案件カテゴリを分け、その中に案件単位のノートを作成することで、関連情報を1か所に集約できます。
たとえば、「建設業許可」「入管業務」など業務別にフォルダを作成し、各フォルダ内に顧客名や案件名のノートを用意します。ノートには、進捗状況、行政庁とのやり取り内容、提出書類の一覧、注意点を時系列で記載することで、担当者以外でも案件の全体像を把握できます。
このように、フォルダ分けと1案件1ノートの運用を徹底することで、案件情報が埋もれず、事務所全体で管理しやすい状態を保てます。
「Stock」で顧問先との情報共有をする方法
「Stock」では、顧問先を特定のフォルダにゲスト招待することで、安全かつスムーズな情報共有が可能です。
メールやチャットでのやり取りは、情報が流れて確認漏れが起きやすくなります。「Stock」では、顧問先ごとにフォルダを分けて招待できるため、共有範囲を限定した状態で資料や連絡事項をまとめて管理できます。
たとえば、顧問先専用フォルダに申請書の下書きや必要書類リストを置き、ノートに補足説明を記載します。顧問先からの質問や修正依頼は、ノートに紐づいたメッセージ機能でやり取りできるため、「どの資料に関する話か」を明確にしてコミュニケーションを進められます。
この仕組みにより、顧問先とのやり取りと資料管理を一元化でき、確認作業や説明の手間を減らすことができます。
行政書士事務所が「Stock」で情報共有するときの便利機能
ここでは、行政書士事務所が「Stock」で情報共有するときの便利機能を3つ紹介します。案件管理をスムーズにする具体的な活用法をさらに知りたい方は必見です。チェックリスト機能
「Stock」のチェックリスト機能を使えば、案件の進捗管理と確認フローを1つのノート内で完結できます。
行政書士業務では、申請までの工程が細かく分かれており、どこまで対応済みかを把握することが重要です。たとえば、1案件1ノートで管理し、ノート上部に「書類収集」「下書き作成」「行政庁確認」「本申請」「補正対応」といったステップごとのチェックリストを作成します。
各項目を完了ごとにチェックすることで、進捗状況が一目で分かり、検印や確認のやり取りも簡略化されるのです。このように、チェックリストを活用すれば、案件の進行状況を可視化しながら、事務所全体で同じ基準で管理できます。
タスク機能
「Stock」のタスク機能を使うことで、期限管理や対応漏れを防ぎやすくなります。
行政書士事務所では、定期的な提出物や期限が決まった対応が多く、記憶や個人管理に頼るとミスが起こりやすいです。たとえば、毎月発生する顧問先対応は「繰り返しタスク」として設定できます。
また、補正期限や申請期限が決まっている業務では、日時を指定したタスクを作成し、リマインド通知を設定することで、対応遅れを防げます。この仕組みにより、個人の記憶に頼らず、事務所全体で安定した期限管理が可能になるのです。
テンプレート機能
「Stock」のテンプレート機能を使えば、案件情報や顧問先情報の記載形式を統一できます。
記載項目や書き方が人によって異なると、情報を探すたびに内容を読み込む必要が生じます。たとえば、「顧問先情報」「案件概要」「進捗状況」「注意点」「行政庁ごとの運用ルール」といった項目をテンプレート化しておけば、新しい案件でも記入に迷いません。
また、引き継ぎ時も必要な情報をすぐに確認できます。このように、テンプレートを活用することで、所内の情報共有がスムーズになり、確認や引き継ぎの負担を減らせるのです。
士業における「Stock」活用事例を紹介！
以下は、士業における「Stock」の活用事例です。
顧問先との打ち合わせ内容や相談事項は、時系列でノートに記録しておくことで、過去の経緯を簡単に振り返れる資産になります。「いつ・何を相談され・どう対応したか」が残るため、対応のブレや認識違いの防止が可能です。
労災申請のように、工程が多く期限管理が重要な業務も、1案件1ノートで整理できます。申請状況・提出書類・行政庁とのやり取りをまとめることで、進捗がひと目で把握できる状態を保てるのです。
このように、「Stock」では案件、関連書類、対応中案件の進捗状況までを一元管理できます。
「Stock」におけるよくある質問
行政書士業務で「Stock」を活用する際のよくある質問は以下の2つです。
- タスク期限を「毎月第3（最終）月曜日」のように繰り返し設定したいです。
- 案件が完了したノートはどのように管理すればよいですか？
「Stock」のタスクでは、「カスタム」の繰り返し設定を使うことで、「毎月第3月曜日」や「毎月最終月曜日」といった指定が可能です。
完了した案件のノートは、「Oldフォルダ」を使って管理することをおすすめします。Oldフォルダは、削除はしたくないものの、頻繁には使わなくなったデータを保管できるアーカイブ用の場所です。
このように、案件状況によって柔軟な設定ができるのも、「Stock」の特徴の1つです。
行政書士事務所での「Stock」活用法のまとめ
これまで、行政書士事務所における案件管理の考え方や、顧問先情報の整理方法、日々の業務を効率化する具体的な運用例を中心にご紹介しました。
行政書士業務では、顧問先ごとに基本情報・面談履歴・申請業務・定期対応など、多くの情報を継続的に扱う必要があります。これらの情報が分散すると、確認や引き継ぎに時間がかかり、対応漏れの原因にもなります。業務内容に応じて情報を整理し、誰でも同じ情報にすぐアクセスできる状態を作ることが重要です。
そのためには、案件や顧問先ごとに情報をまとめ、進捗や履歴を時系列で残しつつ、タスクや期限管理まで一元化できる仕組みが欠かせません。情報が流れず、後から見返せる形で蓄積されることで、事務所全体の業務がスムーズになります。。
結論、行政書士業務の情報をシンプルに一元管理し、属人化や対応漏れを防げる情報共有ツールなら「Stock」一択です。
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