経理業務は、請求書処理や経費精算など、正確さと再現性が求められる業務が多くあります。そのため、業務手順を明確にしたマニュアルを整備しておくことは、ミスの防止や業務効率化、担当者の引き継ぎを円滑にするうえで非常に重要です。
しかし実際には、「経理マニュアルを作りたいが何から整理すればよいか分からない」「作成しても現場で活用されない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、経理マニュアルが機能しない原因や、運用を定着させるポイントを中心にご紹介します。
- 後輩社員への経理業務の手順説明に時間がかかって困っている
- 経理業務の属人化を解消する方法を知りたい
- 業務に活用される経理マニュアルを作成できるツールがあれば教えてほしい
という方はこの記事を参考にすると、経理マニュアルの作成手順や運用のポイントが分かり、誰でも同じ手順で業務を進められる仕組みを整えられるようになります。
目次
経理マニュアルが機能しない原因とは
ここでは、マニュアルを作成したのに現場で使われず悩んでいる方向けに、経理マニュアルが機能しない原因をご紹介します。
- 手順を細かく書きすぎて読まれない
- 業務の全体像がわからない
- マニュアルの保存場所がバラバラ
手順が過度に細分化されていると、利用者が長文を読み進める心理的負担が生じ、必要な情報にたどり着く前にマニュアルを閉じてしまいます。
作業手順だけを並べても、担当業務の役割や前後の工程とのつながりが見えません。結果、他の業務との依存関係が理解できず、マニュアルがあってもスムーズな連携が困難になります。
資料が複数のフォルダやツールに散在していると、最新版がどこにあるのか探すだけで時間がかかります。必要なときに参照できなければ、マニュアルとして機能しなくなります。
これらの課題が重なることで、マニュアルは業務を支援するための基盤として十分に機能しなくなるのです。
形骸化しない経理マニュアルの条件とは
ここでは、形骸化しない経理マニュアルの条件について解説します。これからマニュアルを作成する場合は、以下の内容を意識することで、マニュアルの形骸化を防げます。
「業務フロー単位」で整理されている
業務の流れごとに情報がまとまっていると、利用者が迷わず作業に取りかかれます。
経理業務では「Aの作業が完了したら取り組めるBの作業」というように依存関係になっていることが多いです。そのため、「請求書の受領 → 内容確認 → 仕訳入力 → 支払処理」というように業務フロー単位で整理することで、実務の流れに沿ったマニュアル運用が可能になります。
さらに、注意点や例外処理も同じ場所にまとめれば、必要な情報を探すために別のページを行き来する必要がなくなります。
最初に「業務フロー」を作る
手順を書き始める前に全体像を可視化することで、マニュアルの構造が明確になります。
たとえば、経費精算のマニュアルを作る時に、最初に「申請 → 承認 → 経理確認 → 支払」という流れを図にしておけば、どの工程にどの手順が属するのかが整理しやすいです。フローを理解しておくことでｋ手順の抜け漏れや重複を事前に発見でき、作成後の修正コストも抑えられます。
そのため、業務フローの作成を起点にすることは、マニュアル全体の品質を高めるうえで欠かせません。
「実務しながら修正できる形式」にする
現場で気づいた点をその場で反映できる形式にすることで、マニュアルが常に最新の状態を保てます。
たとえば、「Stock」のように、担当者が直接追記・修正できる仕組みを採用すれば、例外対応などを即座に反映できます。また、変更履歴が残る環境であれば、誰がどの修正をしたのかが明確になり、チーム全体で改善を積み重ねやすくなります。
このように、実務と更新が一体化した形式にすることは、マニュアルを形骸化させないための重要な条件といえます。
経理マニュアルを「運用できる形」にする方法
以下では、経理マニュアルを「作るだけ」で終わらせず、実際に運用できる形にする方法をご紹介します。
更新されないマニュアルは現場とのズレが広がり、かえって業務ミスや確認工数を増やしてしまいます。さらに、担当者が変わるたびに一から説明が必要になり、属人化は解消されないままになります。
マニュアルをWordやExcelで管理すると、修正のたびにファイルを開いたり差し替え版を共有する手間が生じるため、結果として“更新されないマニュアル”になってしまいます。そこで、業務単位で情報をまとめられ、誰でもすぐ更新できる仕組みがあると便利です。
結論、経理マニュアルの管理には、シンプルな操作性で簡単に作成・共有・更新が可能なツール「Stock」が最適です。
Stockには「1業務＝1ノート」で、画像やテキストをまとめて残せるので、複雑な会計ソフトを活用する経理業務でもわかりやすく手順をまとめられます。また、高度な検索機能で必要な情報に即アクセスできるため、マニュアルの確認や更新も簡単にできるのです。
誰でも運用されるマニュアルを作成できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで経理マニュアルを作成するアイディア
Stockの「ノート」には、画像＋テキストで説明できるため、操作が複雑な会計ソフトの操作説明もわかりやすくできます。
ノート1ページごとに1つの業務をまとめられるので、すぐにどの情報がどこにあるのかが一目でわかります。このように、Stockでは実際の業務に活用されるマニュアル作成に役立つ機能が過不足なく揃っているのです。
経理マニュアルが機能しない原因まとめ
これまで、経理マニュアルが機能しない原因や、マニュアルを現場で運用するポイントを中心にご紹介しました。
経理マニュアルが現場で活用されない原因として「作成しただけで更新されない」「業務の流れや画面操作がイメージできない」などが挙げられます。そのため、業務手順をテキストに加えて、実際の画面や具体例を交えて整理し、誰でも理解しやすいマニュアルを心がけましょう。
とくに、テキストや画像をまとめて整理でき、情報の追加・更新が簡単なツールであれば、マニュアルの「形骸化」や「属人化」の防止にもつながるのです。
結論、経理マニュアルの作成には、簡単にマニュアルを作成・更新でき、業務手順や画面操作も分かりやすく共有できる情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、経理業務のマニュアルを分かりやすく整備し、誰でも同じ手順で業務を進められる環境を実現しましょう。
