訪問介護の現場では、ヘルパーの直行直帰が当たり前となり、利用者情報や業務内容を事業所全体で把握・管理することが欠かせません。しかし、情報共有の仕組みが整っていないと、申し送りの抜け漏れや確認作業の負担が大きくなります。
「LINEや紙、Excelが混在していて情報が散らばっている」「現場からの報告がリアルタイムで把握できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、訪問介護における業務管理・情報共有の課題と、「Stock」を使った具体的な業務管理の方法を中心にご紹介します。
- 訪問介護の申し送り・情報共有の仕組みに限界を感じている
- LINEや紙、Excelが混在していて、情報管理が煩雑
- 介護ソフト導入は費用・ITリテラシーの差から負担が大きい
という方はこの記事を参考にすると、現場と事業所の情報共有をシンプルに整え、自社に合った無理のない業務管理方法を見つけることができます。
目次
訪問介護（ホームヘルパー）の課題とは
ここでは、訪問介護の現場で多くの事業所が直面している代表的な課題について解説します。現場の混乱や管理負担を減らしたい管理者・サービス提供責任者の方は必見です。
直行直帰による情報の属人化
直行直帰が前提の訪問介護では、情報が特定のヘルパー個人に偏りやすい点が大きな課題です。
訪問介護では、ヘルパーが事業所に立ち寄らずに利用者宅へ向かうため、日々の支援内容や利用者の変化を口頭で共有する機会がほとんどありません。その結果、情報を個人の記憶や手元のメモに頼る運用になりやすくなります。
たとえば、利用者の体調変化や注意点をヘルパーが個人メモにのみ記録していると、急なシフト変更時に別のヘルパーへ情報が伝わりません。管理者やサービス提供責任者も、現場の状況を把握するために個別連絡を取る必要が生じます。
このように、情報が個人に留まる状態が続くと、引き継ぎミスや確認作業の増加につながるため、誰でも同じ情報を確認できる共有方法が求められます。
ケアの質のばらつき
ケアの質にばらつきが生じやすい点も、訪問介護ならではの課題です。
訪問介護では、複数のヘルパーが同じ利用者を担当することが多く、支援内容や判断基準を揃えなければ、ケアの質が統一されません。しかし、情報共有が不十分だと、対応が人によって異なってしまいます。
たとえば、過去の支援記録や注意事項を確認できないまま訪問すると、利用者への声かけや介助方法が前回と変わってしまいます。その結果、利用者が不安を感じたり、家族から指摘を受けたりするケースもあります。
そのため、訪問前に誰でも同じ情報を確認できる状態を整えることが、ケアの質を安定させるために重要です。
サービス提供責任者の業務過多
サービス提供責任者に業務が集中しやすい点も、訪問介護現場の大きな課題です。
サービス提供責任者は、シフト調整、ヘルパーへの指示、記録の確認、利用者・家族対応など多くの業務を担っています。情報共有の仕組みが整っていないと、確認や連絡対応に時間を取られてしまいます。
たとえば、ヘルパーからの質問がLINEや電話で個別に届くと、その都度対応が必要になります。また、支援記録が紙やExcelで分散していると、内容確認や修正作業にも手間がかかります。
このような状況を改善するには、情報を一元的に管理し、確認作業や連絡回数を減らす仕組みを整えることが欠かせません。
訪問介護の業務管理を簡単にできるツール
以下では、訪問介護の業務管理を簡単にできるツールをご紹介します。
訪問介護の現場では、ヘルパーが直行直帰することが多く、申し送りや業務報告がLINE・電話・紙メモなどに分散しがちです。その結果、「誰が・いつ・どの利用者に・何をしたのか」が分かりにくくなり、情報共有の遅れや抜け漏れが発生しやすくなります。
そこで重要なのが、スマホからでも簡単に入力でき、ヘルパー（スマホ）と事業所（PC）でリアルタイムに情報を共有できるツールです。誰でも迷わず使えて、利用者ごと・業務内容ごとに情報を整理できれば、ITに不慣れなスタッフがいても業務管理がスムーズになります。
結論、直行直帰の多い訪問介護でも、スマホとPCでリアルタイムに情報共有できるシンプルな業務管理ツールは「Stock」一択です。
「Stock」は、利用者ごとに「フォルダ」を分け、その中に「業務報告」や「申し送り」のノートを作成するだけで、情報を一元管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」機能を使えば、現場からの相談や補足連絡も時系列で残せるため、サービス提供責任者の確認・対応負担も大きく減らせます。
スマホからリアルタイムな情報共有ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で日次申し送りする方法
「Stock」を使えば、訪問介護の日次申し送りを「ノート」とノートに紐づく「メッセージ」で即時共有できます。
日次申し送りでは、利用者ごとの支援内容や体調変化を継続的に記録し、次の担当者がすぐに把握できる状態が求められます。Stockの「ノート」は情報を簡単に蓄積でき、さらに関連するやり取りを同じ場所にまとめられる点が特長です。
たとえば、利用者ごとにノートを作成し、訪問後に支援内容や気づきを記載します。補足説明や確認事項がある場合は、ノートに紐づく「メッセージ」でコメントを残せば、過去の記録と会話を一緒に確認できます。別ツールを行き来する必要がありません。
このように、Stockのノートと紐づくメッセージを活用することで、申し送り内容が分散せず、誰でも同じ情報を基に支援を行えるようになります。
「Stock」で業務連絡する方法
「Stock」では、ノートに紐づかない「メッセージ」を使って、日常的な業務連絡をスムーズに行えます。
訪問介護の現場では、シフト変更や急な連絡など、記録として残す必要はないものの、関係者全員に確実に伝えたい連絡が頻繁に発生します。こうした連絡を別のチャットツールで行うと、情報が散在しがちです。
たとえば、「明日の訪問時間変更」や「会議時間の連絡」といった内容は、「Stock」のノートに紐づかないメッセージで送信すれば、業務連絡として簡潔に共有できます。重要な申し送りと混ざらず、後から探す手間もかかりません。
このように、「Stock」のメッセージ機能を使い分けることで、申し送りと業務連絡を整理しながら、現場全体の情報共有を円滑に行えます。
業務報告を「Stock」でするときの便利機能
グルーピング機能
業務報告は、フォルダをグルーピングすることで体系的に管理できます。
業務報告を続けていると、「部署別」「月別」「担当者別」など、フォルダが増えて探しづらくなりがちです。フォルダが横に並ぶだけの状態では、全体像を把握するのに時間がかかってしまいます。
「Stock」のグルーピング機能を使えば、複数のフォルダを1つのグループとしてまとめ、階層構造で管理できます。たとえば訪問介護の現場では、「日次申し送り」「利用者情報」「スタッフ・シフト連携」「運営・ルール」といった分類が可能です。
このようにフォルダをグルーピングすることで、業務報告が体系的に整理され、必要な情報へ迷わずたどり着けるようになります。
フォルダ一括作成機能
定型的な業務報告用フォルダは、一括作成で手間なく準備できます。
業務報告を運用する際、「月別フォルダ」や「担当者別フォルダ」など、同じ構成のフォルダを複数作成するケースは少なくありません。これを1つずつ作るのは、地味ですが負担になります。
「Stock」のフォルダ一括作成機能を使えば、改行しながらフォルダ名を入力するだけで、複数のフォルダをまとめて作成できます。たとえば「2026年1月」「2026年2月」「2026年3月」といった月次の業務報告フォルダも、一度で準備が完了します。
この機能を活用することで、業務報告の初期設計や定期的なフォルダ作成が効率化され、報告そのものに集中できる環境を整えられるのです。
テンプレート機能
業務報告は、テンプレートを使うことで記載内容のばらつきを防げます。
業務報告では、「人によって書き方や粒度が違う」「必要な項目が抜けてしまう」といった課題が起こりやすいものです。その結果、後から内容を確認しても状況が分かりにくくなります。
「Stock」のテンプレート機能を使えば、あらかじめ「本日の業務内容」「対応結果」「課題・申し送り事項」などの項目を用意したノートが作成されます。報告者はテンプレートに沿って入力するだけで、一定の品質の業務報告ができるのです。
このようにテンプレート機能を活用することで、業務報告の属人化を防ぎ、誰が見ても理解しやすい情報を継続的に蓄積できます。
訪問介護事業で「Stock」を活用している例
合同会社アクラスでは、訪問介護事業を中心に、患者さんの情報を含む社内のあらゆる情報を一元管理するために「Stock」を活用しています。
同社は「Stock」導入以前、タイムライン形式のツールを使用していたため、患者さんの情報や重要な連絡事項が流れてしまい、後から必要な情報を振り返れないという課題を抱えていました。特に、個別管理が必須な患者さんの情報を探すのに大きな手間がかかっていたのです。
そこで、「情報が流れない」仕組みを持つツールを探していたところ、「Stock」を知り、実際の画面を見て自社の課題を正面から解決できると確信し、導入を決定しました。
その結果、患者さんごとのフォルダに必要な情報を整理して蓄積できるようになり、現場に行かなくても患者さんの状況を把握できる体制を構築しました。職員全員が他事業の情報にも即座にアクセスできるようになったことで、「点のケア」ではなく「線のケア」を実現し、介護の質向上と業務効率の改善につながっています。
「Stock」におけるよくある質問
「Stock」で訪問介護の情報共有をする際のよくある質問は以下の3つです。
- フォルダごとに通知設定できますか？
- スマホだけでも問題なく使えますか？
- ITが苦手な職員でも使えますか？
はい。ノート一覧上部の「ギアアイコン」、または通知設定画面から設定が可能です。
はい。「Stock」はスマートフォンアプリにも対応しており、外出先や現場からでもノートの閲覧・編集が可能です。
はい。「Stock」は操作が非常にシンプルなため、非IT企業の65歳の職員の方でも使えている実績があります。特別なITスキルや事前研修がなくても、直感的に使い始められる点が特長です。
このように、勤務形態にばらつきがあったり、ITスキルに差があったりしても、チームの情報共有を円滑化できるのが「Stock」の特徴と言えます。
訪問介護の情報共有に「Stock」を活用する方法のまとめ
これまで、訪問介護における情報共有の課題や、「Stock」を使った日次申し送り・業務連絡/報告の方法を中心にご紹介しました。
訪問介護の現場では、直行直帰によって情報が分断されやすく、申し送り漏れやケアの質のばらつき、管理者の業務負担増加が起こりがちです。そのため、情報を1か所にまとめ、誰でも迷わず確認できる仕組みが欠かせません。
そこで重要になるのが、「情報をテーマごとに整理できること」「やりとりが紐づいて残ること」「ITが苦手な職員でも無理なく使えること」です。こうした条件を満たす仕組みがあれば、現場と管理者の双方の負担を大きく減らせます。
結論、訪問介護の情報共有をシンプルにまとめ、現場全体で迷いなく使えるツールは「Stock」一択です。
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