業務マニュアルは、新人教育や引き継ぎを円滑に進め、業務の標準化を実現するうえで欠かせません。業務内容を整理して共有できる状態にしておくことで、属人化を防ぎ、日々の業務品質を安定させます。
一方で、「業務マニュアルを作ろうとしても、何から始めればよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務マニュアル作成でよくある失敗例や、現場で運用されるためのポイントを中心にご紹介します。
- 教育の属人化や引継ぎ漏れが起きて困っている管理職
- 何から作ればいいか分からず、構成や作り方の正解が見えていない担当者
- マニュアルを作っても活用されず、課題を感じている担当者
という方はこの記事を参考にすると、現場で使われる業務マニュアルの作り方が分かり、自社に合った運用方法まで判断できるようになります。
目次
業務マニュアル作成でよくある3つの失敗例
ここでは、業務マニュアル作成でよくある3つの失敗例について解説します。これからマニュアルを整備したい方は、先に失敗例を把握しておきましょう。
（1）WordやExcelで作ってしまう
1つ目は、WordやExcelで業務マニュアルを作成してしまうことです。
WordやExcelで作成した業務マニュアルは、ファイル単位で管理するため、更新のたびに最新版への差し替えが必要になります。更新が手間になる管理方法では、内容が古いまま残り、現場で参照されなくなる原因になる恐れがあるのです。
したがって、更新のたびに管理負担が増えるファイル形式だけに依存するのは避けるべきです。
（2）量が多くて読むのが大変
2つ目は、情報を詰め込みすぎて読みづらくなることです。
業務内容を一つにまとめようとすると、テキストの説明が長くなり、読む負担が大きくなってしまいます。加えて、自身の欲しい情報を見つけるまでに時間がかかるため、忙しい現場ほど使われなくなるのです。
そのため、1つの業務ごとに情報を見やすく整理し、必要な内容だけをすぐ確認できる形にすることが重要です。
（3）保存場所がわからない
3つ目は、保存場所が分かりにくくなることです。
個人のPCや共有フォルダ、社内のサーバー内に分散して業務マニュアルが保管されている状況では、必要な情報を探すのに時間がかかります。社内で保存場所が統一されていないと、マニュアル参照自体が負担になり、いずれ形骸化します。
したがって、誰でも同じ場所からすぐ参照できる管理方法に統一する必要があるのです。
＜現場で運用される＞業務マニュアルを作る3つのポイント
ここでは、現場で実際に使われ続ける業務マニュアルを作る3つのポイントを解説します。マニュアルを作成しても定着しない状況を防ぎたい方は、以下の考え方を意識しましょう。
1業務=1マニュアル単位で整理する
まずは、1つの業務ごとにマニュアルを分けて整理することが重要です。
複数の業務を1つの資料にまとめると、情報過多で必要な手順を探すまでに時間がかかり、確認の負担が増えてしまいます。確認に時間がかかる運用方法は、現場でマニュアルを開かなくなる原因となるのです。
したがって、1業務ごとに独立した単位で整理し、必要な情報だけをすぐ確認できる形にしましょう。
1分で読みきれる情報量にする
次に、短時間で読み切れる情報量に抑えることが大切です。
説明が長くなるほど、確認に時間がかかるため、業務中は短時間で要点を把握できることが求められます。たとえば、1つの手順に対して背景説明や補足が何段落も続くと、確認したい操作手順より説明部分の方が長くなり、読む負担が大きくなります。
そのため、1画面または短い文章で要点が把握できる構成にすることが定着につながります。
1秒で更新できる設計にする
最後に、更新作業に手間がかからない設計にする必要があります。
更新のたびにファイルを探し、保存し直して共有する運用では、変更が後回しになりやすく、現場でマニュアルが信用されなくなります。したがって、気づいた時点ですぐ修正できる環境を整え、常に最新の内容を保てるようにしましょう。
たとえば、更新した情報がほかのメンバーにリアルタイムで反映される「Stock」のようなツールであれば、常に最新の業務マニュアルを参照する環境を構築できます。
【必見】業務マニュアルの作成・共有・管理を一元化する方法
以下では、業務マニュアルの作成・共有・管理を一元化する方法をご紹介します。
業務マニュアルをWordやExcel、共有フォルダなどで個別に管理していると、更新されない古いマニュアルが残り、現場で正しい手順が分からなくなる恐れがあります。結果として、結局は口頭で確認する運用に戻り、マニュアルが形骸化してしまいます。
そこで、「マニュアルの作成・共有・更新を一か所で管理できるツール」を導入すれば、現場で使われ続けるマニュアル運用が実現します。また、ITに不慣れな方でも簡単に使えるものであれば、スムーズに社内に浸透します。
結論、自社のマニュアルの運用には、マニュアルの作成・共有・管理を一元化できる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストだけでなく画像やファイルも添付可能なため、誰でも簡単に見やすいマニュアルを作成できます。また、更新した情報は他のメンバーに即共有されるほか、マルチデバイス対応なのでPCが開けない現場でもスマホから使いやすいです。
現場でマニュアルを簡単に更新・参照できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜使用例＞「Stock」でマニュアル管理をする方法
Stockでは、以下のようにマニュアルを管理可能です。
Stockの「ノート」では、太字や箇条書きを用いて、業務の手順を見やすく整理できます。また、画像・動画・ファイルも添付可能なため、業務マニュアルに関する全ての情報を一元化して管理できるのです。
業務マニュアル作成で失敗しないためのポイントまとめ
これまで、業務マニュアル作成でよくある3つの失敗例や、現場で運用される業務マニュアルを作る3つのポイントを中心にご紹介しました。
業務マニュアルをWordやExcel、共有フォルダなどで個別に管理していると、更新されない古いマニュアルが残り、現場で活用されなくなります。そのため、マニュアルを1業務ごとに整理し、短時間で欲しい情報を参照できる形に整えることが重要です。
さらに、現場で継続的に使われる状態をつくるには、マニュアルの作成だけでなく、共有・更新までを一か所で管理できる環境が欠かせません。誰でも同じ場所から必要な内容をすぐ確認できる仕組みがあれば、属人化を防ぎながら運用を定着させられます。
結論、自社のマニュアルの運用には、マニュアルの作成だけでなく、共有・更新・管理まで可能な情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、誰でも迷わず業務を進められるマニュアル運用を実現しましょう。
