イベント・サービス業の導入事例

御社の事業内容について教えてください。

渡邉様：弊社の事業内容はサファリパークや物販・飲食などの関連施設の運営です。会社全体では『総務部』『飼育部門』『営業部門』などの社員とアルバイトをあわせて150名ほどが働いています。

渡邉様はどのような役割を担っていらっしゃるのでしょうか。　

渡邉様：私は総務部に所属しており、社有車の管理やメンテナンス記録、研修・マニュアルの周知などを担当しています。ほかにも園内インフラの管理など、何でもこなすオールマイティなポジションで業務に当たっています。あとはStockを「使ってくださいね」と社員に広めていく役割も担っています（笑）。

ありがとうございます！（笑）Stockを広めていただいているとのことですが、そもそもなぜStockをご導入いただいたのでしょうか？

渡邉様：最大の理由は、社内のあらゆる申請や連絡が、すべて「紙ベース」だった点です。「時代的にも、このまま紙ベースで業務を続けるわけにはいかない」という問題意識が社内で高まり、デジタル化へ舵を切りました。

当時は、紙ベースの情報共有によって物理的な移動コストが発生していました。群馬サファリパークの園内は非常に広大で、総務部や飼育部門、営業部門などの建物が別々の場所に点在しています。

物品の購入申請でも非効率が生じていました。スタッフが紙の申請書に上長からハンコをもらい、遠くの建物から総務部へ歩いて届けなければならなかったのです。

加えて、これまでの申請書は手書きだったため、「商品の画像」や「通販サイトのURL」を貼ることができませんでした。そのため、総務部に購買の意図が正しく伝わらないことも多く、情報共有の不備による発注トラブルが発生していました。

これらを受けて、4つほどの情報共有ツールを比較・検討した結果、「一番使いやすそう」という判断で選ばれたのがStockでした。

Stock導入後、どのような変化がありましたか。

渡邉様：広大な園内ならではの「物理的な移動コスト」や「紙ベースの非効率」が劇的に改善し、残業も大幅に削減されました。以前は掲示板の確認や物品申請のために歩いていましたが、今はStockですべて完結するため、移動時間は一切ありません。

また、お客様によく聞かれるような「営業時間」や「イベント情報」は、以前は印刷して持ち歩いていたのですが、今はスマホから瞬時に検索・閲覧でき、利便性が抜群に高まっています。

物品申請についても、以前は紙の手書き申請だったため意図が伝わらず、申請書の取り違えによる誤発注が発生していました。しかし『Stock』の導入後は、ノートのURLを共有するだけになり、発注のズレが完全に解消されています。

あとは、離れた建物同士の情報分断が解消し、社内に「共通の話題」が誕生したことも大きな変化でした。これまでは建物が別々で部署間のコミュニケーションが薄れがちでした。

しかしStockのノートに書かれていた「動物の出産のお知らせ」や「お客様からの声」が会話のきっかけになり、新しいコミュニケーションが生まれています。中途採用のスタッフからも「他の人に話しかけやすくなり、楽しく仕事ができるようになった」との声が上がっています。

また、「残業をしたい人はStockで申請しなければいけない」というルールもできたため、残業が激減しました。

Stockで、どのように情報を管理していますか。

渡邉様：園内の活動に関する情報を一元的に管理・共有するツールとして使い倒しています。スマートフォンやタブレットからアクセスできるので、スタッフはスマホでパパッと確認していますし、私たち総務側は主にパソコンを開いて利用しています。

具体的には、とにかく紙ベースだったものを徐々に置き換えていって、以下ような形で運用しています。

1. 1. 物品購入などの申請

   テンプレート機能を用いて、「物品購入申請」などの申請書をノートに作成しています。上長への申請はメッセージで行い、オンライン上で承認まで完結できるようになりました。これまではハンコをもらいに担当部署まで歩いて行っていたのですが、その必要がなくなりました。




2. 2. 社有車管理

   社有車の予約や、誰がどこへ行くか、ETCの利用区間、アルコールチェッカーの結果までを1つのノートに集約しています。車両の修理履歴もすべて蓄積されています。




3. 3. オンラインの掲示板

   限定商品の販売や動物の出産情報などを「全体のお知らせ」としてリアルタイムに共有しています。




4. 4. スマホ版・虎の巻

   問い合わせの多い「営業時間」や「イベント情報」を網羅し、スタッフが自身のスマホからサッと確認できる顧客対応マニュアルを作成しました。




5. 5. 研修資料の共有

   3カ月に1回のハラスメント研修や、新人研修の資料をノートに添付し、全員がいつでも見直せるようにしています。




6. 6. 新入社員・中途社員の自己紹介ページ

   新しいメンバーに自己紹介用のノートを書いてもらうことで、 「見るだけ」になりがちな新メンバーに自然と操作に慣れてもらう機会を作っています。

Stockは、どのような方にお勧めするツールですか？

渡邉様：Stockはどの業種でも使えると思いますが、他の動物園などのサービス業でも間違いなく便利に使っていただけるはずです。私たちのように、紙を使った業務から抜け出したい組織には本当におすすめです。

また、組織全体に関わる大切な情報を全員に共有して、社内のコミュニケーションの起点にしたいと考えている組織には強くおすすめしたいですね。

最後に一言お願いいたします。

渡邉様：Stockを導入したことで、仕事のやり方が変わり、残業もかなり減少しました。

もし今、Stockがなくなって昔の紙運用に戻れと言われたら…「本当に厳しい」というのが本音です。Stockは柔軟に色々なことができるので、本当におすすめです！