地域貢献団体の導入事例
「Stock(ストック)の導入により、事務作業の業務時間が半分以下になりました!」

一般社団法人おおさき青年会議所
 佐藤拓郎様 鹿郷敦史様

Stock(ストック)インタビュー佐藤様写真

山積する事務作業を効率的に進められるツールがなく、長年お悩みになっていた一般社団法人おおさき青年会議所様。

Stock(ストック)の導入により、なぜ事務作業の業務時間を半分まで削減できたのか、同所理事長の佐藤様、専務理事の鹿郷(かきょう)様に詳しく伺いました。

一般社団法人おおさき青年会議所

業種:地域貢献団体

会員数:~50名

”宮城県大崎市にある、(一社)おおさき青年会議所”

御所の活動内容を教えてください。

佐藤様:「宮城県大崎市にある(一社)おおさき青年会議所と申します。

1963年の設立以来、60年にわたり明るい豊かな地域社会の実現を目指し運動を行っております。具体的には『地域の花火大会の主催』や過去には『救急医療センターの誘致運動』など行っており、現在の会員数は50名ほどになります。」

お二人は、どのような役割を担っていらっしゃるのでしょうか。

佐藤様:「青年会議所は単年度制なので、1年ごとに役職が変わります。私は2009年に(一社)おおさき青年会議所の会員となり、本年度は理事長を務めます。」

 

鹿郷様:「私は本年度の専務理事を務めます。会全体の統括が担いであり、庶務の責任者でもあります。」

”Stock(ストック)の導入により、事務作業の業務時間が半分以下になりました”

Stock(ストック)導入のきっかけを教えてください。

佐藤様:「(一社)おおさき青年会議所には多くの事務作業があり、これらを効率的に進められるツールを探していました。

弊所には多様な業界から会員が集まっており、ITツールの熟練度に差があるため、シンプルなツールであることが重要です。

 

そのような中、1年ほど前にStock(ストック)代表の澤村さんのインタビュー記事を読み、『ITに詳しくない65歳の人が一切の説明なく使えるほど、シンプルなツール』と紹介されていたStock(ストック)に強い興味を持ちました。

実際に使ってみたところ、『これは絶対におおさき青年会議所でも使える』と思い、すぐにStock(ストック)の導入を決めました。」

実際に導入されてみて、Stock(ストック)はイメージ通りのツールだったでしょうか?

佐藤様:「はい、『ITに詳しくない65歳の人が一切の説明なく使えるほど、シンプルなツール』というフレーズはまさに『看板に偽りなし』で、書類作成の機会が多い理事メンバーを中心にすぐに使い始められました。

そして、Stock(ストック)は『フォルダ単位』で情報管理できる点が分かりやすく、とにかく簡単に情報をストックできます

私たちが欲しいと思っていたものが、まさにStock(ストック)というプロダクトでした。」

Stock(ストック)導入の効果は、いかがでしょうか。

佐藤様:「業務効率が劇的に向上し、Stock(ストック)導入の効果は抜群です。」

 

鹿郷様:「私も全く同じ意見です。

今回専務理事の役職に就くのは2回目ですが、前回の任期時に比べて事務作業の業務時間が間違いなく半分以下になりました

その結果、本来やりたい業務に集中できるようになり、地域貢献に直接的につながる活動に多くの時間を使えています。

また、活動内容がStock(ストック)内で随時更新されていくことで情報が『見える化』し、会議所全体の士気も向上しました。」

Stock(ストック)インタビュー佐藤様写真
”「(一社)おおさき青年会議所」の運営に必要な情報は、全てStock(ストック)にストックしています”

具体的にはどのような情報をStock(ストック)に記載していますか?

佐藤様:「(一社)おおさき青年会議所で管理すべき内容は、すべてStock(ストック)にストックしています。

具体的には下記のような情報です。

 

①企画書の作成・管理

(一社)おおさき青年会議所で企画する花火大会などのイベントについて、詳細はすべてStock(ストック)で管理しています。

Wordなどのファイル作成ツールと比べてとにかく簡単に企画書の作成・管理ができます

 

②議事録の作成・管理

理事会や定期総会で用いる資料や議事録も、全てStock(ストック)にストックしています。

Stock(ストック)の「テンプレート機能」のおかげで、会議資料作成の手間が大幅に削減され、助かっています。

 

③(一社)おおさき青年会議所への問い合わせ管理

Stock(ストック)のメール転送機能を活用して、事務局の代表メールへの問い合わせやFAX、電話代行業者からの受電記録メールをすべてStock(ストック)のフォルダに自動転送させるように設定しています。

全メンバーが同時に問い合わせ内容を確認でき、担当者の割り振りなどがスムーズになりました。

 

④引き継ぎ内容の管理(資料の保管)

青年会議所の業務に必要な資料はすべてStock(ストック)に保管しています。

資料が一元管理されていることで、『あの時の資料ないですか?』と探す手間が必要なくなりました。

また、ドラッグ&ドロップで資料を添付できる点も直感的で使いやすいです。

 

⑤新規会員の勧誘活動

年間を通じて行っている新規会員の勧誘活動における進捗を管理するため、勧誘したい人ごとに「ノート」を作成して、勧誘のステータス管理をしています。

すべての会員がリアルタイムで状況を把握でき、会員拡大のための活動を一体となって行えています。

 

⑥イベントごとの詳細管理

たとえば、公共機関への表敬訪問などのイベントがある際は、出欠管理や持ち物のアナウンスもしています。

蓄積したい情報だけではなく、すぐに共有すべき情報も含めてすべてをStock(ストック)上にてワンストップで管理でき、非常に快適です。

 

このように、所内のあらゆる情報をStock(ストック)にストックしています。」

「ノート」での情報共有以外に、よく使っている機能はありますか?

佐藤様:「Stock(ストック)のノートに紐づくメッセージ』がとにかく便利です。

Stock(ストック)は『ノート』ごとに情報をストックできますが、その『ノート』に関連する内容についてのメッセージができます。

ビジネスチャットツールとは違ってさまざまな話題が混ざることなく、テーマごとにやり取りができてストレスフリーです。

Stock(ストック)ならではの、非常に素晴らしい機能だと思うので、是非皆様にも使ってみてほしいです。」

Stock(ストック)インタビュー佐藤様写真
”Stock(ストック)を、他のチームの皆様にも紹介したくてうずうずしています(笑)”

Stock(ストック)は、どのようなチームにおすすめのツールですか?

佐藤様:「他の地域の青年会議所はもちろん、他のチームの皆様にもStock(ストック)を紹介したくてうずうずしています(笑)

Stock(ストック)を導入したことで、私たちは情報共有のストレスが劇的に減少したことを実感しています。

情報共有にストレスをお感じの方は、Stock(ストック)を導入することを強くお勧めしたいです。」

最後に一言お願いいたします。

佐藤様:「違うというのは分かっていますが(笑)、Stock(ストック)はあたかも(一社)おおさき青年会議所のために作られたツールかと錯覚してしまうくらい使いやすく、本当に便利です。

 

鹿郷様:「他の地域の青年会議所にかかわらず、とにかく少しでも多くの人たちにStock(ストック)を知ってほしいです。

Stock(ストック)を導入することで、多くの人たちが情報共有のストレスから解放されると思っています。

是非Stock(ストック)のことをもっともっと広めていただきたいので、心から応援しています。今後ともよろしくお願いします。」

あなたのチームでもStock(ストック)を試しませんか?
情報共有に感じていたストレスが、大幅に削減できます。


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